Hình 3 .1 Giao diện phần mềm Vsign-pdf
8. Cấu trúc đề tài
3.1. Đánh giá việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tạ
tại văn phịng Bộ Khoa học và Cơng nghệ
Một khía cạnh trong nội dung công việc của phịng Hành chính -Tổ chức là liên quan đến công tác văn thư. Việc quản lý, tổ chức về công tác văn thư tại đây đã được lãnh đạo Bộ dành sự quan tâm đặc biệt. Tại đây trên sơ sở chấp hành nghiêm ngặt các văn bản QPPL về quy định về công tác văn thư lưu trữ. Lãnh đạo Bộ, đặc biệt là Chánh văn phòng cũng đã đề xuất ban hành quy chế văn thư của Bộ Quy chế ban hành kèm theo (Quyết định số 4148/QĐ-BKHCN ).
Cán bộ, công chức đảm nhiệm vị trí văn thư là thế hệ trẻ, tâm huyết, yêu nghề, có phẩm chất đạo đức tốt. Khâu tuyển chọn CBCC theo đúng quy định của pháp luật theo mã ngành, vị trí việc làm. Hằng năm tại Bộ thường tổ chức các buổi tập huấn, đào tạo bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư lưu trữ. Ngoài ra còn các cán bộ văn thư kiêm nhiệm tại các đơn vị còn cử đi học tập dự hội thảo về công tác văn thư tại các trường Đại học, cao đẳng uy tín về VTLT.
Ngồi ra nguồn nhân lực là một lợi thế thì điều kiện cơ sở vật chất cũng đem lại hiệu qua cao trong quá trình giải quyết cơng việc. Hiện nay tại văn phịng Bộ cũng đã ứng dụng một số phần mềm trong công tác quản lý văn bản, quản lý hồ sơ công việc: Phầm mềm quản lý văn bản trên mạng nội bộ Vb.Net. Thông tin về văn bản đi và văn bản đến trong ngày luôn được cập nhật và sự trao đổi thơng tin giữa các phịng ban nhanh chóng và thuận tiện,
Lãnh đạo có thể trực tiếp nắm bắt thơng tin một cách nhanh chóng tạo điều kiện để xử lý, giải quyết công việc được nhanh chóng kịp thời và tiết kiệm thời gian nhằm tạo môi trường làm việc hiệu quả.
3.1.1. Ưu điểm
Về điều kiện cơ sở vật chất: Phòng văn thư được trang bị đầy đủ các trang thiết bị như: máy fax, máy scan, máy in và hệ thống máy tính được kết nối mạng Internet cũng như cài đặt phần mềm quản lý văn bản. Ngay cả bàn, ghế làm việc cũng đã và đang được cải tiến rõ nét: từ ghế cố định nay đã xuất hiện nhiều ghế xoay, từ bàn cố định nhiều nơi đã trang bị bàn di động. Chính việc đổi mới và tăng cường các phương tiện thiết bị hiện đại phù hợp với cơng việc đã góp phần quan trọng nâng cao năng suất và chất lượng công tác văn phòng của cơ quan.
Về đội ngũ nhân sự: Cán bộ văn thư có trình độ chun mơn và có kinh nghiệm, trách nhiệm trong công việc. Được đào tạ và sử dụng thành thạo tin học văn phòng. Theo số liệu điều tra tại phịng Hành chính – Tổ chức thì khoảng 85% việc ứng dụng CNTT các cán bộ đều có khả năng sử dụng tin học văn phòng, đặc biệt là word. Các nghiệp vụ văn thư tiếp nhận văn bản đến, văn bản đi, chuyển giao văn bản đều thực hiện trên môi trường mạng. Các văn bản được cập nhật nhanh chóng chính xác đúng với chức năng, quyền hạn.
