Hình 3 .1 Giao diện phần mềm Vsign-pdf
8. Cấu trúc đề tài
2.3. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tạ
2.3.2. Nhân sự phục vụ công tác văn thư
Để ứng dụng CNTT trong công tác văn thư được hiệu quả không chỉ yếu tố cơ sở vật chất mà yếu tố đội ngũ nhân sự rất quan trọng. Bởi lẽ, dù cơ quan có trang bị cơ sở vật chất hiện đại mà người sử dụng không biết quản lý thì sẽ dẫn đến cơng việc trì trệ, lãng phí thời gian, nguồn tài ngun. Tại Bộ
Khoa học Công nghệ lãnh đạo cơ quan rất chú trọng đến công tác đào tạo, bồi dưỡng. Đào tạo và bồi dưỡng cán bộ Văn thư, Lưu trữ nhằm nâng cao năng lực thực thi công vụ đảm bảo thực hiện hiệu quả chức năng, nhiệm vụ được giao. Trong thời gian qua công tác ĐTBD tại Văn phòng của Bộ KH&CN đã có những đóng góp đáng kể trong việc nâng cao chất lượng đội ngũ CBCC và cơng tác cải cách hành chính.
Theo như kết quả khảo sát ngắn CBCC phòng HC - TC sử dụng các phần mềm phổ biến hỗ trợ trong công tác văn thư.
STT Tên phần mềm Chức năng Phân quyền sử dụng
Mức độ sử dụng
1
Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Office Word
2010
Soạn thảo văn bản Toàn cơ quan Thường
xuyên Microsoft Office Excel
2010
Tạo bảng biểu Toàn cơ quan Thường
xuyên Microsoft Office Powerpoint Tạo Slide trình chiếu Trưởng các đơn vị, bộ phận Không thường xuyên 2 Phần mềm gõ chữ Tiếng Việt Unikey Cho phép đánh máy bằng tiếng việt, chính sửa phơng chữ
Tồn cơ quan Thường
xuyên
3 Phần mềm quản lý văn
bản
Quản lý văn bản đi, đến và quản lý hồ
sơ
Văn thư cơ quan và Chánh văn phịng Thường Xun 4 Trình duyệt Web:Google Chrom, Firefox Cho phép kết nối với cổng thông tin
điện từ nhờ việc kết nối Internet.
Toàn cơ quan
5 Phần mềm Chat, Yahoo,
Messager Phần mềm trao đổi
Không thường xuyên
6 Thư điện tử: Gmail,
Gửi thư điện tử qua mạng
Thường xuyên
Qua bảng 2.1 nếu trên có thể thấy rằng tại văn phịng Bộ việc ứng dụng các phần mềm hỗ trợ trong công tác văn thư là rất cần thiết. Đặc biệt là các phần mềm sử dụng thường xuyên là phần mềm Microsoft Word, phần mềm gõ chữ Unikey được sử dụng toàn bộ trong cơ quan. Ngồi ra cịn sử dụng phần mềm dành riêng cho cán bộ văn thư và Chánh văn phòng là phần mềm quản lý văn bản. Tại phịng Hành chính - Tổ chức bao gồm 04 CBCC phụ trách về văn thư đã có kinh nghiệm nhiều năm về chuyên môn nghiệp vụ. Qua việc khảo sát từ đánh giá năng lực thực tế được biết đội ngũ cán bộ, công chức phụ trách lĩnh vực văn thư đều có trình độ chun mơn đáp ứng u cầu cơng việc.
Ngồi ra có cịn sử dụng thành thạo tin học văn phòng, biết sử dụng phần mềm quản lý văn bản. Hằng năm được sự chỉ đạo quan tâm của lãnh đạo Bộ thường xuyên mở các lớp đào tạo, tập huấn về nghiệp vụ văn thư, vận hành các phần mềm quản lý văn bản. Ngày 28/11/2016, Văn phịng Bộ Khoa học và Cơng nghệ phối hợp với Trung tâm Tin học tổ chức tập huấn về phần mềm quản lý công việc. Tham dự lớp tập huấn, có đại diện lãnh đạo các đơn vị và một đầu mối tiếp nhận công việc kể từ ngày 1/12/2016, Bộ KH&CN yêu cầu thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ triển khai công tác theo dõi, xử lý cập nhật tiến độ thực hiện các nhiệm vụ do Lãnh đạo Bộ qua hệ thống xử lý văn bản đến, văn bản đi, phiếu trình, đặt lịch cơng tác của Lãnh đạo Bộ tại địa chỉ http://vbdh.most.gov.vn. Tại lớp tập huấn, các cán bộ đã được nghe và hướng dẫn cách sử dụng phần mềm quản lý và điều hành công việc: Văn bản đến; Văn bản dự thảo - phiếu trình; Văn bản đi; Hồ sơ - Công việc. Sau thời gian thử nghiệm, phần mềm được áp dụng đối với tất cả các đơn vị thuộc Bộ KH&CN. Các đơn vị cũng có thể áp dụng phần mềm này phục vụ quản lý cơng việc nội bộ tại đơn vị mình.
Để có thể hiểu rõ hơn về tình hình thực tế cũng như việc ứng dụng công nghệ thơng tin tại văn phịng Bộ. Tác giả đã sử dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp cán bộ văn thư đã có kinh nghiệm về cơng tác văn thư và tổng hợp ở dưới dạng phiếu câu hỏi.
( xem phụ lục 03)