CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨ U
2.2.3. Tình hình thực hiện các bước tìm kiếm và lựa chọn nhân lực
2.2.3.1. Quy trình tuyể n mộ nhân lự c
(a) Xác định nguồn tuyển mộ và phương pháp tuyển mộ
Sau khi nhu cầu về nhân viên bán hàng được xác nhận. Tùy thuộc vào từng trường hợp, Giám đốc sẽcùng với trưởng, phó phòng bán hàng thảo luận vềviệc luân chuyển nhân viên bên trong nội bộ công ty hay tìm kiếm nhân lực từbên nguồn nhân lực bên ngoài công ty.
Các nguồ n tuyể n dụ ng hiệ n tạ i củ a công ty:
Nguồn nội bộ:
Đối với chức danh phó trưởng phòng bán hàng, quản lý cấp cao: Công ty ưu tiên lựa chọn nguồn là nhân viên trong công ty, thường là nhân viên bán hàng trong bộ phận bán hàng, có đầy đủ trình độ, năng lực và kinh nghiệm phù hợp với vị trí công việc để đề bạt thăng chức. Trong trường hợp không thể tìm được người phù hợp bên trong nội tổ chức thì sẽ tiến hành tuyển mộ từ bên ngoài. Tuy nhiên, tại Công ty TNHH Phát Đạt chưa từng có trường hợp tuyển dụng vị trí phó trường phòng từ lực lượng lao độngởbên ngoài vào.
Đối với chức danh nhân viên bán hàng: Khi nhận thấy nhu cầu vềnhân viên bán hàng trong bộphận bán hàng. Tùy thuộc vào mức độ cần thiết của nhu cầu, công ty có khả năng sử dụng nhân viên từ các bộ phận khác. Trong trường hợp nhu cầu là cấp bách (như nhân viên nghỉ đột xuất,…) thì công ty có thể luân chuyển nhân viên từ bộ phận kinh doanh, kho, nhân viên vận chuyển,...
Nhận xét nguồn nội bộ:
Nguồn nhân lực nội bộ đặc biệt là từbộphận kinh doanh, họ có được ưa thếlớn về sựhiểu biết về đặc điểm của các mặt hàng, sản phẩm kinh doanh cũng như giá cả và các chương trình khuyến mãiđối với các khách hàng của doanh nghiệp. Do đó thời gian đào tạo nghiệp vụ cho những nhân viên này ngắn lại. Đồng thời, thời gian giành cho việc tuyển dụng cũng được rút ngắn, bỏ qua được các giai đoạn như tuyển mộbên
ngoài, tiếp nhận hồ sơ, phỏng vấn,… Điều này giúp cho công ty tiết kiệm nhiều chi phí và thời gian.
Tuy nhiên, nguồn lực này cũng có những hạn chế nhất định. Ở thời điểm hiện tại, quy mô nhân lực của doanh nghiệp là không quá lớn. Việc điều động nhân lực từ các bộ phận khác có thể có tác dụng tốt trong thời gian ngắn nhưng về dài hạn lại không mang lại sự thay đổi lực lượng lao động trong tổ chức. Điều động nhân viên sang vịtrí này sẽ đểlại vịtrí trống khác.
Nguồn bên ngoài:
Được áp dụng đối vị trí nhân viên thông thường. Trong trường hợp nguồn nhân lực bên trong doanh nghiệp không thể đảm đáp ứng được nhu cầu về chất lượng và số lượng nhân lực thì lúcđócông ty sẽthực hiện tuyển dụng nhân lực từbên ngoài.
Ví dụ: năm 2018, nhu cầu tuyển dụng thêm nhân viên được xác định là 5 nhân viên bán hàng, sau khi đánh giá hoạt động hiện tại của các bộphận khác, giám đốc của công ty quyết định sẽtìm kiếm cácứng viên từquảng cáo tại công ty và sửdụng email đểthông báo thông tin tuyển dụng cho nội bộnhân viên.
Một sốnguồn tuyển dụng chủyếu của công ty hiện tại
- Nguồn từcác sinh viên học sinh đã tốt nghiệp Đại học, Cao Đẳng, Trung hoặc tốt nghiệp phổthông.
- Nguồn từcácứng viên tự do đang tìm kiếm công việc phù hợp.
- Nguồn từ người thân, người quen, bạn bè của các nhân viên hiện đang làm việc cho công ty. Đây là nguồn nhân lực có ảnh hưởng quan trọngđối với hoạt động tuyển dụng của công tyở thời điểm hiện tại.
