B. NỘI DUNG
3.2. Nhóm giải pháp về thể chế
Nhóm giải pháp về thể chế là nhóm giải pháp về xây dựng hành lang pháp lý, các văn bản quy định, hướng dẫn để tạo môi trường pháp lý thống nhất cho tổ chức.
Trong nhóm giải pháp thì em xin đề xuất như sau :
- Xây dựng và ban hành văn bản hướng dẫn sử dụng hợp lý các trang thiết bị văn phòng nhằm phát huy tối ưu công dụng việc ứng dụng công nghệ thơng tin trong hoạt động quản trị văn phịng;
- Xây dựng nội quy, quy chế sử dụng các trang thiết bị văn phòng nhằm sử dụng và bảo quản tốt hệ thống các trang thiết bị như: máy tính, điện thoại, máy fax…
- Xây dựng quy định về tài liệu lưu trữ điện tử, cũng như quy định về sử dụng chữ ký số trong ban hành văn bản.
- Cần xây dựng và hoàn thiện hành lang pháp lý, các văn bản quy định, hướng dẫn việc ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ.
- Thực hiện nghiêm túc Nghị định 64/2007/NĐ-CP nghị định quy định về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
- Xây dựng các văn bản về hướng dẫn số hóa tài liệu, xây dựng cơ sở dữ liệu về công tác lưu trữ.
- Xây dựng khung quy trình các khâu nghiệp vụ của cơng tác lưu trữ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
- Xây dựng các khung đánh giá việc ứng dụng tin học tạo điều kiện trong việc kiểm tra việc ứng dụng, thấy được sự hiệu quả của các ứng dụng tin học.
- Xây dựng văn bản quy định chặt chẽ hơn việc lập hồ sơ cá nhân, đặc biệt là xây dựng hồ sơ cá nhân trên máy.
3.3. Nhóm giải pháp về cơng nghệ 3.3.1. Về hạ tầng kỹ thuật chung
- Nâng cấp các thiết bị văn phịng như: Máy tính, máy Fax, máy scan, máy photo, ….
- Nâng cấp hệ thống mạng LAN, hệ thống băng thông, hệ thống truyền dẫn - Định hướng xây dựng cơ sở Hạ tầng kỹ thuật mạng thơng tin.
+ Hình thành hệ thống từ Văn phịng Bộ đến các phịng ban chun mơn . + Hệ thống trung tâm đảm nhận nhiệm vụ thông báo, chỉ đạo điều hành của lãnh đạo Văn phòng Bộ đến các đơn vị trực thuộc đơn vị quản lý (các, cơ quan phịng ban,...) thơng qua việc truy cập trực tiếp bằng đường mạng riêng của mình và các mạng kết nối khác hoặc mạng điện thoại đến các đơn vị với nhau và về bộ và cập nhật, khai thác, trao đổi thông tin qua hệ thống điện tử.
+ Hệ thống được thiết kế mở trên cơ sở mở rộng, nâng cấp hệ thống đã được đầu tư từ trước đây và đảm bảo tích hợp được các ứng dụng hiện có với các ứng dụng mới đồng thời thuận tiện cho việc quản trị và phát triển hệ thống trong tương lai.
- Đối với cơ sở hạ tầng mạng LAN.
Hệ thống cơ sở hạ tầng thông tin là nền tảng của hệ thống thơng tin vì vậy cần được thiết kế sao cho đáp ứng được các yêu cầu hệ thống ứng dụng và dịch vụ trong giai đoạn hiện tại và tương lai cụ thể như sau:
+ Yêu cầu về chức năng:
• Đáp ứng các yêu cầu về ứng dụng: Mạng truyền thông của đơn vị đảm bảo cung cấp hạ tầng truyền thông cho việc truy cập cũng như cập nhật và tích hợp hệ thống dữ liệu trong đơn vị và lên trên bên ngoài. Đây là tiền đề cho các bước phát triển hệ thống ứng dụng thống nhất trong một đơn vị nói riêng và văn phịng nói chung.
• Đáp ứng yêu cầu về dịch vụ: Trong giai đoạn hiện tại, hệ thống cơ sở hạ tầng thông tin cần cung cấp phương tiện cho triển khai hệ thống thư tín điện tử thống nhất trong các đơn vị với nhau đồng thời chuẩn bị sẵn sàng cho tích hợp các dịch vụ khác trong tương lai.
• Các điểm kết nối mạng. + Yêu cầu về kỹ thuật
• Đáp ứng các yêu cầu kết nối và dịch vụ hiện tại cũng như tương lai.
