B. NỘI DUNG
3.3. Nhóm giải pháp về cơng nghệ
3.3.3. Trong công tác lưu trữ
Hiện nay, việc ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ tại Bộ NN&PTNT vẫn còn nhiều hạn chế, đặc biệt đó là vẫn chưa áp dụng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ, cũng như các tài liệu chưa được số hóa nhiều, tài liệu vẫn được lưu trữ thủ công, các văn bản giấy là phổ biến. Vậy nên Văn phòng Bộ đặc biệt Phòng lưu trữ nên:
- Thực hiện số hóa tài liệu chuyển tài liệu biến đổi các loại hình thông tin sang thông tin số, từ các tài liệu bản cứng thành các bản file mềm giúp việc tra cứu nhanh, bảo đảm an toàn tài liệu khi bị hư hỏng; giảm không gian lưu trữ; tránh việc mất, nhàu tài liệu trong quá trình lưu trữ; lưu trữ, bảo quản tài liệu vĩnh viễn; giảm thời gian tìm kiếm tài liệu; chia sẻ thơng tin nhanh chóng; tăng cường khả năng bảo mật thông tin; kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ bản gốc; đồng nhất các loại hình tài liệu; quản lý, khai thác tập trung… Ưu điểm của giải pháp là: Giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thơng tin một cách dễ dàng. Ưu điểm này bao gồm tổng hoà các thuận tiện trong công tác quản lý, bảo quản, bảo vệ, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ với một ngân hàng dữ liệu số; Linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các loại dữ liệu số khác nhau. Sự chuyển đổi phổ biến nhất là chuyển đổi định dạng các file tài liệu. Ví dụ, ta đang có một file word, có thể chuyển sang định dạng PDF nhờ một chương trình ứng dụng để chuyển đổi nó. Ứng dụng đó có thể là một chương trình độc lập, hoặc là một kỹ
liệu sau khi chuyển đổi sẽ được sử dụng linh hoạt hơn; Giảm chi phí tối đa cho việc quản lý tài liệu lưu trữ, tiết kiệm không gian bảo quản tài liệu lưu trữ một cách tương đối, vì theo quy định của Luật lưu trữ, tài liệu lưu trữ đã được số hóa, vẫn phải bảo quản an tồn tài liệu bản gốc; Có khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu. Ở thuận lợi này ta cần hiểu “khả năng chỉnh sửa” theo đúng nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ là không được chỉnh sửa nội dung tài liệu, mà chỉ chỉnh sửa chất lượng mang tin, như tài liệu bị mờ, bị hư hỏng nặng cần chỉnh sửa...Nhược điểm của giải pháp này đó là tài liệu lưu trữ của Bộ NN&PTNT khá nhiều việc số hóa tài liệu khó khăn, tuy nhiên ta cũng có thể chỉ số hóa những tài liệu nào mang tính chất quan trọng cần bảo quản lâu dài; khó khăn về việc bảo mật dữ liệu, thơng thường, tài liệu cịn chế độ mật thì chưa được số hóa. Nhưng sự phân biệt giữa tài mật và không mật chỉ là tương đối. Nhiều tài liệu được sử dụng rộng rãi, nhưng qua diễn biến xã hội ở trong nước và quan hệ quốc tế, tài liệu đó có thể phục hồi độ mật. Vì vậy, trong một sơ sở dữ liệu, có thể khơng bị mất dữ liệu, hoặc không bị sao chép, nhưng bị lộ thơng tin tài liệu mật, …
Có rất nhiều giải pháp để số hóa tài liệu trong đó có thể nhắc đến là giải pháp quản lý tài liệu DOCUFLO: đây là một hệ thống dựa trên dịch vụ web để quản lý hệ thống tài liệu, điều tuyến văn bản, quản lý quy trình cho phép người dùng tìm kiếm thơng tin mong muốn từ bất kì vị trí nào qua internet.
Hệ thống DOCUFLO gồm có hai loại là RMS và DMS:
Hệ thống quản lý tài liệu Docuflo (Docuflo DMS) là một hệ thống quản
lý được tất cả các loại nội dung, bao gồm tài liệu, hình ảnh, video, e-mail, báo cáo … Cốt lõi của Docuflo DMS là một kho lưu trữ trong đó nội dung được lưu trữ an toàn theo những quy định phù hợp. Quản lý truy cập vào các thông tin phi cấu trúc được lưu trữ trong kho bảo đảm. Docuflo DMS cung cấp một bộ các tính năng trong đó bao gồm quản lý tài liệu, phân loại thư viện tài liệu, tìm kiếm, phân loại nội dung, quét và quản lý sao chụp, quản lý quy trình, tuân thủ, quản lý báo cáo và lưu trữ.
