Vai trò của luật sư trong hoạt động thu thập chứng cứ thể hiện chủ yếu trong giai đoạn chuẩn bị xét xử. Tư cách tham gia tố tụng của các chủ thể được thiết lập ngay khi tòa án thụ lý vụ án, các đương sự, người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự có đầy đủ quyền, nghĩa vụ tố tụng trong việc chứng minh, thu thập chứng cứ. Đồng thời các đương sự tiến hành giao nộp chứng cứ, tòa án xem xét hồ sơ vụ án và tiến hành thu thập chứng cứ, do đó vụ án phát sinh các yếu tố ảnh hưởng đến quyền lợi của các bên trong vụ án đòi hỏi luật sư, đương sự phải tích cực thu thập chứng cứ để bảo vệ cho yêu cầu của mình.
2.1.3.1. Hướng dẫn, tư vấn cho đương sự thu thập chứng cứ
- Thu thập chứng cứ trong việc tham gia lập các văn bản liên quan trong quá trình tố tụng
Bên cạnh việc tư vấn, soạn thảo đơn khởi kiện, hoạt động thu thập chứng cứ của luật sư còn thể hiện qua việc tư vấn, chuẩn bị cho đương sự các văn bản tố tụng khác như: Bản tự khai, Bản giải trình, Đơn đề nghị… Khi viết về bản tự khai luật sư sẽ hướng dẫn, tư vấn để đương sự khái quát được nội dung cần diễn đạt, thể hiện rõ được quan điểm, lập luận đối với vấn đề cần giải quyết, đồng thời tránh trình bày những vấn đề không liên quan hoặc có thể gây bất lợi cho mình. Khi viết bản giải trình, đơn đề nghị luật sư đặt ra những mục tiêu cụ thể, giúp tịa án nhìn nhận vấn đề một cách chính xác và có hiệu quả, đồng thời cũng là các văn bản cần thiết để nêu quan điểm cũng như thể hiện các căn cứ để phản bác lại các lập luận của đối phương. Trong quá trình tham gia tố tụng dân sự, đương sự phải tham gia các buổi làm việc để
phục vụ việc giải quyết vụ án, các buổi làm việc này được tòa án lập thành văn bản: Biên bản lấy lời khai, Biên bản hòa giải, Biên bản đối chất, Biên bản phiên tòa... và các văn bản này trở thành chứng cứ trong hồ sơ vụ án. Do vậy, luật sư cần tư vấn để khách hàng có sự chuẩn bị tốt trước khi tham gia các buổi làm việc này:
Đối với biên bản lấy lời khai: Trong giai đoạn này luật sư giải thích, hướng dẫn cho khách hàng hiểu và nắm được diễn biến nội dung vụ việc dưới góc nhìn có lợi nhất cho đương sự, đồng thời xác định trước nội dung các câu hỏi tòa án đưa ra cho khách hàng và chuẩn bị trước nội dung trả lời của người được lấy lời khai. Luật sư cũng lưu ý cho khách hàng khi kết thúc việc lấy lời khai, khách hàng phải tự đọc lại hoặc nghe đọc biên bản và ghi rõ ý kiến của người khai đồng ý hay không đồng ý với nội dung biên bản, cuối cùng để bảo đảm quyền lợi của mình đương sự cần kiểm tra lại chữ ký của Thư ký ghi biên bản, chữ ký của Thẩm phán, con dấu của tòa án và chữ ký của mình đã đầy đủ chưa.
Hịa giải là một thủ tục tố tụng quan trọng được áp dụng đối với hầu hết các vụ án dân sự có chứa đựng mâu thuẫn, tranh chấp. Thực chất, hòa giải là sự thương lượng, điều đình của chính các đương sự hay người đại diện hợp pháp của đương sự về các vấn đề cần giải quyết trong vụ án. Luật sư sẽ biết rõ về những vụ án dân sự nào không được hịa giải [27, Điều 206] hoặc khơng tiến hành hịa giải được [27, Điều 207]. Từ đó xác định được vụ án mà đương sự đang tham gia có cần thiết hịa giải hay không, tránh lãng phí thời gian, cơng sức vào việc hịa giải. Để chuẩn bị cho buổi hòa giải, luật sư giúp đương sự chuẩn bị các ý kiến, xác định những nội dung các đương sự có khả năng sẽ thỏa thuận được với nhau. Trước khi hịa giải, luật sư phân tích và thỏa thuận trước với khách hàng về một số yêu cầu cần đạt được và những vấn đề cần nhượng bộ. Sau khi kết thúc buổi hòa giải đương sự đọc lại hoặc nghe đọc biên bản, đồng thời kiểm tra chữ ký của những người tham gia hòa giải.
