của UBND xã Đội Cấn.
4.1 Trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng UBNDxã Đội Cấn. xã Đội Cấn.
Cơ sở vật chất tại văn phòng UBND xã Đội Cấn đã được lãnh đạo cơ quan quan tâm. Trong phòng làm việc cũng có đầy đủ các loại máy móc như: máy in, máy photocopy, máy fax, máy tính, bàn làm việc, tủ đựng tài liệu, giá đựng văn phòng phẩm...
Nhìn chung cán bộ, công chức trong cơ quan đều có thể sử dụng được các loại trang thiết bị. Tuy nhiên sử dụng chưa được thành thạo và hiệu quả chưa đạt được cao. Trong hoạt động văn phòng việc sử dụng trang thiết bị hiện đại là rất cần thiết đặc biệt là trong thời buổi công nghệ hiện nay.
Chính vì vậy muốn hoạt động của Văn phòng mang lại năng suất hiệu quả cao thì việc đầu tư trang thiết bị là cần thiết. Cơ quan cũng như lãnh đạo cơ quan cần trang bị những thiết bị Văn phòng hiện đại hơn như trang bị máy photocopy có tốc độ cao, máy Fax, máy scan và đặc biệt là các loại máy tính cá nhân cho lãnh đạo để việc ứng dụng phần mềm Ocffice dùng để chuyển tải thông tin văn bản, chỉ đạo điều hành cập nhật những công việc hàng ngày hiệu quả hơn.
Đồng thời cơ quan cần phải thường xuyên kiểm tra, bảo trì các trang thiết bị trong văn phòng để đảm bảo các trang thiết bị vẫn sử dụng tốt tiết kiệm một
phần tài chính cho cơ quan.
Ngoài ra phải xây dựng và mua sắm các trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ của cơ quan như máy hút ẩm, hút bụi và đặc biệt là kho lưu trữ để bảo quản tài liệu của cơ quan được tốt hơn.
4.2 Cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc củaVăn Phòng UBND xã Đội Cấn. Văn Phòng UBND xã Đội Cấn.
* Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp trang thiết bị văn phòng
( Phụ lục 07)
Nhìn chung cách bố trí sắp xếp trang thiết bị văn phòng tại UBND xã Đội Cấn khá là hợp lý. Do đặc thù riêng của xã nên văn phòng có không gian hơi nhỏ cách bài trí đơn giản, trang thiết bị được sắp xếp khá gọn gàng tạo nên không gian thoáng đãng, tạo được tâm lý thoải mái khi làm việc cũng như khi tiếp dân
* Đề xuất mô hình tối ưu
( Phụ lục 08)
4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm sử dụng trongcông tác văn phòng của UBND xã Đội Cấn. công tác văn phòng của UBND xã Đội Cấn.
Qua thời gian thực tập và tìm hiểu tại văn phòng UBND xã Đội Cấn, là xã biên giới của huyện Tràng Định điều kiện kinh tế còn có nhiều khó khăn năm 2014 vừa lắp mạng internet hiện nay trong công tác văn phòng mới được cài ứng dụng phần mềm Ocffice dùng để chuyển tải thông tin văn bản, chỉ đạo điều hành cập nhật những công việc hàng ngày của cấp trên, còn ngoài ra vẫn chưa được áp dụng phần mềm nào cả.
PHẦN II.CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP
XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI UBND XÃ ĐỘI CẤN. PHẦN I. MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài:
Văn hóa là toàn bộ những hoạt động sáng tạo và giá trị nhân dân một nước, một dân tộc về mặt sản xuất vật chất và tinh thần trong sự nghiệp dựng nước và giữ nước.Văn hóa là tất cả những gì làm cho dân tộc này khác với dân tộc khác, từ những sản phẩm tinh vi hiện đại nhất cho đến tín ngưỡng, phong tục tập quán, lối sống lao động.
Công sở là nơi công chức, viên chức làm việc, là các cơ quan, ban, ngành đơn vị hành chính sự nghiệp, công ty…đứng chân. Nói rộng ra thì công sở là nơi một cơ quan có chứng chỉ pháp nhân, mà ở đó công chức, viên chức đến để thực hiện nghĩa vụ của mình đối với nhà nước. Do vậy công sở luôn có những quy chế, quy định riêng nhằm để cho moi người tuân thủ, thực hiện, tạo nên sự thống nhất trong công việc, trong ý chí và hành động.
