Hình 3 .1 Giao diện phần mềm Vsign-pdf
8. Cấu trúc đề tài
3.3. Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin
3.3.2. Cần tích hợp thêm một số tính năng trong phần mềm quản lý văn bản đi,
đi, đến trên mạng Vb.net.
Chức năng cho phép quản lý danh sách hồ sơ đã được đánh số trên hệ thống. Thêm mới hồ sơ số hoá vào hệ thống. Lưu trữ vào các thư mục, đánh dấu mục, chỉ dẫn, sửa, xố thơng tin hồ sơ đã được mã hoá trên hệ thống. Có thể tìm kiếm hồ sơ đã được đánh số hố theo các tiêu chí.
Hình 3.3. Mơ hình chức năng số hố hồ sơ trên phần mềm quản lý văn bản * Tích hợp thêm chức năng sửa file trực tuyến * Tích hợp thêm chức năng sửa file trực tuyến
Chức năng sửa file trực tuyến cung cấp môi trường công tác làm việc tối ưu và tiện lợi nhất. Các cán bộ tham gia q trình soạn dự thảo khơng phải thực hiện nhiều thao tác như download dự thảo về máy. Sửa và tải lên hệ thống. Tránh trường hợp lưu các phiên bản của dự thảo không thống nhất, người này sửa nội dung của người kia.
* Tính năng gửi và chat tin nhắn nội bộ
Các CBCC, văn thư và Chánh văn phịng, có thể chat và gửi tin nhắn qua một giao diện cộng tác tương tự như các chức năng chat thông thường nhưng hoạt động trên giao diện Web.
Hệ thống cũng cho phép gửi tin nhắn tới số điện thoại của người nhân thông qua SMS. Điều này thật sự hữu ích trong việc truyền nhận thơng tin.
*Tính năng thơng báo nhắc việc
Thông báo và nhắc việc qua Email hoặc SMS. Khi người dùng chuyển văn bản hoặc văn bản đến hạn xử lý thì hệ thống tự gửi cảnh báo nhắc việc.
Tóm lại từ cơ sở hiểu về thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phịng Bộ. Thì việc đưa ra những giải pháp và những kiến nghị, trong nội dung chương 3 nhằm khắc phục những hạn chế và phát huy những điểm mạnh trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư. Các giải pháp và những đề xuất kiến nghị đưa ra phù hợp với thực tế việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư tại Văn phòng Bộ. Đồng thời khẳng định vai trò to lớn mà những thành tựu của công nghệ thông tin đã áp dụng trong công tác văn thư nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của các các cán bộ, cơng chức của phịng Hành chính – Tổ chức.
KẾT LUẬN
Thật vậy qua việc nghiên cứu lý luận và thực tiễn như đã trình bày ở trên có thể khẳng định rằng công nghệ thông tin là một ngành kinh tế mũi nhọn và việc ứng dụng CNTT có tác động lớn lao đến khắp mọi mặt đời sống xã hội. Việc ứng dụng công nghệ thơng tin chính là q trình hiện đại hố các hoạt động thông tin, đặc biệt là trong quá trình tổ chức, quản lý của bất kỳ một cơ quan tổ chức nào.
Trong những năm gần đây, Đảng và nhà nước đặc biệt chú trọng, quan tâm đến cơng tác cải cách nền hành chính văn phịng theo hướng hiện đại hóa bằng việc xây dựng và áp dụng các chương trình phần mềm trong quá trình làm việc hằng ngày đạt được hiệu quả và chất lượng cao. Nhận thức được vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng của việc ứng dụng tin học vào trong quá trình giải quyết cơng việc, Lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức Bộ Khoa học và công nghệ đã triển khai và ứng dụng CNTT trong các hoạt động quản lý và điều hành của cơ quan. Bên cạnh đó việc ứng dụng CNTT trong cơng tác văn đã được Lãnh đạo Bộ đặc biệt quan tâm và chú trọng. Tại Văn phịng Bộ Khoa học và Cơng nghệ và đơn vị, tổ chức khác đã và đang được tiến hành một cách nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo theo đúng chủ trương của Đảng và Nhà nước thực hiện cải cách nền hành chính hiện đại. Để cơng tác văn thư thực sự đem lại hiệu quả thì cần có sự quan tâm chỉ đạo của các cấp lãnh đạo, tăng cường đầu tư các trang thiết bị hạ tầng, nghiên cứu triển khai các chương trình phần mềm góp phần giảm thiểu thao tác công việc và nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự hơn nữa tại Văn phịng Bộ. Làm tốt cơng tác văn thư là góp một phần cải cách trong cải cách bộ máy hành chính, thúc đẩy q trình cơng nghiệp hố, hiện đại hoá đất nước.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ tài chính, Bộ kế hoạch và đầu tư, Bộ thông tin và truyền thông,Thông tư liên tịch số 19/2012/TTLT – BTC - BTTT hướng dẫn quản lý và sử dụng kinh phí thực hiện Chương trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước.
