Mục tiêu của quy trình lưu ký là nhằm ghi chép lại những người chịu trách nhiệm chính trong các bước lấy mẫu – vận chuyển – nhận mẫu tại phịng thí nghiệm.
Quy trình
Sử dụng biểu mẫu lưu ký của phịng thí nghiệm; điền tên khách hàng và địa chỉ, mã số dự án, người phụ trách và mã số hiện trường. Sau đó điền: ngày, tháng, năm và thời gian lấy mẫu, mã số mẫu, loại mẫu (loại nền) và chú thích. Sau đó ký vào mỗi mẫu.
Tiếp theo, đóng gói mẫu vào hộp đựng mẫu, bổ sung thêm các chất làm mát và nhiệt kế hoặc máy đo nhiệt độ nếu cần, dán kín hộp và điền vào cột cuối cùng ở giữa biểu mẫu: đóng dấu lưu ký, tên, ngày và thời gian.
Trong trường hợp mẫu ở ngồi lãnh thổ, cần chuẩn bị hố đơn chứng nhận vận chuyển và bổ sung vào biểu mẫu lưu ký, để tránh hộp đựng mẫu bị mở kiểm tra ở biên giới.
Cuối cùng, người lấy mẫu ký và ghi ngày và thời gian chuyển giao và đưa hộp cho người vận chuyển.
Người vận chuyển ký nhận, thêm xác nhận của cơng ty và hố đơn chi tiết. Sau đó đưa lại cho phịng thí nghiệm.
Phịng thí nghiệm ký nhận, ghi chú ngày và thời gian, kiểm tra dấu lưu ký. Sau đó, phịng thí nghiệm mở hộp mẫu và ghi lại nhiệt độ trong hộp.
Lưu ý quan trọng:
• Trong trường hợp vận chuyển bằng máy bay, đảm bảo hộp mẫu được đặt bên trong khoang được tăng áp và làm ấm của máy bay, để tránh bị đông lạnh (mẫu nước dưới đất và đất) và chất ô nhiễm bị suy giảm do giảm sức ép (mẫu đất chứa chất ơ nhiễm dễ bay hơi).
• Trong trường hợp vận chuyển bằng máy bay, phần lớn các hãng hàng không không cho phép vận chuyển chất lỏng vượt quá 3 lít. Ngồi ra cịn bị hạn chế vận chuyển chất dễ bay hơi như sản phẩm dầu khí.