caác CSO
Sắp xếp một buổi họp14
Các CSO thường định kỳ yêu cầu các cuộc họp với cán bộ ADB tại trụ sở chính và các cơ quan đại diện thường trú. Các lý do thường gặp trong việc này là trao đổi về hợp tác với ADB, cũng như tìm kiếm các cơ hội tài trợ. Ngồi ra, các cuộc gặp thường do các nhóm vận động yêu cầu để tìm kiếm thơng tin từ cán bộ dự án hoặc giám đốc các cục vụ về các dự án, chương trình, hoặc các chính sách của ADB. Thơng tin được cung cấp có thể được sử dụng trong các báo cáo hoặc các cuộc vận động kêu gọi ADB tiến hành một số hoạt động, chẳng hạn như giảm bớt tài trợ cho một dự án về môi trường hoặc xã hội, chú trọng đến thực hiện các yêu cầu bảo trợ xã hội có liên quan đến một khoản vay cụ thể, hoặc tham vấn sâu hơn với các cộng đồng bị ảnh hưởng bởi các hoạt động của ADB.
Các cán bộ nên nỗ lực đáp ứng, trong một khoảng thời gian hợp lý, các yêu cầu từ CSO về sắp xếp các cuộc gặp. Nếu không thể sắp xếp được (chẳng hạn do lịch công tác hoặc thời hạn xử lý các công việc dự án khơng cịn), thì cán bộ có liên quan phải thơng báo cho người yêu cầu các cuộc gặp về những khó khăn này.
Dưới đây là một số lời khuyên hữu ích trong việc sắp xếp các cuộc gặp với các đại diện CSO
Yêu cầu một cuộc tham vấn
Phản hồi nhanh chóng các yêu cầu hẹn gặp của các CSO. Nếu bạn không phải là người phù hợp mà đại diện của CSO đó yêu cầu cuộc gặp, hãy xác định một hoặc nhiều cán bộ hơn chịu trách nhiệm về vấn đề liên quan mà CSO đó muốn trao đổi.
14 Phần này được sửa đổi từ Tài liệu Guide for Staff Relations with Civil Society Organizations của Quỹ Tiền tệ Quốc tế. Washington, DC, tháng 10 năm 2003.
52 Tài liệu cơ bản: Tài liệu hướng dẫn về quan hệ hợp tác với các tổ chức xã hội dân sự
Chuẩn bị cho buổi họp
Thu thập thông tin về tổ chức xã hội dân sự (CSO) đó càng nhiều càng tốt trước cuộc gặp, thỏa thuận về chương trình dự kiến trước, chuẩn bị các thơng tin từ ADB mà CSO đó quan tâm, đồng thời đưa ra các quy tắc căn bản thích hợp cho cuộc gặp đó, bao gồm cả thời gian dành cho buổi họp.
Buổi họp
Đảm bảo dành cơ hội đầy đủ cho các câu hỏi và các câu trả lời. Cho phép CSO đó nêu lên vấn đề họ đang quan tâm, thậm chí đối với các vấn đề khơng phải là ưu tiên, hay thậm chí khơng liên quan đến ADB. Hãy nhạy cảm với các khác biệt văn hóa, đồng thời trình bày với các CSO đó bằng ngơn ngữ rõ ràng, cẩn trọng trong việc tránh sử dụng các thuật ngữ kỹ thuật, từ phái sinh, biệt ngữ chuyên ngành, hay các từ vựng chuyên môn khác.
Lắng nghe. Các cuộc thảo luận với các CSO thường là cơ hội cho các cán bộ lắng nghe, học hỏi và được tác động cũng như là cơ hội để thơng tin và giải thích. Các trao đổi sẽ hữu ích hơn là áp đặt vị thế cố định từ trước. Trao đổi thẳng thắn về cái được và mất của các lựa chọn chính sách. Tìm hiểu các hậu quả tích cực và tiêu cực của các phương pháp tiếp cận khác nhau đối với vấn đề hoặc mối quan tâm của CSO đó.
