3.2 .Mơ hình tổ chức văn thư của UBND xã Đội Cấn
3.4.3 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của UBND xã Đội Cấn
Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ là khâu cuối cùng của công tác văn thư, là mắt xích gắn cơng tác văn thư với cơng tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp với cơng tác lưu trữ, bao gồm: viết mục lục, đánh tờ số, viết chứng từ kết thúc,viết bìa…
Muốn lập hồ sơ được đầy đủ, hồn chỉnh và có chất lượng từng cán bộ nhân viên trong quá trình giải quyết cần phải chú trọng thu thập kịp thời văn bản, tài liệu để đưa vào hồ sơ; Tài liệu nói về việc nào, thuộc hồ sơ nào thì đưa vào đúng việc đó.
* Ưu điểm: Tài liệu của Uỷ ban cán bộ văn thư đã giữ lại và sắp sếp các loại văn bản theo tên loại và ngày, tháng, năm ban hành văn bản để khi kiểm tra, tìm chúng được nhanh chóng, thuận tiện, sau khi đã sắp xếp các văn bản tài liệu cán bộ văn thư đã bỏ vào cặp đựng tài liệu và cất vào tủ để bảo quản, tránh sự thất lạc các văn bản và nhàu nát.
* Nhược điểm: Tuy nhiên UBND xã Đội Cấn là một cơ quan của nhà
nước cấp cơ sở, khối lượng văn bản ít nên chưa thực hiện được quy trình lập hồ sơ theo quy định của nhà nước và chưa có danh mục hồ sơ để bảo quản văn bản tài liệu, chưa có trang thiết bị, phịng lưu trữ hồ sơ riêng cho nên lưu trữ hồ chưa có tính khoa học. Sẽ khơng tránh khỏi việc phân loại, sắp xếp tài liệu cịn lộn xộn, thiếu chính xác. Điều đó gây khó khăn cho phịng lưu trữ, gây ảnh hưởng đến việc tra cứu, tra tìm tài liệu phục vụ công việc. Văn bản tài liệu khi nhận được và soạn thảo ra của cơ quan chỉ phân loại tài liệu và bỏ vào cặp bó gói và bảo quản, làm như vậy khi tra tìm tài liệu rất khó khăn, thủ trưởng cơ quan xem xét khi cần đến văn bản đó, tài liệu văn bản dễ bị thất lạc trong khâu bảo quản.