Các phương pháp được sửdụng đểtìm kiếmứng viên từbên ngoài có thểkể đến - Tuyển mộthông qua quảng cáo trên trang web của công ty
- Dán thông báo tuyển dụng trước Công ty
Các tiêu chuẩn được sử dụng để thông báo tuyển mộ tại công ty TNHH Phát Đạt, cácứng viên có đủcácđiều kiện sau đây đều được tham gia nộp đơn xin việc
Vịtrí công việc
Tư vấn sản phẩm cho khách hàng.
Phát triển, duy trì hệthống đại lý bán hàng.
Chăm sóc, hỗtrợ các đại lý sau bán hàng. Yêu cầu đối với vịtrí bán hàng cần tuyển,
Độtuổi (18-35), Ưu tiên nam giới.
Trình độ học vấn (tốt nghiệp từ trung cấp trở lên), Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm.
Có khả năng giao tiếp tốt; sức khỏe tốt; nhiệt tình và trung thực trong công việc.
- Thông qua sựgiới thiệu của các nhân viện đang làm việc tại Công ty. Phương pháp này sử dụng nhằm tìm kiếm những người thân, người quen đạt đủ tiêu chuẩn công việc đếnứng tuyển.
Nhận xét nguồn bên ngoài:
Đây là nguồn tuyển dụng phong phú, đa dạng vềmặt số lượng cũng chất lượng và trìnhđộ của cácứng viên. Về lâu dài đối với doanh nghiệp có thể giúp thay đổi lực lượng bán hàng vềcả mặt số lượng và số lượng. Tuy nhiên khi sử dụng nguồn tuyển dụng này công ty thường tốn kém nhiều thời gian trong tìm kiếm cũng như định hướng nhân viên làm quen với công việchơn so với nguồn nội bộ.
Trong những năm vừa qua, công ty có xu hướng mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh để đáp ứng nhu cầu mua sắm hàng hóa của thị trường, nhu cầu về nhân viên bán hàng cũng từ đó tăng lên. Do đó công ty đã chú trọng hơn trong việc tìm kiếm thêm nguồn nhân lực từ bên ngoài. Tuy nhiên việc tìm kiếm các ứng viên vẫn chưa đạt được hiệu quả cao, chưa có sự mở rộng về các phương pháp tuyển. Cụ thể, việc tìm kiếm các ứng viên từ bên ngoài phụ thuộc nhiều vào sự giới thiệu của các nhân viên hiện đang làm việc tại doanh nghiệp. Phương pháp này có được lợi thế là tiết kiệm được chi phí cho doanh nghiệp trong quảng cáo và nhân viên mới có thểhội nhập nhanh hơn vào công việc của bộ phận nhờ có các mối quan hệ. Bên cạnh đó, nguồn này có thểtìm được ứng viên nhanh chóng tuy nhiên chất lượng tuyển dụng có thểkhông cao vì có sự tác động của các mối quan hệ, ảnh hưởng đến chất lượng nhân lực được tuyển dụng cũng như chất lượng công việc của nhân viên trong công ty.
Công ty đã thực hiện việc tiếp nhận, hỗ trợ và giúp đỡ sinh viên từ các trường đại hoc, cao đẳng đến kiến tập, thực tập hằng năm tại bộ phận bán hàng của doanh nghiệp. Đây có thể xem như là một phương pháp nhằm giới thiệu hình ảnh của doanh nghiệp đến cácứng viên tiềm năng trong tương lai.
Các phương pháp khác như quảng cáo tuyển dụng thông qua internet, hội chợ việc làm,... chưa được công ty quan tâm đến.
(b) Thông báo tuyển mộ
Căn cứ vào nhu cầu nhân lực đãđược xác nhận, công ty sẽ ra thông báo tuyển dụng. Công ty có thể nguồn tuyển mộ và lựa chọn thông báo thông qua nhân viên trong tổchức hoặc quảng cáo ra bên ngoài doanh nghiệp sao cho phù hợp.
Việc thông báo tuyển dụng sẽ được tiến hành trong một khoảng thời gian nhất định tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể, thông thường thời gian từ khi thực hiện thông báo tuyển dụng đến khi kết thúc kéo dài khoảng từ 7 đến 10 ngày.
Nội dung thông báo tuyển dụng của công ty cần đảm bảo một số nội dung sau: Thông tin khái quát về công ty như tên, địa chỉ, số điện thoại,website,.... công việc tuyển dụng và các yêu cầu đối với công việc, số lượng nhân viên cần tuyển, các yêu cầu vềhồ sơ, thời gian và địa điểm thu nhận hồ sơ (địa điểm thường là văn phòng công ty).