Docuflo Records Management System (Docuflo RMS) là là một hệ thống
dựa trên nền web để kiểm soát việc tạo ra, tổ chức, sử dụng, lưu giữ, xử lý và bảo quản có chọn lọc các hồ sơ. Giải pháp Docuflo RMS bổ sung thêm chức năng quản lý hồ sơ vào hệ thống quản lý nội dung của doanh nghiệp (Docuflo Enterprise Management System – ECM) và được thiết kế để xác định và theo dõi hồ sơ vật lý được lưu giữ tại một địa điểm được chỉ định. Quản lý hồ sơ là việc thực hiện các hành động xác định, phân loại, lưu trữ, bảo quản và tiêu hủy hồ sơ.
Lợi ích của hệ thống này mang lại đó là:
• Loại bỏ các vấn đề tồn tại cố hữu của tài liệu giấy: bị mất, bị rách, sao chép và phân phối;
• Đạt được lợi ích tương tự như email: ngay lập tức có thể chuyển giao và lấy từ bất cứ nơi nào;
• Chia sẻ nhanh, an tồn, truy vấn nhanh chóng, phạm vi rộng và thời gian chờ bằng không thông qua việc sắp xếp tài liệu điện tử;
• Cải thiện quan hệ khách hàng thông qua việc cung cấp thông tin chính xác;
• Đáng tin cậy, ngay lập tức truy cập vào tài liệu / thông tin và đưa ra hành; động kịp thời;
• Giảm chi phí hoạt động;
• Giảm thời gian nhàn rỗi: thơng tin ln ln sẵn sàng;
• Giảm thiểu rủi ro thông qua việc giảm xác suất của tài liệu bị mất / thất lạc;
• Thực thi tốt nhất và tuân thủ quy định;
Các chức năng chính của hệ thống này bao gồm:
• Chạy trên nền web;
• Sao chụp, phân loại, lưu trữ, chỉnh sửa, lưu hành, tìm kiếm và lấy hồ sơ liên quan đến tài liệu hoạt động và không hoạt động;
• Hỗ trợ đối tượng hữu hình và các hồ sơ thông tin kỹ thuật số (tức là các tập tin, hồ sơ, tài liệu, biểu mẫu, bản vẽ, giấy tờ làm việc, cơ sở dữ liệu, dữ liệu ứng dụng và e-mail, vv);
• Hỗ trợ các máy quét mã vạch;
• Xử lý mã vạch thơng qua các máy qt mã vạch;
• Tạo các thuộc tính siêu dữ liệu cho các hồ sơ;
• Tạo lập, phê duyệt và thực thi chính sách hồ sơ;
• Thơng báo trực tuyến / email thông báo cho người sử dụng khi hồ sơ được check-in/check-out;
• Hỗ trợ yêu cầu / trả lại hồ sơ;
- Phối hợp trung tâm tin học để xây dựng và phát triển các phần mềm ứng dụng sử dụng trong cơng tác lưu trữ. Hiện nay có rất nhiều phần mềm ứng dụng trong cơng tác lưu trữ, với rất nhiều tiện ích:
+Quản lý kho +Quản lý kệ +Quản lý hồ sơ
+Quản lý lưu trữ. +Quản lý mượn +Quản lý điều chỉnh +Thống kê – báo cáo
Hình 20. Giao diện của một phần mềm quản lý lưu trữ
- Nâng cấp mức tài liệu lên cấp độ 3 đó là tài liệu được đưa lên mang phục vụ nhu cầu khai thác của mọi người.
- Lưu trữ hồ sơ trên máy vi tính.
- Cung cấp cơ sở vật chất các thiết bị tin học vào công tác lưu trữ đảm bảo sự đồng bộ về số lượng cũng như chất lượng.
- Cài đặt thiết bị bảo mật vào máy tính, phần mềm quản lý cơng tác lưu trữ, tránh việc tài liệu quan trọng được lưu trên máy vi tính bị sửa chữa, thay đổi ảnh hưởng đến giá trị vốn có ban đầu.
Tóm lại khi áp dụng tin học trong công tác lưu trữ thì tin học hay phần mềm nó chỉ là cơng cụ trợ giúp cho con người và nó chỉ mang tính định tính chứ khơng mang tính định lượng nó khơng thể thay thế con người trong tất cả mọi cơng việc.
Ví dụ như phân loại, xác định số lượng tài liệu thì máy vi tính có thể làm được cịn việc xác định giá trị của tài liệu quan trong hay khơng thì chỉ cán bộ lưu trữ mới làm được được và mỗi phương pháp hay cách thức áp dụng thì đều
cách nghiêm túc, phù hợp, đáp ứng yêu cầu công việc, thực tiễn và cuối cùng là phải luôn cải tiến để bắt kịp với thời đại.