• Hiện tại, đảm bảo kết nối cho tất cả các máy trạm sẵn có trong đơn vị, mức băng thơng đảm bảo cho các dịch vụ về Data, thư tín điện tử trong tồn mạng.
• Trong tương lai khi cần mở rộng hay nâng cấp mạng (như thêm một số
người sử dụng, thêm một toà nhà hay thêm một tầng trong một tồ nhà) sẽ
khơng cần thay đổi cấu trúc mạng mà chỉ cần thêm các thiết bị kết nối vào hệ thống mạng sẵn có. Mặt khác, các thiết bị LAN Switch phải dư thừa cổng mạng, đảm bảo có cổng dự phịng cho phát triển.
• Đảm bảo trong tương lai (từ 5 tới 10 năm sau) vẫn đáp ứng đầy đủ (về
băng thông và các thiết bị truyền thông) các nhu cầu ngày càng tăng về dịch vụ
dữ liệu cũng như nhu cầu tích hợp Voice, Video trong mạng WAN của Ngành. • Tính hoạt động liên tục, cơ chế back-up.
• Có cơ chế đảm bảo dự phịng hệ thống thơng tin như dự phòng thiết bị truyền thống cũng như dự phòng đường truyền.
• Bảo mật thơng tin, cơ chế truy cập.
• Đảm bảo khả năng phân chia hệ thống mạng thành các hệ thống mạng nhỏ hơn thuận tiện cho việc thiết lập các cơ chế truy nhập tuân theo chính sách bảo mật ở mức vật lý.
• Đảm bảo dữ liệu trên đường truyền được mã hoá theo từng mức bảo mật khác nhau, khơng bị dị rỉ hoặc thay đổi nội dung thơng tin.
• Sử dụng hiệu quả tài nguyên: Hệ thống mạng phải được thiết kế sao cho sử dụng tài nguyên băng thông mạng một cách hiệu quả nhất.
• Dễ dàng khắc phục lỗi hệ thống: Hệ thống cần được thiết kế cho phép dễ dàng phân tách cũng như phát hiện xử lý sự cố.
• Hệ thống cần được thiết kế sao cho sự cố tại một điểm sẽ chỉ ảnh hưởng tới các điểm kết nối có liên quan và khơng ảnh hưởng tới hoạt động của toàn bộ hệ thống mạng.
• Quản trị hệ thống thơng tin: Dễ quản trị là một trong những yêu cầu quan trọng của người thiết kế hệ thống mạng thơng tin vì có ảnh hưởng quyết định tới giám sát cũng như quản lý vận hành toàn bộ hệ thống mạng thơng tin.
• Để đảm bảo việc đầu tư hạ tầng lâu dài, một lần hoặc hai, ba lần và khơng phải thay thế nâng cấp trong vịng từ 5 đến 10 năm, đặc biệt là về đường truyền phải đảm bảo 5-10 năm, thiết kế phải đưa ra công nghệ tiên tiến hiện đại không lạc hậu, đáp ứng đủ trong thời gian dài hạn như trên.
- Lắp đặt các hệ thống chống virut, hệ thống tường lửa để đảm bảo an ninh thông tin của hệ thống.
3.3.2. Trong cơng tác văn thư
- Hồn thiện, khai thác triệt để hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác văn phịng đặc biệt là việc thiết kế hoàn chỉnh phần mềm Văn phịng điện tử để khi tìm kiếm thơng tin cho phép người dùng có thể đọc được tồn bộ nội văn bản cũng như công tác lập hồ sơ được tích hợp trong phần mềm này.
- Khuyến khích việc nghiên cứu và áp dụng nhiều phần mềm ưu việt hơn nữa trong hoạt động của công tác văn thư đặc biệc các phần mềm có khả năng
tích hợp nhiều các ứng dụng.
- Tăng cường sử dụng văn bản điện tử thay cho các văn bản giấy hiện nay. Việc sử dụng văn bản điện tử giúp cho việc quản lý văn bản đơn giản hơn, tiết kiệm không gian lưu trữ, tiết kiệm thời gian chi phí cho cơ quan tổ chức. Tuy nhiên việc sử dụng văn bản điện tử cần phải được sử dụng đồng bộ, kiểm soát chặt chẽ, đảm khả năng bảo mật thơng tin cho văn bản.
- Khuyến khích việc sử dụng chữ ký số, chữ ký điện tử.
