ƣớc 1: Công tác chuẩn bị, thu thập và xử lý tài liệu, tƣ liệu bản đồ, hồ sơ địa chính, khảo sát thực địa và xây dựng lƣới địa chính.
- Chuẩn bị, hồn thiện về cơ sở pháp lý liên quan; Chuẩn bị về lực lượng, trang thiết bị, vât tư, vật liệu; liên hệ chỗ ở, sinh hoạt, nơi làm việc; Triển khai, tập huấn, tuyên truyền, quán triệt chủ trương chính sách; thống nhất với chính quyền địa phương để lập kế hoạch thi công.
- Thu thập tài liệu tư liệu trắc địa bản đồ, hồ sơ địa chính (Bản đồ, hồ sơ địa giới hành chính các cấp; bản đồ địa chính số, bản đồ địa chính dạng giấy, các hồ sơ địa chính, hồ sơ giải đền bù giải phóng mặt bằng, bản đồ quy hoạch, các tài liệu liên quan chuyển nhượng, cho tặng, chia tách, hợp thửa,…)
- Xử lý, đánh giá tài liệu bản đồ, hồ sơ địa chính (ghép biên, chuyển vẽ đường địa giới, thành lập bản đồ nền); Xác định tỷ lệ đo vẽ, chia mảnh và đánh số hiệu mảnh bản đồ địa chính theo quy định.
- Khảo sát thực địa, lập lưới địa chính: Khảo sát thực địa những khu vực đo mới, đo chỉnh lý; ghi nhận những phát sinh biến động tại các khu có bản đồ địa chính, bản đồ trích đo địa chính, đánh giá, báo cáo chủ đầu tư những khu vực có biến động trên 40% (Lập báo cáo khối lượng dự kiến thay đổi so với thiết kế sau khi rà sốt thực địa trình chủ đầu tư); tìm các điểm mốc cũ, chọn điểm, chơn mốc, đo đạc, tính tốn bình sai lưới địa chính theo quy định.
ƣớc 2: Xác định ranh giới mốc giới, thu thập thông tin thửa đất.
- Đơn vị tư vấn cùng với cán bộ địa chính phường, tổ trưởng tổ dân phố và chủ sử dụng đất liên quan ra thực địa để xác định ranh giới các thửa đất, lập bản mô tả kết hợp với thu thập thông tin chủ sử dụng đất theo từng tổ dân phố, từng ngõ,…
- Nhập thông tin thửa đất đã thu thập được vào File.xls, quét hồ sơ theo chuẩn quy định
ƣớc 3. Đo đạc, chỉnh lý chi tiết thửa đất kết hợp đăng ký kê khai cấp GCNQSD đất.
- Trên cơ sở hệ thống lưới khống chế đã được xây dựng, vị trí ranh giới thửa đất đã được xác định (đóng cọc, đánh dấu sơn,…) tiến hành thực hiện đo đạc, chỉnh lý chi tiết theo nguyên tắc trọn thửa, trọn mảnh (Do tổ dân phố có thể nằm trên nhiều mảnh bản đồ hoặc một mảnh có nhiều tổ dân phố, nên có thể đo và thu thập thơng tin nhiều tổ dân phố theo từng khu để có thể đo trọn một số mảnh hoặc theo khu)
* Các phương pháp đo đạc, chỉnh lý chi tiết: Đối với khu vực đo mới hoặc biến động nhiều chỉnh lý theo diện tích thì sử dụng hệ thống máy toàn đạc điện tử để đo theo phương pháp tọa độ cực; đối với khu vực chỉnh lý đơn lẻ theo thửa có thể sử dụng phương pháp thước dây, giao hội để đo. Yêu cầu về độ chính xác đo vẽ chi tiết bản đồ thực hiện theo quy định tại Thông tư số 25/2014/TT- BTNMT ngày 19/05/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường Quy định về Bản đồ địa chính.
- Sau khi đo, chỉnh lý xong từng mảnh hoặc một số mảnh kết hợp tiếp biên các dự án khác sau đó tiến hành biên tập, đánh số thửa chính thức theo quy phạm trên những tờ bản đồ đó và giao nơp cho chi nhánh VPĐKQSD đất của quận File số và bản giấy (01 bộ) để văn phòng đăng ký thực hiện nhiệm vụ chỉnh lý trên tờ bản đồ mới đo tránh tình trạng biến động khơng được chỉnh lý trên bản đồ mới được cung cấp.