2. Công văn số 608/LTNN - TTNC ngày 19/01/1999 của Cục Văn Thư và Lưu Trữ Nhà nước về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ.
3. Công văn số 139/VTLTNN - TTTH ngày 04/3/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
4. Chỉ thị 15/CT - TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 22/05/2012 về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.
5. Đặng Hữu, Ứng dụng và phát triển CNTT trong sự nghiệp CNH, HĐH đất nước, Nhà xuất bản chính trị quốc gia Hà Nội năm 2001.
6. Đồn Phan Tân: Thơng tin học, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội, 2001.
7. Nghị định số 20/2013/NĐ- CP, ngày 26 tháng 02 năm 2013 của Chính phủ Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ.
8. Nghị định số 64/2007/NĐ - CP ngày 10/4/2007 của Chính Phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
9. Nghị định 110/2004/NĐ - CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về Cơng tác văn thư.
10.Luật Công nghệ thông tin số: 67/2006 của Quốc hội thông qua ngày 29/6/2006.
11. Phạm Hưng, Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng, Văn phòng hiện đại và Nghiệp vụ hành chính Văn phịng, Nxb thành phố Hồ Chí Minh, 1996.
12. Quyết định số 886/QĐ- BKHCN ngày 22 tháng 4 năm 2013 Về việc ban hành Quy chế Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ.
13. Quyết định số: 18/QĐ-VP ngày 14/02/2014 về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Phịng Hành chính – Tổ chức.
14. Quyết định số: 4148/ QĐ - BKHCN ngày 30 tháng 12 năm 2013 về việc ban hành Quy chế Công tác Văn thư, lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ.
15. Quyết định số 128/2000/QĐ -TTg ngày 20 tháng 11 năm 2000 của Thủ tướng Chính Phủ về “Một số chính sách và biện pháp khuyến khích đầu tư vào phát triển cơng nghệ phần mềm.
16. Vương Đình Quyền Quản trị Hành chính Văn phịng, NXB Thống kê, 2005.
17. Thủ tướng Chính phủ (2010) Quyết định số 1605/QĐ-TTg về chương trình trọng điểm quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động cơ quan Nhà nước giai đoạn 2011-2015.
18 TS. Dương Văn Khảm. Giáo trình “Tin học và đổi mới quản lý công tác văn thư – lưu trữ Nhà nước, NXB Chính trị , 1994.
19. Thông tư số 01/2011/TT - BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn về kỹ thuật và trình bày văn bản.
20. TS.Văn Tất Thu, Mơ hình tổ chức và hoạt động của văn phịng Bộ và cơ quan ngang Bộ, NXB Chính trị Quốc gia, 2003.
21. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp Việt Nam. Và một số văn bản quy phạm pháp luật khác, các trang web:
PHỤ LỤC
PHỤ LỤC 01: Nghị định 20/2013/NĐ – CP về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức Bộ KH&CN
PHỤ LỤC 02: Quyết định số: 886/QĐ- BKHCN về thành lập Văn phòng Bộ KH&CN
PHỤ LỤC: 03. KẾT QUẢ PHỎNG VẤN ỨNG DỤNG CNTT TRONG CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG BỘ KHOA HỌC VÀ
CÔNG NGHỆ
Nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT tại phịng HC-TC vui lịng, cơ cho biết một số thông tin từ thực tiễn công tác văn thư như sau:
1. Họ và tên: Lê Thị Oánh 2. Chức vụ/công việc: Văn thư
3. Đơn vị cơng tác: Phịng Tổ chức – Hành chính 4.Thâm niên công tác: 17 năm
5.Trình độ chun mơn: Trung cấp 6. Thành tích đạt được :
7. Mã nghạch: 01.004
8.Chuyên ngành: Văn thư-Lưu trữ
9. Các kỹ năng công việc: Khả năng sử dụng tin học văn phòng; Sử dụng và vận hành các thiết bị văn phòng; Kinh nghiệm về văn thư – lưu trữ .
Câu 1. Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ như Cloud Office, Moffice, Qoffice. Tại sao ngay từ khi mới áp dụng thì đã lựa chọn phần mềm chạy trên mạng Vb.net?
Sở dĩ như vậy là do tất cả Bộ Khoa học và Công nghệ triển khai áp dụng thống nhất tới các Vụ, Cục, Trung tâm. Phần mềm này có nhiều tính năng phù hợp với cơ cấu hoạt động và tình hình thực tiễn tại cơ quan.
Câu 2. Thực tế hiện nay việc ứng dụng CNTT trong Công tác Văn thư đã được nhiều cơ quan, tổ chức áp dụng và cũng đã đem lại được một số kết quả nhất định. Với vai trò là một chuyên viên văn thư cô đánh giá sao về hiệu quả của hoạt động này với các cơ quan tổ chức. Đặc biệt với vai trò là cơ quan cấp TW?
