Trưởng phòng bán hàng Phó phòng bán hàng Phụ trách mặt hàng A Tuyến
đường 1 đường 2Tuyến đường 3Tuyến
Phụ trách mặt hàng B
Tuyến
đường 1 đường 2Tuyến đường 3Tuyến
Phụ trách mặt hàng C
Tuyến
Mô hình tổ chức theo mô hình hỗn hợp có thể tạo ra sự linh hoạt trong tổ chức lực lượng bán hàng và phát huy được sự tự chủ trong công việc và năng lực của nhân viên bán hàng. Tuy nhiên vẫn xảy ra sựchồng chéo trong các tuyến đường của các mặt hàng khác nhau và khó khăn trong việc quản lý lực lượng bán hàng.
(b) Quy mô lực lượng bán hàng
Bả ng 2.4. Quy mô lự c lư ợ ng bán hàng tạ i công ty
Tiêu thức Số lượng Tỷlệ(%) Tổng số 35 100 Chức vụ Trưởng phòng 01 2.9 Phó phòng 01 2.9 Nhân viên bán hàng 33 94.3 Giới tính Nam 26 74.3 Nữ 09 25.7 Trìnhđộ văn hóa Đại học 07 20.0 Cao đẳng 10 28.6 Trung cấp 06 17.1 Phổthông 12 34.3 Thời gian làm việc Dưới 1 năm 4 11.4% Từ 1 năm đến 3 năm 10 28.6% Từ 3 năm đến 5 năm 11 31.4% Trên 5 năm 10 28.6%
Qua bảng trên ta có nhận xét:
Thứnhất, hiện nay lực lượng bán hàng của doanh nghiệp có tổng cộng 35 thành viên. Được phụtrách bởi 1 trưởng phòng và 1 phó phòng, trưởng và phó phòng có vai trò hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và đánh giá hoạt động của bộ phận, đồng thời chịu trách nhiệm quan tâm đến các vấn đề tài chính như tồn kho, công nợ,... Còn các nhân viên bán hàng được phân chia thành các nhóm hoặc cá nhân phụtrách từng mặt hàng riêng.
Thứ hai, về giới tính, Phòng bán hàng của doanh nghiệp có 26 nam giới chiếm 74.3% tổng lực lượng bán hàng. Nam giới chiếm tỷ trọng cao hơn hẳn so với nữ giới 25.7%. Nguyên nhân là từ việc ưu tiên nam giới hơn trong tuyển dụng và từ đặc tính công việc bán hàng của công ty, nhân viên bán hàng cần phải có sức khỏe và cần phải giành nhiều thời gian di chuyển hoạt động ở bên ngoài văn phòng công ty.
Thứba, vềtrìnhđộ văn hóa, phòng bán hàng có tỷlệhọc vấn đại học, cao đẳng cao hơn so với mặt bằng chung của công ty. Tuy nhiên, tỷlệ lao động có trình độ văn hóa phổthông vẫn khá cao, chiếm hơn 34%. Theo ý kiến của trưởng phòng bán hàng, việc kinh tế ngày càng phát triển thì thị trường sẽ càng ngày càng có những yêu cầu cao hơn ở nhân viên ở kỹ năng và trình độ. Điều này đặt ra một bài toán cho công ty trong việc tìm kiếm nguồn nhân lực có trìnhđộ cao hơn trong thời điểm hiện tại.
Thứ tư, về thời gian làm việc tại doanh nghiệp, thường thời gian làm việc phản ánh mức độtrung thành của người lao động, khi nhân viên cảm thấy hài lòng với các chính sách công việc, chính sách đãi ngộ của công ty thì nhân viên sẽ gắn bó lâu dài với công ty. Bên cạnh đó, nó cũng phản ánh một phần nào đó kết quả của công tác tuyển dụng, nếu tuyển dụng đúng người, đúng công việc thì người lao động sẽ gắn bó lâu dài hơn với doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí cho hoạt động tuyển dụng. Đồng thời, theo ý kiến trưởng bộ phận bán hàng thì thời gian đểmột nhân viên bán hàng làm việc hiệu quảtại công ty hiện tại là khoảng trên 3 năm kinh nghiệm.
Dựa vào số liệu thu thập được, có thể thấy mức độ gắn bó của các nhân viên bán hàng với công ty là khá cao, có hơn một nữa số nhân viên đã làm việc tại bộphận bán hàng trên 3 năm, cụ thể 28.6% nhân viên đã làm việc tại công ty hơn 5 năm và
31.4% số nhân viên đã làm việc tại công ty trong khoảng 3 đến 5 năm. Việc tuyển đúng vị trí công việc, và những đãi ngộ xứng đáng đang tạo ra được sự trung thành nhất định cho lực lượng bán hàng tại công ty.
