1.3. Nhucầu xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính ở nước ta
1.3.2. Tình hình cơng tác xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính ở một số nước
thế giới.
Hệ thống đăng ký đất đai và lập hồ sơ địa chính của Malaixia:
Bộ máy quản lý đất đai duy trì các loại hồ sơ khác nhau, các loại hồ sơ này được chia thành 2 loại: Hồ sơ theo yêu cầu của luật pháp; hồ sơ dùng để quản lý.
* Hồ sơ theo yêu cầu của luật pháp
- Các loại hồ sơ khác nhau cần được duy trì theo các văn bản pháp lý đất đai tương ứng và các văn bản pháp lý phụ trợ như:
+ Bộ luật đất đai: Sổ đăng ký Bằng khoán; sổ đăng ký giao dịch và phi giao dịch; sổ ghi chép thẩm vấn; sổ ghi chép chỉnh sửa; sổ trình bày.
+ Các quy định về đất đai của Bang: Hồ sơ về đơn từ đất đai; số hiệu của cơng trình định cư; hồ sơ yêu cầu cho đo đạc; hồ sơ yêu cầu cho Bằng khoán; sổ bán đấu giá.
+ Các đạo luật đất đai trước đây: Tất cả các sổ đăng ký Bằng khốn vẫn cịn đang sử dụng.
+ Các đạo luật đất đai khác, gồm tất cả hồ sơ, văn bản cần được duy trì theo các văn bản pháp lý: Đạo luật thu hồi đất, 1960; đạo luật về bất động sản nhỏ phân tán, 1955; luật khai mỏ; đạo luật đất đai (khu vực định cư theo nhóm), 1960; luật bảo tồn Malay.
* Hồ sơ dùng để quản lý
- Những hồ sơ này được duy trì để tạo thuận lợi cho cơng việc của Phịng đất đai, loại hồ sơ này gồm: Hồ sơ bán theo sơ đồ; bản đồ in litô và bản đồ theo tiêu chuẩn; số hiệu Phòng đất đai; số hiệu thửa; hồ sơ quá trình chuẩn bị, đăng ký và cấp Bằng khốn; hồ sơ các thông báo về đất đai trong Quận; hồ sơ về đất bảo tồn; sổ xác định ranh giới ngoại nghiệp; số hiệu Bằng khoán đăng ký; hồ sơ về việc gửi các Thông báo; hồ sơ địa chỉ các chủ sở hữu; hồ sơ về đơn thư xin cấp Bằng khoán; hồ sơ văn bản, văn kiện bị trả lại; số hiệu cơng trình định cư; hồ sơ đơn thư về việc phân chia, ngăn và hợp nhất đất; hồ sơ đơn thư về việc phân loại tài sản nhỏ; sổ ký nhận khi cấp văn bản Bằng khoán; sổ trực ban; hồ sơ về việc chuyển các tập hồ sơ; sổ công văn đi.
* Cùng với việc tin học hố việc thu thuế tại Phịng đất đai, các loại hồ sơ khác cũng được in ấn nhờ máy vi tính như: bản kê xếp loại hàng ngày, bản kê người thu, bản kê xếp loại hàng tuần, bản kê xếp loại hàng tháng, danh mục các đối tượng thu thuế chủ yếu. Các hồ sơ này và đĩa mềm cần phải được cán bộ quản lý đất đai Quận cất giữ an toàn.
Hệ thống đăng ký đất đai và lập hồ sơ địa chính của Liên bang Úc:
Từ năm 1958, trên toàn Liên bang Úc đã áp dụng thống nhất hệ thống đăng ký đất đai Torrens (Robert Richard Torrens, 1991). Đây là hệ thống đăng ký đất đai bắt nguồn từ Nam Úc và Australia là một trong những quốc gia đầu tiên trên thế giới sử dụng hệ thống hồ sơ địa chính dạng bằng khốn (title system) trong đăng ký và quản lý đất đai. Hiện nay hệ thống Torrens đang được áp dụng rộng rãi tại nhiều nước trên thế giới.
Hệ thống Torrens là một cách đăng ký đơn giản đất đai trong hoàn cảnh mở rộng khai thác và sử dụng đất, mà Nhà nước được coi là người sở hữu nguyên thuỷ tồn bộ quỹ đất. Hệ thống Torrens có nhiệm vụ thuần tuý pháp lý, nhưng nó chỉ đảm bảo quyền sở hữu đất đai đã đăng ký và việc đăng ký là không bắt buộc. Tuy nhiên một khi đã đăng ký thì đó là quyết định cuối cùng, quyền sở hữu trở thành khơng ai có thể xâm phạm. Đảm bảo cho quyền sở hữu đất đai là
nền tảng cơ bản của hệ thống Torrens. Giấy đảm bảo quyền sở hữu (giấy chứng nhận) không thể bị huỷ bỏ do sai lầm trước khi đăng ký. Người sở hữu đất đai đã đăng ký được đảm bảo quyền sở hữu của mình kể cả khi giấy bị thất lạc.
