1.2. Nội dung và hình thức thực hiện pháp luật về tuyển dụng
1.2.6. Quy trình tổ chức thực hiện tuyển dụng viên chức
Quy trình tổ chức thử chức tuyển dụng viên chức thực chất là một thủ tục hành chính gồm nhiều bước, được quy định tại mục 4 Nghị định số
29/2012/NĐ-CP. Theo quy định tại khoản 4 Điều 5 Nghị định này thì hàng năm, ĐVSNCL xây dựng kế hoạch tuyển dụng viên chức trình cấp có thẩm quyền phê duyệt hoặc quyết định theo thẩm quyền để tổ chức thực hiện.
Hình 1.1: Quy trình tuyển dụng viên chức ở các ĐVSNCL
1.2.6.1.Thông báo tuyển dụng và lập kế hoạch tuyển dụng
Xác định chỉ tiêu, nhu cầu cần tuyển dụng
Xác định nhu cầu tuyển dụng nhằm giúp xác định đúng nhân lực trước mắt và lâu dài cho đơn vị tuyển dụng. Các cấp quản lý cần biết rõ ràng cần bao
nhiêu nhân sự? Ở vị trí nào? Và yêu cầu về trình độ chuyên môn của nhân sự đó ra sao? Căn cứ vào nhu cầu của đơn vị mình để có thể xác định nhu cầu tuyển dụng một cách chính xác nhất sau đó tiến hành mở cuộc họp công khai để xác định nhu cầu tuyển dụng. Điều 20 Luật Viên chức 2010 quy định rõ: “Việc tuyển dụng viên chức phải căn cứ vào nhu cầu công việc, vị trí việc làm, tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp và quỹ tiền lương của đơn vị sự nghiệp công lập”.
Xem xét, phê duyệt nhu cầu tuyển dụng
Dựa trên đề án vị trí việc làm, chỉ tiêu tuyển dụng, biên bản họp của đơn vị và dựa trên Thẩm quyền tuyển dụng viên chức theo Điều 5 Nghị đinh số 03/NĐHN-BNV ngày 21/05/2019 về tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức để người có thẩm quyền tại các đơn vị sự nghiệp công lập xem xét và phê duyệt nhu cầu tuyển dụng và dựa trên cơ sở đó mà Bộ nội vụ sẽ ban hành nội quy, quy chế thi tuyển, xét tuyển viên chức cho phù hợp.
Lập kế hoạch, thông báo tuyển dụng
Để tiến hành tuyển dụng có hiệu quả thì việc lập kế hoạch là rất quan trọng và cần thiết. Việc lập kế hoạch tốt sẽ giúp cho việc tuyển dụng có d được định hướng, các bước thực hiện cụ thể và tránh được các việc diễn biến khó kiểm soát;
Nội dung của kế hoạch tuyển dụng: Căn cứ pháp lý, mục đích, yêu cầu của việc tuyển dụng; thời gian dự kiến tuyển dụng; số lượng và vị trí việc làm cần tuyển; hình thức và nội dung thi tuyển; tổ chức thực hiện và kinh phí thực hiện tuyển dụng.
Việc thông báo tuyển dụng viên chức phải được đăng tải ít nhất 01 (một) lần trên một trong các phương tiện thông tin đại chúng (báo viết, báo nói, báo hình); đăng trên trang thông tin điện tử của đơn vị sự nghiệp công lập và niêm yết công khai.
1.2.6.2. Tổ chức tuyển dụng
Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ đăng ký dự tuyển
Thời hạn nhận hồ sơ của người đăng ký dự tuyển ít nhất là 20 ngày làm việc kể từ ngày thông báo tuyển dụng công khai trên phương tiện thông tin đại chúng. Chậm nhất 10 ngày làm việc trước ngày tổ chức tuyển dụng, cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng viên chức phải lập danh sách người đủ điều kiện dự tuyển để niêm yết công khai tại trụ sở làm việc và thông báo trên trang điện tử của đơn vị (nếu có);
Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ Hội đồng tuyển dụng có nhiệm vụ đón tiếp các ứng viên, quan sát phong thái, cử chỉ của ứng viên và xem xét hồ sơ của ứng viên, từ đó loại bỏ các ứng viên có hồ sơ không phù hợp;
Điều kiện đăng ký dự tuyển viên chức được quy định tại Điều 4 Nghị định số 03/NĐHN-BNV ngày 21/05/2019 về tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức;
Ngoài ra quy định của pháp luật Việt Nam cũng quy định rõ các trường hợp không được đăng ký dự tuyển viên chức, đó là:
- Mất năng lực hành vi dân sự hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; - Đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự; đang chấp hành bản án, quyết định về hình sự của Tòa án; đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính đưa vào cơ sở chữa bệnh, cơ sở giáo dục, trường giáo dưỡng.
