B. NỘI DUNG
2.3.2. Quản lý văn bản
2.3.2.2. Quản lý văn bản đi
*Lưu đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi (phụ lục 7)
Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn bản
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
phục. Trường hợp không thống nhất được với cá nhân, đơn vị soạn thảo, Văn thư Bộ báo cáo Chánh Văn phòng Bộ để xem xét, giải quyết.
- Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản
• Ghi số của văn bản
• Tất cả văn bản đi của Bộ Khoa học và Công nghệ được ghi số theo hệ thống số chung của Bộ do Văn thư Bộ thống nhất quản lý, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
• Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
• Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
• Ghi ngày, tháng, năm của văn bản
• Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
• Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
- Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.
Bước 2: Đăng ký văn bản
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi trên mạng Văn phòng điện tử. Hệ thống sổ đăng ký văn bản đi của Bộ gồm:
+ Sổ đăng ký văn bản hành chính (văn bản hành chính thơng thường); + Sổ đăng ký quyết định (quyết định hành chính cá biệt);
+ Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật; + Sổ đăng ký văn bản chuyên ngành;
+ Sổ đăng ký văn bản mật;
- Trên Văn phòng điện tử Văn bản đi được đăng ký theo cơ sở dữ liệu sau: + Ngay sau khi Chánh Văn phòng ( Lãnh đạo Văn phòng) ký duyệt văn bản đi, đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo phải gửi bản mềm cho Văn thư (người được giao cập nhật thông tin về văn bản)
+ Văn thư chỉ đóng dấu vào các văn bản đi khi các yêu cầu về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được đảm bảo đúng theo quy định.
+ Văn thư cập nhật các thông tin của văn bản cụ thể như sau:
Tiêu chí Thao tác Ghi chú
Sổ văn bản Chọn từ danh mục Bắt buộc nhập Số và ký hiệu văn bản Tự nhập Bắt buộc nhập Loại văn bản Chọn từ danh mục Bắt buộc nhập Trích yếu Tự nhập Bắt buộc nhập Đơn vị soạn thảo Chọn từ danh mục Bắt buộc nhập Người soạn thảo Chọn từ danh mục Bắt buộc nhập Người ký Chọn từ danh mục Bắt buộc nhập Lãnh đạo văn phòng Chọn từ danh mục Nếu có
Lãnh đạo phịng ban Chọn từ danh mục Nếu có
Nơi nhận Tự nhập Bắt buộc nhập
Số trang Tự nhập Khơng bắt buộc nhập Tệp đính kèm Tự nhập Nếu có
Hình 10.Giao diện module quản lý văn bản đi
- Trước tiên truy cập vào trang của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn theo địa chỉ truy cập phần mềm: http://vpdt.mard.gov.vn và đăng nhập tài khoản đã được cấp cho mỗi cán bộ văn thư Bộ làm công tác đăng ký văn bản đi
trên phần mềm quản lý văn bản . Sau đó click chuột vào module “văn bản đi” và vào mục “Thêm mới” rồi điền các thơng tin sau:
Hình 11. Giao diện sổ văn đi
+ Sổ văn bản: sổ văn bản hành chính hay quyết định + Loại văn bản
+ Số ký hiệu văn bản
+ Ngày tháng của văn bản: ngày tháng đăng ký văn bản tại văn thư + Đơn vị soạn thảo
+ Trích yếu nội dung của văn bản
+ Người ký: để xác định thẩm quyền cũng như trách nhiệm của người ký + Các lãnh đạo trình ký nếu có
+ Nơi nhận: để theo dõi và kiểm soát việc chuyển giao văn bản + Số trang
+ Ghi chú
Sau khi văn thư cập nhật thông tin đầy đủ về văn bản trên giao diện sẽ xuất hiện như sau:
Hình 12. Giao diện sổ văn đi sau khi cập nhật thơng tin
Khi đó, văn bản đi vừa cập nhật sẽ hiển thị những thông tin sau: ngày, tháng văn bản; số, ký hiệu văn bản;người soạn thảo; trích yếu nội dung; nơi nhận, người nhận; đơn vị soạn thảo; người ký.
Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
* Nhân bản:
+ Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản khơng liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư Bộ;
+ Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo;
+ Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện nhân bản theo đúng thời gian quy định.
tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
* Đóng dấu cơ quan:
+ Người đóng dấu phải kiểm tra lại văn bản lần cuối về hồ sơ phát hành văn bản, tính chuẩn mực về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục trình ký. Trường hợp hồ sơ đủ, đúng thì cấp số văn bản, ngày, tháng, năm ban hành để nhân bản và đóng dấu. Trường hợp hồ sơ khơng đủ, đúng thì trả lại đơn vị, yêu cầu hồn chỉnh theo quy định.