2.2.3.2. Quy trình tuyể n chọ n nhân lự c
Quy trình áp dụng để tuyển chọn nhân lực của mỗi công ty là hoàn toàn khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty đó, và mỗi vị trí tuyển dụng của một công ty lại có một quy trình tuyển dụng khác nhau phụ thuộc vào các đặc điểm của công việc cần tuyển.
Hiện nay, đối với tuyển dụng lực lượng bán hàng, công ty thường áp dụng 5 bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ Bước 2: Phỏng vấn sơ bộ
Bước 3: Phỏng vấn bởi người lãnhđạo trực tiếp và tham quan công việc
Bước 4: Thửviệc
Bư ớ c 1: Tiế p nhậ n và sàng lọ c hồ sơ
Sau khi việc thông báo tuyển dụng được đưa ra, công ty tiến hành thực hiện tiếp nhận hồ sơ. Hình thức tiếp nhận hồ sơ tại doanh nghiệp là nộp trực tiếp tại doanh nghiệp. Khi đã có đủsốhồ sơ cần thiết hoặc đến một thời gian nhất định, một sốnhân viên hành chính tại công ty sẽphân loại và lựa chọn một sốbộhồ sơ đạt yêu cầu.
Các tiêu chí của hồ sơ thường là:
Vềmặt hình thức: Hồ sơ cần có đủ các loại giấy tờ. Hồ sơ là bản gốc hoặc nếu là bản photo thì cần có công chứng đầy đủ. Có ảnh 3x4 chụp trong khoảng thời gian dưới 6 tháng.
Về mặt nội dung: Hồ sơ cần thể hiện được trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc của bản thân ứng viên thông qua đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, giấy chứng nhận sức khỏe và các bằng cấp,...
- Đơn xin việc thểhiện được nguyện vọng củaứng viên, đồng thời cũng mang lại một số tóm tắt về kinh nghiệm làm việc trước đó và các kỹ năng như giao tiếp, tổ chức, sắp xếp công việc.
- Các bằng cấp và chứng chỉ, hiện nay, công ty yêu cầu trình độ tối thiểu là tốt nghiệp từtrung học phổthông hoặc trung cấp trở lên.
- Sơ yếu lý lịch cung cấp thông vềtiểu sửvề ứng viên như đã từng học tập, làm công việc gì? ở đâu? và các thông tin khác về gia đình, tình trạng hôn nhân,... Đối với vị trí nhân viên bán hàng hiện nay tại doanh nghiệp, hồ sơ cần bao gồm xác nhận của cơ quan công an nơi cư trú về nhân thân và việc chấp hành chủ trương pháp luật của Nhà nước nơi cư trú.
- Ứng viên phải được xác nhận có đủ sức khỏe thông qua xác nhận trên giấy chứng nhận sức khỏe của tổchức Y tếcó thẩm quyền.
Khi có đủ một số lượng hồ sơ hoặc sau một thời gian nhất định, công ty sẽ tiến hành sắp xếp và loại bỏ các hồ sơ chưa đạt đủ yêu cầu về hình thức như thiếu xác nhận, công chứng. Dựa vào các tiêu chuẩn công việc, các hồ sơ không đủ yêu cầu về mặt nội dung cũng sẽ được loại bỏ.
Việc phân loại và sàng hồ sơ sẽgiúp cho công ty loại bớt được hồ sơ không đạt yêu cầu với những tiêu chuẩn đặt ra, nhờvậy giảm bớt được thời gian cho các công tác khác của quá trình tuyển dụng.
Tuy nhiên, công ty vẫn còn hạn chế trong sàng lọc thiếu sự định lượng trong các tiêu chuẩn đặt ra. Chưa xây dựng được thang điểm số rõ ràng trong đánh giá các hồ sơ xin việc, điều này có thể khiến cho công tác sàng lọc thiếu sự rõ ràng, minh bạch.
Đồng thời đơn xin việc cũng chưa được công ty thiết kếtheo một mẫu xác định gây ra khó khăn trong công tác sàng lọc.
Bư ớ c 2: Phỏ ng vấ n sơ bộ
Sau khi thu thập được các hồ sơ đạt yêu cầu, công ty sẽtrực tiếp thông báo qua điện thoại cho ứng viên về thời gian và địa điểm thực hiện phỏng vấn. Địa điểm thực hiện phỏng vấn thường là văn phòng của công ty.
Việc thực hiên phỏng vấn các ứng viên thường do giám đốc của công ty và trưởng phòng kinh doanh thực hiện.
