B. NỘI DUNG
2.2. Hiện trạng hạ tầng kĩ thuật trong ứng dụng tin học tại Văn phòng Bộ
➢ Mơi trường pháp lý
Văn phịng đã triển khai thực hiện các nội dung theo các cơ sở pháp lý đã nêu trên. Văn phòng cũng đã xây dựng riêng các quy định, quy chế của Văn phòng: Quy chế quản lý, sử dụng Văn phòng điện tử dùng chung khối cơ quan Bộ; Quy chế cung cấp thông tin trên website; Quy chế giao lưu trực tuyến; Quy chế độ họp, hội nghị…
➢ Hạ tầng kỹ thuật
- Đường truyền riêng: 1 cáp quang và 02 ADSL (4Mbps).
- Các thiết bị mạng: switches, cáp mạng, các trạm thu phát wireless…
- Hệ thống Server gồm: 04 máy chủ chạy ứng dụng Quản trị web, cơ sở dữ liệu; 03 máy chủ ứng dụng hệ thống phần mềm Văn phòng điện tử dùng chung khối cơ quan Bộ gửi tại Trung tâm Tin học và Thống kê.
- Quản lý, sử dụng và hỗ trợ kỹ thuật cho khoảng 95 máy trạm ( bao gồm cả các máy tính xách tay) của Văn phịng và các Lãnh đạo Bộ;
- Quản lý 343 máy tính của các đơn vị hưởng lương từ Văn phòng. - Các thiết bị khác: 247 máy in, 23 máy quét và các thiết bị lưu điện
➢ Ứng dụng tin học trong nội bộ các cơ quan
Triển khai ứng dụng CNTT trong đơn vị: phục vụ công tác chỉ đạo, quản lý và điều hành; phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ; phục vụ các công tác khác:
- Phần mềm Văn phòng điện tử dùng chung khối cơ quan Bộ: vpdt.mard.gov.vn
- Phần mềm Quản lý Hồ sơ nhân sự; - Quản lý TSCĐ-Kế tốn;
- Trang tin điện tử của Văn phịng Bộ: www.omard.gov.vn.
- Hệ thống thiết bị phục vụ họp trực tuyến của Bộ (tại phòng 201_B6) và của Văn phòng (102B6).
Văn phòng Bộ đã xây dựng trang thông tin điện tử www.omard.gov.vn với khoảng 157474 lượt người truy cập. Trang thông tin cung cấp các thông tin chỉ đạo điều hành, văn bản chính sách pháp luật thuộc lĩnh vực hoạt động của Bộ phục người dân và doanh nghiệp.
➢ Hiện trạng về nguồn nhân lực ứng dụng tin học
Hiện nay nguồn nhân lực phục vụ ứng dụng CNTT tại đơn vị: 03 chuyên viên chuyên trách và 02 hợp đồng; trình độ chun mơn đại học 03, thạc sỹ 01; cao đẳng 01. 100% cán bộ, công chức đều được đào tạo, tập huấn về sử dụng máy tính, tin học văn phịng, sử dụng các phần mềm ứng dụng,… để phục vụ cơng việc chun mơn của mình.
(Trích nguồn Khung kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin giai
đoạn năm 2016-2020 của Văn phịng Bộ nơng nghiệp và Phát triển nông thôn. )
2.3. Ứng dụng trong công tác văn thư 2.3.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
Cán bộ, viên chức có thể soạn thảo văn bản trên máy vi tính để thay thế cho việc soạn thảo bằng chép tay hoặc bằng máy chữ cơ học và đem lại nhiều hiệu quả cao trong quá trình làm việc cũng như tạo nên tính khoa học, hiện đại, tin học hố cơng tác văn phòng. Soạn thảo văn bản là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình và những mục đích nhất định để làm ra văn bản nhằm mục đích cụ thể. Quy trình cụ thể của việc soạn thảo một văn bản được xây dựng trên quy trình chuẩn bị và yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Đây là quy trình gồm những bước đi thích ứng nhằm đảm bảo cho việc soạn thảo nhanh chóng, chính xác và thiết thực. Tại Văn phịng Bộ quy trình soạn thảo văn bản được tuân thủ theo trình tực gồm 06 bước sau:
+ Bước 1: Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản từ đó xác định được hình thức phù hợp. Khi có u cầu soạn thảo về văn bản thì chuyên viên soạn thảo phải trả lời được các câu hỏi: xây dựng để phản ánh vấn đề gì? Văn bản đó nhằm mục đích gì? Và nội dung của văn bản thể hiện
như thế nào cho hợp lý?... từ đó sẽ xác định được tên loại, thể thức và nội dung thích hợp.
