B. NỘI DUNG
2.6. Ứng dụng trong quản lý nhân sự trong Văn phòng
Nhân sự là một trong những nhân tố quan trọng hàng đầu của mỗi cơ quan tổ chức và nhân tố quyết định mọi hoạt động của cơ quan tổ chức đó. Do đó việc quản lý nhân sự là nhiệm vụ mà cơ quan nào cũng có.
Việc quản lý nhân sư bao gồm rất nhiều khâu: Quản lý về hồ sở công chức, viên chức, nhân viên; Lương của nhân viên; Khen thưởng–kỷ luật của nhân viên ; …
Trước kia, việc quản lý nhân sự đều được thực hiện một cách thủ cơng ví dụ như các hồ sơ công chức được bảo quản thơ sơ, dẫn đến những tình trạng thất lạc, hư hỏng không thể phục hồi,…Quản lý tác phong, thời gian làm việc của nhân viên còn nhiều hạn chế, thường chỉ dừng lại ở các quy định, quy chế làm việc chưa có nhưng hình thức phương pháp phối hợp chặt chẽ hơn.
Hiện nay, Văn phịng Bộ có 12 đơn vị trực thuộc (10 đơn vị hành chính, 02 đơn vị sự nghiệp có thu), trong đó, tại Hà Nội có 10 đơn vị và Thành phố Hồ Chí Minh có 02 đơn vị.
Về nhân sự, Văn phòng Bộ hiện có 176 người (cơng chức 76 người, LĐHĐ theo Nghị định 68: 14 người; LĐHĐ khác: là 87 người “ Văn phịng Hà Nội: 49 và phía Nam: 10”; Trung tâm DVNN: 01, DVTMNN phía Nam: 27). Trong đó tỷ lệ người có trình độ: Thạc sĩ 15 người chiếm 8,5%, Đại học 57 người chiếm 32,4%, Cao đẳng 05 người chiếm 2,8%, Trung cấp 16 người chiếm 9,1% , trình độ khác 83 người chiếm 47,1%.
Với cơ quan lớn như Văn phịng Bộ Nơng nghiệp, có số lượng nhân sự đơng đảo, thì việc ứng dụng tin học vào quản lý nhân sự là rất cần thiết. Theo khảo sát, Văn phòng Bộ hiện nay đang sử dụng phần mềm PMISMARD trong quản lý nhân sự.
Hình 17.Giao diện của phần mềm PMISMARD
Phần mềm PMISMARD là sử dụng các ứng dụng CNTT để nâng cao chất lượng quản lý, chỉ đạo và điều hành trong cơng tác tổ chức của Văn phịng Bộ. Nó giúp giảm thời gian giải quyết các công việc sự vụ để tập trung vào cơng tác
cấp bách về cải cách hành chính, tinh giản biên chế của Nhà nước; góp phần tích cực vào việc chuẩn hoá cán bộ, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, cơng chức của Văn phịng Bộ.
Phần mềm PMISMARD cho phép người sử dụng xử lý rất nhiều nghiệp vụ trên đó bao gồm:
- Nhập thông tin hồ sơ: Chức năng này bao gồm các hoạt động như nhập thông tin hồ sơ, chỉnh sửa, in hồ sơ. Đây là một trong chức năng chính của phần mềm .
Hình 18. Giao diện khi nhập thông tin hồ sơ
- Đánh giá cán bộ, công chức: - Quản lý nâng lương
- Tiếp nhận cán bộ
- Thuyên chuyển cán bộ - Lập kế hoạch biên chế - Lập danh sách nghỉ hưu
- Quản lý công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ cơng chức.
- Tìm kiếm hồ sơ (chỉ có tác dụng khi đã vào chức năng nhập hồ sơ) - Tra cứu thông tin,
- Báo cáo tiền lương, - Báo cáo tổng hợp.
Với nhiều chức năng như trên thì phần lớn công việc đều được giải quyết một các nhanh chóng, hiệu quả chất lượng. Giúp lãnh đạo nắm bắt được thông tin, số liệu về cán bộ cơng chức trong Văn phịng.
Ngồi các nghiệp vụ chính như Quản lý hồ sơ nhân sự, đánh giá nhân sự,...thì cịn có quản lý về thời gian làm việc của cán bộ, công chức. Trước kia việc quản lý thời gian của cán bộ cơng chức cịn nhiều hạn chế chủ yếu vẫn là các quy định trên giấy tờ, nên dẫn đến tình trạng người làm người chơi,...Hiện nay, để hạn chế được các nhược điểm đó, ngồi các quy định của Bộ, thì Văn phịng Bộ cho lắp đặt các máy kiểm sốt bằng vân tay để có thể kiểm sốt về thời gian làm việc của cán bộ, công chức nhằm giảm hiện tượng đi làm khơng đúng giờ, kiểm sốt về số ngày nghỉ của công chức.
*Đánh giá
- Ưu điểm
Việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý nhân sự đã khắc phục được nhiệu hạn chế bằng các công cụ thủ công, cũng như giúp lãnh đạo trong việc kiểm sốt cán bộ , cơng chức.
+ Giải quyết các nghiệp một các khâu nghiệp vụ cách nhanh chóng, thơng tin hồ sơ của cán bộ được quản lý một cách khoa học, không lo hư hại
+ Giảm tải tài liệu cho lưu trữ trong việc thu thập và bảo quản hồ sơ cán bộ cơng chức, viên chức, tránh tình trạng thất lạc, hư hỏng hồ sơ.
+ Việc tra cứu tìm kiếm thơng tin nhân sự, đánh giá nhân sự, cũng như quản lý khen thưởng của Văn phịng được dễ dàng hơn, chính xác hơn.
+ Kiểm sốt về thời gian làm việc của cán bộ công chức được chặt chẽ hơn, tạo được hiệu quả làm việc tốt hơn, tránh tình trạng đi làm muộn, tạo nên tính chun nghiệp cho Văn phịng Bộ.
- Nhược điểm
+ Phần mềm vẫn đang trong quá trình tạo cơ sở dữ liệu, nên vẫn chưa hoàn chỉnh hết tất cả các chức năng.
+ Do đường truyền còn hạn chế, nên việc cập nhật dữ liệu còn chậm, nhiều khi bị lỗi, dẫn đến chậm chễ trong giải quyết công việc, gây ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng của công việc.