Về soạn thảo văn bản: Thể thức văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo đúng quy định tại Thông tư số 25/2011/TT- BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch. Thể thức văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính. Về soạn thảo văn bản 100% cán bộ văn thư thực hiện việc soạn thảo trên máy tính. Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft word 2010. Với nhiều tính năng từ phần mềm giúp cho việc soạn thảo nhanh chóng, đảm bảo tính thẩm mĩ và thể thức.
Về quản lý văn bản đi – đến trên môi trường mạng. Theo số liệu khảo sát việc đăng ký văn bản trên môi trường mạng từ năm 2014 - 2016 như sau:
Năm
Tên loại văn bản
Tổng Tỉ lệ số lượng vb đăng ký vào phần mềm Công văn Thông báo Tờ trình Quyết định Kế hoạch TT Các loại giấy, đơn thư 2014 1320 792 1062 4376 2640 22 450 10.662 31,1 2015 1056 528 1055 4756 2487 32 546 10.460 31,3 2016 1582 883 1000 5453 2780 38 542 12.278 37,6 Tổng số văn bản 33.400 100%
Bảng 3.1. quản lý văn bản đi đến bằng phần mềm quản lý văn bản
Theo như số liệu thống kê việc đăng ký văn bản đi, đến năm 2015 chiếm 31,3% và năm 2016 chiếm tỉ lệ 37,6%. Thực tế cho thấy số lượng văn bản qua các năm ngày càng có xu hướng tăng. Sở dĩ là cơ quan cấp Trung Ương nên số lượng ban hành văn đi cũng như văn bản đến rất nhiều. Nhưng nhờ việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản chạy trên môi trường mạng Vb.Net giúp việc đăng ký văn bản được chính xác và nhanh chóng. Góp phần giảm thiểu văn bản giấy, tài liệu không bị thất lạc.
Trong nội dung việc quản lý văn bản đi, đến trong phần mềm quản lý văn bản đều đúng với quy trình nghiệp vụ văn thư. Các văn bản đến đều được đăng ký vào buổi sáng và giải quyết văn bản đến trong ngày. Nên ít xảy ra tình trạng tồn đọng, trì trệ cơng việc. Hoạt động văn thư của cơ quan đều đúng theo nguyên tắc bảo mật. Đặc biệt, việc áp dụng thành tựu khoa học công nghệ trong việc quản lý văn bản trên mạng Vb.Net, phần mềm quản lý và xây dựng VBQPPL của Bộ KH&CN mang lại nhiều hiệu quả cao. Với
phần phần mềm quản lý văn bản Vb.Net, giúp cho việc quản lý văn bản được thống nhất thuận tiện cho việc tìm kiếm cũng như theo dõi số lượng văn bản đi, văn bản đến trong cơ quan một cách đầy đủ và chính xác nhất.
Với việc thiết kế phần mềm giao diện quản lý văn bản tiện dụng, dễ sử dụng có thể cho phép đăng nhập thông tin vào các trường một cách nhanh chóng tạo điều kiện thuận lợi cho việc cập nhật dữ liệu của cán bộ văn thư.
Khả năng lưu giữ thông tin cao, cho phép nhận lượng thơng tin lớn, góp phần nâng cao hiệu quả và công tác quản lý văn bản. Chương trình có khả năng đáp ứng đầy đủ nhu cầu cập nhật văn bản đi – đến về quản lý văn bản, tra tìm và thống kê văn bản của Bộ. Chương trình hỗ trợ xuyên suốt quá trình, từ khâu tiếp nhận văn bản, xử lý văn bản đến khâu cuối cùng là đưa văn bản vào lưu trữ.
Tốc độ truy cập nhanh giúp phục vụ nhu cầu truy cập tối đa của cán bộ, viên chức trong cơ quan, có khả năng cho phép nhiều người dùng tham gia vào q trình tìm kiếm thơng tin văn bản thông qua hệ thống mạng LAN. Đây là yếu tố quan trọng tạo nên hiệu quả trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư. Với những tính năng như vậy, phần mềm đã hỗ trợ đắc lực cho cơng tác văn thư của Bộ KH&CN góp phần nâng cao năng suất lao động và chất lượng của công tác văn thư, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý của lãnh đạo. Tiếp thu và áp dụng kịp thời những thành tựu khoa học công nghệ vào trong hoạt động văn phịng nhằm hiện đại hóa văn phịng, tiết kiệm tiền bạc, thời gian và công sức lao động.