+ Các hình thức đóng dấu:
- Đóng dấu lên chữ ký của người có thẩm quyền: phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái, ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều;
- Đóng dấu các phụ lục kèm theo văn bản (nếu có): đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên phụ lục;
- Đóng dấu giáp lai đối với các phụ lục ban hành kèm theo đề tài nghiên cứu khoa học, quyết toán TSCĐ và các văn bản khác theo yêu cầu của Chánh Văn phòng Bộ.
Dấu giáp lai được đóng ở khoảng giữa mép phải của trang văn bản, hoặc phụ lục, tài liệu, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 5 tờ văn bản, tài liệu.
- Đóng dấu treo ở dưới tên cơ quan đối với các tài liệu, báo cáo của Văn phòn Bộ phục vụ họp; văn bản ngoại giao theo quy định; các tài liệu khác theo yêu cầu của Lãnh đạo Văn phịng Bộ.
- Đóng dấu nổi trên các loại thẻ, giấy tờ theo quy định của việc ban hành các loại thẻ và giấy tờ cụ thể;
- Đóng dấu độ khẩn, mật và dấu văn thư khác theo quy định của pháp luật.
Bước 4: Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Thủ tục phát hành văn bản:
+ Đơn vị soạn thảo văn bản tiến hành các công việc sau
• Viết bì và viết phiếu chuyển EMS (nếu chuyển phát nhanh);
• Vào bì và dán bì;
+ Văn thư Bộ tiến hành các công việc sau đây khi phát hành
• Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).
• Phân loại bì để chuyển cho cơ quan bưu chính hoặc chuyển trực tiếp đối với những văn bản có yêu cầu.
- Chuyển phát văn bản đi
+ Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày đăng ký văn bản.
+ Đối với những văn bản "HẸN GIỜ", "HỎA TỐC", "KHẨN", "THƯỢNG KHẨN" phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính.
+ Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ;
+ Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong Bộ hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản;
+ Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng.
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, trong ngày làm việc phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
+ Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Điều 10, Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).
- Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:
+ Văn thư Bộ có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
xuất, Lãnh đạo Văn phòng Bộ quyết định;
+ Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, đơn vị soạn thảo phải cử người theo dõi, thu hồi đúng thời hạn để gửi lại cho Văn phòng Bộ (Văn thư Bộ hoặc Phòng Tổng hợp); khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;
+ Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, khơng có người nhận phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng Bộ để xử lý.
Bước 5: Lưu văn bản đi
- Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư Bộ và 01 bản chính lưu trong hồ sơ cơng việc.
- Bản gốc lưu tại Văn thư Bộ phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
- Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
- Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật.
Cơ sở dữ liệu về văn bản đến và văn bản đi sẽ giúp cho lãnh đạo cơ quan và các cán bộ hữu quan nắm được đầy đủ, nhanh chóng và chính xác tình hình tiếp nhận, ban hành và giải quyết văn bản, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan được chặt chẽ và cung cấp thông tin kịp thời cho hoạt động quản lý.
Quản lý văn bản bằng máy vi tính sẽ thay thế cho phương pháp quản lý bằng thủ công mà chủ yếu dựa vào hệ thống sổ sách như sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến.... Bằng phương pháp quản lý này sẽ mang lại hiệu quả về nhiều mặt nhất là khi mạng tin học nội bộ của cơ quan đã được kết nối.
Bên cạnh đó, Văn phòng Bộ cũng ứng dụng công nghệ thông tin trong việc truyền tải, tiếp nhận, cung cấp thông tin trong nội bộ cơ quan và ngoài cơ quan. Việc thiết lập Website riêng của mình để qua đó truyền đạt, thơng báo các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết khác tới quần chúng nhân dân và các doanh nghiệp, đồng thời nhận các thông tin phản hồi đóng góp ý kiến hoặc
đề đạt nguyện vọng của họ.
Các loại văn bản của Văn phòng Bộ phát hành bản giấy đồng thời đăng trên trang tin điện tử www.omard.gov.vn, (mục “văn bản chỉ đạo điều hành”) trừ những văn bản theo quy định về bảo vệ bí mật của Nhà nước.
Một số loại văn bản, tài liệu chỉ phát hành bản giấy để lưu hoặc gửi những đơn vị, cá nhân liên quan trực tiếp, đồng thời được đăng tải trên mạng điện tử, có giá trị như văn bản, tài liệu giấy, các đơn vị, cá nhân được quyền truy cập khai thác và sử dụng, gồm:
- Báo cáo giao ban tuần, tháng của Văn phòng Bộ được tổng hợp trong phần mềm “Báo cáo giao ban” của Bộ;
- Giấy mời họp, tài liệu họp: gửi theo địa chỉ thư điện tử của đơn vị đã đăng ký.
- Thông báo, giới thiệu chữ ký đối với một số chức danh cán bộ lãnh đạo khi được bổ nhiệm, được đăng trên trang tin điện tử www.omarrd.gov.vn.