Hình 3 .1 Giao diện phần mềm Vsign-pdf
8. Cấu trúc đề tài
2.3. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tạ
2.3.1. Điều kiện cơ sở vật chất
Những năm gần đây, Phịng HC –TH ln được trang bị cơ sở vật chất hiện đại phục vụ công tác văn thư của cơ quan. Hệ thống cơ sở vật chất không ngừng được cải thiện, nâng cao đáp ứng yêu cầu đặt ra về hiện đại hố cơng tác này.
Trong quá trình xây dựng phịng Hành chính - Tổ chức thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ đã được thiết kế theo mơ hình văn phòng hiện đại (Văn phòng Mở) phù hợp với cơ cấu tổ chức của cơ quan.
Bên ngồi phịng làm việc: Với vị trí tại tầng 01 toà nhà trụ sở Bộ KH&CN bên ngồi có cửa giao dịch công văn đi - công văn đến làm bằng kính trong suốt, thuận tiện cho việc giao dịch với bên ngồi cơ quan, đặc biệt khơng gây ảnh hưởng với cán bộ làm việc bên trong.
Bên trong phịng làm việc: bố trí rộng rãi, khang trang, thuận tiện cho việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận. Hệ thống trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác văn thư : 08 máy tính, 02 máy photo, 01 máy fax, 03 máy scan, 01 máy in, 01 máy huỷ tài liệu.
Tất cả các máy tính được đặt tại phòng làm việc đều được kết nối Internet hoặc kết nối mạng LAN. Máy tính được cài đặt chương trình riêng của công tác văn thư là phần mềm quản lý văn bản. Theo số liệu khảo sát tại phịng Hành chính – Tổ chức về việc sử dụng cơ sở vật chất trong việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư thì 89% CBCC đồng ý việc ứng dụng các trang thiết bị hiện đại vào công tác văn thư là rất cần thiết. Nó hỗ trợ đắc lực cho công việc soạn thảo, lưu trữ và chuyển giao văn bản, quản lý con dấu được đầy đủ đúng trình tự, nhanh chóng và hiệu quả.