+ Bước 2: Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan: đây là cơng việc quan trọng trong công tác xây dựng và ban hành văn bản vì thu thập thơng tin tốt, chính xác, nhanh thì nội dung văn bản sẽ sinh động hơn, đầy đủ và phù hợp với thực tế hơn. Văn bản được coi là đầy đủ các yếu tố thơng tin là văn bản đó phải có đủ thơng tin pháp lý và thơng tin thực tế phù hợp với nội dung văn bản ban hành.
+ Bước 3: Soạn thảo văn bản theo đúng nội dung, thể thức theo yêu cầu; + Bước 4: Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo Bộ hoặc Thủ trưởng đơn vị việc tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
+ Bước 5: Trình duyệt dự thảo văn bản: sau khi văn bản được soạn thảo xong, chuyên viên trình lãnh đạo xem xét, kiểm tra nội dung văn bản đã hợp lý chưa. Việc trình duyệt này được thực hiện theo quy trình như sau:
Quy trình trình duyệt dự thảo văn bản (Phụ lục 5)
+ Bước 6: Làm thủ tục phát hành và lưu văn bản.
Trình tự ban hành văn bản là các bước mà cá nhân, đơn vị soạn thảo phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình. Việc quy định soạn thảo văn bản của Bộ dựa trên các quy định chung về kỹ thuật soạn thảo văn bản hiện hành mà pháp luật quy định, đảm bảo tính khoa học, logic, chuyên nghiệp cũng như tính thẩm mỹ cho văn bản.
- Trong q trình hồn thiện văn bản, người soạn thảo có thể sửa chữa, bổ sung câu, chữa hoặc chuyển đổi các phần, đoạn khác nhau trong văn bản để tạo nên một bản thảo sạch đẹp mà không tốn nhiều thời gian như soạn thao bằng chép tay hay máy đánh chữ cơ học.
- Việc trình bày văn bản được mỹ quan nhờ máy tính được cài đặt phơng chữ, kiểu chữ khác nhau và kỹ thuật nén, in đậm, in nghiêng…
- Đối với các văn bản được mẫu hố được cài đặt vào máy tính, khi cần soạn thảo hình thức văn bản nào, người thảo chỉ cần gõ lệnh theo yêu cầu và thực hiện việc soạn thảo nội dung văn bản (hoặc điền nội dung văn bản) theo mẫu gồm một số văn bản sau: giấy mời; giấy giới thiệu; các loại quyết định (quyết định bổ nhiệm cán bộ, quyết định điều động, thuyên chuyển cán bộ, quyết định nâng bậc lương…); công điện; các văn bản chuyên môn…
- Tạo nên sự thống nhất giữa các yếu tố trong quá trình soạn thảo văn bản. Việc quy định soạn thảo văn bản của Bộ dựa trên các quy định chung về kỹ thuật soạn thảo văn bản hiện hành mà pháp luật quy định, đảm bảo tính khoa học, logic, chuyên nghiệp cũng như tính thẩm mỹ cho văn bản.
Việc soạn thảo văn bản tại Bộ được tuân thủ theo đúng các bước trong quy trình trên, đảm bảo tính thống nhất, chun mơn hố nâng cao chất lượng cơng tác nghiệp vụ văn phịng. Làm tốt việc soạn thảo văn bản góp phần cung cấp thơng tin nhanh chóng cho Lãnh đạo trong q trình giải quyết cơng việc cũng như trong hoạt động quản lý, tiết kiệm thời gian, công sức của cán bộ, nhân viên soạn thảo.
2.3.2. Quản lý văn bản
Tất cả văn bản của Văn phòng đều phải được xử lý tập trung tại văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải quyết.
2.3.2.1. Quản lý văn bản đến
*Lưu đồ quản lý và giải quyết văn bản đến (Phụ lục 6 )
Quản lý văn bản đến được đăng ký tại văn thư của cơ quan và được xử lý chuyển gia đến đơn vị theo quy trình như sau:
Bước 1:Tiếp nhận văn bản đến
Văn thư có trách nhiệm tiếp nhận tất cả các văn bản đến của Bộ, Văn phòng Bộ; thư, tài liệu gửi Lãnh đạo và cá nhân thuộc Văn phòng Bộ.
