của UBND xã Đội Cấn.
4.1 Trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng UBNDxã Đội Cấn. xã Đội Cấn.
Cơ sở vật chất tại văn phòng UBND xã Đội Cấn đã được lãnh đạo cơ quan quan tâm. Trong phịng làm việc cũng có đầy đủ các loại máy móc như: máy in, máy photocopy, máy fax, máy tính, bàn làm việc, tủ đựng tài liệu, giá đựng văn phịng phẩm...
Nhìn chung cán bộ, cơng chức trong cơ quan đều có thể sử dụng được các loại trang thiết bị. Tuy nhiên sử dụng chưa được thành thạo và hiệu quả chưa đạt được cao. Trong hoạt động văn phòng việc sử dụng trang thiết bị hiện đại là rất cần thiết đặc biệt là trong thời buổi công nghệ hiện nay.
Chính vì vậy muốn hoạt động của Văn phịng mang lại năng suất hiệu quả cao thì việc đầu tư trang thiết bị là cần thiết. Cơ quan cũng như lãnh đạo cơ quan cần trang bị những thiết bị Văn phịng hiện đại hơn như trang bị máy photocopy có tốc độ cao, máy Fax, máy scan và đặc biệt là các loại máy tính cá nhân cho lãnh đạo để việc ứng dụng phần mềm Ocffice dùng để chuyển tải thông tin văn bản, chỉ đạo điều hành cập nhật những công việc hàng ngày hiệu quả hơn.
Đồng thời cơ quan cần phải thường xuyên kiểm tra, bảo trì các trang thiết bị trong văn phòng để đảm bảo các trang thiết bị vẫn sử dụng tốt tiết kiệm một
phần tài chính cho cơ quan.
Ngoài ra phải xây dựng và mua sắm các trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ của cơ quan như máy hút ẩm, hút bụi và đặc biệt là kho lưu trữ để bảo quản tài liệu của cơ quan được tốt hơn.
4.2 Cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc củaVăn Phòng UBND xã Đội Cấn. Văn Phòng UBND xã Đội Cấn.
* Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp trang thiết bị văn phịng
( Phụ lục 07)
Nhìn chung cách bố trí sắp xếp trang thiết bị văn phịng tại UBND xã Đội Cấn khá là hợp lý. Do đặc thù riêng của xã nên văn phịng có khơng gian hơi nhỏ cách bài trí đơn giản, trang thiết bị được sắp xếp khá gọn gàng tạo nên khơng gian thống đãng, tạo được tâm lý thoải mái khi làm việc cũng như khi tiếp dân
* Đề xuất mơ hình tối ưu
( Phụ lục 08)
4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm sử dụng trongcơng tác văn phịng của UBND xã Đội Cấn. cơng tác văn phịng của UBND xã Đội Cấn.
Qua thời gian thực tập và tìm hiểu tại văn phịng UBND xã Đội Cấn, là xã biên giới của huyện Tràng Định điều kiện kinh tế cịn có nhiều khó khăn năm 2014 vừa lắp mạng internet hiện nay trong cơng tác văn phịng mới được cài ứng dụng phần mềm Ocffice dùng để chuyển tải thông tin văn bản, chỉ đạo điều hành cập nhật những cơng việc hàng ngày của cấp trên, cịn ngồi ra vẫn chưa được áp dụng phần mềm nào cả.