B. NỘI DUNG
2.5. Ứng dụng tin học trong cơng tác quản lý tài chính
Cơng tác quản lý tài chính bao gồm ba khâu cơng việc: Thứ nhất, lập dự toán thu, chi ngân sách nhà nước trong phạm vi được cấp có thẩm quyền giao hàng năm; Thứ hai, tổ chức chấp hành dự tốn thu, chi tài chính hàng năm theo chế độ, chính sách của Nhà nước; Thứ ba, quyết toán thu, chi ngân sách Nhà nước.
Ba khâu công việc trong quản lý tài chính đơn vị sự nghiệp đều hết sức quan trọng. Nếu như dự toán là phương án kết hợp các nguồn lực trong dự kiến để đạt được các mục tiêu, nhiệm vụ đề ra và là cơ sở để tổ chức chấp hành thì quyết toán là thước đo hiệu quả của cơng tác lập dự tốn. Qua đó có thể thấy ba
hưởng trực tiếp đến kết quả sử dụng các nguồn lực nhằm hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ được giao. Muốn vậy các đơn vị phải có sự chủ động, linh hoạt trong hoạt động đồng thời với việc sử dụng tiết kiệm, hiệu quả các nguồn lực. Điều này một mặt phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động, chức năng, nhiệm vụ được giao, mặt khác phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, phương thức hoạt động, cách thức tổ chức hạch tốn kế tốn khoa học…
Để có thể thực hiện các khâu nghiệp vụ một cách khoa học như vậy, thì một trong những phương pháp được sử dụng triệt để nhất đó là ứng dụng tin học. Nếu như nhiều năm trước đây, khi các thiết bị công nghệ chưa ra đời, hay chưa phát triển, thì những người làm kế tốn hết sức vất vả khi lập các báo cáo tài chính, thống kê tài sản, thông kê trong chi, thu ngân sách,… Nhưng ngày nay, với sự phát triển của cơng nghệ, thì tin học đã được ứng dụng, được coi là công dụng hữu hiệu đối với các khâu nghiệp vụ kế toán.
Qua khảo sát tại Văn phịng Bộ Nơng nghiệp thì việc ứng dụng quản lý tài chính đã được ứng dụng rất nhiều. Hiện nay, Phịng kế tốn là bộ phận thực hiện chức năng nhiệm vụ quản lý và tài chính của Văn phịng.
Nhiệm vụ của phịng kế tốn:
- Giao khốn chi hành chính một số nội dung công việc: xăng xe, cơng tác phí, cước phí điện thoại...đảm bảo cơng khai, phù hợp và thực hành tiết kiệm chống lãng phí, nâng cao được hiệu quả quản lý sử dụng kinh phí; thực hiện cơng khai việc sử dụng xe cơng hàng tháng.
- Triển khai thủ tục trình Bộ Tài chính về chuyển số dư hàng năm.
- Phân bổ kinh phí hành chính cho các đơn vị hưởng kinh phí qua Văn phịng. Tăng cường một bước quản lý kinh phí đồn ra, đồn vào; hồn tất dự tốn, làm thủ tục Đồn ra, đóng niên liễm cho các tổ chức quốc tế đến làm việc tại Bộ.
- Hàng tháng làm bảng lương để trả lương cho cán bộ viên chức.
- Tích cực đơn đốc các đơn vị triển khai thủ tục đấu thầu,; theo dõi sát tình hình giải ngân để đề xuất điều chỉnh kinh phí cho các hoạt động cần thiết khác.
- Hồn thành việc thanh tốn tạm ứng kinh phí đề tài, dự án với Kho bạc, quyết tốn kinh phí sự nghiệp khoa học hàng năm cho các đơn vị ký hợp đồng qua Văn phòng và 02 Trung tâm dịch vụ thuộc Văn phịng.
Với một khối lượng cơng việc nhiều, u cầu chuẩn xác cao, do đó Văn phịng bộ đã thực hiện Áp dụng phần mềm MISA Mimosa.Net 2012.
