Bước 3: Làm thủ tục phát hành chuyển giao văn bản đi
Thủ tục chuyển phát văn bản đi tại văn phòng Bộ vẫn áp dụng hai cách: Thứ nhất đăng ký vào sổ văn bản sau đó phân loại bì để chuyển qua đường bưu điện. Hoặc chuyển trực tiếp cơ quan tổ chức, cá nhân có trách nhiệm giải quyết. Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày đăng ký văn bản.
Thứ hai đăng ký văn bản trực tiếp qua môi trường mạng hoặc qua máy fax. Bước 4. Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại văn thư Bộ và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc. Bản gốc lưu tại văn thư Bộ phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước. Bên cạnh đó phương thức lưu giữ văn bản trên phần mềm hệ thống. Cán bộ văn thư sau khi thực nhập đầy đủ các thao tác sẽ tiến hành click vào nút phần lưu văn bản để lưu văn bản và hồn tất q trình.
Như vậy quản lý văn bản bằng máy vi tính sẽ thay thế cho phương pháp quản lý bằng thủ công mà chủ yếu dựa vào hệ thống sổ sách như sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến. Bằng phương pháp quản lý này sẽ mang lại hiệu quả về nhiều mặt nhất là khi mạng tin học nội bộ của cơ quan đã được kết nối.
Bên cạnh đó, Văn phịng Bộ cũng ứng dụng công nghệ thông tin trong việc truyền tải, tiếp nhận, cung cấp thông tin trong nội bộ cơ quan và ngoài cơ quan. Việc thiết lập Website riêng của mình để qua đó truyền đạt, thơng báo các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết khác tới quần chúng nhân dân và các doanh nghiệp, đồng thời nhận các thơng tin phản hồi đóng góp ý kiến hoặc đề đạt nguyện vọng của họ.
Những năm gần đây, Chính phủ đã ban hành một số văn bản yêu cầu các cơ, tổ chức đẩy mạnh việc truyền tải, tiếp nhận thông tin qua mạng diện rộng, Website, sử dụng các văn bản điện tử thay thế dần cho văn bản giấy. Chỉ thi số 27/CT-TTg ngày 29-11 -2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc chấn chỉnh thực hiện chế độ thông tin, báo cáo trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước chỉ rõ “tăng cường ứng dụng cơng nghệ thông tin trong công tác thông tin, báo cáo, ứng dụng văn bản điện tử để từng bước thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin.
Qua 04 bước quản lý và giải quyết văn bản đi tại Văn phịng Bộ. Thì nhờ ứng dụng ứng dụng công nghệ thông tin từ bước kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày cho tới bước lưu văn bản đến đều thực hiện qua máy tính và
phần mềm quản lý. Ngồi ra trong phần mềm quản lý văn bản cho phép người dùng có thể tìm kiếm thơng tin văn bản nhanh chóng. Nhưng bên cạnh đó trong quá trình vận hành phần mềm vẫn xảy ra một số lỗi từ hệ thống.
Dưới đây là các bước trong nội dung quản lý và giải quyết văn bản đi. Văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra về mặt thể thức trước khi phát hành, sau đó đăng ký vào sổ văn bản. Theo bút phê của lãnh đạo chuyển đến đơn vị, cá nhân và cuối cùng lưu văn bản. Trong 04 bước nêu trên thì cán bộ văn thư thực hiện bước 1, bước 2, bước 4. Bước 2 sau khi cán bộ văn thư thực hiện đăng ký vào sổ văn bản sau khi có ý kiến chỉ đạo của Chánh văn phòng ở bước 3 sau đó cán bộ văn thư tiếp tục thực hiện bước 4.
2.3.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và sử dụng con dấu
Trong Điều 1 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ quy định việc quản lý và sử dụng con dấu đã chỉ rõ: “Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, các đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang và một số chức danh khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức và cá nhân phải được quản lý thống nhất”.[1]
Việc đóng dấu lên văn bản cũng cần phải tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản. Dấu chỉ được đóng lên văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền, khơng được đóng dấu trên giấy trắng, giấy khống chỉ hoặc giấy tờ văn bản chưa hồn chỉnh nội dung. Dấu phải được đóng rõ ràng, ngay ngắn đóng lên 1/3 đến 1/4 chữ ký về phía bên trái. Trường hợp đóng dấu ngược mờ thì phải hủy bỏ văn bản và làm lại văn bản khác. Đóng dấu văn bản là cơng việc cuối cùng để một văn bản có giá trị pháp lý. Cần tuân thủ đúng theo những nguyên tắc trong văn bản pháp quy quy định về quản lý và sử dụng con dấu.