Những văn bản gửi các đơn vị, cá nhân trực thuộc Bộ theo địa chỉ Cơ quan Bộ (số 2 Ngọc Hà - Ba Đình - Hà Nội), Văn thư Bộ vào sổ theo dõi riêng và chuyển vào ô văn thư của các đơn vị tại Văn thư Bộ.
Văn thư đơn vị có trách nhiệm làm thủ tục tiếp nhận tất cả các văn bản đến của đơn vị.
Cán bộ, công chức trực tiếp nhận văn bản gửi Văn phòng Bộ, lãnh đạo Văn phòng Bộ hoặc gửi đơn vị, cá nhân nhưng có liên quan đến cơng việc của Văn phòng Bộ, đơn vị, đều phải chuyển cho Văn thư Bộ hoặc Văn thư đơn vị để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký.
Đối với các văn bản đến ngồi giờ hành chính, bảo vệ cơ quan có trách nhiệm làm thủ tục tiếp nhận; văn bản có dấu “hỏa tốc”, “thượng khẩn”, “khẩn”, nhân viên bảo vệ phải ghi lại số văn bản trên bì, tên cơ quan gửi và báo cáo ngay lãnh đạo Văn phòng Bộ xử lý. Các văn bản còn lại, bàn giao cho văn thư vào đầu giờ sáng ngày làm việc hôm sau.
Bước 2: Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Việc phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến được thực hiện theo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
Toàn bộ văn bản đến được phân thành các loại:
- Văn bản đến từ tất cả các cơ quan, đơn vị, cá nhân gửi đến theo địa chỉ Bộ Nông nghiệp và PTNT, kể cả bản fax ( gọi tắt là VB1);
- Văn bản đến ghi đích danh tên cá nhân, đơn vị( Tổng cục, Cục, Vụ, Thanh tra.. (gọi tắt là VB2);
- Văn bản mật đến (gọi tắt là VB3);
- Các bản Fax đến được tiếp nhận và ghi sổ theo dõi riêng
Bước 3: Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến, dán phiếu xử lý văn bản
Đóng dấu đến, ghi số và ngày tháng đến của văn bản (bao gồm cả văn bản chuyển bằng fax, thư điện tử) theo quy định.
Dán phiếu xử lý văn bản:
Hình 5. Mẫu phiếu xử lý văn bản
- Phiếu xử lý văn bản của đơn vị do Thủ trưởng đơn vị quy định.
Bước 4: Đăng ký văn bản đến
- Lập sổ văn bản đến
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, Chánh Văn phòng Bộ và thủ trưởng các đơn vị quy định việc lập các loại sổ đăng ký văn bản đến theo quy định của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
Mẫu các loại sổ đăng ký văn bản đến thực hiện theo mẫu quy định của Bộ Nội Vụ.
- Đăng ký văn bản đến
+Văn bản đến phải được đăng ký ngay trong ngày tiếp nhận. Nếu văn bản đến vào cuối buổi chiều, có thể làm thủ tục đăng ký vào sáng ngày làm việc tiếp theo trừ trường hợp văn bản đến có ghi độ khẩn.
+Đăng ký (cập nhật dữ liệu) văn bản đến đối với văn bản đến của Bộ và văn bản đến của đơn vị trên phần mềm “Văn phòng điện tử” dùng chung của Bộ (sau đây gọi chung là phần mềm VPĐT). Chánh Văn phòng Bộ hướng dẫn việc cập nhật thông tin đăng ký văn bản đến đảm bảo yêu cầu quản lý, phù hợp với phần mềm được xây dựng.
+ Văn thư nhập các thông tin về văn bản và ý kiến xử lý của Lãnh đạo Văn phòng Bộ vào phần mềm quản lý văn bản đến của Bộ; phân chia văn bản
vào ô tài liệu của các đơn vị, cá nhân theo ý kiến xử lý của Lãnh đạo Văn phòng Bộ.
+ Đối với văn bản mật đến văn thư không nhập máy và vào sổ theo dõi riêng; các bản Fax vào sổ riêng.
