B. NỘI DUNG
2.7. Đánh giá chung
2.7.1. Ưu điểm
+ Lãnh đạo Văn phòng Bộ đã rất quan tâm chú trọng đến những ứng dụng tin học trong hoạt động của Văn phòng Bộ.
+ Văn phòng cũng đầu tư mua sắm trang thiết bị hiện đại, thay mới những thiết bị đã cũ, không sử dụng được nhằm phục vụ cho hoạt động của văn phịng, góp phần nâng cao hiệu quả làm việc của Văn phòng.
+ Các phần mềm ứng dụng cũng được Văn phòng xây dựng và triển khai thực hiện trên nhiều lĩnh vực hoạt động đặc biệt là công tác văn thư.
+ Cán bộ công chức thường xun được nâng cao trình độ chun mơn về tin học ứng dụng, giúp cho việc triển khai ứng dụng công nghệ được dễ dàng hơn.
2.7.2. Nhược điểm
+ Do hoạt động của Văn phịng có rất nhiều hạng mục cơng việc, nhiều lĩnh vực quản lý cho nên các ứng dụng tin học cịn mang tính đơn lẻ, chưa được đồng bộ hóa tất các khâu nghiệp vụ, ví dụ như cơng tác lưu trữ chưa được ứng dụng nhiều các phần mềm tin học trong quarn lý các tài liệu lưu trữ
+ Phần lớn các cán bộ công chức chưa được đào tạo bài bản về tin học văn phòng nên việc khai thác các phần mềm ứng dụng chưa được triệt để, hạn chế trong việc sử dụng, khi gặp các lỗi thường gặp thì chưa xử lý được kịp thời.
+ Cơ sở vật chất vẫn còn thiếu thốn, hệ thống mạng thường xuyên bị lỗi, gián đoạn, gây ảnh hưởng đến tiến độ của công việc.
+ Tài liệu chưa được số hóa đồng bộ nên dẫn đến các hạn chế trong khai thác và sử dụng thông tin của nhân viên và lãnh đạo.
+ Nguồn kinh phí cho các ứng dụng tin học cịn hạn hẹp, dẫn đến việc ứng dụng chưa mang tính triệt để, hạn chế trong một số lĩnh vực.
Chương 3
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TẠI
VĂN PHỊNG BỘ NƠNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NƠNG THƠN 3.1. Nhóm giải pháp về nhận thức
Nhóm giải pháp về nhận thức là những giải pháp nhằm giúp nâng cao về trình độ chun mơn, cũng như nhận thức về hiệu quả của việc ứng dụng tin học trong hoạt động quản trị văn phịng.
Đây là nhóm giải pháp mà tất cả các lĩnh vực đều áp dụng, vì nhân lực là chìa khóa thành cơng của mọi tổ chức, nếu một tổ chức mà có nguồn nhân lực tốt về chun mơn thì giúp cho hoạt động của tổ chức đó đạt hiệu quả cao hơn, chất lượng cơng việc tốt hơn.
Trong nhóm giải pháp này bao gồm các hoạt động sau:
*Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực
Hiện tại, một trở ngại lớn đối với việc thực hiện chủ chương tin học hoá của cơng tác hành chính văn phịng là phần lớn cán bộ chuyên trách chưa được trang bị đầy đủ kiến thức cần thiết về tin học văn phịng. Do đó khơng thể sử dụng thành thạo các chương trình phần mềm và Internet, chưa khai thác triệt để được hết các tính năng của phần mềm. Bởi vậy, tổ chức đào tạo bồi dưỡng kiến thức tin học văn phòng cho các đối tượng làm cơng tác văn phịng là một biện pháp cần thiết, có tác dụng thúc đẩy q trình tin học hố cơng tác hành chính văn phịng các kiến thức tin học mà cán bộ, viên chức làm cơng tác văn phịng nói chung được bồi dưỡng phải đạt yêu cầu tối thiểu: sử dụng thành thạo các chương trình soạn thảo văn bản vào cơng tác chun mơn, biết cách đưa thông tin và truy cập thông tin trên mạng nội bộ, mạng diện rộng Internet. Yêu cầu cao hơn là biết cách tổ chức các cuộc trao đổi, hội thảo qua mạng. Riêng đối với cán bộ chuyên trách còn phải biết sử dụng thành thạo các phần mềm.
- Xây dựng các chương trình phần mềm tối ưu nhằm áp dụng thống nhất trong các lĩnh vực hoạt động của Văn phòng.
