7 TIÊU CHÍ GIẢI THƯỞNG CHẤT LƯỢNG QUỐC GIA.
4.2.2. Tiến hành đánh giá.
Một cuộc đánh giá chất lượng có thể được chia thành các giai đoạn như trong hình 4.2.
Hình 4.2 : Các giai đoạn đánh giá chất lượng
a. Giai đoạn chuẩn bị.
Ở giai đoạn này, trưởng nhóm đánh giá cần thực hiện một số công việc sau:
- Thống nhất với bên được đánh giá về kế hoạch đánh giá, thời gian tiến hành các công việc.
- Tìm hiểu địa điểm, nơi làm việc, loại hình nghiệp vụ, các quá trình, cơ cấu quản lý của bên được đánh giá.
- Tổ chức họp nhóm đánh giá để phân công công việc cho các thành viên trong nhóm.
b. Họp khai mạc.
Cuộc họp khai mạc mang tính chất nghi thức để thông báo cho bên được đánh giá về thời gian, phạm vi, nội dung và phương pháp đánh giá. Để nhận được tinh thần hợp tác của bên được đánh giá, trong cuộc họp khai mạc, Trưởng nhóm đánh giá nên nhấn mạnh những lợi ích mà bên được đánh giá sẽ nhận được từ cuộc đánh giá này.
c. Tiến hành đánh giá.
Ở giai đoạn này, Tổ đánh giá tiến hành đánh giá theo hai nội dung sau:
- Đối chiếu hệ thống tài liệu chất lượng của tổ chức xem có phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng mà tổ chức đang áp dụng hay không. Chẳng hạn Tiêu chuẩn ISO 9001:2008; TCVN, TCN…
- Kiểm tra, đối chiếu những gì tổ chức đang thực hiện với những nội dung được viết trong hệ thống tài liệu chất lượng của tổ chức. Để thực hiện nội dung này có thể tiến hành theo các cách sau:
+ Phỏng vấn nhân viên bên được đánh giá. + Xem xét tài liệu.
+ Kiểm tra cơ sở dữ liệu. + Kiểm tra thực tế hiện trường.
+ Quan sát và phân tích quá trình thực hiện công việc. + Trực tiếp kiểm tra sản phẩm, dịch vụ.
- Trong quá trình đánh giá, các đánh giá viên có thể sử dụng các phương pháp sau:
• Phương pháp truy tìm dấu vết.
Phương pháp này thường được áp dụng khi đánh giá một quá trình công việc. Để sử dụng phương pháp này đánh giá viên cần sử dụng công cụ bản đồ để lần theo từng bước công việc trong một quá trình cụ thể. Đánh giá viên có thể “truy lùng theo chiều thuận” bước đầu tiên đến bước cuối cùng trong quá trình hoặc có thể tiến hành “truy lùng theo chiều nghịch”.
• Phương pháp thám hiểm.
Theo phương pháp này, đánh giá viên tiến hành khám phá những gì đang diễn ra trong thực tế để từ đó phản ánh quá trình hay thủ tục công việc hiện thời.
• Phương pháp xem xét từng yếu tố.
Theo phương pháp này, đánh giá viên sẽ xem xét từng yếu tố, tiêu chuẩn hay điều khoản của Tiêu chuẩn chất lượng mà bên được đánh giá đang áp dụng. Trên cơ sở kết quả xem xét từng yếu tố, nhóm đánh giá sẽ xác định toàn bộ hệ thống hiện thời hoạt động có hiệu quả hay không
• Phương pháp đánh giá theo chức năng.
Theo phương pháp này, đánh giá viên sẽ tập trung xem xét tất cả các hoạt động của một bộ phận như Phòng, Trung tâm, Tổ sản xuất để đánh giá xem hoạt động của bộ phận đó có phù hợp với tiêu chuẩn liên quan hay không. d. Họp bế mạc.
Mục đích của cuộc họp bế mạc là trình bày trình bày những nhận xét, đánh giá cho ban lãnh đạo cấp cao của bên được đánh giá sao cho đảm bảo rằng họ hiểu rõ các kết quả đánh giá.Trên cơ sở đó họ sẽ xem xét các hành động khắc phục.
e. Báo cáo đánh giá.
Trong thực tế, không có một mẫu báo cáo chung cho mọi cuộc đánh giá bởi vì các cuộc đánh giá có thể mục tiêu khác nhau. Tuy nhiên, một bản báo cáo tổng kết đánh giá cần bao gồm các nội dung sau:
1. Giới thiệu:
- Trình bày tóm tắt phạm vi và mục tiêu đánh giá.
- Nêu các căn cứ để đánh giá.
- Danh sách những người tham gia đánh giá.
- Thời gian bắt đầu, kết thúc đánh giá 2. Danh sách các điểm không phù hợp
Nội dung này cần liệt kê các điểm không phù hợp bao gồm bằng chứng, thời gian, địa điểm, người phát hiện, tham chiếu với điều khoản quy định trong tiêu chuẩn đánh giá.
3. Kết luận.
- Đưa ra kết luận của nhóm đánh giá về mức độ phù hợp của bên được đánh giá so với Tiêu chuẩn chất lượng đang được áp dụng.
- Đưa ra nhận xét của nhóm được đánh giá về việc liệu hệ thống có đủ khả năng đạt được những mục tiêu chất lượng đã xác định hay không.
4. Đề nghị các hành động khắc phục.
Nhóm đánh giá sẽ đề nghị cấp quản lý của bên được đánh giá xem xét những kết luận của cuộc đánh giá để xác định những hành động khắc phục cần thiết.
Bên được đánh giá phải trả lời bằng văn bản nêu rõ những hành động khắc phục nào sẽ được thực hiện và trong thời gian bao lâu. Nếu bên được đánh giá không thực hiện các hành động khắc phục thì cũng phải nêu rõ lý do.