- Xây dựng phần mềm về việc lập hồ sơ hiện hành, để giảm tải được khối lượng tài liệu lưu trữ, đẩy mạnh công tác lập hồ sơ công việc cho cán bộ, tạo hiệu quả cho công việc, tránh thất lạc tài liệu, thơng tin bị rị rỉ.
3.3.3. Trong công tác lưu trữ
Hiện nay, việc ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ tại Bộ NN&PTNT vẫn còn nhiều hạn chế, đặc biệt đó là vẫn chưa áp dụng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ, cũng như các tài liệu chưa được số hóa nhiều, tài liệu vẫn được lưu trữ thủ công, các văn bản giấy là phổ biến. Vậy nên Văn phòng Bộ đặc biệt Phòng lưu trữ nên:
- Thực hiện số hóa tài liệu chuyển tài liệu biến đổi các loại hình thơng tin sang thông tin số, từ các tài liệu bản cứng thành các bản file mềm giúp việc tra cứu nhanh, bảo đảm an toàn tài liệu khi bị hư hỏng; giảm không gian lưu trữ; tránh việc mất, nhàu tài liệu trong quá trình lưu trữ; lưu trữ, bảo quản tài liệu vĩnh viễn; giảm thời gian tìm kiếm tài liệu; chia sẻ thơng tin nhanh chóng; tăng cường khả năng bảo mật thông tin; kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ bản gốc; đồng nhất các loại hình tài liệu; quản lý, khai thác tập trung… Ưu điểm của giải pháp là: Giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thơng tin một cách dễ dàng. Ưu điểm này bao gồm tổng hồ các thuận tiện trong cơng tác quản lý, bảo quản, bảo vệ, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ với một ngân hàng dữ liệu số; Linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các loại dữ liệu số khác nhau. Sự chuyển đổi phổ biến nhất là chuyển đổi định dạng các file tài liệu. Ví dụ, ta đang có một file word, có thể chuyển sang định dạng PDF nhờ một chương trình ứng dụng để chuyển đổi nó. Ứng dụng đó có thể là một chương trình độc lập, hoặc là một kỹ
liệu sau khi chuyển đổi sẽ được sử dụng linh hoạt hơn; Giảm chi phí tối đa cho việc quản lý tài liệu lưu trữ, tiết kiệm không gian bảo quản tài liệu lưu trữ một cách tương đối, vì theo quy định của Luật lưu trữ, tài liệu lưu trữ đã được số hóa, vẫn phải bảo quản an tồn tài liệu bản gốc; Có khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu. Ở thuận lợi này ta cần hiểu “khả năng chỉnh sửa” theo đúng nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ là không được chỉnh sửa nội dung tài liệu, mà chỉ chỉnh sửa chất lượng mang tin, như tài liệu bị mờ, bị hư hỏng nặng cần chỉnh sửa...Nhược điểm của giải pháp này đó là tài liệu lưu trữ của Bộ NN&PTNT khá nhiều việc số hóa tài liệu khó khăn, tuy nhiên ta cũng có thể chỉ số hóa những tài liệu nào mang tính chất quan trọng cần bảo quản lâu dài; khó khăn về việc bảo mật dữ liệu, thơng thường, tài liệu cịn chế độ mật thì chưa được số hóa. Nhưng sự phân biệt giữa tài mật và không mật chỉ là tương đối. Nhiều tài liệu được sử dụng rộng rãi, nhưng qua diễn biến xã hội ở trong nước và quan hệ quốc tế, tài liệu đó có thể phục hồi độ mật. Vì vậy, trong một sơ sở dữ liệu, có thể khơng bị mất dữ liệu, hoặc khơng bị sao chép, nhưng bị lộ thông tin tài liệu mật, …
Có rất nhiều giải pháp để số hóa tài liệu trong đó có thể nhắc đến là giải pháp quản lý tài liệu DOCUFLO: đây là một hệ thống dựa trên dịch vụ web để quản lý hệ thống tài liệu, điều tuyến văn bản, quản lý quy trình cho phép người dùng tìm kiếm thơng tin mong muốn từ bất kì vị trí nào qua internet.
Hệ thống DOCUFLO gồm có hai loại là RMS và DMS:
Hệ thống quản lý tài liệu Docuflo (Docuflo DMS) là một hệ thống quản
lý được tất cả các loại nội dung, bao gồm tài liệu, hình ảnh, video, e-mail, báo cáo … Cốt lõi của Docuflo DMS là một kho lưu trữ trong đó nội dung được lưu trữ an toàn theo những quy định phù hợp. Quản lý truy cập vào các thông tin phi cấu trúc được lưu trữ trong kho bảo đảm. Docuflo DMS cung cấp một bộ các tính năng trong đó bao gồm quản lý tài liệu, phân loại thư viện tài liệu, tìm kiếm, phân loại nội dung, quét và quản lý sao chụp, quản lý quy trình, tuân thủ, quản lý báo cáo và lưu trữ.