Từ các cơ sở đó, việc nghiên cứu hồ sơ của các ứng viên được bắt đầu bằng việc nghiên cứu lý lịch, hồ sơ cá nhân, so sánh với bản tiêu chuẩn công việc của ứng viên đến thời điểm tuyển dụng. Khi nghiên cứu hồ sơ cần tìm những điểm không rõ rang hay không nhất quán để xem xét kỹ hơn. Từ đó, làm bản báo cáo đánh giá từng ứng viên dựa trên kết quả điều tra và nghiên cứu hồ sơ;
ứng viên để tạo ấn tượng ban đầu tốt đẹp về tổ chức. Khi quyết định loại bỏ ứng viên hay không cần được Hội đồng tuyển dụng hội ý thống nhất.
Thành lập hội đồng tuyển dụng, ban thƣ ký và ban giúp việc
Để đảm bảo cho việc tuyển dụng được tiến hành theo đúng trình tự, thủ tục và có thể lựa chọn ra các ứng viên xuất sắc cần phải thành lập Hội đồng tuyển dụng, ban thư ký sao cho có đủ thẩm quyền quyết định. Hội đồng tuyển dụng là những người có khả năng nhìn nhận, đánh giá con người, có chuyên môn, nghiệp vụ cũng như kinh nghiệm lâu năm trong ngành, nghề tại đơn vị để đảm bảo tuyển chọn đúng người, đúng việc, đúng quy trình. Hội đồng tuyển dụng sẽ là bộ phận quyết định, điều hành xuyên suốt quá trình tuyển dụng [5];
Cần kiểm tra toàn bộ hồ sơ của ứng viên tham gia dự tuyển từ đó lập danh sách trích ngang hồ sơ đăng ký dự tuyển;
Sau khi có danh sách trích ngang ứng viên dự tuyển, Hội đồng tuyển dụng cần tổ chức họp để thông qua danh sách ứng viên đủ điêu kiện đăng ký dự tuyển và thời gian, địa điểm tổ chức tuyển dụng trước ngày tuyển dụng ít nhất là 15 ngày theo đúng quy định của pháp luật;
Trước ngày tuyển dụng ít nhất 05 (năm) ngày làm việc Hội đồng tuyển dụng cần đề xuất các thành viên của Ban giúp việc từ đó ra quyết định thành lập các Ban.Ban giúp việc của Hội đồng tuyển dụng được quy định tại Khoản 3 Điều 6 Nghị đinh số 03/NĐHN-BNV ngày 21/05/2019 về tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức;
Đối với thi tuyển: Thành lập Ban đề thi, Ban coi thi, Ban phách, Ban chấm thi, Ban chấm phúc khảo, Ban kiểm tra sát hạch khi tổ chức thực hiện phỏng vấn tại vòng 2;
Đối với xét tuyển: Thành lập Ban kiểm tra Phiếu đăng ký dự tuyển, Ban kiểm tra sát hạch để thực hiện phỏng vấn hoặc thực hành tại vòng 2;
dự tuyển theo quy định; tổ chức thi; chấm thi; chấm điểm phỏng vấn hoặc thực hành; kiểm tra phiếu đăng ký dự tuyển khi xét tuyển;
Và chậm nhất là 10 ngày sau ngày tổ chức chấm thi xong, hội đồng tuyển dụng phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng viên chức kết quả thi tuyển hoặc xét tuyển để xem xét, quyết định công nhận kết quả thi tuyển hoặc xét tuyển. Giải quyết khiếu nại, tố cáo trong quá trình tổ chức thi tuyển hoặc xét tuyển.