Việc quản lý con dấu tại văn phòng Bộ được thực hiện theo Quyết định số 4148/BKHCN tại điều 29 và điều 30 có quy định rõ :
Chánh văn phịng chịu trách nhiệm trước Bộ Trưởng về việc quản lý và sử dụng con dấu. Các con dấu của cơ quan, con dấu của đơn vị giao cho cán bộ văn thư chuyên trách quản lý và sử dụng. Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của cán bộ văn thư. Cán bộ văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu phải tự tay đóng dấu vào các văn bản. Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền. Khơng được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy khơng có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người khơng có thẩm quyền.
Tại văn phịng Bộ việc quản lý và sử dụng con dấu từ trước đến nay với sự chỉ đạo và quản lý chặt chẽ nên khơng có hiện tượng làm mất con dấu hay có hình thức đóng dấu sai thể thức hay thẩm quyền. Đảm bảo tính minh bạch và khách qua. Việc quản lý con dấu chủ yếu theo phương thức thống. Đóng dấu trực tiếp lên văn bản để thể hiện hiệu lực pháp lý.
Văn phòng Bộ hiện nay quản lý rất nhiều con dấu: Dấu văn bản đi, dấu văn bản đến, dấu chức danh, dấu cơ quan. Việc bảo quản con dấu để trong tủ khoá đảm bảo an toàn. Hiện nay việc ứng dụng chữ ký số đang được triển khai tại Bộ Khoa học và Công nghệ. Đây là một sự khởi sắc trong việc hiện đại hố cơng tác văn thư. Nếu việc ứng dụng chữ ký số vào công tác văn thư được thực hiện và trong việc trao đổi văn bản điện tử sẽ dần nâng cao hiệu quả các thủ tục hành chính.
2.3.6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc lập hồ sơ
Công tác lập hồ sơ là khâu cuối cùng trong hoạt động của công tác văn thư và là tiền đề của công tác lưu trữ, khâu lập hồ sơ vào lưu trữ được làm tốt
khoa học sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu và sử dụng tài liệu sau này.
Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập. - Các bước lập hồ sơ gồm 03 bước.
+ Mở hồ sơ: Căn cứ vào danh mục hồ sơ của Bộ Khoa học và Công nghệ, của đơn vị và thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ.
Hiện tại hệ thống hồ sơ do Văn thư Bộ lập gồm có: +) Hồ sơ Cơng văn Văn phịng;
+) Hồ sơ Công hàm, thư cảm ơn; +) Hồ sơ Cơng văn mật Văn phịng; +) Hồ sơ Thông tư;
+) Hồ sơ Quyết định mật; +) Hồ sơ Công văn mật:
+) Hồ sơ Giấy chứng nhận về hoạt động Khoa học và Công nghệ; +) Hồ sơ Quyết định đi máy bay;
+) Hồ sơ Văn bản chuyên ngành; +) Hồ sơ Văn bản hợp nhất.
Mẫu danh sổ danh mục hồ sơ xem tại phụ 06
+ Thu thập văn bản vào hồ sơ: Cán bộ, công chức cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ. Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của cơng việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (theo trình tự thời gian và diễn biến giải quyết công việc).
+ Kết thúc và biên mục hồ sơ
Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ
sơ. Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.
Trách nhiệm giao nộp hồ sơ lưu trữ thuộc trách nhiệm của cán bộ công chức, hoặc trách nhiệm của cán bộ văn thư - lưu trữ theo quy định Điều 2, quy chế văn thư, lưu trữ của Bộ. Thời hạn giao nộp 01 năm từ khi công việc kết thúc và 03 tháng đối với cơng trình quyết tốn.
Do đó Cơng tác lập hồ sơ cơng việc của Bộ và các đơn vị trực thuộc đã được lãnh đạo Bộ quan tâm. Tại Văn phòng Bộ đã tổ chức các lớp bồi dưỡng, đào tạo về công tác lập hồ sơ công việc cho cán bộ, chuyên viên trong Bộ. Vì vậy có đơn vị đã tổ chức thực hiện tốt chế độ lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Khối lượng tài liệu đã được lập hồ sơ nộp vào lưu trữ cơ quan tăng lên hàng năm. Ngồi ra, cơng tác lập hồ sơ của Bộ và các đơn vị thuộc Bộ cịn có những ưu điểm sau:
Việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan được thực hiện theo quy định tại Quy chế “Công tác văn thư và lưu trữ. Trong quá trình lập hồ sơ, tuân thủ trình tự các bước trong quy trình. Khi cơng việc kết thúc, sau khi hoàn thiện hồ sơ, người lập nộp cho cán bộ văn thư chuyên trách và được thống nhất quản lý. Sau 1 năm, kể từ khi công việc kết thúc, cán bộ văn thư thống kê hồ sơ đã hết thời hạn để tại đơn vị và nộp vào kho lưu trữ theo quy định. Tiếp đến việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ được thực hiện qua môi trường mạng. Hiện nay phần mềm quản lý hồ sơ mới chỉ sử dụng tính năng bằng việc lưu trữ các file tài liệu gồm nhiều các hồ sơ cơng việc khác nhau. Chủ yếu tại phịng Hành chính -Tổ chức vẫn thực hiện theo phương pháp truyền thống là chủ yếu. Hồ sơ cơng việc vẫn ở giai đoạn hình thành hồ sơ và hồ sơ cơng việc sau khi kết thúc vẫn chưa được lập.
