Từ bảng trên cho thấy lượng hồ sơ đăng ký biến động tại Văn phòng rất lớn. Công tác đăng ký biến động được chia ra 3 yếu tố: đính chính hoặc chia tách. Tuy nhiên để chia tách hay đính chính cũng phải dựa trên cơng tác lập và quản lý hồ sơ địa chính. Trong đó, hồ sơ địa chính lại tồn tại dưới dạng giấy, công tác cập nhật chưa đầy đủ dẫn đến các khó khăn trong cơng tác này:
- Thứ nhất, các Giấy chứng nhận thời kỳ trước Luật đất đai 2003, Thông tư 29/2004/TT-BTNMT cấp Giấy chứng nhận khơng có bản sao.
- Thứ hai, các Giấy chứng nhận trước Thông tư 09/2007/TT-BTNMT đều thiếu thơng tin thuộc tính địa chính thửa đất. Sau khi người dân có nhu cầu chuyển quyền sử dụng đất thì cơng tác xác nhận diện tích, kích thước gây nhiều khó khăn.
Hình 2.4: Giấy chứng nhận cấp theo Thơng tư số 29/2004/TT-BTNMT
- Thứ ba, khi xem xét cấp Giấy chứng nhận lần đầu hay đăng ký chuyển nhượng thì phải xem xét lại các thửa liền kề do vậy nếu hồ sơ địa chính chưa đầy đủ sẽ gây khó khăn trong cơng tác xác định ranh giới.
- Thứ tư, trong cơng tác cấp Giấy chứng nhận lần đầu thì hồ sơ địa chính xác định nguồn gốc đất đai, một số tuyến đường, tuyến phố đã được quy hoạch chưa xác định cắm mốc chỉ giới hành lang đường, một số hộ tự ý chuyển mục đích cho các hộ gia đình làm đất ở, người sử dụng đất chưa xác định được trách nhiệm, nghĩa vụ của mình với Nhà nước khi được cấp quyền sử dụng đất.
Đến nay theo Thông tư 24/2014/BTNMT cơng tác lập hồ sơ địa chính đã được UBND quận chú trọng thực hiện. Công việc lập và cập nhật thường xuyên ở cấp Quận và cấp phường; Bản đồ địa chính được số hóa và biên tập, cập nhật thường xuyên những biến động về ranh giới thửa, chủ sử dụng đất.
2.3. Thực trạng quản lý, sử dụng hồ sơ địa chính đất đai trên địa bàn Quận
2.3.1. Hồ sơ địa chính quận Nam Từ Liêm
Quận Nam Từ Liêm được thành lập theo Nghị quyết số 132/NQ-CP ngày 27/12/2013 của Chính phủ về điều chỉnh địa giới hành chính huyện Từ Liêm để thành lập 2 quận và 23 phường. Quận được thành lập trên cơ sở toàn bộ diện
tích tự nhiên của các xã: Mễ Trì, Mỹ Đình, Trung Văn, Tây Mỗ, Đại Mỗ, một phần diện tích xã Xuân Phương (phía nam Quốc lộ 32), một phần diện tích thị trấn Cầu Diễn (phía nam Quốc lộ 32 và phía đơng Sơng Nhuệ). Từ ngày 01/4/2014 Quận Nam Từ Liêm đi vào hoạt động với 10 phường: Mễ Trì, Mỹ Đình 1, Mỹ Đình 2, Trung Văn, Tây Mỗ, Đại Mỗ, Xuân Phương, Phương Canh, Phú Đô, Cầu Diễn.
a. Hệ thống bản đồ địa chính:
Hiện nay UBND quận đang lưu trữ 248 tờ bản đồ, trong đó có 109 tờ bản đồ tỷ lệ 1/500 lập cho phần đất trong khu dân cư; 139 bản đồ tờ tỷ lệ 1/1000 lập cho phần đất nông nghiệp.