Biên bản đối chất là văn bản ghi nhận việc đối đáp, chất vấn giữa các bên tham gia về những vấn đề có mâu thuẫn. Trước khi đương sự tham gia đối chất, luật sư nghiên cứu toàn bộ hồ sơ vụ án, đặc biệt là lời khai của các bên đương sự, người làm chứng, các thông tin, tài liệu, chứng cứ mà các bên đương sự cung cấp cũng như chứng cứ do tịa án thu thập, tìm ra các điểm mâu thuẫn trong lời khai của các bên đương sự, người làm chứng, các vấn đề có sự mâu thuẫn trong hồ sơ vụ án. Từ đó luật sư tư vấn cho đương sự các lập luận để bảo vệ quan điểm của mình đồng thời phản bác quan điểm, chứng cứ của bên đối tụng có sự mâu thuẫn. Bên cạnh việc tư vấn về mặt nội dung, luật sư còn chuẩn bị tâm lý cho đương sự bởi trong buổi đối chất, việc hỏi đồng thời hai người trong cùng bối cảnh không gian thời gian sẽ thiết lập những điều kiện để hai người tri giác trực tiếp nội dung lời khai và thái độ của nhau trong quá trình đối chất, là động lực thúc đẩy tác động tâm lý nhiều chiều đối với những người được đưa ra đối chất dẫn đến những thay đổi trong lời nói, thái độ, cử chỉ của các bên. Do vậy, sự tư vấn của luật sư là cần thiết và quan trọng để sau này khi lập thành biên bản đối chất các bên đương sự sẽ căn cứ vào đó để phục vụ hoạt động chứng minh của mình, đồng thời cũng là căn cứ để tịa án đánh giá sự thật khách quan và đưa ra phán quyết đúng đắn cho vụ việc cần giải quyết.
Biên bản phiên tòa được coi là chứng cứ có vị trí rất quan trọng, khơng chỉ thể hiện việc tuân thủ trình tự tố tụng của tòa án mà còn thể hiện kết quả tranh tụng, là cơ sở để Hội đồng xét xử ra bản án, quyết định về vụ án. Tại tòa án cấp phúc thẩm, giám đốc thẩm, biên bản phiên tòa sơ thẩm là một trong những căn cứ quan trọng làm cơ sở để đánh giá tính có căn cứ của bản án, quyết định sơ thẩm.
- Thu thập chứng cứ trong việc hướng dẫn khách hàng tự thu thập chứng cứ
Để chuẩn bị cho việc bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự được tốt nhất cần có sự phối hợp giữa luật sư và khách hàng, có những chứng
cứ đương sự phải tự mình thu thập hoặc việc thu thập chứng cứ này của đương sự sẽ tốt hơn của luật sư. Thông thường các chứng cứ mà đương sự có thể tự thu thập được như các bản hợp đồng di chúc, giấy chứng nhận kết hôn, giấy khai sinh, các giấy tờ về quyền sở hữu tài sản, các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền cấp cho đương sự… Để đem lại hiệu quả tối đa trong việc thu thập chứng cứ của khách hàng, luật sư cần giải thích cho khách hàng nhận thức được tầm quan trọng của chứng cứ cần thu thập. Từ đó, luật sư tư vấn cho khách hàng cách ứng xử phù hợp, kiểm sốt cảm xúc, ngơn từ khi làm việc với đối tượng cần thu thập chứng cứ, đồng thời tư vấn cho khách hàng cách đặt vấn đề, đặt câu hỏi, cách trao đổi thơng tin và nắm bắt tình huống để thu thập được chứng cứ cần thiết.
Trong một số trường hợp, việc hướng dẫn đương sự thu thập chứng cứ không chỉ dừng lại ở việc phân tích, giải thích và tư vấn để đương sự tự đi thu thập chứng cứ mà luật sư còn trực tiếp đi cùng đương sự khi đương sự thực hiện việc thu thập chứng cứ. Nhiều trường hợp, mặc dù đương sự đã được luật sư tư vấn, giải thích quyền và nghĩa vụ trong việc thu thập chứng cứ, đồng thời tư vấn chi tiết cho đương sự về cách thức thu thập tài liệu chứng cứ nhưng việc thu thập chứng đang do cá nhân, cơ quan, tổ chức lưu giữ, quản lý vẫn gặp nhiều khó khăn khi đương sự tự mình thu thập. Mặc dù đương sự đã mất nhiều thời gian, công sức yêu cầu cơ quan, tổ chức cung cấp các chứng cứ liên quan đến việc giải quyết vụ án để họ giao nộp cho tòa án nhưng đều bị từ chối với nhiều lý do khác nhau hoặc các cá nhân, cơ quan, tổ chức cung cấp không đầy đủ, khơng chính xác, khơng đúng thời hạn. Có những trường hợp do trình độ nhận thức pháp luật cịn hạn chế mà khi tiếp xúc với cơ quan nhà nước để thu thập chứng cứ đương sự thường có tâm lý e sợ, thái độ lúng túng đồng thời một số cán bộ trong cơ quan nhà nước do một số nguyên nhân mà gây khó khăn, sách nhiễu đối với đương sự dẫn đến việc đương sự không thể thu thập được chứng cứ. Trong những trường hợp này, sự đồng hành của
luật sư giúp đương sự củng cố hơn về mặt tâm lý, kịp thời phản ứng với các tình huống bất ngờ chưa lường trước, cùng với đương sự đứng ra giải thích, yêu cầu cán bộ nhà nước tôn trọng quyền của đương sự được pháp luật bảo hộ.
