Theo như số liệu thống kê việc đăng ký văn bản đi, đến năm 2015 chiếm 31,3% và năm 2016 chiếm tỉ lệ 37,6%. Thực tế cho thấy số lượng văn bản qua các năm ngày càng có xu hướng tăng. Sở dĩ là cơ quan cấp Trung Ương nên số lượng ban hành văn đi cũng như văn bản đến rất nhiều. Nhưng nhờ việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản chạy trên môi trường mạng Vb.Net giúp việc đăng ký văn bản được chính xác và nhanh chóng. Góp phần giảm thiểu văn bản giấy, tài liệu không bị thất lạc.
Trong nội dung việc quản lý văn bản đi, đến trong phần mềm quản lý văn bản đều đúng với quy trình nghiệp vụ văn thư. Các văn bản đến đều được đăng ký vào buổi sáng và giải quyết văn bản đến trong ngày. Nên ít xảy ra tình trạng tồn đọng, trì trệ cơng việc. Hoạt động văn thư của cơ quan đều đúng theo nguyên tắc bảo mật. Đặc biệt, việc áp dụng thành tựu khoa học công nghệ trong việc quản lý văn bản trên mạng Vb.Net, phần mềm quản lý và xây dựng VBQPPL của Bộ KH&CN mang lại nhiều hiệu quả cao. Với
phần phần mềm quản lý văn bản Vb.Net, giúp cho việc quản lý văn bản được thống nhất thuận tiện cho việc tìm kiếm cũng như theo dõi số lượng văn bản đi, văn bản đến trong cơ quan một cách đầy đủ và chính xác nhất.
Với việc thiết kế phần mềm giao diện quản lý văn bản tiện dụng, dễ sử dụng có thể cho phép đăng nhập thông tin vào các trường một cách nhanh chóng tạo điều kiện thuận lợi cho việc cập nhật dữ liệu của cán bộ văn thư.
Khả năng lưu giữ thông tin cao, cho phép nhận lượng thơng tin lớn, góp phần nâng cao hiệu quả và công tác quản lý văn bản. Chương trình có khả năng đáp ứng đầy đủ nhu cầu cập nhật văn bản đi – đến về quản lý văn bản, tra tìm và thống kê văn bản của Bộ. Chương trình hỗ trợ xuyên suốt quá trình, từ khâu tiếp nhận văn bản, xử lý văn bản đến khâu cuối cùng là đưa văn bản vào lưu trữ.
Tốc độ truy cập nhanh giúp phục vụ nhu cầu truy cập tối đa của cán bộ, viên chức trong cơ quan, có khả năng cho phép nhiều người dùng tham gia vào q trình tìm kiếm thơng tin văn bản thơng qua hệ thống mạng LAN. Đây là yếu tố quan trọng tạo nên hiệu quả trong việc ứng dụng công nghệ thơng tin vào cơng tác văn thư. Với những tính năng như vậy, phần mềm đã hỗ trợ đắc lực cho cơng tác văn thư của Bộ KH&CN góp phần nâng cao năng suất lao động và chất lượng của công tác văn thư, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý của lãnh đạo. Tiếp thu và áp dụng kịp thời những thành tựu khoa học công nghệ vào trong hoạt động văn phịng nhằm hiện đại hóa văn phịng, tiết kiệm tiền bạc, thời gian và công sức lao động.
Về công tác quản lý hồ sơ: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ của Văn phòng Bộ là dạng lưu trữ các file tài liệu. Được phân ra nhiều hồ sơ cơng việc khác nhau. Máy tính với dung lượng lớn cho phép người dùng lưu trữ tài liệu với nhiều file khác nhau. Giúp cho việc tra
tìm nhanh chóng, giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian so với việc lưu trữ hồ sơ truyền thống trước đây.
Ngoài ra việc ứng dụng các phần mềm trong quản lý văn bản, hồ sơ rất được Lãnh đạo quan tâm và có nhiều đề tài đề xuất về lĩnh vực này.
3.1.2. Hạn chế
Bên cạnh những mặt ưu điểm thì cơng tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Cơng nghệ vẫn cịn bộc lộ một số hạn chế cần được nhìn nhận và khắc phục.
Thứ nhất, về cơ sở vật chất: Chất lượng các thiết bị văn phòng là một vấn đề cần được quan tâm. Việc cán bộ văn thư mất kết nối mạng trong quá trình làm việc..
Thứ hai, việc quản lý văn bản đến, đi trong môi trường mạng: Phần mềm Vb.Net giúp cho việc tra tìm tài liệu nhanh chóng chính xác tuy nhiên nội dung của văn bản. Tuy nhiên phần mềm chưa cho phép người dùng xem nội dung văn bản trực tiếp và phải xem văn bản dưới dạng file đính kèm sau khi dowloand văn bản người muốn khai thác sử dụng tài liệu sẽ phải lên lưu trữ tìm văn bản. Phần mềm Vb.Net chỉ dừng lại ở mức độ quản lý văn bản cũng như tìm kiếm các thơng tin chứ khơng cập nhật được nội dung thông tin đầy đủ như văn bản gốc. Hệ thống mạng còn nhiều trục trặc, hay bị lỗi mạng khiến công việc bị dán đoạn ảnh hưởng tới năng suất và chất lượng của công việc. Văn bản theo nhiều hình thức khác nhau như qua bưu điện, fax, qua mạng nên cán bộ văn thư còn chưa kip thời xử lý và bị nhầm trong q trình đăng ký văn bản đến. Ngồi ra trong phần mềm quản lý văn bản thường để lưu tên đăng nhập và mật khẩu do tâm lý khách quan của người sử dụng. Nhưng chưa xảy ra vấn đề nào về vấn đề bảo mật thông tin nhưng đây là một vấn đề hạn chế nhỏ cần lưu tâm.
