Việc điều tra, khảo sát khu vực ô nhiễm trên thực tế là công tác thu thập và đánh giá các thông tin từ tài liệu thứ cấp, từ hiện trường và từ các phịng thí nghiệm để từ đó xác định mức độ ô nhiễm của khu vực. Mục đích của SOP này đó là cung cấp một vài giải pháp để giảm thiểu tối đa các lỗi liên quan đến quản lý và xử lý dữ liệu về khu vực ơ nhiễm trong tồn bộ quy trình quản lý bền vững khu vực ơ nhiễm.
Hiện nay có rất nhiều các tiêu chuẩn và hướng dẫn về quản lý dữ liệu; một trong những hệ thống được sử dụng nhiều nhất đó là các hướng dẫn trong tiêu chuẩn ISO 9000 (ISO 10006).
Trong trường hợp chưa có các yêu cầu nội bộ về lưu trữ và quản lý dữ liệu, thực hiện theo các nguyên tắc cơ bản sau để quản lý dữ liệu hiệu quả hơn:
• Có mã số riêng biệt cho từng dự án điều tra;
• Tồn bộ các trang ghi chép, báo cáo, bản đồ và các tài liệu liên quan đến dự án cần có các thơng tin sau:
- Mã số riêng biệt cho từng dự án điều tra; - Tên địa điểm khu vực điều tra;
- Tên tổ chức thực hiện điều tra; - Chủ đầu tư;
- Tên trưởng nhóm điều tra/khảo sát.
• Tồn bộ các thơng tin trên cần được ghi chép trên cùng một vị trí của từng trang (VD: phía trên, bên trái);
• Sử dụng thống nhất các thuật ngữ, từ viết tắt v.v… (nếu có) để ghi chép các thông tin:
- Liên quan đến khu vực;
- Liên quan đến các lỗ khoan và điểm lấy mẫu; - Liên quan đến phân tích;
• Ln ghi rõ nguồn tham khảo và nguồn thông tin, việc này giúp kiểm chứng lại các dữ liệu thu thập được trong trường hợp có những nghi ngờ về độ chính xác;
• Trong trường hợp một khu vực ơ nhiễm có nhiều bản dự thảo và báo cáo, luôn tham khảo và ghi rõ các thông tin của các báo cáo đã có trước đó (tên, mã số, ngày báo cáo và tên cá nhân/tổ chức xây dựng báo cáo v.v…);
• Báo cáo tổng kết cần có đầy đủ tồn bộ các dữ liệu liên quan đến khu vực (có thể đưa vào phụ lục, và/hoặc hệ thống lữu trữ dạng số trên máy tính);
• Trong trường hợp lưu trữ văn bản in/ghi chép; ln đảm bảo có ít nhất có thêm một bản copy toàn bộ các tài liệu hiện trường và kết quả phân tích được lưu trữ an tồn;
• Trong trường hợp lưu trữ văn bản dạng số, cần thường xuyên sao lưu và back up dữ liệu.
2.2. Ngăn ngừa thiệt hại cho các cơng trình ngầm