Hình 3 .1 Giao diện phần mềm Vsign-pdf
8. Cấu trúc đề tài
2.3. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tạ
2.3.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và sử dụng con dấu
Trong Điều 1 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ quy định việc quản lý và sử dụng con dấu đã chỉ rõ: “Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, các đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang và một số chức danh khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức và cá nhân phải được quản lý thống nhất”.[1]
Việc đóng dấu lên văn bản cũng cần phải tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản. Dấu chỉ được đóng lên văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền, khơng được đóng dấu trên giấy trắng, giấy khống chỉ hoặc giấy tờ văn bản chưa hồn chỉnh nội dung. Dấu phải được đóng rõ ràng, ngay ngắn đóng lên 1/3 đến 1/4 chữ ký về phía bên trái. Trường hợp đóng dấu ngược mờ thì phải hủy bỏ văn bản và làm lại văn bản khác. Đóng dấu văn bản là cơng việc cuối cùng để một văn bản có giá trị pháp lý. Cần tuân thủ đúng theo những nguyên tắc trong văn bản pháp quy quy định về quản lý và sử dụng con dấu.
Việc quản lý con dấu tại văn phòng Bộ được thực hiện theo Quyết định số 4148/BKHCN tại điều 29 và điều 30 có quy định rõ :
Chánh văn phịng chịu trách nhiệm trước Bộ Trưởng về việc quản lý và sử dụng con dấu. Các con dấu của cơ quan, con dấu của đơn vị giao cho cán bộ văn thư chuyên trách quản lý và sử dụng. Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của cán bộ văn thư. Cán bộ văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu phải tự tay đóng dấu vào các văn bản. Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền. Khơng được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy khơng có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người khơng có thẩm quyền.
Tại văn phịng Bộ việc quản lý và sử dụng con dấu từ trước đến nay với sự chỉ đạo và quản lý chặt chẽ nên khơng có hiện tượng làm mất con dấu hay có hình thức đóng dấu sai thể thức hay thẩm quyền. Đảm bảo tính minh bạch và khách qua. Việc quản lý con dấu chủ yếu theo phương thức thống. Đóng dấu trực tiếp lên văn bản để thể hiện hiệu lực pháp lý.
Văn phòng Bộ hiện nay quản lý rất nhiều con dấu: Dấu văn bản đi, dấu văn bản đến, dấu chức danh, dấu cơ quan. Việc bảo quản con dấu để trong tủ khoá đảm bảo an toàn. Hiện nay việc ứng dụng chữ ký số đang được triển khai tại Bộ Khoa học và Công nghệ. Đây là một sự khởi sắc trong việc hiện đại hố cơng tác văn thư. Nếu việc ứng dụng chữ ký số vào công tác văn thư được thực hiện và trong việc trao đổi văn bản điện tử sẽ dần nâng cao hiệu quả các thủ tục hành chính.