- Sau khi hoàn thành đến mảnh cuối cùng trong giai đoạn đo đạc, chỉnh lý đơn vị sẽ phối hợp với Chi nhánh VPĐK quận để cập nhật, ghép biên toàn bộ phường về bản đồ và hồ sơ đăng ký của từng hộ cho từng tờ bản đồ đã bàn giao trước đây cho VPĐK để biên tập chính thức nghiệm thu, giao nộp tài liệu.
- In bản đồ kết quả đo đạc địa chính, đơn cấp lần đầu, cấp đổi, các hồ sơ thu thập k m theo để các hộ xem xét ký vào các hồ sơ kê khai theo quy định.
- Văn phòng đăng ký quận cử cán bộ xuống từng thửa phường kết hợp với hội đồng cấp phường xét duyệt cấp lần đầu, cấp đổi giấy chứng nhận mà các tổ
dân phố nộp lên theo từng đợt sau khi kê khai theo từng tổ, từng mảnh bản đồ đã biên tập.
- Ghép biên các mảnh bản đồ, biên tập bản đồ sau cấp giấy; lập bộ hồ sơ địa chính theo quy đinh (Sổ mục kê, sổ địa chính, sổ cấp giấy,….)
ƣớc 4: Xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính
- Xây dựng cơ sở dữ liệu khơng gian địa chính:
+ Thu thập hệ thống bản đồ địa chính đã được đo vẽ, chỉnh lý của Dự án. + Thu thập hệ thống bản đồ địa chính, bản trích đo, bản đồ hiện trạng có tính pháp lý mới nhất của các dự án trên địa bàn.
- Xây dựng cơ sở dữ liệu thuộc tính địa chính:
+ Thu thập giấy tờ pháp lý về quyền sử dụng đất bao gồm: Giấy chứng nhận cấp mới, cấp đổi hoặc Giấy chứng nhận đã cấp trước đây đang sử dụng; giấy tờ pháp lý về nguồn gốc sử dụng đất làm cơ sở cho việc cấp Giấy chứng nhận (chỉ lấy trong bộ hồ sơ kê khai đăng ký nộp tại VPĐK đất đai); chứng từ thực hiện nghĩa vụ tài chính về đất đai ( mới nhất, nếu có)
+ Thu thập bản đồ, sơ đồ, bản trích đo địa chính đã sử dụng để cấp Giấy chứng nhận trước đây (nếu có)
* Phân loại thửa đất thực hiện xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính theo các quy trình sau:
- Quy trình 1: Gồm những thửa đất thuộc khu vực đo mới, đo lại, chỉnh lý biến động bản đồ địa chính gắn với đăng ký, cấp mới, cấp đổi Giấy chứng nhận và tất cả các thửa đất không thực hiện đăng ký, cấp Giấy chứng nhận, đăng ký biến động đất đai.
- Quy trình 2: Gồm những thửa đất thuộc khu vực đã thực hiện đăng ký, cấp Giấy chứng nhận, đăng ký biến động đất đai và đã có tài liệu bản đồ đáp ứng các quy định kĩ thuật của Thông tư 25/2014/TT-BTNMT và phù hợp với hồ sơ đăng ký biến động.
Việc lập hồ sơ địa chính dạng số được thực hiện ngay sau khi đo đạc chỉnh lý xây dựng BĐĐC đã hoàn thiện và các thơng tin thuộc tính thửa đất được cập nhật bổ sung ngay trong quá trình đăng ký quyền sử dụng đất, xét cấp GCN bằng phần mềm VILIS để in ra GCN, các loại sổ bộ (Sổ mục kê, sổ địa chính,…) và cập nhật, chỉnh lý bằng phần mềm này.
b.Khai thác cơ sở dữ liệu địa chính phục vụ quản lý đất đai
Đăng ký cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu cho thửa đất của ông Lê Thành Nam đang sử dụng, cần cập nhật đầy đủ các thông tin như sau:
- Thông tin về Chủ sử dụng/sở hữu. - Thông tin về Thửa đất.
- Thông tin về Nhà - căn hộ (nếu có).
- Thơng tin về các Cơng trình xây dựng, rừng, tài sản khác gắn liền với đất (nếu có). Quy trình sử dụng phần mềm Vilis 2.0 như sau:
ƣớc 1: Cập nhật thông tin về chủ sử dụng đất.