Danh sách bản đồ, tài liệu đất đai giai đoạn 1990- 1995 được lưu tại UBND quận được thể hiện tại bảng sau:
Bảng 2.5: Bảng thống kê số liệu bản đồ địa chính năm 1994 đang quản lý, sử dụng (theo loại bản đồ: 299, địa chính, giải thửa…)
STT Xã, phƣờng, Thị trấn Loại bản đồ Tỷ lệ đo vẽ Tổng số tờ Năm đo Đất PNN Đất NN Ghi chú Tổng số tờ Diện tích Tổng số tờ Diện tích 1 Cầu Diễn Bản đồ địa
chính 1/500 25 1994 25 2 Mỹ Đình1 Bản đồ địa chính 1/500 31 1994 16 15 3 Mỹ Đình2 Bản đồ địa chính 1/500 31 1994 10 21 4 Mễ Trì Bản đồ địa chính 1/500 56 1994 32 24 5 Phú Đô Bản đồ địa chính 1/500 28 1994 13 15
6 Xuân Phương Bản đồ địa
chính 1/1000 19 1994 8 11 7 Phương Canh Bản đồ địa
chính 1/1000 27 1994 11 16 8 Đại Mỗ Bản đồ địa
chính 1/1000 39 1994 11 28 9 Tây Mỗ Bản đồ địa
chính 1/500 87 1994 53 34 10 Trung Văn Bản đồ địa
chính 1/500 53 1994 12 41
Nguồn: Phịng Tài ngun và Mơi trường quận Nam Từ Liêm
Hệ thống bản đồ địa chính cũ được lập từ những năm 1990 – 1995 chất lượng thấp, sai số nhiều. Vì vậy, khi có tranh chấp về đất đai thường rất gay gắt. Tình trạng tranh chấp ranh giới thửa đất diễn ra nhiều. Việc sử dụng hệ thống bản đồ để giải quyết tranh chấp đất đai (trong trường hợp tranh chấp về ranh giới thửa đất) gặp nhiều khó khăn.
b. Hệ thống sổ sách trong hồ sơ địa chính:
Hiện nay UBND quận đang lưu trữ gồm có 13 quyển, trong đó có 08 quyển sổ dã ngoại điều tra kiểm kê đất chưa sử dụng năm 1992- 1994, 03 Sổ mục kê ruộng đất năm 1994, 02 Sổ kiểm kê đất đai năm 1995.
Sổ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất: 73 quyển
Sổ địa chính: 34 quyển. Nội dung Sổ ghi chủ yếu là các trường hợp đã được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của các cá nhân, hộ gia đình
Sổ đăng ký quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở năm 2008: 38 quyển Sổ theo dõi biến động đất đai: 04 quyển
Hệ thống hồ sơ địa chính sử dụng tại các phường thuộc quận Nam Từ Liêm được thể hiện tại bảng sau:
Bảng 2.6: Bảng thống kê sổ sách địa chính đang lưu giữ tại UBND các phường
Đơn vị: quyển
STT Tên phƣờng
Sổ địa chính đang đƣợc lƣu trữ và sử dụng ở các phƣờng Sổ lập theo TT số
1990/2001/TT-TCĐC
Sổ mục
kê Tình trạng Ghi chú
1 Phương Canh 04 01 Nhàu nát
2 Mễ Trì 11 02 Nhàu nát
3 Mỹ Đình 2 16 01 Nhàu nát
4 Trung Văn 12 01 Nhàu nát
5 Đại Mỗ 13 02 Nhàu nát
6 Tây Mỗ 15 02 Nhàu nát
7 Cầu Diễn 04 01 Nhàu nát
8 Xuân Phương 06 02 Bản photo
9 Mỹ Đình 1 17 02 Bản photo
10 Phú Đô 5 01 Bản photo
Theo bảng thống kê này tình trạng sổ sách lưu trữ và sử dụng tại UBND các phường thể hiện công tác quản lý hồ sơ chưa hiệu quả. Quận Nam Từ Liêm (huyện Từ Liêm trước đây) có tốc độ đơ thị hóa nhanh vậymà các sổ sách lập theo mẫu cũ, chưa đầy đủ, và đều ở dạng giấy nếu xảy ra tranh chấp đất đai thì sẽ rất khó tìm được chứng cứ pháp lý và tra cứu thông tin để giải quyết.
Một vấn đề nữa trong công tác quản lý đất đai là 03 phường Xuân Phương, Mỹ Đình 1 và Phú Đơ thì hồ sơ địa chính đều là bản photo có đóng dấu treo của các UBND phường Phương Canh, Mỹ Đình 2 và Mễ Trì do phải thực hiện lưu trữ hồ sơ khi tách địa giới hành chính.Do vậy, cơng tác xác nhận nguồn gốc hay cung cấp thông tin cho các ngành khác là khơng đảm bảo. Tình hình chưa bàn giao hồ sơ cho các phường khi chia tách cũng như quận Bắc Từ Liêm cũng đã được Sở Tài nguyên và Môi trường hướng dẫn thực hiện tuy nhiên quan điểm, hướng dẫn của Sở Nội vụ và Trung tâm Lưu trữ TP về vấn đề này khác với hướng dẫn của Sở TN&MT; dẫn đến việc giao nhận hồ sơ giữa 2 quận đến nay chưa được thực hiện.
c. Công tác chỉnh lý, cập nhật biến động trong hồ sơ địa chính
Những năm trước do công tác của Văn phòng Đăng ký đất và nhà huyện Từ Liêm lớn do vậy, công tác chỉnh lý hồ sơ địa chính trên địa bàn quận chưa được thiết lập, cập nhật biến động thường xuyên. Trường hợp người sử dụng đất đi đăng ký biến động thực hiện các quyền của mình khơng ra phường chứng thực hợp đồng mà ra văn phịng cơng chứng để cơng chứng hợp đồng về đất đai, sau đó nộp hồ sơ ở bộ phận một cửa của quận. Quá trình thực hiện đăng ký biến động không qua phường. Vì vậy, nếu quận khơng chuyển hồ sơ xuống các phường, thì cán bộ các phường khơng nắm được thực trạng biến động để chỉnh lý hồ sơ địa chính ở địa phương. Đây cũng là một nguyên nhân khó khăn khi thực hiện giải quyết tranh chấp đất đai ở các phường trên địa bàn quận.