Hệ thống đăng ký đất đai Torrens đáp ứng được mục đích đăng ký hàng đầu của việc đăng ký đất đai và tài sản trên đất là nhằm hình thành sự đảm bảo chắc chắn tính pháp lý về quyền sở hữu và các quyền khác đối với đất đai. Trong hệ thống đất đai được đăng ký theo thửa. Mỗi thửa đất đã được đăng ký sẽ được cấp một giấy chứng nhận quyền sở hữu cho chủ sở hữu mảnh đất đó.Điều này khắc phục được các thủ tục rườm rà khi thửa đất được chuyển nhượng. Mặt khác hệ thống Torrens đảm bảo cho các thông tin biến động về đất đai được cập nhật một cách thường xuyên, giúp Nhà nước quản lý tốt quỹ đất đai quốc gia ở tầm vi mô cũng như vĩ mô. Về kinh tế, hệ thống này đơn giản, chính xác có thể tiết kiệm được kinh phí cho Nhà nước.
* Hệ thống hồ sơ địa chính, cấp giấy chứng nhận
Sổ đăng ký (Register): Là thành phần quan trọng hàng đầu của hệ thống. Sổ đăng ký bao gồm “folio”, các văn bản giao dịch đã đăng ký trong đó và những văn kiện có hiệu lực, hồ sơ tài liệu liên quan đến việc đăng ký. “folio” là một loại giấy chứng nhận trong hồ sơ đăng ký, trên đó mơ tả chi tiết các thơng tin về thửa đất, quyền sở hữu và tài sản liên quan đến mảnh đất đó. Cơ quan đăng ký thông qua các hồ sơ tài liệu, xem xét và cấp giấy chứng nhận sở hữu cho chủ sở hữu. Các chuyển dịch tiếp theo của đất được lưu giữ trong “folio” này.
Giấy chứng nhận quyền sở hữu đất đai bao gồm các thông tin:
+ Tên và chi tiết về nguồn sở hữu theo đăng ký. Người chủ sở hữu theo đăng ký có thể gồm nhiều hay một tư nhân, hoặc một cơ quan.
+ Diện tích miếng đất, mơ tả để phân biệt miếng đất đó
+ Mơ tả sở hữu miếng đất bằng lời, quyền bảo lưu của Nhà nước, giới hạn chiều sâu
+ Dấu của cơ quan đăng ký
+ Chữ ký của người đăng ký hoặc thư ký
+ Những chi tiết ràng buộc đối với miếng đất đó như là quyền đi lại, thế chấp, hợp đồng thuê đất, phí thuê hàng năm. Những chi tiết được thực hiện bằng văn bản đăng ký hoặc lệnh giấy bảo đảm hoặc thơng báo của tồ án, những chứng từ trên đều có xác nhận trên bản chính (Robert Richard Torrens, 1991).
Hệ thống đăng ký đất đai và lập hồ sơ địa chính của Scotland:
Hệ thống đăng lý giao dịch Scotland Triển khai năm 1617 theo một đạo luật của Thượng viện Scotland, hệ thống đăng ký chứng thư có mục tiêu đảm bảo an toàn pháp lý cho các giao dịch, đảm bảo tính cơng khai và tiếp cận dễ dàng. Sự an tồn pháp lý được bảo đảm thơng qua việc luật dành quyền ưu tiên pháp lý cho các giao dịch đã đăng ký. Tính cơng khai được đảm bảo bằng luật quy định bất kỳ công dân nào cũng có quyền khảo cứu sổ đăng ký để lấy thơng tin cần thiết. Tính dễ tiếp cận thể hiện qua việc chính quyền tạo điều kiện để việc cung cấp thơng tin được nhanh chóng và rõ ràng. Tương phản với hệ thống đăng ký của Anh vốn duy trì "bí mật cá nhân" tới năm 1990, hệ thống đăng ký đất đai ở Scotland là hệ thống cơng khai ngay từ buổi đầu hình thành và phát triển.