Docuflo Records Management System (Docuflo RMS) là là một hệ thống
dựa trên nền web để kiểm soát việc tạo ra, tổ chức, sử dụng, lưu giữ, xử lý và bảo quản có chọn lọc các hồ sơ. Giải pháp Docuflo RMS bổ sung thêm chức năng quản lý hồ sơ vào hệ thống quản lý nội dung của doanh nghiệp (Docuflo Enterprise Management System – ECM) và được thiết kế để xác định và theo dõi hồ sơ vật lý được lưu giữ tại một địa điểm được chỉ định. Quản lý hồ sơ là việc thực hiện các hành động xác định, phân loại, lưu trữ, bảo quản và tiêu hủy hồ sơ.
Lợi ích của hệ thống này mang lại đó là:
• Loại bỏ các vấn đề tồn tại cố hữu của tài liệu giấy: bị mất, bị rách, sao chép và phân phối;
• Đạt được lợi ích tương tự như email: ngay lập tức có thể chuyển giao và lấy từ bất cứ nơi nào;
• Chia sẻ nhanh, an tồn, truy vấn nhanh chóng, phạm vi rộng và thời gian chờ bằng không thông qua việc sắp xếp tài liệu điện tử;
• Cải thiện quan hệ khách hàng thơng qua việc cung cấp thơng tin chính xác;
• Đáng tin cậy, ngay lập tức truy cập vào tài liệu / thông tin và đưa ra hành; động kịp thời;
• Giảm chi phí hoạt động;
• Giảm thời gian nhàn rỗi: thông tin luôn luôn sẵn sàng;
• Giảm thiểu rủi ro thơng qua việc giảm xác suất của tài liệu bị mất / thất lạc;
• Thực thi tốt nhất và tuân thủ quy định;
Các chức năng chính của hệ thống này bao gồm:
• Chạy trên nền web;
• Sao chụp, phân loại, lưu trữ, chỉnh sửa, lưu hành, tìm kiếm và lấy hồ sơ liên quan đến tài liệu hoạt động và khơng hoạt động;
• Hỗ trợ đối tượng hữu hình và các hồ sơ thông tin kỹ thuật số (tức là các tập tin, hồ sơ, tài liệu, biểu mẫu, bản vẽ, giấy tờ làm việc, cơ sở dữ liệu, dữ liệu ứng dụng và e-mail, vv);
• Hỗ trợ các máy quét mã vạch;
• Xử lý mã vạch thơng qua các máy quét mã vạch;
• Tạo các thuộc tính siêu dữ liệu cho các hồ sơ;
• Tạo lập, phê duyệt và thực thi chính sách hồ sơ;
• Thơng báo trực tuyến / email thơng báo cho người sử dụng khi hồ sơ được check-in/check-out;
• Hỗ trợ yêu cầu / trả lại hồ sơ;
- Phối hợp trung tâm tin học để xây dựng và phát triển các phần mềm ứng dụng sử dụng trong cơng tác lưu trữ. Hiện nay có rất nhiều phần mềm ứng dụng trong cơng tác lưu trữ, với rất nhiều tiện ích:
+Quản lý kho +Quản lý kệ +Quản lý hồ sơ
+Quản lý lưu trữ. +Quản lý mượn +Quản lý điều chỉnh +Thống kê – báo cáo
Hình 20. Giao diện của một phần mềm quản lý lưu trữ
- Nâng cấp mức tài liệu lên cấp độ 3 đó là tài liệu được đưa lên mang phục vụ nhu cầu khai thác của mọi người.
- Lưu trữ hồ sơ trên máy vi tính.
- Cung cấp cơ sở vật chất các thiết bị tin học vào công tác lưu trữ đảm bảo sự đồng bộ về số lượng cũng như chất lượng.
- Cài đặt thiết bị bảo mật vào máy tính, phần mềm quản lý cơng tác lưu trữ, tránh việc tài liệu quan trọng được lưu trên máy vi tính bị sửa chữa, thay đổi ảnh hưởng đến giá trị vốn có ban đầu.
Tóm lại khi áp dụng tin học trong công tác lưu trữ thì tin học hay phần