B. NỘI DUNG
2.4. Ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là một nguồn lực thông tin quan trọng, phục vụ cho quản lý nhà nước, quản lý xã hội, xây dựng kinh tế phát triển và nâng cao đời sống văn hoá của nhân dân. Việc khai thác, sử dụng nguồn lực thông tin lưu trữ đã được các cơ quan lưu trữ đặt thành một nhiệm vụ chủ yếu. Lâu nay, các cơ quan lưu trữ thường sử dụng công cụ khai thác tài liệu lưu trữ qua bộ thẻ, mục lục hồ sơ. Việc quản lý, thống kê, tổng hợp tài liệu theo các chuyên đề mất rất nhiều thời gian và chưa chính xác. Để khắc phục những hạn chế nêu trên cần phải ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ.
Phòng Lưu trữ là một đơn vị thuộc Văn phòng Bộ NN&PTNT, Quy định về chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng được thực hiện theo Quyết định số 271/QĐ-VP ngày 05 tháng 6 nhiệm năm 2014 của Chánh Văn phòng Bộ NN&PTNT.
Phòng nằm ở tầng số 1 nhà A10, bao gồm 04 cán bộ, các trang thiết bị làm việc bao gồm: máy tính, máy photo, máy in, máy scan, phần mềm quản lý văn bản, phần mềm soạn thảo văn bản,…khá đầy đủ và đáp ứng được nhu cầu của công việc cũng như làm việc của các cán bộ lưu trữ.
Hiện nay, công tác lưu trữ việc ứng dụng tin học đã có, nhưng vẫn cịn mang tính nhỏ lẻ, chưa áp dụng rộng rãi trên tất cả các khâu nghiệp vụ.
2.4.1. Trong công tác thu thập, bổ xung tài liệu lưu trữ
Thu thập tài liệu lưu trữ là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan đến việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào lưu trữ, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ của Bộ theo quyền hạn, phạm vi mà Nhà nước đã quy định.
Bổ xung tài liệu vào lưu trữ là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan đến việc xác định các tài liệu cần bổ xung hàng năm và những tài liệu cịn thiếu để tiến hành tìm kiếm và bổ xung nhằm hồn thiện phơng lưu trữ của cơ quan, tổ chức theo những quy định của Nhà nước.
Trong hoạt động này tin học được ứng dụng vào giai đoạn bổ xung thông tin của tài liệu được thu thập, bổ sung vào kho lưu trữ trong phần mềm Văn phòng điện tử của Bộ và lập danh sách các tài liệu cần nộp, lưu, bổ sung vào lưu trữ.
Hằng năm tại phòng Lưu trữ – Bộ NN&PTNT đã lập kế hoạch thu thập tài liệu, có khoảng 7000 hồ sơ, tài liệu tương ứng với khoảng 30 mét tài liệu được thu thập từ các nguồn khác nhau.(Trích nguồn Báo cáo tổng kết năm 2015 và
triển khai nhiệm vụ năm 2016 của Văn phịng Bộ NN&PTNT.) 2.4.2. Trong cơng tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Hoạt động xác định giá trị tài liệu là việc quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, văn hóa, khoa học và các giá trị khác. Nội dung công tác xác định giá trị tài liệu bao gồm các các công việc cụ thể như: nghiên cứu để vận dụng các nguyên tắc, phương pháp cũng như các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu; nghiên cứu, xây dựng các bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu; xác định thời hạn bảo quản cho mỗi loại hồ sơ, tài liệu; lựa chọn tài liệu để đưa vào lưu trữ để bảo quản; loại những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
Qua khảo sát thực tế tại phịng Lưu trữ –Bộ NN&PTNT thì em nhận thấy rằng trong công tác xác định giá trị tài liệu tin học được ứng dụng ở một số nội dung sau:
Việc xác định giá trị tài liệu được tiến hành một năm một lần khi các đơn vị nộp tài liệu vào lưu trữ. Trong các nội dung công việc xác định giá trị tài liệu thì tin học được ứng dụng để xây dựng các văn bản hướng dẫn, quy định xác định giá trị tài liệu. Công việc này được thao tác trên máy vi tính trong phần mềm Microsoft Word khi đó các văn bản được soạn thảo căn cứ theo quy định của pháp luật về xác định giá trị tài liệu và căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Lưu trữ.
Việc xây dựng các văn bản hướng dẫn quy định xác định giá trị tài liệu được thao tác trong phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word, đây là phần
quy định đầy đủ các yêu cầu, cách thức xác định giá trị tài liệu thì sẽ được lưu trong một file nhất định được người dùng, cán bộ lưu trữ lập và cho tất cả những văn bản có liên quan đến việc xác định giá trị tài liệu, khi cần thiết có thể gửi qua thư điện tử hoặc in ra bản cứng.