Quy trình đăng ký theo hệ thống Scotland - Đăng ký thông tin khai báo ;
- Lập biên bản và đăng ký vào Sổ Biên bản
- Hồ sơ gốc
- Bảng tra cứu
Các Hồ sơ gốc và các Sổ biên bản được gửi tới Văn phòng Đăng ký Scotland để cho cơng chúng có thể tra cứu lấy thơng tin.Như vậy một lượng lớn hồ sơ và giấy tờ phải được lưu giữ lâu dài.Trong hệ thống đăng ký quyền, các văn tự chỉ cần lưu trữ một thời gian cần thiết để nhập thông tin vào hệ thống sổ đăng ký và phục vụ thẩm tra.
Văn tự giao dịch sau khi được đóng dấu đăng ký sé được đóng dấu chính quyền (official stamp) trên từng trang và trao lại cho người nộp hồ sơ.
Hệ thống đăng ký đất đai và lập hồ sơ địa chính của Thụy Điển:
Phần lớn đất đai ở Thuỵ Điển thuộc sở hữu tư nhân. Việc phát triển đất đai khơng phải là vấn đề mang tính cá nhân mà là mối quan tâm chung của xã hội. Vì vậy các quy định mang tính pháp lý liên quan đến việc phát triển đất đai luôn đặt ra một yêu cầu là phải có sự cân bằng giữa lợi ích riêng và lợi ích chung. Pháp luật đất đai ở Thuỵ Điển về cơ bản là dựa trên việc sở hữu tư nhân về đất đai và nền kinh tế thị trường. Tuy nhiên sự giám sát chung của toàn xã hội tồn tại trên rất nhiều lĩnh vực.
Hệ thống pháp luật đất đai của Thuỵ Điển gồm có rất nhiều các đạo luật, luật, pháp lệnh phục vụ cho các hoạt động đo đạc địa chính và quản lý đất đai. Một số nội dung quan trọng của chính sách, pháp luật đất đai của Thuỵ Điểnnhư: Đăng ký quyền sở hữu, Thế chấp, Quy hoạch sử dụng đất và thu hồi đất, Bồi thường khi Nhà nước thu hồi đất.
* Đăng ký đất đai, lập hồ sơ địa chính, cấp giấy chứng nhận
Đăng ký quyền sở hữu: Toà án thực hiện đăng ký quyền sở hữu khi có các chuyển nhượng đất đai. Đăng ký đất là bắt buộc nhưng hệ quả pháp lý quan trọng lại xuất phát từ hợp đồng chứ không phải từ việc đăng ký.Người mua phải đăng ký quyền sở hữu của mình trong vịng 3 tháng sau khi mua.Từ thời điểm đó người mua được tồn quyền sở hữu. Việc đăng ký sẽ tăng thêm sự vững chắc về quyền sở hữu của chủ mới, tạo cho chủ sở hữu mới quyền được ưu tiên khi có tranh chấp với một bên thứ 3 nào đó. Quan trọng hơn quyền sở hữu được đăng ký rất cần thiết khi thế chấp.
Hệ thống đăng ký đất đai của Thuỵ Điển có nhiều điểm giống với hệ thống Torrens nhưng các hợp đồng thiết lập quyền sở hữu có hiệu quả pháp lý lớn hơn so với văn bản xác nhận đã đăng ký quyền sở hữu.
Ở Thuỵ Điển cũng giống như nhiều nước khác, việc thiết lập và đăng ký bất động sản, đăng ký đất đai liên quan đến nhiều cơ quan khác nhau
Các địa phương có thẩm quyền thực hiện việc thiết lập và đăng ký bất động sản nhưng trên thực tế chỉ các địa phương lớn trong các khu vực đô thị mới thực hiện thẩm quyền về lĩnh vực này. Ở địa phương, các cơ quan địa chính chịu sự quản lý về mặt hành chính của các Uỷ ban Quy hoạch, là cơ quan chịu trách nhiệm giám sát chung về các hoạt động quy hoạch và xây dựng.
* Mục đích đăng ký đất đai: Mục đích cơ bản của đăng ký đất đai là đăng ký tài sản để hình thành chắc chắn về quyền sở hữu và các quyền khác đối với đất đai. Các mục đích quan trọng khác là tạo thuận lợi cho việc chuyển nhượng đất đai, các hoạt động liên quan đến đất đai và cung cấp các thông tin về đất đai cho các hoạt động quản lý đất đai. Sổ đăng ký tài sản, sổ đăng ký đất đai và quá trình đăng ký đất đai là những công cụ quan trọng để đạt được những mục tiêu này. Nội dung của các sổ đăng ký được Chính phủ đảm bảo, trong đó các quy định về bồi thường trong trường hợp bị mất do một số nguyên nhân nhất định.
