Riêng đối với văn bản mật đến được đăng ký riêng; nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì khơng được nối mạng LAN hoặc mạng Internet.
Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình Chánh Văn phịng Bộ để xin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, Văn thư Bộ bổ sung thông tin vào sổ đăng ký và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo của Chánh Văn phòng Bộ. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo kịp thời, chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản. Trong trường hợp văn bản đến không thuộc thẩm quyền giải quyết, đơn vị tiếp nhận văn bản phải trả lại văn bản cho văn thư Bộ để báo cáo Chánh Văn phòng xử lý.
Bước 4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Sau khi nhận được văn bản đến, lãnh đạo đơn vị, cá nhân liên quan có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của lãnh đạo Bộ, thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.
Trường hợp văn bản đến khơng có u cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ. Khi chuyển giao văn bản đến các phòng ban, cán bộ văn thư phải kèm theo ý kiến xử lý của lãnh đạo trong mục đã xử lý.
Sau khi đăng ký chương trình văn bản đến trên phần mềm Quản lý văn bản, cán bộ văn thư đăng ký vào bút phê của lãnh đạo hoặc nơi có liên quan đến cá nhân đơn vị để photo văn bản và tiến hành chuyển giao văn bản đến. Văn bản đến gốc được lưu tại văn thư.
Qua 04 bước đăng ký văn bản đến bằng phần mềm quản lý văn bản thì việc ứng dụng công nghệ thông tin đã áp dụng vào việc đăng ký văn bản và chuyển giao văn bản. Cịn các bước tiếp nhận và đơn đốc giải quyết văn bản đến vẫn thực hiện theo cách truyền thống. So với việc đăng ký văn bản và khâu chuyển giao văn bản đến tại Văn phịng Bộ thì việc đăng ký trên hệ thống thơng tin được cập nhật nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. Phần mềm có thể dễ dàng tìm kiến chỉ với các thác tác tìm kiếm sau khi cán bộ văn thư scan văn bản lên hệ thống. Cán bộ văn thư hay lãnh đạo cơ quan chỉ có thể xem
được các thơng tin như số, ký hiệu hay ngày tháng ban hành văn bản mà khơng thể xem tồn văn của văn bản. Cũng như văn bản đến hạn giải quyết trong thời gian nào, lúc nào quá thời hạn xử lý. Thì trong phần mềm quản lý văn bản chưa thực hiện được chức năng nêu trên.
2.3.4.3. Quản lý văn bản đi
Lưu đồ quy trình đăng ký văn bản đi bằng phần mềm quản lý văn bản
(xem phụ lục 05)
Văn bản đi là văn bản giấy tờ từ cơ quan, đơn vị gửi đến nơi khác. Tất cả các văn bản đều tập trung ở phòng Hành chính - Tổ chức và được cán bộ văn thư giải quyết và xử lý theo đúng quy trình. Bộ Khoa học và Cơng nghệ có thẩm quyền ban hành các văn bản như: Quyết Định, Thông tư, Kế hoạch, Tờ trình…Trong đó Quyết Định và Thơng tư là văn bản sử dụng nhiều nhất. Theo khảo sát tại trang web thông tin điện tử Bộ Khoa học và Công nghệ 03 đầu năm 2017 (từ ngày 1/1- 29/03/2017) đã có 650 văn bản Quyết Định. Trong đó việc chiếm khoảng 70% văn bản đi được xử lý qua phần mềm quản lý văn bản đi Vb.net.
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi được thực hiện như sau: Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn bản.
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trước khi phát hành văn bản, văn thư Bộ kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện sai sót, yêu cầu cá nhân, đơn vị soạn thảo khắc phục. Trường hợp không thống nhất được với cá nhân, đơn vị soạn thảo, văn thư Bộ báo cáo Chánh Văn phòng Bộ để xem xét, giải quyết. Tất cả văn bản đi của Bộ Khoa học và Công nghệ được ghi số theo hệ thống số chung của Bộ do Văn thư Bộ thống nhất quản lý, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV. Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT - BNV.
Bước 2. Đăng ký văn bản đi
Việc đăng ký văn bản đi tại phịng HC- TC qua hai hình thức đăng ký văn bản đi vào sổ đăng ký và đăng ký vào phần mềm quản lý văn bản Vb.net. Sau khi văn bản đã có chữ ký đúng thẩm quyền và được kiểm tra chính xác về thể thức và nội dung, cán bộ văn thư sẽ tiến hành đăng ký vào sổ văn bản đi và đăng ký vào phần mềm quản lý. Sau đó nhân bản đúng theo yêu cầu và tiến hành đóng dấu văn bản. Văn bản sau khi có hiệu lực cán bộ văn thư sẽ scan và thực hiện chương trình cập nhật văn bản đi trong phần mềm quản lý văn bản.
Như nội dung đã trình bày ở phần tổ chức quản lý văn bản đi được tiến hành theo mơ hình phân cấp theo từng tên sổ văn bản: Sổ công văn năm 2017, Sổ quyết định. Ngoài ra, các đơn thư khiếu nại cũng được cập nhật trên hệ thống Vb.Net Đơn thư khiếu nại được gửi đến sẽ được giải quyết và cập nhật thông tin trên hệ thống với những nội dung sau: số, ký hiệu; ngày đến; số đến; ngày văn bản; nơi gửi; địa chỉ; số điện thoại; nội dung văn bản; người thụ lý; mức độ khẩn mật. Với những nội dung trên, khi nhìn vào các thơng tin trên lãnh đạo cũng như văn thư biết được số lượng đơn thư khiếu nại gửi tới cơ quan về những vấn đề gì? Mức độ quan trọng của từng đơn thư cũng như đơn vị nào được phân giải quyết vấn đề nào? Từ đó, thuận tiện cho việc kiểm tra, giám sát, đôn đốc, nhắc nhở tiến độ giải quyết công việc cũng như tra cứu trách nhiệm khi có vấn đề xảy ra.
Các nội dung trường thông tin cán bộ văn thư cần phải đăng ký sau đây:
Tiêu chí Thao tác Ghi chú
Ngày văn bản đi Tự nhập từ hệ thống Bắt buộc nhập
Số và ký hiệu VB Tự nhập Bắt buộc nhập
Loại văn bản Chọn từ danh mục Bắt buộc nhập
Trích yếu Tự nhập Bắt buộc nhập
Người ký Danh mục văn bản Bắt buộc nhập
Nơi nhận Tự nhập Bắt buộc nhập
Người soạn thảo Chọn từ danh mục Bắt buộc nhập
Truy cập đặc biệt Chọn từ danh mục Mặc định là “Thường”
Độ mật Chọn từ danh mục Mặc định là “Thường”
Độ khẩn Chọn từ danh mục Mặc định là “Thường”
Ghi chú Tự nhập Khơng bắt buộc nhập
Tệp đính kèm
Gắn tệp đính
kèm Bắt buộc đính kèm