Văn hóa công sở không chỉ thể hiện đạo đức, phẩm chất của cán bộ, công nhân viên chức khi thực hiện nhiệm vụ mà còn thể hiện trình độ văn hóa của mỗi người.
Xây dựng văn hóa công sở nhằm đáp ứng yêu cầu chung của cán bộ, công chức mong muốn được làm việc, được đánh giá được đãi ngộ và phát triển trong môi trường dân chủ, công bằng theo tinh thần Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nói “Không sợ thiếu chỉ sợ không công bằng”. Mặt khác xây dựng “Xây dựng văn hóa công sở” là một đòi hỏi khách quan đối với các cơ quan.
Xây dựng văn hóa công sở là công khai, minh bạch các thủ tục giải quyết các công việc trong cơ quan trong vấn đề tiếp công dân, cũng như các quy định về quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm cán bộ, công chức trong hoạt động công vụ, xây dựng lề lối, mối quan hệ làm việc thực sự khoa học, hiệu quả, thiết thực nhằm đảm bảo kỷ cương, kỷ luật trong cơ quan, thực hiện quy
chế dân chủ trong cơ quan nhằm phát huy tính chủ động tích cực, sự tương trợ, đồng thuận và trách nhiệm của mọi cán bộ công chức trong cơ quan.
Đề tài văn hóa công sở không phải là một đề tài quá mới mẻ nhưng lại chưa bao giờ cũ bởi nó được hình thành theo tính kế thừa và tiếp thu có sáng tạo, có chọn lọc qua các giai đoạn, do đó văn hóa công sở không ngừng được bổ sung và ngày càng hoàn thiện trong giai đoan cải cách hành chính trong giai đoạn hiện nay. Xây dựng văn hóa công sở thực chất là xây dựng con người mới trong cơ quan hành chính nhà nước đối với cán bộ công chức làm việc tại công sở.
Chính vì nhận thấy tầm quan trọng to lớn của việc xây dựng văn hóa công sở đối với Ủy ban nhân dân xã Đội Cấn nên em đã chọn đề tài. “ Xây dựng văn hóa công sở tại Ủy ban nhân dân xã Đội Cấn”.
2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
Đối tượng nghiên cứu: Cán bộ, công chức của UBND xã Đội Cấn.
Phạm vi nghiên cứu: UBND xã Đội Cấn.
3. Phương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp thu thập thông tin. - Phương pháp quan sát.
- Phương pháp phân tích tổng hợp.
4.Mục đích nghiên cứu.
Qua việc nghiên cứu, tìm hiểu cơ sở lý luận về xây dựng văn hóa công sở và phân tích thực trạng công tác xây dựng văn hóa công sở của Ủy ban nhân dân xã, từ đó đề xuất những giải pháp và những kiến nghị với lãnh đạo nhằm nâng cao hiệu quả đối với việc xây dựng văn hóa công sở của cơ quan.
5.Mục tiêu nghiên cứu:
-Làm rõ các khái niệm liên quan.
-Phân tích thực trạng công tác xây dựng văn hóa công sở tại Ủy ban nhân dân xã Đội Cấn.
dựng văn hóa công sở.
6. Kết cấu đề tài.
Ngoài phần mở đầu, kết luận và các danh mục tài liệu tham khảo, đề tài gồm 3 chương.
Chương I.Cơ sở lý luận về xây dựng văn hóa công sở.
Chương II. Thực trạng về xây dựng văn hóa công sở tại Ủy ban nhân dân xã Đội Cấn.
PHẦN II: NỘI DUNG CHƯƠNG I.CƠ SỞ LÝ LUẬN. I. Khái niệm văn hóa công sở:
1.Khái niệm văn hóa:
Hàng ngày chúng ta nói rất nhiều từ văn hóa, ở khắp nơi, khắp nước ai cũng nói đến hai từ văn hóa. Vậy có rất nhiều định nghĩa về văn hóa. Sau đây tôi xin đưa ra một số khái niệm điển hình hơn 2000 định nghĩa nói về văn hóa.
