Tham gia tố tụng ngay từ những giai đoạn đầu tiên của quá trình giải quyết vụ việc, vai trò của người luật sư rất quan trọng. Mặc dù đương sự và người đại diện theo pháp luật của đương sự là người có quyền tự định đoạt về việc khởi kiện hay không khởi kiện nhưng trong rất nhiều trường hợp người có quyền khởi kiện phân vân hoặc không đủ khả năng để quyết định vấn đề này. Trong những trường hợp đó, biện pháp giải quyết đúng nhất là người khởi kiện tìm đến luật sư với mong muốn thông qua quá trình tư vấn, tham gia tố tụng của luật sư, quyền và lợi ích của họ được bảo vệ một cách tốt nhất. Tuy nhiên, có những trường hợp khách hàng do một số lý do mà không cung cấp, cung cấp không đầy đủ, không trung thực các thông tin, tài liệu liên quan đến vụ việc cần được giải quyết dẫn đến việc luật sư khơng có được cái nhìn tồn diện, đúng vấn đề để đưa ra các phương án tốt nhất nhằm bảo vệ quyền lợi của khách hàng. Chính vì vậy, khi nói đến hoạt động thu thập chứng cứ của luật sư trong tố tụng dân sự thì điều đầu tiên cần phải nói là hoạt động thu thập chứng cứ trong giai đoạn trước khi khởi kiện.
Để thu thập được một cách hiệu quả các chứng cứ, tài liệu luật sư cần chuẩn bị theo một quy trình cụ thể như: Đề nghị khách hàng chuẩn bị các
thông tin, tài liệu liên quan tới vụ việc; Lắng nghe khách hàng trình bày sự việc; Ghi chép lại các nội dung quan trọng đồng thời khái quát, đánh giá sơ bộ vụ việc từ các thông tin, tài liệu khách hàng cung cấp; Sử dụng phương pháp đặt câu hỏi làm rõ những tình tiết với khách hàng; Đưa ra phương án, định hướng thu thập chứng cứ còn thiếu hay những chứng cứ cần bổ sung để làm sáng tỏ tình tiết của vụ việc.
2.1.2.1. Thu thập thơng tin, tài liệu từ khách hàng.
- Tiếp xúc gián tiếp
Luật sư có nhiều phương thức thu thập thông tin, tài liệu từ khách hàng như qua điện thoại, thư điện tử (email) hay các hình thức trao đổi thơng tin online khác để nắm bắt một cách khái quát về vụ việc của khách hàng. Qua đó luật sư xác định được một cách chính xác các vấn đề cần làm rõ, các tài liệu chứng cứ cần thu thập để giải quyết vụ việc, có thời gian chuẩn bị, xem xét, đánh giá, nghiên cứu vấn đề và phản hồi lại với khách hàng bằng các luận điểm, câu hỏi đã được chuẩn bị kỹ, từ đó khai thác thơng tin, tài liệu của khách hàng cũng như trao đổi với khách hàng các phương án, cách thức thu thập chứng cứ, chứng minh trong quá trình tham gia tố tụng. Tuy nhiên, đối với những vụ việc cần giải quyết gấp, nhanh chóng thì tiếp xúc với khách hàng qua email hay với những nơi chưa có điều kiện sử dụng mạng internet phổ biến, đường truyền khơng ổn định thì cách tiếp xúc với khách hàng này lại gây khó khăn do thời gian truyền tải và xử lý, phản hồi thơng tin chậm. Điều này có thể được khắc phục bằng việc tiếp xúc với khách hàng qua điện thoại bởi khi đó luật sư và khách hàng có sự trao đổi, phản hồi thơng tin qua lại ngay lập tức, địi hỏi luật sư phải hết sức tinh tế, nhạy bén để nắm bắt được nội dung khách hàng đề cập, đồng thời phải biết cách sử dụng ngôn từ phù hợp tạo sự tin tưởng của khách hàng nhằm khai tác thông tin hoặc yêu cầu khách hàng chuẩn bị các thông tin, tài liệu cần thiết. Mỗi phương pháp đều có ưu nhược điểm riêng nhưng tựu chung lại, thông qua việc tiếp xúc gián tiếp
luật sư hướng dẫn khách hàng chuẩn bị các tài liệu quan trọng, cần thiết liên quan đến vụ việc.
- Lắng nghe khách hàng
Khi tiếp xúc khách hàng, luật sư phải lắng nghe, không định kiến, không phản đối, khơng phê bình hay chê bai, tập trung vào phân tích giải quyết khó khăn và nắm bắt nguyện vọng của khách hàng.