Bảng 2.7: Tình hình cập nhật biến động sử dụng đất tại quận Nam Từ Liêm STT Tên xã, STT Tên xã, phƣờng Biến động thực tế tính theo thửa đất (%) Cập nhật biến động tính theo thửa đất (%) Cập nhật trên File tính theo thửa đất Cập nhật trên giấy tính theo thửa đất Cập nhật biến động đến thời điểm 1 Cầu Diễn 70% 60% 3/2014 2 Mỹ Đình1 70% 60% 3/2014 3 Mỹ Đình 2 70% 60% 3/2014 4 Mễ Trì 70% 60% 3/2014 5 Phú Đô 70% 60% 3/2014 6 Xuân Phương 70% 60% 3/2014 7 Phương Canh 70% 60% 3/2014 8 Đại Mỗ 70% 60% 3/2014 9 Tây Mỗ 70% 60% 3/2014 10 Trung Văn 70% 60% 3/2014
Nguồn: Phòng Tài nguyên Môi trường – quận Nam Từ Liêm
Hiện nay Văn phòng Đăng ký đất đai Hà nội – Chi nhánh quận Nam Từ Liêm đã thực hiện đầy đủ và đúng theo Điều 21 thông tư số 24/2014/TT- BTNMT ngày 19/5/2014 của Bộ Tài nguyên và Môi trường công tác cập nhật sổ địa chính điện tử.
Từ giai đoạn 2005 – 2010: Khơng có sổ địa chính điện tử Từ giai đoạn 2010 – 2014: Khơng có sổ địa chính điện tử
Từ 01/4/2014 đến nay: Sổ địa chính điện tử được lập, cập nhật trên 10 phường theo đúng quy định tại Thơng tư số 24/2014/TT-BTNMT. Văn phịng đăng ký thông qua phần mềm 1 cửa liên thông sau khi đăng ký biến động đã chủ động chuyển thong tin về UBND các phường.
2.3.2 Thực trạng cơ sở vật chất phục vụ quản lý hồ sơ địa chính đất đai trên địa bàn quận Nam Từ Liêm địa bàn quận Nam Từ Liêm
Sau chia tách địa giới hành chính từ huyện Từ Liêm cũ thành 02 quận Nam Từ Liêm và Bắc Từ Liêm. Tất cả phòng làm việc, máy móc, phần mềm cũng như kho lưu trữ hồ sơ đất đai khơng thay đổi.
Phịng Tài ngun và Mơi trường có 6 phịng làm việc, mỗi phịng có diện tích 25m2 trong đó có 01 phịng làm việc của Trưởng phịng Tài nguyên là 35m2.
Văn phòng Đăng ký Hà nội – Chi nhánh quận Nam Từ Liêm có 2 phịng làm việc rộng 220m2.
Phần mềm đang áp dụng trong Bộ phận đăng ký quyền sử dụng đất và phịng Tài ngun và Mơi trường:
- Phần mềm AutoCAD: quản lý và cập nhật bản đồ địa chính số; - Phần MicroStation: Quản lý file bản đồ quy hoạch sử dụng đất
- Phần mềm Vilis 2.0 do Sở Tài nguyên và Môi trường thành phố Hà nội cung cấp, là chương trình xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý đất đai.Tuy phần mềm Villis 2.0 có đầy đủ các chức năng quản lý cơ sở dữ liệu đất đai nhưng hiện nay Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất chưa thực hiện được việc lập và quản lý hồ sơ địa chính trên phần mềm mà chủ yếu áp dụng chức năng nhập dữ liệu đất đai, cấp giấy chứng nhận và đăng ký biến động cho hộ gia đình, cá nhân, quản lý phôi GCNQSD đất.
- Cơ sở hạ tầng thông tin của Văn phòng Đăng ký đất đai và phòng Tài nguyên và Môi trường:
+ Hệ thống đường truyền Internet FPT; + Máy điện thoại để bàn 08 máy VNPT;
+ Máy in A3 là 04 máy phục vụ công tác in Giấy chứng nhận; Máy in A4 là 16 máy;
Hiện nay kho lưu trữ hồ sơ UBND quận vẫn tạm giao cho Chi nhánh Văn phịng quản lý khai thác phục vụ cơng tác cấp Giấy chứng nhận, đăng ký biến động, cung cấp thông tin cho các tổ chức, cá nhân...