+ Mỗi văn bản đến cần được nhập đầy đủ các tiêu chí sau:
Tiêu chí Thao tác Ghi chú
Số và ký hiệu Tự nhập Bắt buộc nhập Ngày văn bản đến Lấy ngày từ hệ thống hoặc Bắt buộc nhập Số đến Tự động Bắt buộc nhập Cơ quan ban hành Tự nhập Bắt buộc nhập Trích yếu Tự nhập Bắt buộc nhập
Ghi chú Tự nhập Không bắt buộc nhập Ngàytháng văn bản tự nhập Bắt buộc nhập
Loại văn bản Chọn từ danh mục Bắt buộc nhập Đơn vị xử ký Chọn từ danh mục Bắt buộc nhập Người xử lý Chọn từ danh mục Nếu có
Ý kiến liên quan Tự nhập Nếu có Ý kiến phân phối Tự nhập Nếu có Tệp đính kèm Qt văn bản và gắn tệp đính
kèm
Hình 7. Giao diện Module quản lý văn bản đến
- Để cập nhật thông tin văn bản đến phải thực hiện các bước sau:
- Trước tiên truy cập vào trang của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn theo địa chỉ truy cập : http://vpdt.mard.gov.vn và đăng nhập tài khoản đã được cấp cho mỗi cán bộ văn thư Bộ làm công tác đăng ký văn bản đi trên phần mềm quản lý văn bản.
Hình 7. Giao diện truy cập của phần mềm VPĐT
+ Sổ văn bản
+ Phân loại: là A, B, C + Loại văn bản
+ Số ký hiệu văn bản
+ Ngày tháng năm của văn bản + Ngày đến của văn bản
+ Số đến của văn bản + Trích yếu + Cấp gửi + Nơi gứi + Lãnh đạo xử lý + Đơn vị xử lý + Người xử lý
Hình 8. Giao diện của Sổ văn bản đến
Sau khi nhập xong các thông tin của văn bản và chọn:
- Lưu lại (1): Để hoàn tất.
- Lưu và thêm mới (2): Để nhập tiếp văn bản.
Hình 9. Giao diện của sổ văn bản đến khi nhập đầy đủ thơng tin Bước 5: Trình xử lý và chuyển giao văn bản đến
*Trình Lãnh đạo Văn phòng xử lý
Sau khi đăng ký, Văn bản đến phải được trình Chánh Văn phịng Bộ ngay trong ngày đăng ký. Văn bản đến được đăng ký vào cuối buổi chiều, có thể trình vào sáng ngày làm việc tiếp theo trừ trường hợp văn bản đến có ghi độ khẩn. Chánh Văn phịng Bộ xem xét và cho ý kiến chuyển văn bản để xử lý.
• Phân loại Văn bản đến - Văn bản phải trả lời cho nơi gửi:
+ Loại A: văn bản có ghi thời hạn phải trả lời; + Loại B: văn bản không ghi thời hạn phải trả lời; - Văn bản không phải trả lời cho nơi gửi: loại C.
• Xử lý văn bản của Chánh Văn phòng Bộ:
- Những văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của Lãnh đạo Bộ: lãnh đạo Văn phòng ghi ý kiến vào phiếu xử lý văn bản để trình Lãnh đạo Bộ, chuyển lại Văn thư để chuyển giao cho chuyên viên tổng hợp trình Lãnh đạo Bộ. Sau khi có ý kiến giải quyết, chuyên viên giúp việc Lãnh đạo Bộ cập nhật ý kiến vào phần mềmVPĐT của Bộ, chuyển Văn thư Bộ để phô tô gửi các đơn vị phối hợp
(nếu có), chuyển vào ơ văn thư của đơn vị được giao xử lý (bản chính giao đơn vị chủ trì, các bản phơ tơ giao các đơn vị phối hợp).
- Các văn bản có nội dung nghiệp vụ chuyên môn hoặc thuộc chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của các đơn vị, lãnh đạo Văn phòng Bộ ghi ý kiến chuyển các đơn vị vào phiếu xử lý văn bản, ghi rõ yêu cầu thời hạn trình văn bản trả lời trong trường hợp cần thiết, chuyển văn thư Bộ. Văn thư cập nhật ý kiến vào phần mềm VPĐT hoặc bổ sung trong sổ đăng ký văn bản chuyển vào ô văn thư của đơn vị.
*Chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị
-Văn thư đơn vị có trách nhiệm nhận văn bản đến của đơn vị tại Văn thư Bộ mỗi ngày ít nhất 2 lần vào đầu giờ buổi sáng và đầu giờ buổi chiều;
Chuyên viên Phòng Tổng hợp có trách nhiệm nhận văn bản đến trình