Kỹ năng nghe là một trong những kỹ năng quan trọng của mỗi luật sư. Ưu điểm của truyền đạt thơng tin bằng lời nói là khơng những nó có thể tạo ra được sự trao đổi qua lại để có thơng tin phản hồi nhanh, kịp thời mà còn cho luật sư cơ hội để nhận biết và điều chỉnh sự hiểu nhầm, nhắc lại ý tưởng, trao đổi lại theo cách khác nhau, hỏi và trả lời câu hỏi. Thông tin phản hồi ngay lập tức là ưu điểm quan trọng nhất của trao đổi bằng lời qua nghe, nói. Lắng nghe khơng chỉ đơn giản là nghe, điều quan trọng là hiểu những gì khách hàng đang nói với mình, khách quan trong việc giải thích những điều nghe được. Lắng nghe còn là hành vi quan sát sự tinh tế, điệu bộ, cử chỉ, cách biểu cảm… của khách hàng. Kỹ năng nghe giúp cho việc thu thập và truyền đạt thông tin của luật sư được đầy đủ, chính xác, khách quan, tránh hiểu lầm hay mắc sai lầm đáng tiếc, nâng cao hiệu quả hoạt động nghề nghiệp luật sư.
- Hỏi khách hàng
Quá trình thu thập chứng cứ trong giai đoạn trước khi tòa án thụ lý là q trình luật sư phân tích sự việc bằng cách liên tục đặt các câu hỏi. Câu hỏi phải đi vào trọng tâm của vấn đề mà người nghe đang quan tâm, phải dẫn dắt được khách hàng, quản lý được tình cảm và kiềm chế được phản ứng. Một tác dụng quan trọng của câu hỏi là giúp cung cấp các hướng dẫn liên quan. Qua câu hỏi của luật sư, khách hàng sẽ tự xác định được vị trí của họ, thực trạng về pháp lý của mình, xác định cần phải hành động như thế nào là phù hợp với chuẩn mực, xác định xử sự đúng đắn. Đây là bước quan trọng để xác định chính xác nội dung khách hàng trình bày, cũng như xác định được trọng tâm,
tính chính xác của các vấn đề, thông tin khách hàng đưa ra. Hỏi là một kỹ năng quan trọng mà luật sư cần phải có, thơng qua việc hỏi khi tiếp xúc khách hàng luật sư nắm bắt, thu thập được các thông tin, tài liệu quan trọng liên quan đến vụ việc cần giải quyết.
- Khái quát, đánh giá vụ việc ngay tại buổi tiếp xúc khách hàng
Sau khi nghe khách hàng trình bày và đã hỏi chi tiết vụ việc thì luật sư cần có những đánh giá, nhận định ban đầu về vụ việc, đây là bước quan trọng để xác định đúng nhu cầu, mong muốn của khách hàng. Trong giai đoạn này, luật sư sàng lọc các thông tin liên quan đến vụ việc mà khách hàng trình bày một cách công bằng và khách quan, loại bỏ các yếu tố chứa đựng sự đánh giá chủ quan thiếu căn cứ của khách hàng. Luật sư cần xác định quan hệ pháp luật tranh chấp là quan hệ gì, xác định chủ thể của quan hệ đó, những điểm mấu chốt của sự việc, xác định luật áp dụng và thực tế áp dụng như thế nào, các văn bản pháp luật liên quan. Từ đó luật sư xem xét chứng cứ và đánh giá chứng cứ khách hàng đã cung cấp để phân loại những chứng cứ có lợi và những chứng cứ bất lợi. Sau đó, xác định các chứng cứ cần phải thu thập để chứng minh, bảo vệ cho yêu cầu của khách hàng.
Khi tiếp xúc khách hàng, luật sư sẽ đưa ra những phương án cho khách hàng lựa chọn, theo hướng có lợi nhất cho những vấn đề mà khách hàng đang quan tâm, luật sư không nên đề nghị lựa chọn phương án nào nhưng cũng không phải mở ra nhiều hướng mà phải lựa chọn kết quả để khách hàng hướng tới.
- Phân tích thơng tin tài liệu khách hàng cung cấp, tham khảo các tài liệu liên quan nhằm đưa ra định hướng thu thập chứng cứ.
Để hiểu rõ hơn về nội dung vụ việc cũng như xác định được các thông tin tài liệu cần phải thu thập, đặc biệt là xác định các thông tin, tài liệu khách hàng đang lưu giữ hoặc có khả năng thu thập, thì luật sư cần phải dành thời gian để nghiên cứu các thông tin, tài liệu đã thu thập được, tra cứu các tài liệu
tham khảo trên cơ sở áp dụng các quy định của pháp luật có liên quan. Trên thực tế, khi quyền và lợi ích hợp pháp bị xâm phạm thì khách hàng là người đầu tiên đưa ra được các căn cứ và các tài liệu cũng như quan điểm, nhận định để đánh giá vấn đề. Tuy nhiên thơng thường đó chỉ là những cảm nhận mang tính cá nhân, dựa trên các lý lẽ thơng thường mà không phải dựa vào các căn cứ pháp lý, quy định pháp luật. Do vậy, đối với luật sư việc tra cứu tài liệu đặc biệt là các văn bản pháp luật là điều bắt buộc bởi nó giúp luật sư định hướng chính xác, đưa ra các nhận định giải quyết vụ việc tránh kết luận vấn đề theo cảm tính tư duy chủ quan. Cũng qua điểm tiếp xúc với khách hàng và sau khi nghiên cứu các thông tin tài liệu đầu tiên mà khách hàng cung cấp luật sư định hình được nội dung, xác định được các vấn đề cần chứng minh và các tài liệu chứng cứ cần phải thu thập để chứng minh cho vấn đề đó.