Còn lại 14 nhân viên bán hàng, chiếm 40% có thời gian làm việc dưới 3 năm.
2.2.2. Thực trạng công tác lập kếhoạch tuyển dụng
2.2.2.1. Trách nhiệ m trong công tác lậ p kế hoạ ch tuyể n dụ ng
Hiện tại, công tác tuyển dụng nhân viên bán hàng của công tyđượcđảm nhiệm trực tiếp bởi trưởng bộphận bán hàng, Giám đốc và Phó giám đốc của công ty. Công ty vẫn chưa có bộphận chuyên trách trong công tác tuyển dụng nhân sự. Các công tác liên quan đến xây dựng kếhoạch phát triển; quản lý lao động toàn công ty; quản lý các chế độ tiền lương thưởng, hoa hồng, chế độ đóng bảo hiểm được quyết định trực tiếp từ Giám đốc với sựhỗtrợcủa Phó giám đốc và Trưởng các bộphận.
Công tác tuyển dụng là một trong những nhiệm vụquan trọng cần thực hiện của công ty, tuy nhiên, với quy mô công việc hiện tại của công ty cùng với lý do chuyên môn các công tác này có thể không đạt được hiệu quảtốt, đồng thời có khả năng gây ra quá tải công việc cho các nhà quản trị.
2.2.2.2. Xác đị nh nhu cầ u tuyể n dụ ng
Việc xác định nhu cầu căn cứ vào quy mô hiện tại của lực lượng bán hàng và nhu cầu công việc thực tế của bộ phận bán hàng về các kế hoạch doanh số, số lượng các mặt hàng của công ty. Khi số lượng mặt hàng kinh doanh tăng hoặc kế hoạch doanh sốcủa công ty lớn hơn khả năng của bộphận hiện tại thì nhu cầu sửdụng nhân viên bán hàng tại công ty sẽ tăng lên.
Phương pháp được sử dụng để dự báo nhu cầu cho toàn công ty hiện tại là phương pháp dự báo đơn vị. Qua đó,trưởng bộphận sẽ là người nhận định nhu cầu lao động của bộphận trong giai đoạn hoạt động tiếp theo, từ đó yêu cầu bổsung thêm lao động vàGiám đốc sẽphê duyệt.Sau khi đãđược Giám đốc phê duyệt, việc tuyển dụng nhân viên sẽ được thực hiện.
Đối với công tác tuyển dụng, phân tích công việc mà cụ thể hơn là bản mô tả công việc chính là căn cứ cơ bản nhằm thực hiện công tác tuyển dụng: sử dụng trong việc đăng tuyển, đưa ra yêu cầu đối với người thực hiện công việc thuận lợi cho cả ứng
viên và người đánh giá. Ở thời điểm hiện tại, công tác phân tích công việcở Công ty TNHH Phát Đạt được trưởng bộphận và phó bộphận thực hiện phân tích, tổng hợp.
2.2.3. Tình hình thực hiện các bước tìm kiếm và lựa chọn nhân lực
2.2.3.1. Quy trình tuyể n mộ nhân lự c
(a) Xác định nguồn tuyển mộ và phương pháp tuyển mộ
Sau khi nhu cầu về nhân viên bán hàng được xác nhận. Tùy thuộc vào từng trường hợp, Giám đốc sẽcùng với trưởng, phó phòng bán hàng thảo luận vềviệc luân chuyển nhân viên bên trong nội bộ công ty hay tìm kiếm nhân lực từbên nguồn nhân lực bên ngoài công ty.
Các nguồ n tuyể n dụ ng hiệ n tạ i củ a công ty:
Nguồn nội bộ:
Đối với chức danh phó trưởng phòng bán hàng, quản lý cấp cao: Công ty ưu tiên lựa chọn nguồn là nhân viên trong công ty, thường là nhân viên bán hàng trong bộ phận bán hàng, có đầy đủ trình độ, năng lực và kinh nghiệm phù hợp với vị trí công việc để đề bạt thăng chức. Trong trường hợp không thể tìm được người phù hợp bên trong nội tổ chức thì sẽ tiến hành tuyển mộ từ bên ngoài. Tuy nhiên, tại Công ty TNHH Phát Đạt chưa từng có trường hợp tuyển dụng vị trí phó trường phòng từ lực lượng lao độngởbên ngoài vào.