- Cần mở thêm các lớp tập huấn ngắn ngày trước khi ứng dụng các phần mềm, các ứng dụng mới, các trang thiết bị trong Văn phịng như máy phơ tơ, máy scan, máy in….
-Tăng cường hoạt động thanh tra kiểm, kiểm tra thường xuyên về trình độ nghiệp vụ văn phịng và q trình áp dụng ISO trong hoạt động văn phịng. Từ đó, sẽ nâng cao nhận thức cũng như để cán bộ văn thư thấy rõ vai trị của cơng nghệ thơng tin trong văn phịng nói chung và cơng tác văn thư nói riêng để mỗi cán bộ đều ý thức được và khơng ngừng học hỏi để nâng cao trình độ chun mơn cũng như kiến thức tin học, bắt kịp với sự phát triển mạnh mẽ của ngành văn thư trong giai đoạn hội nhập.
*Nâng cao nhận thức của các cán bộ, công chức:
- Giúp cho lãnh đạo, cán bộ, công chức nhận thức được hiểu quả to lớn của việc ứng dụng tin học vào cơng tác hành chính văn phịng nói riêng và hoạt động quản lý nói chung; xem đây là một khâu quan trọng của cải cách hành chính và có liên quan đến nhiều cán bộ, cơng chức. Từ đó, có ý thức học tập nghiên cứu nắm vững kiến thức cần thiết về công nghệ thông tin vào cơng việc của mình, thay thế cho lề lối và phương pháp làm việc thủ công hiệu quả thấp.
- Các cán bộ chuyên môn phải luôn học hỏi, nâng cao trình độ để hồn thành xuất sắc các nhiệm vụ được giao.
*Tổ chức tuyển dụng thêm nhân viên mới cho Văn phòng
Trong văn phịng hiện nay có rất nhiều cán bộ, công chức đang chuẩn bị nghỉ hưu. Vậy nên cần phải tuyển dụng một lớp nhân viên kế cận mới để có thể thay thế được lớp cán bộ đó.
Việc này đem lại rất nhiều thuận lợi cho Văn phòng Bộ:
- Tranh thủ được sự chỉ bảo của các lớp cán bộ dày dặn kinh nghiệm, tiết kiệm chi phí cũng như thời gian để làm quen cơng việc đối với những nhân viên thay thế.
- Tạo được mối quan hệ tốt giữa các cán bộ mới với các bộ đang làm việc. Từ đó tạo được mơi trường làm việc hịa nhã, thân thiện, chun nghiệp trong cơng việc và người tới Văn phòng Bộ.
- Những nhân viên trẻ có năng lực, có nhiệt huyết, có nhận thực, có tính sáng tạo cao, đặc biệt được tiếp cận với các ứng dụng công nghệ nhiều hơn, do đó việc triển khai ứng dụng cơng nghệ sẽ dễ dàng hơn.
Tuy nhiên, việc tuyển dụng cũng cân thiết lập một các chặt chẽ về tất các các mặt, đặc biệt là trình độ chun mơn, nhận thức công việc.
*Rèn luyện phong các làm việc cho cán bộ công chức:
Người cán bộ trong thời đại công nghệ thông tin cần phải biết sắp xếp công việc một các hợp lý và luôn đặt hiệu quả công việc lên hàng đầu. Họ cũng cần phải có sự sáng tạo trong suy nghĩ để có thể nâng cao được hiệu quả cơng việc. Ngồi ra, một điều quan trọng một cán bộ cũng cần phải có đó là phong cách làm việc, tinh thần làm việc đối với những nhiệm vụ của mình.
Một nhân viên văn phịng thì cần phải có phong cách làm việc chuyên nghiệp, nhanh nhẹn, cập nhật thơng tin nhanh chóng, có tinh thần làm việc nhiệt tình, tìm tịi sáng tạo ra các phương pháp làm việc mới. Tất nhiên để có thể được như vậy, các công chức cần phải nỗ lực thay đổi bản thân như: đi làm đúng giờ, làm việc đúng quy trình, đúng nhiệm vụ phân cơng,…Đối với lãnh đạo cần phải thường xuyên kiểm tra cán bộ do mình quản lý, để tăng thêm sự kỷ luật đối với cán bộ cơng chức, từ đó tăng hiệu quả làm việc, cũng như chất lượng cơng việc.
3.2. Nhóm giải pháp về thể chế
Nhóm giải pháp về thể chế là nhóm giải pháp về xây dựng hành lang pháp lý, các văn bản quy định, hướng dẫn để tạo môi trường pháp lý thống nhất cho tổ chức.