2.1.2.2. Hướng dẫn đương sự viết đơn khởi kiện, đơn phản tố, đơn yêu cầu độc lập
Đơn khởi kiện, đơn phản tố, đơn yêu cầu độc lập là văn bản tố tụng thể hiện ý chí và nguyện vọng của người có quyền khởi kiện được xem là chứng cứ quan trọng của vụ án. Thơng qua đó đương sự thể hiện quan điểm yêu cầu chính đáng của mình, đặt ra những yêu cầu cần tòa án giải quyết, là cơ sở pháp lý để tòa án bảo vệ quyền lợi cho các đương sự, cũng là căn cứ để bên đương sự đối lập khai thác nhằm phản biện, bác bỏ yêu cầu khởi kiện của nguyên đơn. Do đó việc soạn thảo đơn khởi kiện, đơn phản tố, đơn yêu cầu độc lập được xem là việc thu thập chứng cứ quan trọng trong khi tham gia tố tụng. Tuy nhiên, đơn khởi kiện, đơn phản tố, đơn yêu cầu độc lập do đương sự tự viết có thể khơng bao hàm hết những nội dung mà nguyên đơn muốn trình bày, khơng đưa ra được những luận điểm, căn cứ bước đầu nhằm bảo vệ cho yêu cầu của mình. Hoặc có trường hợp trong đơn khởi kiện, đơn phản tố, đơn yêu cầu độc lập đương sự đưa ra những tình tiết, thơng tin, tài liệu khơng phù hợp hay chưa nên đưa ra tại thời điểm viết đơn. Vì vậy, vai trò của luật sư
trong việc giúp người có quyền khởi kiện viết đơn khởi kiện, đơn phản tố, đơn yêu cầu độc lập là rất cần thiết. Luật sư tư vấn giúp đương sự viết đơn hoặc tự mình soạn thảo đơn khởi kiện, đơn phản tố, đơn yêu cầu độc lập cho đương sự để ít nhất các đơn này phải thể hiện được các nội dung theo hướng dẫn tại Nghị quyết số 05/2012/NQ-HĐTP ngày 03/12/2012 của Hội đồng thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao hướng dẫn thi hành các quy định trong Phần thứ hai "Thủ tục giải quyết vụ án tại tòa án cấp sơ thẩm".
Về hình thức của đơn khởi kiện, đơn phản tố, đơn yêu cầu độc lập để tạo ra sự thống nhất cũng như đảm bảo về nội dung trong đơn khởi kiện được đầy đủ, trong đơn khởi kiện, đơn phản tố, đơn yêu cầu độc lập phải chứa đựng các thông tin cần thiết như gửi đến tòa án nào, kiện ai, kiện người đó về vấn đề gì… và với sự giúp đỡ của luật sư, đơn khởi kiện, đơn phản tố, đơn yêu cầu độc lập sẽ được trình bày với nội dung rõ ràng, ngắn gọn và có cơ sở.
Về nội dung, để soạn thảo đơn khởi kiện, đơn phản tố, đơn yêu cầu độc lập trong vụ án dân sự, luật sư phải nắm bắt được rõ nội dung của vụ việc, đối chiếu các văn bản pháp luật có liên quan để phân tích các thơng tin, tài liệu, các điểm mạnh yếu trong hồ sơ vụ án, từ đó đưa ra cách viết cũng như tư vấn cho đương sự đưa ra các yêu cầu phù hợp, bao quát, lường trước được toàn bộ diễn biến của vụ án trong suốt quá trình tố tụng nhằm tránh việc nội dung khởi kiện, phản tố, yêu cầu độc lập bất lợi làm cơ sở, chứng cứ để bên đối lập khai thác hoặc không bao quát dẫn đến sau này không thể bổ sung do vượt quá yêu cầu. Cũng chính nhờ sự tư vấn kịp thời của luật sư mà đương sự mới thấy rõ bản chất của vụ việc và quyền, lợi ích hợp pháp của mình bị xâm hại.
Sau khi hướng dẫn đương sự viết đơn khởi kiện, luật sư có thể hướng dẫn đương sự nộp đơn tới đúng tịa án có thẩm quyền giải quyết vụ án, đồng thời hướng dẫn đương sự nên cung cấp tài liệu, chứng cứ gì vào thời điểm nộp đơn khởi kiện, tư vấn cho đương sự biết về quyền và nghĩa vụ của mình trong giai đoạn này như về nghĩa vụ nộp tạm ứng án phí, quyền làm đơn xin
miễn, giảm tiền tạm ứng án phí hay nộp tạm ứng án phí tại đâu… điều này sẽ giúp đương sự chủ động hơn trong việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình. Như vậy, sự tham gia của luật sư trong quá trình viết đơn khởi kiện, đơn phản tố, đơn yêu cầu độc lập là vô cùng quan trọng và cần thiết.