3.1. Đề xuất một số nhóm giải pháp chủ yếu hoàn thiện hệ thống hồ sơ địa chính
3.1.1. Giải pháp về pháp luật và cải cách hành chính
Các bộ luật như Luật Đất đai, Luật Xây dựng, Luật Nhà ở, Luật đầu tư, Luật Khiếu nại, tố cáo,… và các nghị định, thông tư hướng dẫn thi hành thay đổi liên tục vàtồn tại một số mâu thuẫn gây khó khăn trong việc lập hồ sơ đăng ký, cấp GCNQSDĐ, từ đó ảnh hưởng đến việc thiết lập CSDL địa chính.
Do đó, cần có sự ổn định và thống nhất trong hệ thống chính sách pháp luật của nhà nước, đồng thời bổ sung và hoàn chỉnh cho đầy đủ nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý đất đai hiện nay nói chung và thiết lập CSDL địa chính nói riêng. Các bộ luật, nghị định, thơng tư ban hành phải có sự thống nhất, và thời hạn thi hành hiệu lực lâu dài, nhằm tạo ra sự thống nhất nói chung, từ đó giải quyết được mâu thuẫn trong việc thực thi các quyết định của nhà nước và thiết lập một CSDL địa chính ổn định và có tính kế thừa cao.
Hồ sơ địa chính là tài liệu được sử dụng thường xuyên trong công tác quản lý nhà nước về đất đai. Nội dung của hồ sơ địa chính phải được thể hiện đầy đủ, chính xác, kịp thời, phù hợp với hiện trạng sử dụng đất. Do đó, vấn đề quản lý và xây dựng CSDL địa chính trở nên rất dễ dàng trong mơ hình quản lý đất đai tập trung ở 1 cấp và phức tạp trong mơ hình quản lý đất đai phân thành nhiều cấp. Bởi vì, trong hệ thống quản lý nhiều cấp, việc đồng bộ về hồ sơ địa chính giữa các cấp quản lý trở thành yêu cầu nhất thiết phải thực hiện. Hồ sơ địa chính nước ta được phân thành 3 cấp quản lý là tỉnh, huyện, xã. Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh có chi nhánh tại các quận, huyệncó chức năng lập và quản lý tồn bộ hồ sơ địa chính gốc đối với tất cả các thửa đất thuộc phạm vi địa giới hành chính cấp tỉnh; cấp bản sao hồ sơ địa chính từ hồ sơ địa chính gốc cho ủy ban nhân dân cấp xã.
Đơn giản hóa thủ tục hành chính trong cơng tác quản lý đất đai gồm hai khâu trọng tâm phải tiến hành song song: 1, Từng bước tiến hành kiện toàn bộ máy quản lý đất đai, kiện toàn đội ngũ làm cơng tác quản lí đất đai và 2, Đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính trong quản lý đất đai theo hướng đơn giản hóa. Hai khâu cơng tác này cần được tiến hành đồng bộ và bổ sung, hỗ trợ cho nhau.
Ban hành Quy chế làm việc quy định quy trình chuyển hồ sơ, xử lý, trình ký, trả lại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; trách nhiệm của các bộ phận có liên quan trong thực hiện cơ chế "một cửa"; trách nhiệm của cán bộ, công chức làm việc ở bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.