Là một chuyên viên văn thư với 17 năm công tác. Tôi rất đồng ý và ủng hộ việc áp dụng CNTT trong công tác văn thư là rất cần thiết. Nó là một cách làm việc mới khác so với phương thức làm việc truyền thống trước đây. Đặc biệt với chức năng và nhiệm vụ của một cơ quan cấp TW hằng ngày phải ban hành và giải quyết số lượng văn bản đi đến với số lượng lớn. Nên việc ứng dụng các tiến bộ của khoa học công nghệ vào công tác văn thư là một việc làm thiết thực.
Câu 3. Theo cô hiệu quả từ phần mềm quản lý văn bản chạy trên mạng Vb.net đem lại là gì?
Xét về tính hiệu quả mà phần mềm quản lý văn bản đem lại có rất nhiều ưu điểm: giúp tiết kiệm thời gian và nhân sự làm việc; quá trình xử lý cơng việc nhanh chóng và đảm bảo theo quy trình trật tự nhất định. Bên cạnh đó giảm thiểu văn bản giấy tờ và tiết kiệm phần nào văn phòng phẩm.
Câu 4. Bên cạnh những ưu điểm mà phần mềm quản lý văn bản Vb.net đem lại thì những khó khăn và hạn chế trong q trình sử dụng là gì ?
Ngồi những ưu điểm mà phần mềm quản lý văn bản Vb.net đem lại thì trong q trình sử dụng thỉnh thoảng vẫn có một số lỗi kỹ thuật nhỏ như: do vấn đề về mạng Internet và đường truyền chậm, lỗi bộ nhớ trong máy tính, virus, vấn đề về tài khoản và mật khẩu. Ngồi ra cịn một số vấn đề khác nữa do đặc thù và sự tương thích tại Bộ và các đơn vị trong Bộ.
Câu 5. Theo cô để áp dụng CNTT vào CTVT có hiệu quả thì cán bộ văn thư ngồi những kỹ năng chun mơn thì cần trang bị thêm những kiến thức gì ?
Ngồi kỹ năng chun mơn về nghiệp vụ thì cần mỗi người cán bộ văn thư - lưu trữ cần trang bị thêm các kỹ năng : sử dụng thành thạo tin học văn phòng, sử dụng và vận hành các phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc; sử dụng thành thạo các thiết bị văn phịng.
Câu 6. Theo cơ ngồi các tính năng hiện có thì phần mềm cần tích hợp thêm một số tính năng nào khác để phần mềm đạt đến hiệu quả cao hơn?
Trong các tính năng hiện có thì phần mềm cần tích hợp thêm một số tính năng tương thích khác nữa như: Hiện nay trong phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ cơng việc thì mục quản lý hồ sơ cơng việc chỉ dùng lại ở việc lưu các file văn bản mà chưa có xử phân cấp và xử lý hồ sơ vào lưu trữ. Tiếp đến trong thời hạn giải quyết văn bản cần có mục thơng báo nhắc việc để q trình giải quyết văn bản nhanh chóng tránh tình trạng q hạn.
Câu 7. Nếu đánh giá về mức độ hài lòng phần mềm quản lý văn bản Vb.net thì cơ đánh giá đạt bao nhiêu phần trăm?
Theo như kết quả đánh giá thì đạt khoảng 85% mức độ hài lịng.
PHỤ LỤC 05: Lưu đồ mô tả văn bản đến trên môi trường mạng Cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) chuyên môn Văn bản đến
Văn thư cơ quan văn phòng/lãnh đạo Lãnh đạo
cơ quan Lãnh đạo đơn vị
Tiếp nhận, phân loại sơ bộ, bóc bì,
đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến, đăng ký, scan,
chuyển giao văn bản đến
Ý kiến chỉ đạo giải quyết
Giải quyết Ý kiến phân phối
văn bản
Tổ chức thực hiện Quan trọng
Có Khơng
Theo dõi giải quyết
Đường đi của văn bản điện tử
Chú thích:
PHỤ LỤC 05: Lưu đồ miêu tả văn bản đi trên mơi trường mạng
Chú thích:
Đường đi của văn bản điện tử Đường đi của văn bản giấy
Có
Khơng
Lãnh đạo đơn vị
Kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật, có bổ sung, sửa đổi CBCCVC chuyên môn Lãnh đạo cơ quan Văn thư cơ quan Ý kiến chỉ đạo, có bổ sung, sửa đổi Khơng Có
Tiếp thu ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, chỉ đạo chuyên
viên Chuyển giao Đăng ký, làm thủ tục phát hành Phát hành Ký tắt về nội dung In, trình ký Ký ban hành Khơng Ký tắt về pháp chế, thể thức, kỹ thuật Không Pháp chế cơ quan/Lãnh đạo văn phịng Dự thảo, tiếp thu, hồn thiện dự thảo văn bản Ý kiến đóng góp Có xin ý kiến Có Kiểm tra pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật, có bổ sung, sửa đổi Có Lưu hồ sơ