Về công tác quản lý hồ sơ: Ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác quản lý hồ sơ của Văn phịng Bộ là dạng lưu trữ các file tài liệu. Được phân ra nhiều hồ sơ công việc khác nhau. Máy tính với dung lượng lớn cho phép người dùng lưu trữ tài liệu với nhiều file khác nhau. Giúp cho việc tra
tìm nhanh chóng, giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian so với việc lưu trữ hồ sơ truyền thống trước đây.
Ngoài ra việc ứng dụng các phần mềm trong quản lý văn bản, hồ sơ rất được Lãnh đạo quan tâm và có nhiều đề tài đề xuất về lĩnh vực này.
3.1.2. Hạn chế
Bên cạnh những mặt ưu điểm thì cơng tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Cơng nghệ vẫn cịn bộc lộ một số hạn chế cần được nhìn nhận và khắc phục.
Thứ nhất, về cơ sở vật chất: Chất lượng các thiết bị văn phòng là một vấn đề cần được quan tâm. Việc cán bộ văn thư mất kết nối mạng trong quá trình làm việc..
Thứ hai, việc quản lý văn bản đến, đi trong môi trường mạng: Phần mềm Vb.Net giúp cho việc tra tìm tài liệu nhanh chóng chính xác tuy nhiên nội dung của văn bản. Tuy nhiên phần mềm chưa cho phép người dùng xem nội dung văn bản trực tiếp và phải xem văn bản dưới dạng file đính kèm sau khi dowloand văn bản người muốn khai thác sử dụng tài liệu sẽ phải lên lưu trữ tìm văn bản. Phần mềm Vb.Net chỉ dừng lại ở mức độ quản lý văn bản cũng như tìm kiếm các thơng tin chứ khơng cập nhật được nội dung thông tin đầy đủ như văn bản gốc. Hệ thống mạng còn nhiều trục trặc, hay bị lỗi mạng khiến công việc bị dán đoạn ảnh hưởng tới năng suất và chất lượng của công việc. Văn bản theo nhiều hình thức khác nhau như qua bưu điện, fax, qua mạng nên cán bộ văn thư còn chưa kip thời xử lý và bị nhầm trong quá trình đăng ký văn bản đến. Ngoài ra trong phần mềm quản lý văn bản thường để lưu tên đăng nhập và mật khẩu do tâm lý khách quan của người sử dụng. Nhưng chưa xảy ra vấn đề nào về vấn đề bảo mật thông tin nhưng đây là một vấn đề hạn chế nhỏ cần lưu tâm.
Thứ ba, về đội ngũ nhân sự: Trình độ tin học của cán bộ làm công tác văn thư còn hạn chế nên tiến độ nhập dữ liệu còn chậm chạp và chưa khai thác hết được tối ưu hiệu quả của phần mềm quản lý văn bản. Một số cán bộ văn thư được thuyên chuyển công tác từ bộ phận khác tới nên không nắm rõ về nghiệp vụ văn thư dẫn đến tình trạng lúng túng khi xử lý cơng việc.
Ngồi ra nguồn kinh phí cịn hạn chế nên cũng gặp khơng ít khó khăn trong việc ứng dụng tin học vào trong hoạt động của văn phịng như: chưa có điều kiện thay mới tồn bởi hệ thống máy tính và mạng vì hầu hết các máy được sử dụng từ rất lâu, hằng năm chỉ được thay thế từ 1 đến 2 chiếc nên thay thế một loạt thì chiếc máy tính thay đầu tiên cũng gặp trục trặc.