Công tác chỉnh lý sắp xếp hồ sơ lên hộp hồ sơ cấp giấy chứng nhận lần đầu khu dân cư từ năm 2000 đến năm 2009. Tổng số hộp (cặp): 7.017 cặp. Theo nguồn Văn phòng Đăng ký đất đai Hà nội – Chi nhánh quận Nam Từ Liêm thì tổng hồ sơ Chi nhánh hiện đang bảo quản: 250.094 hồ sơ.
2.3.3 Nhân lực phục vụ quản lý hồ sơ địa chính đất đai trên địa bàn Quận
Hiện trạng cán bộ công chức, viên chức của Chi nhánh Văn phịng hiện nay chỉ có 5 đồng chí, trong đó có 03 Lãnh đạo và 02 nhân viên còn lại 14 nhân viên do Văn phịng ký hợp đồng. Trình độ cán bộ đều tốt nghiệp đại học hoặc trên đại học.
Bảng Thống kê số lượng, chuyên nghành nhân sự của Văn phòng Đăng ký đất đai Hà nội – Chi nhánh quận Nam Từ Liêm
Bảng 2.8: Bảng thống kê nhân sự của Văn phòng Đăng ký
STT Số lượng Chuyên nghành Trình độ
1 8 Quản lý đất đai Đại học và trên đại học
2 3 Trắc địa Đại học và trên đại học
3 2 Luật Đại học
4 6 Khác Đại học
Nguồn thống kê do Văn phòng Đăng ký cung cấp
2.3.4 Đánh giá thực trạng hồ sơ địa chính trong cơng tác quản lý đất đai tại quận Nam Từ Liêm quận Nam Từ Liêm
* H phục vụ gi i oạn trong công tác quản lý đất đai
trước khi chia tách:
Sổ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lưu tại UBND quận và UBND các phường đều không thống nhất, không thể hiện đầy đủ các trường hợp đã được cấp Giấy chứng nhận. Sổ khơng có đóng dấu và thể hiện số thứ tự khi vào sổ là không đúng theo Thông tư số 09/2007/TT- BTNMT và Thông tư số 17/2009/TT- BTNMT
Hầu hết các sổ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất chỉ thể hiện các trường hợp cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất do Bộ phận 01 cửa trả giấy chứng nhận cho công dân và chưa nhân sao 01 bộ gửi UBND cấp xã để theo dõi việc trao giấy chứng nhận. Sổ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lưu tại UBND các phường thể hiện các trường hợp cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất do UBND phường trả giấy chứng nhận nhưng cũng không nhân sao gửi UBND quận, phịng Tài ngun và Mơi trường để theo dõi.
Sổ cấp Giấy chứng nhận lưu tại UBND phường không thể hiện đầy đủ thông tin về biến động đất đai do khơng có Thơng báo của Văn phịng đăng ký quyền sử dụng đất k m hồ sơ để UBND phường lưu giữ là không phù hợp với Thông tư số 09/2007/TT- BTNMT của Bộ Tài nguyên và Môi trường.
Sổ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lưu tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất và UBND các phường đều không ghi đầy đủ nội dung về Giấy chứng nhận đã bị thu hồi; cấp lại hoặc việc cập nhật, chỉnh lý sổ cấp Giấy chứng nhận trong quá trình biến động về sử dụng đất.
- Sổ địa chính: Sổ địa chính lưu tại UBND quận và UBND các phường đều khơng có dấu của cơ quan lập, cơ quan nghiệm thu. Sổ chỉ thể hiện các trường hợp đã được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mà chưa thể hiện đầy đủ các trường hợp sử dụng đất hợp pháp, hợp lệ, đặc biệt là thiếu các trường hợp sử dụng đất là tổ chức, cơ sở tôn giáo.
Việc cập nhật, chỉnh lý Sổ địa chính tại UBND quận và cấp xã đều chưa thực hiện đầy đủ theo quy định tại Điểm 5.4 Mục 1 và Điểm 2.13-d, khoản 2, mục III Thông tư số 09/2007/TT- BTNMT
- Sổ mục kê: Sổ mục kê lưu tại UBND xã và UBND huyện không đầy đủ,
không tổ chức nghiệm thu và không thực hiện việc chỉnh lý theo quy định
- Sổ theo d i iến động đất đai: Sổ theo dõi biến động đất đai mới được lập ở UBND huyện và một số xã theo quy định tại Thông tư số 29/2004/TT- BTNMT. Sổ theo dõi biến động đất đai không cập nhật đầy đủ nội dung biến động và hướng dẫn khi vào sổ theo quy định tại Điểm 6, Khoản 6, Mục III