Hãy ghi nhớ rằng một số CSO đang làm việc trong môi trường dân chủ mong manh và mới thiết lập. Các CSO hoạt động trong lĩnh vực vận động cho các nhóm dễ bị tổn thương có thể cảm thấy mình đang chịu các rủi ro chính trị nào đó. Tránh tạo nên ấn tượng tự tin thái quá. Dành thời gian trả lời các câu hỏi đầy đủ, rành mạch và kiên nhẫn.
Cơng việc tiếp theo
Nếu bạn khơng có khả năng đưa ra câu trả lời cho một yêu cầu trong cuộc gặp đó và hứa sẽ phản hồi lại cho CSO đó, hãy đảm bảo rằng bạn phải thực hiện điều đó một cách kịp thời.
Chuẩn bị một biên bản ngắn để lưu, bao gồm tóm tắt của cuộc thảo luận tại buổi họp với CSO đó. Cần lưu giữ ngắn gọn về người tham gia, những gì đã thảo luận, các phàn nàn hay đề xuất chính đã được
Các buổi họp với các CSO 53
nêu lên, cảm nhận chung về buổi họp, và bất kỳ hành động nào đã nhất trí tại buổi họp. Nếu cần, phải đưa nội dung của buổi họp với CSO đó vào báo cáo công tác với cơ quan nếu buổi họp được thực hiện ở thực địa.
Chia sẻ biên bản buổi họp với các cơ quan ADB liên quan đến chủ đề đã thảo luận và tổ chức đã gặp.
Xem xét việc gửi một thư cảm ơn đối với thông tin đóng góp của các tổ chức xã hội dân sự (CSO) đó, ghi nhận các điểm chính hoặc các vấn đề đã nêu, thông báo cho họ về bất kỳ hành động nào đã (hoặc sẽ) được tiến hành để giải quyết mối quan tâm của họ, đồng thời mời họ đóng góp ý kiến thêm. Việc đưa ra phản hồi là rất quan trọng. Nếu các CSO cho rằng góp ý của họ chưa được xem xét nghiêm túc và khơng có hiệu quả gì, họ có thể phản hồi một cách tiêu cực, chẳng hạn như nêu lên mối quan tâm của họ đối với lãnh đạo hoặc Ban Giám đốc ADB, các phương tiện truyền thông, hoặc các diễn đàn công chúng.
Các hướng dẫn để thực hiện Tham vấn Thành công15
ADB tham vấn với các CSO trong các hoàn cảnh khác nhau như các khoản vay, hỗ trợ kỹ thuật, đánh giá chính sách, các sáng kiến đặc biệt, và lập kế hoạch chương trình quốc gia. Tham vấn là một q trình, khơng phải là một sự kiện một lần. Tham vấn có thể dưới nhiều hình thức và bao gồm một loạt các phương pháp, công cụ, và các hoạt động. Việc lựa chọn các công cụ và các hoạt động phụ thuộc vào các mục tiêu của tham vấn, các loại hình tổ chức, cá nhân được tham vấn, cũng như các yếu tố khác. Các hoạt động liên quan đến quá trình tham vấn diễn ra theo nhiều giai đoạn, với từng hoạt động mới được xây dựng dựa trên các hoạt động đã diễn ra trước đó. Sau đây là năm hướng dẫn để thực hiện tham vấn thành công:
(i) Làm rõ phạm vi và mục tiêu ngay từ đầu. Giải thích liệu quan điểm của mọi người sẽ được kết hợp như thế nào, liệu những người tham gia sẽ có cơ hội góp ý cho các dự thảo đề xuất trong tương lai bằng văn bản hoặc trực tiếp bằng
15 Phần này được sửa đổi từ các lời khuyên trong một ấn phẩm của Ngân hàng Thế giới Consultations with Civil Society: A Sourcebook Working Document. Washington, DC, tháng 2 năm 2007.