Khi lên lưu trữ tài liệu rời lẻ ở dạng bó gói giao nộp vào lưu trữ, thậm chí một số đơn vị cất giữ trong tủ tài liệu nhiều năm không giao nộp. Điều này gây khó khăn cho việc chỉnh lý, sắp xếp lại hồ sơ, tài liệu và xác định giá trị tài liệu. Do đó, đã gây khơng ít khó khăn trở ngại cho hoạt động quản lý
công tác lưu trữ của cơ quan. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong phần mềm quản lý trong mơi trường mạng chưa phát huy được hết tính năng. Trong phần mềm quản lý hồ sơ chỉ ở mức lưu trữ tài liệu là chủ yếu. Chưa có tính năng phân cấp loại tài liệu trùng thừa, kết thúc quá trình hồ sơ, tài liệu lưu trữ tạm thời hay vĩnh viễn. Việc cải biến phân một số tính năng trong phần mềm là rất cần thiết.
Như vậy qua các nội dung của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại Văn phịng Bộ Khoa học và Cơng nghệ. Nhưng nội dung chủ yếu được ứng dụng công nghệ thông tin là soạn thảo và ban hành văn bản, quảạ lý văn bản bằng phần mềm quản lý. Là một cơ quan cấp Bộ, có quy định rõ chức năng nhiệm vụ quyền hạn từng phòng ban cụ thể. Tại văn phịng Bộ thì cán bộ văn thư chủ yếu trực tiếp đảm nhiệm quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi, đến. Với việc áp dụng phần mềm quản lý văn bản trong việc quản lý văn bản đi, đến đã góp phần thúc đẩy giải quyết cơng việc một cách nhanh chóng.
Tuy nhiên trong nội dung liên quan đến việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn thư thì văn phịng Bộ mới chỉ dùng lại ở việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý và xử lý văn bản còn các nội dung khác vẫn đã áp dụng về thành tựu tin học nhưng chưa đạt kết quả cao. Để các nội dung trong công tác văn thư tại Bộ thực sự phát huy được hết hiệu quả thì việc tìm ra các giải pháp phù hợp với thực tiễn tại văn phòng Bộ là rất cần thiết.
CHƯƠNG 3.
GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN
PHỊNG BỘ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ
3.1. Đánh giá việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại văn phịng Bộ Khoa học và Cơng nghệ tại văn phịng Bộ Khoa học và Cơng nghệ
Một khía cạnh trong nội dung công việc của phịng Hành chính -Tổ chức là liên quan đến công tác văn thư. Việc quản lý, tổ chức về công tác văn thư tại đây đã được lãnh đạo Bộ dành sự quan tâm đặc biệt. Tại đây trên sơ sở chấp hành nghiêm ngặt các văn bản QPPL về quy định về công tác văn thư lưu trữ. Lãnh đạo Bộ, đặc biệt là Chánh văn phòng cũng đã đề xuất ban hành quy chế văn thư của Bộ Quy chế ban hành kèm theo (Quyết định số 4148/QĐ-BKHCN ).
Cán bộ, công chức đảm nhiệm vị trí văn thư là thế hệ trẻ, tâm huyết, yêu nghề, có phẩm chất đạo đức tốt. Khâu tuyển chọn CBCC theo đúng quy định của pháp luật theo mã ngành, vị trí việc làm. Hằng năm tại Bộ thường tổ chức các buổi tập huấn, đào tạo bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư lưu trữ. Ngồi ra cịn các cán bộ văn thư kiêm nhiệm tại các đơn vị còn cử đi học tập dự hội thảo về công tác văn thư tại các trường Đại học, cao đẳng uy tín về VTLT.
Ngồi ra nguồn nhân lực là một lợi thế thì điều kiện cơ sở vật chất cũng đem lại hiệu qua cao trong q trình giải quyết cơng việc. Hiện nay tại văn phòng Bộ cũng đã ứng dụng một số phần mềm trong công tác quản lý văn bản, quản lý hồ sơ công việc: Phầm mềm quản lý văn bản trên mạng nội bộ Vb.Net. Thông tin về văn bản đi và văn bản đến trong ngày luôn được cập nhật và sự trao đổi thơng tin giữa các phịng ban nhanh chóng và thuận tiện,
Lãnh đạo có thể trực tiếp nắm bắt thơng tin một cách nhanh chóng tạo điều kiện để xử lý, giải quyết công việc được nhanh chóng kịp thời và tiết kiệm thời gian nhằm tạo môi trường làm việc hiệu quả.
3.1.1. Ưu điểm
Về điều kiện cơ sở vật chất: Phòng văn thư được trang bị đầy đủ các trang thiết bị như: máy fax, máy scan, máy in và hệ thống máy tính được kết