Thứ ba, về đội ngũ nhân sự: Trình độ tin học của cán bộ làm cơng tác văn thư cịn hạn chế nên tiến độ nhập dữ liệu còn chậm chạp và chưa khai thác hết được tối ưu hiệu quả của phần mềm quản lý văn bản. Một số cán bộ văn thư được thuyên chuyển công tác từ bộ phận khác tới nên không nắm rõ về nghiệp vụ văn thư dẫn đến tình trạng lúng túng khi xử lý cơng việc.
Ngồi ra nguồn kinh phí cịn hạn chế nên cũng gặp khơng ít khó khăn trong việc ứng dụng tin học vào trong hoạt động của văn phịng như: chưa có điều kiện thay mới tồn bởi hệ thống máy tính và mạng vì hầu hết các máy được sử dụng từ rất lâu, hằng năm chỉ được thay thế từ 1 đến 2 chiếc nên thay thế một loạt thì chiếc máy tính thay đầu tiên cũng gặp trục trặc.
3.2. Giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phịng Bộ Khoa học và Cơng nghệ trong công tác văn thư tại Văn phịng Bộ Khoa học và Cơng nghệ
3.2.1. Nhóm giải pháp về nhận thức
Nâng cao nhận thức của cán bộ, nhất lãnh đạo về vị trí, vai trò và tầm quan trọng của ứng dụng CNTT trong công tác văn thư trong hoạt động của cơ quan đơn vị. Điều đó giúp cho lãnh đạo, cán bộ, công chức nhận thức được hiểu quả to lớn của việc ứng dụng tin học vào cơng tác hành chính văn phịng nói riêng và hoạt động quản lý nói chung. Xem đây là một khâu quan trọng của cải cách hành chính và có liên quan đến nhiều cán bộ, cơng chức. Từ đó, có ý thức học tập nghiên cứu nắm vững kiến thức cần thiết về công nghệ thơng tin vào cơng việc của mình, thay thế cho lề lối và phương pháp làm việc thủ công hiệu quả thấp.
Việc thay đổi nhận thức của Lãnh đạo cơ quan cần được thực hiện ở những mặt sau:
Thứ nhất, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ làm công tác văn thư. Đây được xem là vấn đề then chốt bởi con người là yếu tố sử dụng và điều hành CNTT chứ không phải CNTT điều hành con người.
Việc nâng cao trình độ, chun mơn nghiệp vụ cho công chức văn thư cơ quan; rèn luyện những kỹ năng, phẩm chất cần có của cơng chức văn thư: Công chức văn thư phải thường xuyên nghiên cứu, thường xuyên cập nhật văn bản quy phạm pháp luật mới về công tác văn thư; rèn luyện cho mình những kỹ năng cần thiết để đảm bảo thực hiện tốt các u cầu của cơng tác văn thư, đó là kỹ năng sử dụng thành thạo máy vi tính, kỹ năng sử dụng các phương tiện kỹ thuật văn phòng hiện đại; kỹ năng giao tiếp, ứng xử; rèn luyện phong cách làm việc nhanh nhẹn, chính xác, phẩm chất đạo đức chính trị, tinh thần trách nhiệm đối với công việc. Một trong những yêu cầu của công tác văn thư là phải bảo đảm bí mật văn bản.
Do đó, ngồi việc nắm vững các văn bản tuyệt mật, tối mật, mật để xử lý đúng quy trình, văn thư cơ quan còn phải cẩn thận khi phát ngôn. Bộ KH&CN là một cơ quan nhà nước TW nên các chế độ lương, thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, các trợ cấp khác theo quy định nhà nước. Tuy nhiên lãnh đạo Bộ nên thực hiện các chế độ khen thưởng, đãi ngộ đối với cán bộ văn thư làm việc tốt nhằm nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên.
Thứ hai, đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ hoạt độn ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư.
Các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư như máy photo copy, máy in, máy scan, fax cần được kiểm tra định kỳ và bảo dưỡng. Đối với máy tính do sử dụng đều đặn và khối lượng lưu trữ lớn nên cần thường xuyên kiểm tra và giải phóng bộ nhớ. Hơn nữa cán bộ văn thư có trách nhiệm phải giữ gìn các trang thiết bị phục vụ một cách khoa học và đảm bảo. Ngồi ra việc vấn đề nguồn lực tài chính để đầu tư thay thế và mua sắm các trang thiết bị vật chất phục vụ công tác văn thư cũng cần được quan tâm.
