2.1. Khái quát chung về công ty cô phần Lotus Quality Assurance
2.1.4. Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của công ty
Sơ đồ khối về cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của doanh nghiệp Giám đốc
Hình 2. 1: Sơ đồ bộ máy công ty Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ từng bộ phận:
Giám đốc
Giám đốc bà Phùng Thanh Xuân, Giám đốc của công ty Cổ phần Lotus Quality Assurance có chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ sau:
Quyền hạn: Giám đốc chính là đại diện pháp luật của công ty, là người đứng đầu, người lãnh đạo của cơng ty của cơng ty, có quyền lực cao nhất trong việc điều hành hoạt động sản xuất- kinh doanh tại công ty. Giám đốc được quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật các chức danh theo phân cấp quản lý.
Chức năng: Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty. Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty. Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty.
Nhiệm vụ:
+ Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho cơng ty về các doanh nghiệp mà họ và người có liên quan của họ làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp chi phối. Thơng báo này được niêm yết tại trụ sở chính và chi nhánh của cơng ty.
Phịng kinh doanh
Chức năng: là phịng có vai trị rất quan trọng đối với tổng hợp hoạt động kinh doanh của cơng ty. Phịng kinh doanh có các chức năng chủ yếu:
Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh đúng ngành nghề, đúng pháp luật, mang lại hiệu quả cao
Xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh theo tháng, quý, năm
Giám sát và kiểm tra chất lượng công việc, sản phẩm của các bộ phận khác nhằm mang đến khách hàng chất lượng dịch vụ cao.
Nghiên cứu đề xuất, lựa chọn đối tác đầu tư liên doanh, liên kết Nghiên cứu về thị trường, đối thủ cạnh tranh
Nhiệm vụ:
+ Phịng kinh doanh có các nhiệm vụ sau
+ Thực hiện xây dựng chiến lược, kế hoạch ngân sách hàng năm, kế hoạch cơng việc của phịng từng tháng để trình Giám đốc phê duyệt
+ Lập báo cáo thống kê, phân tích, đánh giá, nhận xét tình hình sản xuất kinh doanh thuộc các lĩnh vực trong các kỳ họp giao ban hoặc họp đột xuất gởi UBND tỉnh, các Sở, ngành có liên quan đúng theo quy định.
+ Tổng hợp, phân tích số liệu về tình hình sản xuất kinh doanh của các công ty thành viên, liên kết; tình hình đầu tư tài chính của Cơng ty
+ Soạn thảo các loại văn bản liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Phịng và Cơng ty .
Phịng tài chính
Phịng hành chính của cơng ty Cổ phần Lotus Quality Assurance có chức năng như phịng kế tốn của các doanh nghiệp khác.
Nhiệm vụ:
+ Tham mưu cho Ban lãnh đạo công ty về các vấn đề liên quan đến kế tốn, tài chính các quy chế áp dụng cho cơng ty.
+ Lưu trữ những hồ sơ, tài liệu quan trọng của công ty
+ Xây dựng hệ thống kế tốn của cơng ty, xây dựng báo cáo tài chính các tháng, quý , năm
+ Lập kế hoạch tài chính cho cơng ty
+ Vệ sinh cơ quan, bảo vệ cơ quan an tồn giữ bí mật, phịng chống cháy nổ, trộm cắp trong và ngồi giờ làm việc thực hiện cơng tác qn sự tự vệ của cơ quan.
+ Phụ trách tồn bộ cơng tác tổ chức – hành chính, văn thư, lập và bảo quản tốt việc lưu trữ hồ sơ các văn bản gửi đi, các công văn gửi đến, đảm bảo bí mật an tồn. Giải quyết các cơng tác đối nội, đối ngoại trong phạm vi hành chính, phục vụ ăn uống cho cán bộ cơng nhân viên
Phịng tổ chức hành chính
Chức năng:
Là phịng nghiệp vụ thực hiện công tác tổ chức cán bộ và đào tạo tại chi nhánh theo đúng chủ trương chính sách của Nhà nước và quy đinh. Thực hiện
cơng tác quản trị và văn phịng phục vụ hoạt động kinh doanh tại chi nhánh, thực hiện cơng tác bảo vệ, an ninh an tồn chi nhánh.
Nhiệm vụ:
+ Xây dựng chương trình cơng tác hàng tháng, hàng quý, triển khai chương trình giao ban nội bộ của chi nhánh. Tư vấn pháp lý trong việc thực thi các nhiệm vụ cụ thể về giao kết hợp đồng, hoạt động tố tụng.
+ Thực hiện quản lý lao động, tuyển dụng lao động, điều động, sắp xếp cán bộ phù hợp với năng lực, trình độ và yêu cầu nhiệm vụ kinh doanh theo thẩm quyền của chi nhánh. Xây dựng kế hoạch và tổ chức đào tạo nâng cao trình độ về mọi mặt cho cán bộ, nhân viên chi nhánh.
+ Thực hiện việc mua sắm tài sản và công cụ lao động, trang thiết bị và phương tiện làm việc, văn phòng phẩm phục vụ hoạt động kinh doanh tại chi nhánh. Thực hiện theo dõi bảo dưỡng, sữa chữa tài sản, công cụ lao động theo ủy quyền.
+ Tổ chức công tác văn thư lưu trữ, quản lý hồ sơ cán bộ theo quy định. Trực tiếp quản lý con dấu của chi nhánh, thực hiện cơng tác hành chính, văn thư, lễ tân, phương tiện giao thông, bảo vệ y tế.
+ Chuẩn bị mọi điều kiện cần thiết để hội họp, hội thảo, sơ kết …và Ban giám đốc tiếp khách.Thực hiện nhiệm vụ thủ quỹ các khoản chi tiêu nội bộ cơ quan.
Phòng kỹ thuật
Chức năng:
Thực hiện cơng tác quản lý, duy trì hệ thống thơng tin điện tốn tại chi nhánh; bảo trì bảo dưỡng máy tính đảm bảo thơng suốt hoạt động của hệ thống mạng, máy tính của chi nhánh.
Nhiệm vụ:
+ Thực hiện quản lý về mặt công nghệ và kỹ thuật đối với tồn bộ hệ thống cơng nghệ thông tin của chi nhánh theo thẩm quyền được giao.
+ Quản lý hệ thống giao dịch trên máy, bảo trì bảo dưỡng hệ thống thiết bị ngoại vi, mạng máy tính đảm bảo thơng suốt hoạt động của hệ thống tại chi nhánh
+ Phối hợp với các phòng nghiệp vụ để đề xuất các sản phẩm mới và công nghệ mới đưa ra các yêu cầu về nâng cấp, sửa đổi hệ thống; triển khai công tác đào tạo về công nghệ thông tin tại chi nhánh.
+ Thiết kế nghiệp vụ đầu mối về thẻ, kết hợp với các phòng nghiệp vụ khác thực hiện quản lý, duy trì về kỹ thuật các hoạt động giao dịch ngoài quầy trên các kênh giao dịch và các sản phẩm thương mại.