Tại hội nghị UNESCO tháng 7 năm 1982, với 500 nhà nghiên cứu về văn hóa đã thống nhất định nghĩa văn hóa với ý nghĩa rộng rãi nhất của từ này: “Văn hóa là một phức thể - tổng thể các đặc trưng diện mạo về tinh thần, vật chất, trí thức, tình cảm…. khắc họa nên một bản sắc của một gia đình, cộng đồng, xóm làng, vùng miền, quốc gia, dân tộc…. Văn hóa không chỉ bao gồm nghệ thuật, văn chương mà cả lối sống, những quyền cơ bản của con người, hệ thống những giá trị, những truyền thống, tín ngưỡng, những di sản văn hóa hữu thể và di sản văn hóa vô hình”.
Trong từ điển tiếng việt, có định nghĩa: “Văn hóa là tổng thể nói chung những giá trị vật chất, tinh thần do con người sáng tạo ra trong quá trình lịch sử”. Theo chủ tịch Hồ Chí Minh: “Vì lẽ sinh tồn cũng như mục đích của cuộc sống, loài người mới sáng tạo và phát minh ra ngôn ngữ, chữ viết, đạo đức, pháp luật, khoa học, tôn giáo, văn học nghệ thuật, những công cụ cho sinh hoạt hàng ngày về mặc, ăn, ở và các phương thức sử dụng. Toàn bộ những sáng tạo và phát minh đó tức là văn hóa. Văn hóa là tổng hợp của mọi phương thức sinh hoạt cùng biểu hiện của nó mà loài người đã sản sinh ra nhằm thích ứng nhưng nhu cầu đời sống và đòi hỏi sự sinh tồn”.
Ngày nay chúng ta đều cho rằng văn hóa là nền tảng tinh thần của xã hội, phản ánh trình độ phát triển của một dân tộc, là sự kết tinh của những giá trị tốt đẹp nhất trong quan hệ con người với con người. Những giá trị đó nhằm thỏa mãn ngày càng cao hơn, tốt đẹp hơn cho cuộc sống con người, làm cho
môi trường sống của con người và môi trường thiên nhiên ngày càng bền vững hơn. Văn hóa vừa là động lực thúc đẩy sự phát triển của xã hội.
2.Văn hóa công sở là gì? 2.1.Khái niệm công sở:
Công sở là cơ quan thuộc bộ máy nhà nước, thành lập theo luật định.có trụ sở và nhân sự để hoạt động. Công sở được sử dụng quyền lực nhà nước để thực thi công vụ. Công sở là một pháp nhân.
Công sở là một tổ chức đặt dưới sự quản lý trực tiếp của nhà nước để tiến hành một công việc chuyên ngành của nhà nước. Công sở là một tổ chức thực hiện cơ chế điều hành, kiểm soát công việc hành chính, là nơi soạn thảo văn bản để thực hiện công vụ, đảm bảo thông tin cho hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước, nơi phối hợp hoạt động thực hiện một nhiệm vụ được giao. Là nơi tiếp nhận yêu cầu, đề nghị, khiếu nại của công dân. Do đó, công sở là bộ phận hợp thành tất yếu của thiết chế bộ máy quản lý nhà nước.
Công sở là tổ chức của hệ thống bộ máy nhà nước hoặc tổ chức công ích được Nhà nước công nhận. Công sở có vị trí, chức năng nhiệm vụ quyền hạn, có cơ cấu tổ chức do luật công quy định, được nhà nước giao công sản và nhân lực, được sử dụng công quyền để tổ chức công việc nhà nước hoặc dịch vụ công vì lợi ích chung của xã hội, của cộng đồng.
2.2.Khái niệm văn hóa công sở.
VHCS là những trang phục, giao tiếp và ứng xử xã hội của cán bộ công chức, viên chức khi thi hành nhiệm vụ, cách bài trí công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước.
Có ý kiến cho rằng VHCS đồng nghĩa với văn hóa giao tiếp ứng xử trong công sở: “VHCS được hiểu là những quy tắc, các chuẩn mực của cán bộ công chức với nhau và với đối tương giao tiếp là các công dân nhằm phát huy tối đa năng lực của những người tham gia giao tiếp để đạt hiệu quả cao nhất trong công việc công sở”.
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội) thì văn hóa công sở là tổng hòa những giá trị hữu hình và vô hình bao gồm trình độ nhận thức, phương pháp tổ chức, quản lý, môi trường – cảnh quan, phương tiện làm việc, đạo đức nghề nghiệp và phong cách giao tiếp ứng xử của cán bộ công chức nhằm xây dựng một công sở văn minh, lịch sự, hoạt động đúng pháp luật và hiệu quả cao.
