Qua bảng 2.1 nếu trên có thể thấy rằng tại văn phịng Bộ việc ứng dụng các phần mềm hỗ trợ trong công tác văn thư là rất cần thiết. Đặc biệt là các phần mềm sử dụng thường xuyên là phần mềm Microsoft Word, phần mềm gõ chữ Unikey được sử dụng toàn bộ trong cơ quan. Ngồi ra cịn sử dụng phần mềm dành riêng cho cán bộ văn thư và Chánh văn phòng là phần mềm quản lý văn bản. Tại phịng Hành chính - Tổ chức bao gồm 04 CBCC phụ trách về văn thư đã có kinh nghiệm nhiều năm về chun mơn nghiệp vụ. Qua việc khảo sát từ đánh giá năng lực thực tế được biết đội ngũ cán bộ, công chức phụ trách lĩnh vực văn thư đều có trình độ chun mơn đáp ứng u cầu cơng việc.
Ngồi ra có cịn sử dụng thành thạo tin học văn phòng, biết sử dụng phần mềm quản lý văn bản. Hằng năm được sự chỉ đạo quan tâm của lãnh đạo Bộ thường xuyên mở các lớp đào tạo, tập huấn về nghiệp vụ văn thư, vận hành các phần mềm quản lý văn bản. Ngày 28/11/2016, Văn phịng Bộ Khoa học và Cơng nghệ phối hợp với Trung tâm Tin học tổ chức tập huấn về phần mềm quản lý công việc. Tham dự lớp tập huấn, có đại diện lãnh đạo các đơn vị và một đầu mối tiếp nhận công việc kể từ ngày 1/12/2016, Bộ KH&CN yêu cầu thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ triển khai công tác theo dõi, xử lý cập nhật tiến độ thực hiện các nhiệm vụ do Lãnh đạo Bộ qua hệ thống xử lý văn bản đến, văn bản đi, phiếu trình, đặt lịch công tác của Lãnh đạo Bộ tại địa chỉ http://vbdh.most.gov.vn. Tại lớp tập huấn, các cán bộ đã được nghe và hướng dẫn cách sử dụng phần mềm quản lý và điều hành công việc: Văn bản đến; Văn bản dự thảo - phiếu trình; Văn bản đi; Hồ sơ - Công việc. Sau thời gian thử nghiệm, phần mềm được áp dụng đối với tất cả các đơn vị thuộc Bộ KH&CN. Các đơn vị cũng có thể áp dụng phần mềm này phục vụ quản lý cơng việc nội bộ tại đơn vị mình.
Để có thể hiểu rõ hơn về tình hình thực tế cũng như việc ứng dụng công nghệ thông tin tại văn phòng Bộ. Tác giả đã sử dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp cán bộ văn thư đã có kinh nghiệm về cơng tác văn thư và tổng hợp ở dưới dạng phiếu câu hỏi.
( xem phụ lục 03)
2.3.3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động soạn thảo văn bản
Cán bộ, viên chức có thể soạn thảo văn bản trên máy vi tính để thay thế cho việc soạn thảo bằng chép tay hoặc bằng máy chữ cơ học và đem lại nhiều hiệu quả cao trong quá trình làm việc cũng như tạo nên tính khoa học, hiện đại, tin học hố cơng tác văn phòng. Soạn thảo văn bản là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình và những mục đích nhất định để làm ra văn bản nhằm mục đích cụ thể. Quy trình cụ thể của việc soạn thảo một văn bản được xây dựng trên quy trình chuẩn bị và yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Đây là quy trình gồm những bước đi thích ứng nhằm đảm bảo cho việc soạn thảo nhanh chóng, chính xác và thiết thực.
Tại Văn phịng Bộ quy trình soạn thảo văn bản được tuân thủ theo trình tự gồm 06 bước sau:
+ Bước 1: Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản từ đó xác định được hình thức phù hợp. Khi có u cầu soạn thảo về văn bản thì chuyên viên soạn thảo phải trả lời được các câu hỏi: xây dựng để phản ánh vấn đề gì? Văn bản đó nhằm mục đích gì? Và nội dung của văn bản thể hiện như thế nào cho hợp lý?
+Bước 2: Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan: Đây là cơng việc quan trọng trong công tác xây dựng và ban hành văn bản vì thu thập thơng tin tốt, chính xác, nhanh thì nội dung văn bản sẽ sinh động hơn, đầy đủ và phù hợp với thực tế hơn. Văn bản được coi là đầy đủ các yếu tố thơng tin là văn bản đó
phải có đủ thơng tin pháp lý và thông tin thực tế phù hợp với nội dung văn bản ban hành.