* Cơ sở pháp lý của hệ thống đăng ký đất đai
Đăng ký quyền sở hữu được áp dụng từ năm 1875, việc đăng ký tài sản làm cơ sở cho đăng ký đất đai và bắt đầu thực hiện vào đầu thế kỷ 20. Hệ thống đăng ký của Thuỵ Điển là một hệ thống khá đơn giản và minh bạch. Về cơ bản hệ thống đăng ký đất đai của Thuỵ Điển cũng giống như hệ thống Torrens nhưng cơ quan đăng ký không cấp các giấy tờ về quyền sở hữu.
* Tính hồn thiện của việc đăng ký
Đất đai và bất động sản được chia ra làm các đơn vị nhỏ và được đánh mã số duy nhất. Mã số này được sử dụng chung cho cả đăng ký tài sản, đăng ký đất và sử dụng khi tính thuế tài sản. Như vậy các sổ đăng ký dựa trên mã số của đất đai và bất động sản chứ không dựa trên giấy chứng nhận hay sơ đồ. Một tài sản không được coi là tồn tại hợp pháp nếu chưa được đăng ký vào sổ đăng ký tài sản vào thời điểm được đánh mã số.Tất cả các trường hợp chuyển nhượng bất
động sản đều phải được đăng ký vào sổ đăng ký trong vòng 3 tháng sau khi thực hiện chuyển nhượng.
* Thủ tục cập nhật số liệu
Các số đăng ký được cập nhật khi có chuyển dịch liên quan đến đất đai. Sổ đăng ký tài sản chỉ được thay đổi khi kết thúc mỗi thủ tục địa chính. Việc đăng ký có thể coi là một quyết định được cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành. Các thay đổi về phân chia bất động sản được thực hiện bởi cơ quan địa chính khu vực hoặc địa phương.Các thay đổi sổ đăng ký phụ thuộc gần như toàn bộ vào các hoạt động trực tiếp của chủ sở hữu tài sản.Việc đăng ký tạo ra sự bảo vệ cho chủ sở hữu và chỉ những chủ sở hữu có đăng ký mới được quyền thế chấp.Việc cập nhật các thay đổi này được thực hiện trên máy tính bằng việc áp dụng cơng nghệ số.
* Sổ đăng ký bất động sản
Sổ đăng ký bất động sản là sổ đăng ký cơ bản về bất động sản. Nó hình thành cơ sở cho hàng loạt các hoạt động quan trọng của xã hội như đăng ký đất, tín dụng bất động sản, thuế tài sản, thống kê nông nghiệp, đăng ký dân số, quy hoạch đô thị và quy hoạch khu vực. Sổ đăng ký được lập, cập nhật, lưu trữ bởi các cơ quan địa chính, đồng thời cũng là nhiệm vụ của một số cơ quan có thẩm quyền của chính phủ, của địa phương.
Sổ đăng ký bất động sản gồm những thơng tin về diện tích và thiết kế của bất động sản, thông tin về quyền thông hành địa dịch, các quy định về phân vùng, quản lý đất đai, điểm toạ độ cho từng thửa đất có tài sản, địa chỉ của tài sản và các thông tin tham chiếu khác.
* Mối quan hệ của đăng ký với bản đồ
Sổ đăng ký bất động sản có cả trích lục bản đồ địa chính.Trích lục bản đồ địa chính khu vực nơng thôn dựa trên bản đồ kinh tế sử dụng đất; bản đồ này được in ở tỉ lệ 1/20.000, nhưng bản đồ gốc có tỉ lệ 1/5.000 hoặc 1/10.000 và được dựa trên sơ đồ ảnh trực giao. Trích lục bản đồ địa chính khu vực đơ thị
được làm dựa trên bản đồ nền của địa phương ở tỉ lệ lớn với hệ thống tham chiếu quốc gia hoặc hệ thống tham chiếu địa phương nối với lưới chiếu quốc gia; trích lục bản đồ địa chính này được làm ở tỉ lệ 1//1.000 và 1/2.000.
* Sổ đăng ký đất
Mục đích chính của đăng ký đất là tạo được thơng tin về đất đai phục vụ cho các mục đích của xã hội và bảo vệ quyền lợi hợp pháp khi thu hồi lại các quyền về bất động sản. Sổ đăng ký đất gồm có thơng tin về tên của chủ sử dụng hợp pháp, địa chỉ và sổ đăng ký công dân, thông tin về thế chấp và trách nhiệm pháp lý khác.
Hệ thống đăng ký đất đai và lập hồ sơ địa chính của Pháp:
Pháp là nước điển hình sử dụng hệ thống địa bạ. Hệ thống địa chính Napoléon ra đời bao gồm: bình đồ giải thửa theo đơn vị xã; bản mô tả chú giải bình đồ và từng thửa đất; sổ địa bạ gốc thống kê tổng hợp theo từng chủ sở hữu.