Phần mềm Misa Mimosa. Net 2012 là phần mềm kế toán được phát triển trên nền tảng cơng nghệ mới nhất của Microsoft. NET và được tích hợp các tính năng ưu việt của các phần mềm có giá trị lớn . Phần mềm này tự động hóa hầu hết các nghiệp vụ kế tốn, chính vì vây đây được xem là công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong cơng tác hạch tốn kế tốn của mình. Ngồi ra, nó cịn được cập nhật các chế độ kế tốn tài chính mới nhất như: thơng tư 130/2008/TT- BTC, thông tư 129/2008/TT-BTC, thông tư 60/2007/TT-BTC, chế độ kế toán theo QĐ 48 và QDD15 …
Hình 16. Giao diện của phần mềm MISA Mimosa. Net 2012
Các phân hệ chính của MISA Mimosa.NET 2012 gồm:
Đối với phân hệ Ngân sách, người sử dụng có thể thực hiện lập dự toán
chi và quản lý chi tiết với từng khoản chi trong dự toán. Hệ thống sẽ tự động cảnh báo khi doanh nghiệp chi quá thiết lập. Chính vì vậy với phân hệ này người sử dụng có thể quản lý được tình hình chi dự tốn ngân sách từ đó có thể điều
· Đối với phân hệ Quỹ, người sử dụng có thể theo dõi tiền mặt theo từng loại tiền khác nhau như VNĐ, USD, EUR, CNY… mà không phải mở tài khoản chi tiết cho tài khoản tiền mặt. Tại đây người sử dụng có thể lập phiếu thu – chi và theo dõi bất kỳ số tiền quỹ ở bất kỳ thời điểm nào thông qua số quỹ tiền mặt. · Đối với phân hệ kho bạc, cho phép người sử dụng biết được tất cả các hoạt động liên quan đến ngân hàng như các tài khoản được mở tại các ngân hàng khác nhau mà không cần mở tài khoản chi tiết, tiền gửi ngân hàng. Ngồi ra phần mềm cịn có chức năng giúp tổ chức có thể đơi chiếu với ngân hàng như để kiểm tra sự sai lệch giữa sổ sách của đơn vị với chứng từ sổ sách của ngân hàng. Đối với phân hệ CCDC, có thể theo dõi chi tiết từng vật tư, hàng hóa, CCDC, nhập kho, xuất kho, chuyển kho đến điều chỉnh từng kho. Trong đó cịn có chức năng tháo dỡ, lắp ráp sẽ tự động tạo lập các phiếu nhập, phiếu xuất, vật tư linh kiện mỗi khi thực hiện rắp ráp tháo dỡ. Với mỗi vật tư công cụ dụng cụ khai báo các bạn có thể lựa chọn nhiều phương pháp tính giá khác nhau như phương pháp bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước hay phương pháp đích danh.
Đối với phân hệ tài sản cố định, được thiết lập để giúp đơn vị có thể quản lý từng danh mục tài sản ở mỗi phịng ban khác nhau. Nó sẽ giúp người sử dụng phân bổ khẩu hao đến từng tài sản theo nhiều phương pháp như: phương pháp đường thẳng, phương pháp khấu hao nhanh. Đồng thời cũng theo dõi được quá trình ghi tăng, giảm điều chỉnh TSCĐ.
Đối với phân hệ tiền lương, sẽ giúp người sử dụng tính cơng, tiền lương cho nhân viên theo nhiều phương pháp khác nhau như lương cố định, lương theo ngày thực tế, lương tạm ứng… Đồng thời, phần mềm cũng giúp các bạn tính lương, tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân… Bên cạnh đó, người sử dụng có thể theo dõi về việc trả lương, thanh toán bảo hiểm, thuế chi tiết đến từng nhân viên.
Đối với phân hệ thuế, cho phép người sử dụng tự động hạch toán nhiều loại thuế như thuế GTGT, thuế môn bài, thuế XNK cũng như tạo lập các bảng kê thuế GTGT mua vào và bán ra. Điều đặc biệt là trong trường hợp đơn vị có u
cầu thì có thể kết xuất tất cả các bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào, bán ra sang dữ liệu phẩn mềm của tổng cục thuế. Hệ thống sẽ tự khấu trừ thuế căn cứ vào các chứng từ mà đơn vị đã kê khai.