+Bước 3: Soạn thảo văn bản theo đúng nội dung, thể thức theo yêu cầu. +Bước 4: Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo Bộ hoặc Thủ trưởng đơn vị việc tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hồn chỉnh bản thảo.
+Bước 5: Trình duyệt dự thảo văn bản: Sau khi văn bản được soạn thảo xong, chuyên viên trình lãnh đạo xem xét, kiểm tra nội dung văn bản đã hợp lý chưa.
+Bước 6: Làm thủ tục phát hành và lưu văn bản.
Trình tự ban hành văn bản là các bước mà cá nhân, đơn vị soạn thảo phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình. Tại Bộ KH&CN tồn bộ cơng việc soạn thảo được tiến hành trên máy tính, sử dụng phần mềm soạn thảo Microsoft office 2010.
Các quy định về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày. Văn bản hành chính, văn bản QPPL, mẫu chữ và trình bày thể thức văn bản và bản sao, viết hoa.. đều tuân thủ theo Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn về kỹ thuật và trình bày văn bản. Phơng chữ sử dụng để soạn thảo văn bản của Bộ là Phông Time New Roman theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 (bộ mã Unicode). Như vậy lợi ích mà phần mềm đem lại khi q trình hồn thiện văn bản, người soạn thảo có thể sửa chữa, bổ sung câu, chữa hoặc chuyển đổi các phần, đoạn khác nhau trong văn bản để tạo nên một bản thảo sạch đẹp mà không tốn nhiều thời gian như soạn thảo bằng chép tay hay máy đánh chữ cơ học.
Việc trình bày văn bản được mỹ quan nhờ máy tính được cài đặt phơng chữ, kiểu chữ khác nhau và kỹ thuật nén, in đậm, in nghiêng. Đối với các văn
bản được mẫu hố được cài đặt vào máy tính, khi cần soạn thảo hình thức văn bản nào, người thảo chỉ cần gõ lệnh theo yêu cầu và thực hiện việc soạn thảo nội dung văn bản (hoặc điền nội dung văn bản) theo mẫu gồm một số văn bản sau: giấy mời; giấy giới thiệu; các loại quyết định (quyết định bổ nhiệm cán bộ, quyết định điều động, thuyên chuyển cán bộ, quyết định nâng bậc lương…); công điện.
Việc quy định soạn thảo văn bản của Bộ dựa trên các quy định chung về kỹ thuật soạn thảo văn bản hiện hành mà pháp luật quy định, đảm bảo tính khoa học, logic, chuyên nghiệp cũng như tính thẩm mỹ cho văn bản. Việc soạn thảo văn bản tại Bộ được tuân thủ theo đúng các bước trong quy trình trên, đảm bảo tính thống nhất, chun mơn hố nâng cao chất lượng cơng tác nghiệp vụ văn phòng. Làm tốt việc soạn thảo văn bản góp phần cung cấp thơng tin nhanh chóng cho lãnh đạo trong q trình giải quyết công việc cũng như trong hoạt động quản lý, tiết kiệm thời gian, công sức của cán bộ, nhân viên soạn thảo.
2.3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý và giải quyết văn bản
2.3.4.1. Sơ lược về phần mềm quản lý văn bản
Phần mềm quản lý văn bản trên mạng Vb.net đang được sử dụng ở tất cả các phòng, đơn vị thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ. Chương trình này được xây dựng nhằm hỗ trợ hoạt động chỉ đạo của Chánh văn phòng Bộ, hoạt động tác nghiệp của cán bộ công chức thuộc văn phòng Bộ, gửi văn bản xuống các cục, sở, ngành, thơng qua việc tin học hố từng bước quy trình tiếp nhận, quy trình quản lý văn bản, quy trình quản lý văn bản hồ sơ và gửi nhận văn bản điện tử.
Chương trình quản lý văn bản được thiết kế trên máy tính cá nhân kết nối Internet. Phần lớn dữ liệu đếu sử dụng font Unicode, hỗ trợ IE 7.0 trở lên vì thế các cán bộ văn thư khơng cần phải cài đặt thêm phông chữ khác. Với
giao diện thuận tiện, chức năng dễ dàng cho người sử dụng đặc biệt là cán bộ văn thư cập nhật thơng tin văn bản nhanh chóng.