Trong nhóm giải pháp thì em xin đề xuất như sau :
- Xây dựng và ban hành văn bản hướng dẫn sử dụng hợp lý các trang thiết bị văn phịng nhằm phát huy tối ưu cơng dụng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản trị văn phòng;
- Xây dựng nội quy, quy chế sử dụng các trang thiết bị văn phòng nhằm sử dụng và bảo quản tốt hệ thống các trang thiết bị như: máy tính, điện thoại, máy fax…
- Xây dựng quy định về tài liệu lưu trữ điện tử, cũng như quy định về sử dụng chữ ký số trong ban hành văn bản.
- Cần xây dựng và hoàn thiện hành lang pháp lý, các văn bản quy định, hướng dẫn việc ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ.
- Thực hiện nghiêm túc Nghị định 64/2007/NĐ-CP nghị định quy định về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
- Xây dựng các văn bản về hướng dẫn số hóa tài liệu, xây dựng cơ sở dữ liệu về công tác lưu trữ.
- Xây dựng khung quy trình các khâu nghiệp vụ của cơng tác lưu trữ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
- Xây dựng các khung đánh giá việc ứng dụng tin học tạo điều kiện trong việc kiểm tra việc ứng dụng, thấy được sự hiệu quả của các ứng dụng tin học.
- Xây dựng văn bản quy định chặt chẽ hơn việc lập hồ sơ cá nhân, đặc biệt là xây dựng hồ sơ cá nhân trên máy.
3.3. Nhóm giải pháp về cơng nghệ 3.3.1. Về hạ tầng kỹ thuật chung
- Nâng cấp các thiết bị văn phịng như: Máy tính, máy Fax, máy scan, máy photo, ….
- Nâng cấp hệ thống mạng LAN, hệ thống băng thông, hệ thống truyền dẫn - Định hướng xây dựng cơ sở Hạ tầng kỹ thuật mạng thơng tin.
+ Hình thành hệ thống từ Văn phịng Bộ đến các phịng ban chun mơn . + Hệ thống trung tâm đảm nhận nhiệm vụ thông báo, chỉ đạo điều hành của lãnh đạo Văn phòng Bộ đến các đơn vị trực thuộc đơn vị quản lý (các, cơ quan phịng ban,...) thơng qua việc truy cập trực tiếp bằng đường mạng riêng của mình và các mạng kết nối khác hoặc mạng điện thoại đến các đơn vị với nhau và về bộ và cập nhật, khai thác, trao đổi thông tin qua hệ thống điện tử.
+ Hệ thống được thiết kế mở trên cơ sở mở rộng, nâng cấp hệ thống đã được đầu tư từ trước đây và đảm bảo tích hợp được các ứng dụng hiện có với các ứng dụng mới đồng thời thuận tiện cho việc quản trị và phát triển hệ thống trong tương lai.
- Đối với cơ sở hạ tầng mạng LAN.
Hệ thống cơ sở hạ tầng thông tin là nền tảng của hệ thống thơng tin vì vậy cần được thiết kế sao cho đáp ứng được các yêu cầu hệ thống ứng dụng và dịch vụ trong giai đoạn hiện tại và tương lai cụ thể như sau:
+ Yêu cầu về chức năng:
• Đáp ứng các yêu cầu về ứng dụng: Mạng truyền thông của đơn vị đảm bảo cung cấp hạ tầng truyền thông cho việc truy cập cũng như cập nhật và tích hợp hệ thống dữ liệu trong đơn vị và lên trên bên ngoài. Đây là tiền đề cho các bước phát triển hệ thống ứng dụng thống nhất trong một đơn vị nói riêng và văn phịng nói chung.
• Đáp ứng u cầu về dịch vụ: Trong giai đoạn hiện tại, hệ thống cơ sở hạ tầng thông tin cần cung cấp phương tiện cho triển khai hệ thống thư tín điện tử thống nhất trong các đơn vị với nhau đồng thời chuẩn bị sẵn sàng cho tích hợp các dịch vụ khác trong tương lai.
• Các điểm kết nối mạng. + Yêu cầu về kỹ thuật
• Đáp ứng các yêu cầu kết nối và dịch vụ hiện tại cũng như tương lai.
• Hiện tại, đảm bảo kết nối cho tất cả các máy trạm sẵn có trong đơn vị, mức băng thông đảm bảo cho các dịch vụ về Data, thư tín điện tử trong tồn mạng.