Thứ ba, lãnh đạo Văn phòng Bộ cần phối hợp với Trung tâm tin học trong việc nâng cấp và xây dựng các chương trình phần mềm quản lý về văn thư áp dụng thống nhất trong cơ quan.
Thứ năm, tăng cường hoạt động thanh tra, kiểm tra thường xuyên về trình độ nghiệp vụ văn thư – lưu trữ. Từ đó, sẽ nâng cao nhận thức cũng như để cán bộ văn thư thấy rõ vai trị của cơng nghệ thơng tin trong văn phịng nói chung và cơng tác văn thư nói riêng để mỗi cán bộ đều ý thức được và không ngừng học hỏi để nâng cao trình độ chun mơn cũng như kiến thức tin học, bắt kịp với sự phát triển mạnh mẽ của ngành văn thư trong giai đoạn hội nhập.
3.2.2. Nhóm giải pháp về thể chế
Nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, đáp ứng tốt nền cải cách hành chính nước nhà và hội nhập quốc tế thì hệ thống văn bản quản lý, chỉ đạo hướng dẫn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cần được triển khai kịp thời. Vì đây là cơ sở pháp lý để công tác văn thư được thực hiện thống nhất.
Hiện nay Văn phòng Bộ mới chỉ dừng lại ở văn bản hướng dẫn, triển khai áp dụng phần mềm quản lý văn bản trên môi trường mạng. Để kết hợp với quy chế văn thư lưu trữ và Quyết định số: 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015 về ứng dụng CNTT trong hoạt động cơ quan nhà nước giai đoạn 2006 - 2020 thì Lãnh đạo Bộ cần thống nhất và xây dựng các văn bản quy định rõ ràng và chi tiết hơn cụ thể:
Xây dựng đồng bộ các văn bản của Bộ quy định hướng dẫn việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ. Trong đó thống nhất về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo biểu mẫu quy định và việc quản lý văn bản đến, đi quản lý hồ sơ trên môi trường mạng.
Tiếp đến xây dựng và ban hành văn bản hướng dẫn sử dụng hợp lý các trang thiết bị văn phịng nhằm phát huy tối ưu cơng dụng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản trị văn phòng.
Xây dựng nội quy, quy chế sử dụng các trang thiết bị văn phòng nhằm sử dụng và bảo quản tốt hệ thống các trang thiết bị như: máy tính, điện thoại, máy fax..
3.2.3. Nhóm giải pháp về cơng nghệ
Hồn thiện hoạt động ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác văn phịng đặc biệt là việc thiết kế hoàn chỉnh phần mềm quản lý văn bản Vb.net để khi tìm kiếm thơng tin cho phép người dùng có thể đọc được tồn bộ nội văn bản cũng như công tác lập hồ sơ được tích hợp trong phần mềm này.
Ưu tiên nâng cấp hệ thống Email hiện có để đáp ứng được nhu cầu trao đổi thông tin thường xuyên. Trong ứng dụng cơng nghệ thơng tin nói chung, Email là một cơng cụ cơ bản và quan trọng nhất, nó đảm nhận nhiệm vụ chính cho trao đổi thơng tin cả trong và ngồi hệ thống.
Ứng dụng các cơng nghệ truyền thông đa phương tiện để thực hiện việc trao đổi thông tin, điều hành từ xa. Điều này sẽ nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác lãnh đạo, điều hành, đồng thời tiết kiệm được nhiều thời gian. Cần quan tâm và đầu tư hơn nữa về kinh phí cho cơng nghệ thông tin tại Bộ Khoa học và Cơng nghệ nói chung và Văn phịng Bộ nói riêng. Khuyến khích việc nghiên cứu và áp dụng nhiều phần mềm ưu việt hơn nữa trong hoạt động văn phòng.
Cần triển khai và thực hiện phần mềm chữ ký điện tử, quy định về trách nhiệm cá nhân, cơ liên quan đến hoạt động này.
Cuối cùng đào tạo cán bộ về công nghệ thông tin, sử dụng môi trường mạng linh hoạt trong việc tìm kiếm và sử dung thơng tin.
3.3. Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tin trong công tác văn thư
Chữ ký số chỉ là một dạng chữ ký điện tử dựa trên cơng nghệ mã hố. Để sử dụng chữ ký số thì người dùng phải có một cặp khố gồm khố cơng khai (public key) và khố bí mật (private key). Khố bí mật dùng để tạo chữ ký số, khố cơng khai dùng để thẩm định chữ ký số hay xác thực người tạo ra chữ ký số đó.
Hiện nay việc triển khai việc sử dụng phần mềm chữ ký số đã được một số cơ quan triển khai thực hiện và đã thu được một số kết quả nhất định. Nhưng tại Văn phòng Bộ vẫn đang trong giai đoạn dự thảo. Nhưng vẫn chưa áp dụng trên cơ sở thực tế đó có đưa ra phần mềm mà các cơ quan nhà nước đang sử dụng hiện nay là Phần mềm VSIGN-pdf là phần mềm chữ ký số thông dụng hiện nay.