Hình 13. Phần mềm Microsoft Word
2.4.3. Trong thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ
Thống kê tài liệu lưu trữ là việc áp dụng các phương pháp và công cụ chuyên môn để xác định số lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống các trang thiết bị bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ để ghi vào phương tiện thống kê.
Hiện nay, trong công tác thống kê tài liệu vẫn sử dụng phương pháp truyền thống đó là dựa trên danh mục hồ sơ của các đơn vị. Việc bảo quản lưu trữ chưa được đầu tư nhiều các trang thiết bị hiện đại để có thể bảo quản tài liệu lưu trữ một cách tốt hơn.
2.4.4. Trong tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình khai thác thơng tin tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu nghiên cứu, tìm hiểu. Đây là một trong những công tác quan trọng nhất và là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ.
Tại Bộ NN&PTNT việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu vẫn thực hiện theo phương pháp truyền thống, tài liệu chưa được số hóa, thơng tin tài liệu
chưa đạt mức 3 đó là thơng tin, tài liệu lưu trữ chưa được đưa lên mạng để mọi người có thể trực tiếp khai thác, mà vẫn phải đến tận nơi để tìm đọc, khai thác tài liệu tại kho.
- Ngoài ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ đã được nêu trên thì trong cơng tác tổ chức và sử sụng tài liệu lưu trữ của Bộ NN&PTNT đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 và đã đem lại một số hiệu quả nhất định trong công việc. Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001( TCVN ISO 9001: 2008) trong công tác lưu trữ, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong công tác tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng đã mang lại nhiều thuận lợi cũng như thách thức trong lĩnh vực này.
Và quy trình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được thực hiện hiện theo các bước như sau:
2.4.5. Đánh giá 2.4.5.1. Ưu điểm 2.4.5.1. Ưu điểm
Việc ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ tại Bộ NN&PTNT từ khi ứng dụng đã đáp ứng được những yêu cầu cơ bản nhất của công tác lưu trữ.
Thứ nhất, việc ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ giúp tiết kiệm được thời gian làm việc, xử lý cơng việc nhanh chóng, thuận lợi, hiệu qủa, hiệu xuất công việc nhanh hơn nhiều khi tin học chưa được áp dụng.
Thứ hai, tiết kiệm được sức lực của cán bộ lưu trữ khi có các thiết bị hỗ trợ làm lưu trữ .
Thứ ba, giúp cán bộ lưu trữ nói riêng khai thác có hiệu quả các nguồn tài nguyên trong lĩnh vực lưu trữ.
Thứ tư, ứng dụng tin học giúp tra tìm tài liệu dễ dàng, thuận tiện, nhanh chóng, chính xác…
Thứ năm, đã ứng dụng và cài đặt những phần mềm cơ bản như: phần mềm diệt virut, phần mềm Micorsoft word…….
2.4.5.2. Nhược điểm
Thứ nhất, tin học chưa được ứng dụng tối đa trong công tác lưu trữ, vẫn sử dụng phương pháp truyền thống là phổ biến như danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, mục lục hồ sơ, ….
Thứ hai, chưa xây dựng được phầm mềm riêng biệt về cơng tác lưu trữ ví dụ như phần mềm quản lý và chỉnh lý tài liệu,…
Thứ ba, tài liệu lưu trữ chưa được số hóa, chưa đạt cấp độ là mức 3 theo yêu cầu của hiện đại hóa.
Thứ tư, tài liệu chưa được bảo quản chặt chẽ, vẫn cịn tình trạng bó gói, xếp chồng đống, tài liệu bị hư hỏng…chưa có kế hoạch, văn bản hướng dẫn, quy định để cải thiện tình trạng này.
Hình 15. Tình trạng tài liệu lưu trữ
2.4.5.3. Nguyên nhân
Thứ nhất, về tài chính vẫn cịn hạn hẹp, chưa có điều kiện đầu tư xây dựng phần mềm lưu trữ.
Thứ hai, về nguồn lực, thiếu nguồn lực và nguồn lực còn thiếu kinh nghiệm, chuyên môn, kỹ năng, chưa thành thạo trong ứng dụng, sử dụng thành tựu tin học, công nghệ.
Thứ ba, cơ sở hạ tầng, vật chất cịn thiếu thốn, chưa có sự đầu tư chưa đáp ứng được yêu cầu công việc.