(CSO)
Các nhà hoạt động xã hội dân sự đại diện cho các tổ chức phi chính phủ (NGO) vận động hoặc các cơng đồn lao động thường xuyên yêu cầu thông tin về các dự án do ADB tài trợ mà họ giám sát. Theo PCP, ADB cam kết chia sẻ thông tin để đáp ứng từng yêu cầu riêng lẻ. Trong trường hợp những người bị ảnh hưởng bởi các dự án cụ thể, PCP nhấn mạnh rằng ADB sẽ chia sẻ thông tin với họ đủ sớm để cung cấp đầu vào hữu ích cho q trình thiết kế và thực hiện dự án. Để thực hiện mục tiêu này, PCP đảm bảo rằng ADB làm việc với bên vay hoặc các nhà tài trợ dự án để xây dựng một kế hoạch truyền thơng tồn diện nhằm trao đổi với người bị ảnh hưởng trong suốt thời hạn thực hiện của một dự án. Tất cả các ngành, các cơ quan đều có trách nhiệm thực hiện các PCP. Cán bộ của các cục vụ chịu trách nhiệm thực hiện dự án đóng một vai trị quan trọng trong việc giao tiếp với các bên liên quan thuộc dự án đó, và trong việc đảm bảo rằng các yêu cầu công bố thông tin được đáp ứng. Các cán bộ lãnh đạo cần xác định các nguồn lực cần thiết hoặc ngân sách để hỗ trợ các hoạt động giao tiếp với người dân bị ảnh hưởng và các CSO (ví dụ, các hoạt động như chuẩn bị tài liệu thông tin theo ngôn ngữ địa phương, tổ chức các hội thảo hoặc các sự kiện).
Trưởng nhóm cơng tác chịu trách nhiệm đảm bảo rằng mọi người từ các khu vực công, tư nhân và phi lợi nhuận cũng như những đối tượng mà họ giao tiếp đều có nhận thức về PCP và quyền của cơng chúng để truy cập thông tin từ ADB. ADB không công bố thông tin theo cách chọn lọc; tất cả mọi người đều có thể truy cập như nhau tới những thông tin mà ADB công bố như PCP yêu cầu.
Mặc dù nghĩa vụ của các cán bộ là đáp ứng các yêu cầu về thông tin và giám sát các hoạt động truyền thông của dự án để đảm bảo phù hợp với PCP, phần lớn trách nhiệm công bố thông tin về các dự án
58 Tài liệu cơ bản: Tài liệu hướng dẫn về quan hệ hợp tác với các tổ chức xã hội dân sự
do ADB tài trợ thuộc về các chính phủ vay vốn hoặc nhà tài trợ khu vực tư nhân.
Bên vay sẽ làm việc với các cán bộ thuộc vụ chuyên môn để xác định các đầu mối liên lạc tại các vùng dự án có liên quan đến việc đối thoại với những người bị ảnh hưởng bởi dự án. Trong một số trường hợp, những đầu mối liên lạc này có thể sử dụng trang web của ADB để truy cập các thông tin liên quan đến dự án và quốc gia có liên quan đồng thời cơng bố thơng tin đó cho các bên quan tâm theo các cơ chế công bố thông tin phù hợp với địa phương và văn hóa nước đó.
PCP kêu gọi cơng bố thơng tin. Tuy nhiên, công bố thông tin đầy đủ không thể ln ln thực hiện được vì các lý do pháp lý và thực tiễn. Ví dụ, ADB phải xem xét những ý tưởng, chia sẻ thông tin, tổ chức các cuộc thảo luận thẳng thắn trong nội bộ và với các thành viên của nó, đồng thời cân nhắc các yêu cầu đặc biệt của các hoạt động khu vực tư nhân của mình. Trường hợp ngoại lệ cụ thể về công bố thông tin được nêu tại đoạn 126 của PCP. Mọi yêu cầu thông tin hoặc tài liệu bị ADB từ chối đều phải được căn cứ vào một trong những trường hợp ngoại lệ này.
PCP yêu cầu rằng trong 5 ngày làm việc ADB phải xác nhận đã nhận được yêu cầu thông tin, và thông báo cho người yêu cầu ngay sau khi có quyết định. Trong mọi trường hợp, thông báo này phải được đưa ra không quá 30 ngày sau khi nhận được yêu cầu.
Các cán bộ nếu có câu hỏi liên quan đến việc có được cơng bố các tài liệu hoặc thơng tin nào đó hay khơng cần liên hệ với Vụ Quan hệ Đối ngoại (DER) để được hướng dẫn.