Đối với chức danh nhân viên bán hàng: Khi nhận thấy nhu cầu vềnhân viên bán hàng trong bộphận bán hàng. Tùy thuộc vào mức độ cần thiết của nhu cầu, công ty có khả năng sử dụng nhân viên từ các bộ phận khác. Trong trường hợp nhu cầu là cấp bách (như nhân viên nghỉ đột xuất,…) thì công ty có thể luân chuyển nhân viên từ bộ phận kinh doanh, kho, nhân viên vận chuyển,...
Nhận xét nguồn nội bộ:
Nguồn nhân lực nội bộ đặc biệt là từbộphận kinh doanh, họ có được ưa thếlớn về sựhiểu biết về đặc điểm của các mặt hàng, sản phẩm kinh doanh cũng như giá cả và các chương trình khuyến mãiđối với các khách hàng của doanh nghiệp. Do đó thời gian đào tạo nghiệp vụ cho những nhân viên này ngắn lại. Đồng thời, thời gian giành cho việc tuyển dụng cũng được rút ngắn, bỏ qua được các giai đoạn như tuyển mộbên
ngoài, tiếp nhận hồ sơ, phỏng vấn,… Điều này giúp cho công ty tiết kiệm nhiều chi phí và thời gian.
Tuy nhiên, nguồn lực này cũng có những hạn chế nhất định. Ở thời điểm hiện tại, quy mô nhân lực của doanh nghiệp là không quá lớn. Việc điều động nhân lực từ các bộ phận khác có thể có tác dụng tốt trong thời gian ngắn nhưng về dài hạn lại không mang lại sự thay đổi lực lượng lao động trong tổ chức. Điều động nhân viên sang vịtrí này sẽ đểlại vịtrí trống khác.
Nguồn bên ngoài:
Được áp dụng đối vị trí nhân viên thông thường. Trong trường hợp nguồn nhân lực bên trong doanh nghiệp không thể đảm đáp ứng được nhu cầu về chất lượng và số lượng nhân lực thì lúcđócông ty sẽthực hiện tuyển dụng nhân lực từbên ngoài.
Ví dụ: năm 2018, nhu cầu tuyển dụng thêm nhân viên được xác định là 5 nhân viên bán hàng, sau khi đánh giá hoạt động hiện tại của các bộphận khác, giám đốc của công ty quyết định sẽtìm kiếm cácứng viên từquảng cáo tại công ty và sửdụng email đểthông báo thông tin tuyển dụng cho nội bộnhân viên.
Một sốnguồn tuyển dụng chủyếu của công ty hiện tại
- Nguồn từcác sinh viên học sinh đã tốt nghiệp Đại học, Cao Đẳng, Trung hoặc tốt nghiệp phổthông.
- Nguồn từcácứng viên tự do đang tìm kiếm công việc phù hợp.
- Nguồn từ người thân, người quen, bạn bè của các nhân viên hiện đang làm việc cho công ty. Đây là nguồn nhân lực có ảnh hưởng quan trọngđối với hoạt động tuyển dụng của công tyở thời điểm hiện tại.
Các phương pháp được sửdụng đểtìm kiếmứng viên từbên ngoài có thểkể đến - Tuyển mộthông qua quảng cáo trên trang web của công ty
- Dán thông báo tuyển dụng trước Công ty
Các tiêu chuẩn được sử dụng để thông báo tuyển mộ tại công ty TNHH Phát Đạt, cácứng viên có đủcácđiều kiện sau đây đều được tham gia nộp đơn xin việc
Vịtrí công việc
Tư vấn sản phẩm cho khách hàng.
Phát triển, duy trì hệthống đại lý bán hàng.
Chăm sóc, hỗtrợ các đại lý sau bán hàng. Yêu cầu đối với vịtrí bán hàng cần tuyển,
Độtuổi (18-35), Ưu tiên nam giới.
Trình độ học vấn (tốt nghiệp từ trung cấp trở lên), Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm.
Có khả năng giao tiếp tốt; sức khỏe tốt; nhiệt tình và trung thực trong công việc.
- Thông qua sựgiới thiệu của các nhân viện đang làm việc tại Công ty. Phương pháp này sử dụng nhằm tìm kiếm những người thân, người quen đạt đủ tiêu chuẩn công việc đếnứng tuyển.
Nhận xét nguồn bên ngoài:
Đây là nguồn tuyển dụng phong phú, đa dạng vềmặt số lượng cũng chất lượng và trìnhđộ của cácứng viên. Về lâu dài đối với doanh nghiệp có thể giúp thay đổi lực lượng bán hàng vềcả mặt số lượng và số lượng. Tuy nhiên khi sử dụng nguồn tuyển dụng này công ty thường tốn kém nhiều thời gian trong tìm kiếm cũng như định hướng nhân viên làm quen với công việchơn so với nguồn nội bộ.