Đối với phân hệ tổng hợp, giúp người sử dụng hạch toán kết chuyển, xác định lãi lỗ trong kỳ kinh doanh .
Ngồi ra, với chức năng khóa sổ kỳ kế toán giúp bảo mật các dữ liệu kế tốn đã được hồn thành.
Phần mềm Misa Mimosa.NET 2012 có hàng trăm mẫu báo cáo tài chính và mẫu báo cáo quản trị, hỗ trợ công cụ làm báo cáo nhanh và chính xác. Thêm vào đó phần mềm cịn cung cấp chức năng sửa mẫu báo cáo và triết xuất dữ liệu ra các file Word, Excel, HTML…Từ sổ sách báo cáo người sử dụng có thể truy vấn ngược lại chứng từ gốc, hoặc tìm kiếm chứng từ thơng qua cơng cụ tìm kiếm trong phần mềm.
Chức năng sao lưu dữ liệu của Phần mềm Misa Mimosa.NET 2012 cho phép sao lưu dữ liệu theo ngày tháng 1 cách tự động nhằm đảm bảo phục hồi dữ liệu 1 cách nhanh chóng trước các tình hng như virut, mất điện, máy tắt đột ngột…Đồng thời cho phép phục hồi dữ liệu từ tệp đã được sao lưu.
Ngoài ra, Phần mềm Misa Mimosa.NET 2012 có thể cũng cấp cho đơn vị các chỉ tiêu tài chính thơng qua đồ thị hoạt động tài chính. Thêm vào đó cịn hỗ trợ người dùng lập kế hoạch đơn vị hay giao việc cho cấp dưới, tự động nhắc việc khi đến hạn. Đồng thời phần mềm còn cung cấp cho người sử dụng thư viện tài chính kế tốn, đơn vị có thể cập nhật bổ sung thêm tài liệu quản lý và khai thác.
Cùng với việc ứng dụng công nghệ vào quản lý, thì Văn phịng Bộ vẫn sử dụng các hình thức truyền thống trong quản lý chứng từ, sổ sách thu chi, thống kê tài sản, thanh lý tài sản…
*Đánh giá:
- Ưu điểm
+ Việc ứng dụng phần mềm quản lý tài chính đã nâng cao hiệu quả quản lý, giảm bớt thời gian và nguồn lực cho việc quản lý và cơng tác đánh giá tài chính , tính tốn khấu hao của mỗi tài sản. Qua đó đã mang lại một số ưu việt như:
• Hỗ trợ tối đa cơng tác tin học hóa nghiệp vụ quản lý tài chính của đơn vị
cũng như hệ thống quản lý tài chính của các đơn vị ngành dọc
• Tổng hợp tình hình quản lý, sử dụng tài sản cố định của các đơn vị cấp
dưới, các bộ phận trong đơn vị
• Theo dõi dễ dàng việc thu, chi của cơ quan
• Theo dõi giá trị khấu hao, hao mòn tài sản theo từng tháng trong năm • Tạo lập, kết xuất các báo cáo kiểm kê tài chính theo u cầu
• Tổng hợp dữ liệu báo cáo về hệ thống tài chính theo từng cấp bậc đơn vị
quản lý: Báo cáo tổng hợp và chi tiết về tình hình thu, chi hiện trạng sử dụng tài chính cơng, ngân sách nhà nước của Văn phịng
+ Với các phân hệ trên thì việc quản lý tài chính của Văn phịng Bộ được thực hiện một cách khoa học và độ chính xác cao, hạn chế được nhiều sai sót cho cơng tác quản lý tài chính.
- Nhược điểm:
Bên cạnh những ưu điểm đã nêu trên thì vẫn cịn một số những hạn chế cịn tồn tại. Như cán bộ kế toán chưa thực hiện được tốt nhiệm vụ của mình, chưa nắm vững được những quy trình nghiệp vụ kế toán, đấu thầu…