2.1.3.2. Luật sư thu thập chứng cứ từ hồ sơ vụ án
Luật sư có thể thu thập chứng cứ từ chính hồ sơ vụ án đã có bằng việc nghiên cứu giá trị chứng minh của các thơng tin, tài liệu có trong hồ sơ vụ án do các bên đương sự, tòa án thu thập, cung cấp. Theo quy định tại Điều 70, Điều 76 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 thì thơng qua tư cách đại diện cho đương sự hay với tư cách là người bảo vệ quyền và lợi ích của đương sự thì luật sư đều có quyền ghi chép, sao chụp các tài liệu có trong hồ sơ vụ án tạo điều kiện cho việc nghiên cứu hồ sơ.
Có thể tài liệu mà các đương sự khác cung cấp hoặc do tòa án thu thập khi được xem xét kỹ lại trở thành các chứng cứ có lợi cho khách hàng và là chứng cứ bất lợi, chống lại yêu cầu của bên đương sự đối lập hoặc đó là các thơng tin, tài liệu không bảo đảm tính hợp pháp, tính khách quan, tính liên quan để được coi là chứng cứ. Lúc này luật sư sẽ tận dụng tối đa giá trị chứng minh của các chứng cứ này, đồng thời lập các văn bản gửi tòa án phân tích về những điểm bất cập, mâu thuẫn, thiếu logic của các tài liệu đó nhằm gây bất lợi cho việc chứng minh của đương sự đối lập. Điều đó cũng đồng nghĩa với việc luật sư đã tìm ra được những chứng cứ có lợi cho thân chủ của mình.
Để thu được hiệu quả cao nhất của việc thu thập chứng cứ từ hồ sơ vụ án, việc nghiên cứu hồ sơ vụ án cần được luật sư thực hiện theo nguyên tắc nghiên cứu một cách tồn diện, khách quan theo một trình tự hợp lý để khơng bỏ sót bất cứ thơng tin, tài liệu nào. Để việc thu thập thông tin tài liệu đạt được hiệu quả, tiết kiệm thời gian thì trước khi nghiên cứu hồ sơ, luật sư cần phân loại hồ sơ. Việc phân loại hồ sơ có thể thực hiện theo các đề mục: Tài liệu do người khởi kiện cung cấp; tài liệu về phía người bị kiện cung cấp bản khai của nguyên đơn và đương sự khơng có quyền, nghĩa vụ đối lập; lời khai
của bị đơn và đương sự có quyền, nghĩa vụ đối lập; tài liệu phía cơ quan, tổ chức có liên quan; văn bản về lời trình bày của các cơ quan, tổ chức có liên quan, người làm chứng; tài liệu, chứng cứ thu được khi xem xét, thẩm định tại chỗ và các tài liệu liên quan khác do tòa án thu thập; những biên bản hòa giải, biên bản đối chất giữa các bên; các tài liệu về thủ tục tố tụng. Trong quá trình đọc, nghiên cứu hồ sơ, luật sư cần song song tiến hành việc đánh số thứ tự và lập danh mục các tài liệu để tiện cho việc tra cứu.
Như vậy, qua việc nghiên cứu hồ sơ vụ án, luật sư xác định được trong số các tài liệu, các nguồn chứng cứ được thu thập, có trong hồ sơ vụ án thì nội dung của tài liệu, của nguồn chứng cứ nào có thể là chứng cứ chứng minh cho yêu cầu của khách hàng. Trường hợp chứng cứ, tài liệu chưa đầy đủ hoặc bất lợi cho khách hàng thì cần thu thập các chứng cứ, tài liệu khác để bổ sung, khắc phục bất lợi này hoặc bác bỏ chứng cứ bất lợi.