Đơn vị: quyển
STT Tên phƣờng
Sổ địa chính đang đƣợc lƣu trữ và sử dụng ở các phƣờng Sổ lập theo TT số
1990/2001/TT-TCĐC
Sổ mục
kê Tình trạng Ghi chú
1 Phương Canh 04 01 Nhàu nát
2 Mễ Trì 11 02 Nhàu nát
3 Mỹ Đình 2 16 01 Nhàu nát
4 Trung Văn 12 01 Nhàu nát
5 Đại Mỗ 13 02 Nhàu nát
6 Tây Mỗ 15 02 Nhàu nát
7 Cầu Diễn 04 01 Nhàu nát
8 Xuân Phương 06 02 Bản photo
9 Mỹ Đình 1 17 02 Bản photo
10 Phú Đô 5 01 Bản photo
Theo bảng thống kê này tình trạng sổ sách lưu trữ và sử dụng tại UBND các phường thể hiện công tác quản lý hồ sơ chưa hiệu quả. Quận Nam Từ Liêm (huyện Từ Liêm trước đây) có tốc độ đơ thị hóa nhanh vậymà các sổ sách lập theo mẫu cũ, chưa đầy đủ, và đều ở dạng giấy nếu xảy ra tranh chấp đất đai thì sẽ rất khó tìm được chứng cứ pháp lý và tra cứu thông tin để giải quyết.
Một vấn đề nữa trong công tác quản lý đất đai là 03 phường Xuân Phương, Mỹ Đình 1 và Phú Đơ thì hồ sơ địa chính đều là bản photo có đóng dấu treo của các UBND phường Phương Canh, Mỹ Đình 2 và Mễ Trì do phải thực hiện lưu trữ hồ sơ khi tách địa giới hành chính.Do vậy, cơng tác xác nhận nguồn gốc hay cung cấp thông tin cho các ngành khác là khơng đảm bảo. Tình hình chưa bàn giao hồ sơ cho các phường khi chia tách cũng như quận Bắc Từ Liêm cũng đã được Sở Tài nguyên và Môi trường hướng dẫn thực hiện tuy nhiên quan điểm, hướng dẫn của Sở Nội vụ và Trung tâm Lưu trữ TP về vấn đề này khác với hướng dẫn của Sở TN&MT; dẫn đến việc giao nhận hồ sơ giữa 2 quận đến nay chưa được thực hiện.
c. Công tác chỉnh lý, cập nhật biến động trong hồ sơ địa chính
Những năm trước do công tác của Văn phòng Đăng ký đất và nhà huyện Từ Liêm lớn do vậy, công tác chỉnh lý hồ sơ địa chính trên địa bàn quận chưa được thiết lập, cập nhật biến động thường xuyên. Trường hợp người sử dụng đất đi đăng ký biến động thực hiện các quyền của mình khơng ra phường chứng thực hợp đồng mà ra văn phịng cơng chứng để cơng chứng hợp đồng về đất đai, sau đó nộp hồ sơ ở bộ phận một cửa của quận. Q trình thực hiện đăng ký biến động khơng qua phường. Vì vậy, nếu quận khơng chuyển hồ sơ xuống các phường, thì cán bộ các phường không nắm được thực trạng biến động để chỉnh lý hồ sơ địa chính ở địa phương. Đây cũng là một nguyên nhân khó khăn khi thực hiện giải quyết tranh chấp đất đai ở các phường trên địa bàn quận.