• Trong tương lai khi cần mở rộng hay nâng cấp mạng (như thêm một số
người sử dụng, thêm một toà nhà hay thêm một tầng trong một tồ nhà) sẽ
khơng cần thay đổi cấu trúc mạng mà chỉ cần thêm các thiết bị kết nối vào hệ thống mạng sẵn có. Mặt khác, các thiết bị LAN Switch phải dư thừa cổng mạng, đảm bảo có cổng dự phịng cho phát triển.
• Đảm bảo trong tương lai (từ 5 tới 10 năm sau) vẫn đáp ứng đầy đủ (về
băng thông và các thiết bị truyền thông) các nhu cầu ngày càng tăng về dịch vụ
dữ liệu cũng như nhu cầu tích hợp Voice, Video trong mạng WAN của Ngành. • Tính hoạt động liên tục, cơ chế back-up.
• Có cơ chế đảm bảo dự phịng hệ thống thơng tin như dự phòng thiết bị truyền thống cũng như dự phịng đường truyền.
• Bảo mật thơng tin, cơ chế truy cập.
• Đảm bảo khả năng phân chia hệ thống mạng thành các hệ thống mạng nhỏ hơn thuận tiện cho việc thiết lập các cơ chế truy nhập tuân theo chính sách bảo mật ở mức vật lý.
• Đảm bảo dữ liệu trên đường truyền được mã hoá theo từng mức bảo mật khác nhau, khơng bị dị rỉ hoặc thay đổi nội dung thơng tin.
• Sử dụng hiệu quả tài nguyên: Hệ thống mạng phải được thiết kế sao cho sử dụng tài nguyên băng thông mạng một cách hiệu quả nhất.
• Dễ dàng khắc phục lỗi hệ thống: Hệ thống cần được thiết kế cho phép dễ dàng phân tách cũng như phát hiện xử lý sự cố.
• Hệ thống cần được thiết kế sao cho sự cố tại một điểm sẽ chỉ ảnh hưởng tới các điểm kết nối có liên quan và khơng ảnh hưởng tới hoạt động của tồn bộ hệ thống mạng.
• Quản trị hệ thống thông tin: Dễ quản trị là một trong những yêu cầu quan trọng của người thiết kế hệ thống mạng thơng tin vì có ảnh hưởng quyết định tới giám sát cũng như quản lý vận hành toàn bộ hệ thống mạng thơng tin.
• Để đảm bảo việc đầu tư hạ tầng lâu dài, một lần hoặc hai, ba lần và không phải thay thế nâng cấp trong vòng từ 5 đến 10 năm, đặc biệt là về đường truyền phải đảm bảo 5-10 năm, thiết kế phải đưa ra công nghệ tiên tiến hiện đại không lạc hậu, đáp ứng đủ trong thời gian dài hạn như trên.
- Lắp đặt các hệ thống chống virut, hệ thống tường lửa để đảm bảo an ninh thông tin của hệ thống.
3.3.2. Trong công tác văn thư
- Hoàn thiện, khai thác triệt để hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác văn phịng đặc biệt là việc thiết kế hồn chỉnh phần mềm Văn phịng điện tử để khi tìm kiếm thơng tin cho phép người dùng có thể đọc được tồn bộ nội văn bản cũng như cơng tác lập hồ sơ được tích hợp trong phần mềm này.
- Khuyến khích việc nghiên cứu và áp dụng nhiều phần mềm ưu việt hơn nữa trong hoạt động của công tác văn thư đặc biệc các phần mềm có khả năng
tích hợp nhiều các ứng dụng.
- Tăng cường sử dụng văn bản điện tử thay cho các văn bản giấy hiện nay. Việc sử dụng văn bản điện tử giúp cho việc quản lý văn bản đơn giản hơn, tiết kiệm không gian lưu trữ, tiết kiệm thời gian chi phí cho cơ quan tổ chức. Tuy nhiên việc sử dụng văn bản điện tử cần phải được sử dụng đồng bộ, kiểm soát chặt chẽ, đảm khả năng bảo mật thông tin cho văn bản.
- Khuyến khích việc sử dụng chữ ký số, chữ ký điện tử.
- Xây dựng phần mềm về việc lập hồ sơ hiện hành, để giảm tải được khối lượng tài liệu lưu trữ, đẩy mạnh công tác lập hồ sơ công việc cho cán bộ, tạo hiệu quả cho công việc, tránh thất lạc tài liệu, thơng tin bị rị rỉ.
3.3.3. Trong công tác lưu trữ
Hiện nay, việc ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ tại Bộ NN&PTNT vẫn còn nhiều hạn chế, đặc biệt đó là vẫn chưa áp dụng phần mềm quản lý tài