Mục tiêu của phỏng vấn là tiểu sử, giáo dục và kinh nghiệm làm việc, khả năng thíchứng và các kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống của các ứng viên,tìm ra động cơ làm việc và ý chí cầu tiến trong công việc.Đồng thời thiết lập mối quan hệtạo sựthoải mái cho ứng viên và cung cấp cho các ứng viên thông tin cơ bản về hoạt động của tổ chức.
Trong quá trình phỏng vấn, người phỏng vấn sẽ quan sát ngoại hình, thái độ và đặt ra những câu hỏi cho ứng viên. Nội dung của những câu hỏi xoay quanh việc kiểm chứng các thông tin cá nhân, tìm hiểu vềthông tin khác củaứng viên mà chưa được đề cập đến trong hồ sơ, các thông tin về công việc cũ và mong muốn của ứng viên đối với công việc mới.
Các tiêu chuẩn có thểsửdụng đểloại bỏ nhân viên thường là tác phong vềthời gian, tác phong về ăn mặc, khả năng ứng xử trong quá trình giao tiếp, sự trung thực trong các câu trảlời củaứng viên,...
Các câu hỏi thường gặp trong vòng phỏng vấn này: - Bạn đã làmở công ty nào cùng ngành chưa?
- Bạn có kinh nghiệm gì trong việc bán hàng? - Bạn có khó khăn gì khi làm việcở nơi cũ? - Bạn có muốn biết điều gì vềcông ty chúng tôi?
Ngoài ra, còn có một số câu hỏi liên quan đến các vấn đề như như thành tích học tập trong quá khứ, nơi sinh sống hiện tại, và các vấn đề mang tính các nhân khác. Các câu hỏi được thực hiện trong vòng này nhằm chọn raứng viên có tiềm năng nhất.
Việc phỏng vấn của công ty được thực hiện khá cụ thể và rõ ràng, không khí cuộc phỏng vấn thường khá là thoải mái, cởi mở giúp ứng viên có được tâm lý thoải mái và cơ hội phát huy hết tốchất của bản thân mình.
Bư ớ c 3: Phỏ ng vấ n bở i ngư ờ i lãnh đạ o trự c tiế p
Sau khi thực hiện phỏng vấn sơ bộ, các ứng viên sẽ tiếp tục được trao đổi, phỏng vấn trực tiếp với trưởng và phó bộ phận bán hàng. Địa điểm thường là văn phòng của bộphận bán hàng.
Mục tiêu của vòng phỏng vấn này là trao đổi với các ứng viên về công việc và các yêu cầu cần có đối với công việc.
Cácứng viên sẽ được đặt một sốcâu hỏi đểcho cácứng viên thểhiện năng lực của mình
- Bạn cho rằng có những điểm mạnh và điểm yếu nào?
- Những kinh nghiệm, kiến thức mà bạn cho là có liên quan đến công việc sắp tới?
- Theo bạn, để kinh doanh các mặt hàng của công ty một cách hiệu quả nhất bạn nên chuẩn bịnhững gì?
- Bạn có muốn biết vềcông việc sắp tới?
Ngoài ra, người phỏng vấn có thể đưa ra một sốtình huống bán hàng cụthểvà yêu cầu ứng viên đề xuất phương án giải quyết. Từ câu trả lời của ứng viên, người phỏng vấn có thể đưa ra được đánh giá khách quan vềcác tiêu chí lựa chọn
- Vềthểchất:Ứng viên cần có sức khỏe tốt, không mắc dị tật vềhình thể.Ứng viên không nhất thiết phải có ngoại hìnhđẹp nhưng tạo đượcấn tượng tốt qua cách đi lại, ăn mặc gọn gàng.
- Về kiến thức: Ứng viên cần có hiểu biết chung về sản phẩm, về công ty và ứng viên cần phải có kỹ năng bán hàng, kỹ năng giao tiếp,…
- Vềtâm lý: Người bán hàng cần luôn tích cực trong công việc, không bi quan. Họphải có thái độ cư xửmềm mỏng, kiên trì, bình tĩnhtrong khi tiếp xúc.
- Phẩm chất:Ứng viên có được sựquyết đoán, phảnứng nhanh nhạy. Bên cạnh đó, tính hướng ngoại và mong muốn có thu nhập cao, làm chủ sự thay đổi sẽ giúp người bán hàng thành công.
Trong quá trình phỏng vấn này, các ứng viên có thể nêu ra những thắc mắc, những câu hỏi đểbiết khái quát vềhoạt động của bộphận bán hàng trong công ty, biết được chức năng nhiệm vụ cũng như quyền lợi của họ nếu họ được tuyển dụng vào Công ty. Các câu hỏi này sẽ được giải đáp cho ứng viên nhằm mởrộng thêm hiểu biết