VHCS được tiếp cận từ góc độ rộng hơn, đó là “tập hợp các định hướng và giá trị, chuẩn mực do truyền thống hay do thói quen tạo nên, đặc trưng riêng của hoạt động công vụ tại cơ quan thể hiện ở mục tiêu của tổ chức, quan điểm, thái độ của con người đối với công việc, cách xử lý xung đột”.
Nói đến VHCS tức là nói đến của cơ quan tổ chức, có giới hạn không gian là cơ quan và đối tượng thực hành VHCS là cán bộ công chức trong cơ quan. VHCS được hiểu là là hệ thống các giá trị, các quy tắc giao tiếp ứng xử, chuẩn mực đạo đức của cán bộ công chức, các phương thức, cách thức, cách thức quản lý gắn với việc tìm kiếm các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động công sở tại cơ quan.
VHCS chịu ảnh hưởng bởi những nét chung của văn hóa dân tộc và đặc điểm riêng của từng địa phương, đồng thời vừa phải tiếp thu những văn hóa nhân loại. Trong mỗi công sở cũng có những nét riêng của công sở và mỗi cán bộ công chức lại có những phương thức làm việc riêng, tạo nét văn hóa riêng của mỗi cá nhân trong cơ quan công sở.
Tuy nhiên có thể hiểu văn hoá công sở một cách đơn giản rằng đó chính là văn hoá trong môi trường làm việc nơi công sở. Nó bao gồm nhiều yếu tố như trang phục, cách ứng xử (giữa con người với con người, giữa con người với môi trường xung quanh), phong cách làm việc…
3. Đặc trưng, bản chất của văn hoá công sở
Văn hoá công sở là sự pha trộn của văn hoá vật chất và văn hoá tinh thần. Xuất phát từ đặc điểm của công sở là trụ sở công mà ở đó có tổ chức (cơ cấu, đội ngũ cán bộ, công chức); có cơ sở vật chất (nhà cửa, phòng làm việc
v.v..) cho thấy văn hoá công sở rộng hơn, bao trùm lên cả văn hoá tổ chức. Xét trên ý nghĩa công sở là một tập hợp có tổ chức, có thể hiểu văn hoá công sở xuất phát từ chính vai trò của công sở trong đời sống xã hội và trong hoạt động của bản thân bộ máy hành chính của cơ quan. Như vậy, văn hoá công sở là một dạng đặc thù của văn hoá xã hội bao gồm tổng thể các giá trị, chuẩn mực, vẻ đẹp và cách hành xử trong hoạt động công sở, mà các cán bộ công chức trong công sở cùng tiếp nhận để ứng xử với nhau trong nội bộ công sở và phục vụ cộng đồng với sự tác động của hệ thống quan hệ thứ bậc mang tính quyền lực và tính xã hội.
Quan niệm văn hoá công sở như trên là dựa vào tính đặc thù của công sở của cơ quan: công sở là một tập hợp có tổ chức dựa trên quan hệ thứ bậc: cấp trên với cấp dưới; lãnh đạo với nhân viên, nhân viên với nhân viên; cán bộ công chức với nhân dân. Đây chính là mối quan hệ ràng buộc của ba nhóm yếu tố: quyền lực, phục tùng, phục vụ. Các thành viên trong công sở gắn bó với nhau bằng sự chi phối của cơ cấu tổ chức, công việc, lợi ích, tình cảm mang tính nhân văn, nhân ái, nhân bản sâu xa (phục tùng, tôn trọng, tự nguyện làm việc, trách nhiệm, vô tư không vụ lợi, phục vụ nhân dân v.v..).
Tính đặc thù của công sở quy định tính đặc thù của văn hoá công sở - một thực thể của văn hoá xã hội. Công sở muốn tồn tại bền vững, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả và phát triển ngày càng tốt đẹp thì phải dựa vào trình độ văn hoá, trình độ ứng xử giữa nguời với người của các quan hệ trong công sở. Văn hoá công sở như một môi trường văn hoá đặc thù với những giá trị chuẩn mực văn hoá chi phối mọi hoạt động, các quan hệ trong nội bộ công sở cũng như đối với công dân với tư cách là cơ quan quyền lực nhà nước hay một cơ