Trong những năm vừa qua, công ty có xu hướng mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh để đáp ứng nhu cầu mua sắm hàng hóa của thị trường, nhu cầu về nhân viên bán hàng cũng từ đó tăng lên. Do đó công ty đã chú trọng hơn trong việc tìm kiếm thêm nguồn nhân lực từ bên ngoài. Tuy nhiên việc tìm kiếm các ứng viên vẫn chưa đạt được hiệu quả cao, chưa có sự mở rộng về các phương pháp tuyển. Cụ thể, việc tìm kiếm các ứng viên từ bên ngoài phụ thuộc nhiều vào sự giới thiệu của các nhân viên hiện đang làm việc tại doanh nghiệp. Phương pháp này có được lợi thế là tiết kiệm được chi phí cho doanh nghiệp trong quảng cáo và nhân viên mới có thểhội nhập nhanh hơn vào công việc của bộ phận nhờ có các mối quan hệ. Bên cạnh đó, nguồn này có thểtìm được ứng viên nhanh chóng tuy nhiên chất lượng tuyển dụng có thểkhông cao vì có sự tác động của các mối quan hệ, ảnh hưởng đến chất lượng nhân lực được tuyển dụng cũng như chất lượng công việc của nhân viên trong công ty.
Công ty đã thực hiện việc tiếp nhận, hỗ trợ và giúp đỡ sinh viên từ các trường đại hoc, cao đẳng đến kiến tập, thực tập hằng năm tại bộ phận bán hàng của doanh nghiệp. Đây có thể xem như là một phương pháp nhằm giới thiệu hình ảnh của doanh nghiệp đến cácứng viên tiềm năng trong tương lai.
Các phương pháp khác như quảng cáo tuyển dụng thông qua internet, hội chợ việc làm,... chưa được công ty quan tâm đến.
(b) Thông báo tuyển mộ
Căn cứ vào nhu cầu nhân lực đãđược xác nhận, công ty sẽ ra thông báo tuyển dụng. Công ty có thể nguồn tuyển mộ và lựa chọn thông báo thông qua nhân viên trong tổchức hoặc quảng cáo ra bên ngoài doanh nghiệp sao cho phù hợp.
Việc thông báo tuyển dụng sẽ được tiến hành trong một khoảng thời gian nhất định tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể, thông thường thời gian từ khi thực hiện thông báo tuyển dụng đến khi kết thúc kéo dài khoảng từ 7 đến 10 ngày.
Nội dung thông báo tuyển dụng của công ty cần đảm bảo một số nội dung sau: Thông tin khái quát về công ty như tên, địa chỉ, số điện thoại,website,.... công việc tuyển dụng và các yêu cầu đối với công việc, số lượng nhân viên cần tuyển, các yêu cầu vềhồ sơ, thời gian và địa điểm thu nhận hồ sơ (địa điểm thường là văn phòng công ty).
2.2.3.2. Quy trình tuyể n chọ n nhân lự c
Quy trình áp dụng để tuyển chọn nhân lực của mỗi công ty là hoàn toàn khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty đó, và mỗi vị trí tuyển dụng của một công ty lại có một quy trình tuyển dụng khác nhau phụ thuộc vào các đặc điểm của công việc cần tuyển.
Hiện nay, đối với tuyển dụng lực lượng bán hàng, công ty thường áp dụng 5 bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ Bước 2: Phỏng vấn sơ bộ
Bước 3: Phỏng vấn bởi người lãnhđạo trực tiếp và tham quan công việc
Bước 4: Thửviệc
Bư ớ c 1: Tiế p nhậ n và sàng lọ c hồ sơ
Sau khi việc thông báo tuyển dụng được đưa ra, công ty tiến hành thực hiện tiếp nhận hồ sơ. Hình thức tiếp nhận hồ sơ tại doanh nghiệp là nộp trực tiếp tại doanh nghiệp. Khi đã có đủsốhồ sơ cần thiết hoặc đến một thời gian nhất định, một sốnhân viên hành chính tại công ty sẽphân loại và lựa chọn một sốbộhồ sơ đạt yêu cầu.
Các tiêu chí của hồ sơ thường là:
Vềmặt hình thức: Hồ sơ cần có đủ các loại giấy tờ. Hồ sơ là bản gốc hoặc nếu là bản photo thì cần có công chứng đầy đủ. Có ảnh 3x4 chụp trong khoảng thời gian dưới 6 tháng.
Về mặt nội dung: Hồ sơ cần thể hiện được trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc của bản thân ứng viên thông qua đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, giấy chứng nhận sức khỏe và các bằng cấp,...