1.2.6.3. Tổ chức tuyển dụng, chấm điểm, báo cáo kết quả
Sau khi kết thúc tổ chức thi tuyển hoặc xét tuyển Hội đồng tuyển dụng viên chức phải tổ chức chấm thi hoặc tổ chức tổng hợp kết quả xét tuyển và báo cáo với người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng viên chức theo quy định tại Điều 16 Nghị đinh số 03/NĐHN-BNV ngày 21/05/2019 về tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức;
Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được báo cáo kết quả thi tuyển hoặc xét tuyển của Hội đồng tuyển dụng, người đứng đầu cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng viên chức phải niêm yết công khai kết quả thi tuyển hoặc xét tuyển tại trụ sở làm việc và trên trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng viên chức (nếu có);
Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày niêm yết công khai kết quả thi tuyển, người dự tuyển có quyền gửi đơn đề nghị phúc khảo kết quả thi tuyển. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng viên chức giao Hội đồng tuyển dụng tổ chức chấm phúc khảo trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn nhận đơn phúc khảo;
Sau khi thực hiện các công việc trên, người đứng đầu cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng viên chức phê duyệt kết quả tuyển dụng;
Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày có quyết định phê duyệt kết quả tuyển dụng, người đứng đầu cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng viên
chức phải gửi thông báo công nhận kết quả trúng tuyển bằng văn bản tới người dự tuyển qua đường bưu điện theo địa chỉ mà người dự tuyển đã đăng ký và thông báo công khai trên trang tin điện tử của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng viên chức (nếu có). Nội dung thông báo phải ghi rõ thời gian và địa điểm người trúng tuyển đến ký hợp đồng làm việc.
Thông báo kết quả tuyển dụng
Sau khi thực hiện xong các bước tuyển dụng theo đúng quy trình đề ra thì hội đồng tuyển dụng sẽ thống nhất và đi đến quyết định tuyển dụng đối với các ứng viên đã đăng ký dự tuyển. Cơ sở ra quyết định tuyển dụng được quy định rõ tại Điều 17 Nghị đinh số 03/NĐHN-BNV ngày 21/05/2019 về tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức;
Chậm nhất là 10 ngày sau ngày nhận được báo cáo kết quả vòng 2 của Hội đồng tuyển dụng, cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng viên chức phải niêm yết công khai kết quả thi tuyển hoặc xét tuyển, danh sách dự kiến người trúng tuyển tại trụ sở làm việc và trên trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng viên chức; gửi thông báo kết quả thi tuyển hoặc xét tuyển bằng văn bản tới người dự tuyển theo địa chỉ mà người dự tuyển đã đăng ký;
Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày niêm yết công khai kết quả vòng 2, người dự tuyển có quyền gửi đơn đề nghị phúc khảo kết quả thi trong trường hợp thi vòng 2 bằng hình thức thi viết. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng viên chức có trách nhiệm tổ chức chấm phúc khảo và công bố kết quả chấm phúc khảo chậm nhất là 15 ngày sau ngày hết thời hạn nhận đơn phúc khảo theo quy định tại khoản này;
Sau khi thực hiện các quy định người đứng đầu cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng viên chức phê duyệt kết quả tuyển dụng và gửi thông báo công nhận kết quả trúng tuyển bằng văn bản tới người dự tuyển theo địa
chỉ mà người dự tuyển đã đăng ký. Nội dung thông báo phải ghi rõ thời hạn người trúng tuyển phải đến cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng viên chức để xuất trình bản chính các văn bằng, chứng chỉ, kết quả học tập, đối tượng ưu tiên theo yêu cầu của vị trí tuyển dụng để hoàn thiện hồ sơ dự tuyển theo quy định và ký hợp đồng làm việc. Trường hợp người trúng tuyển không hoàn thiện đủ hồ sơ dự tuyển theo quy định hoặc có hành vi gian lận trong việc kê khai Phiếu đăng ký dự tuyển hoặc cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng viên chức phát hiện người trúng tuyển sử dụng văn bằng, chứng chỉ không đúng quy định thì người đứng đầu cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng viên chức ra quyết định hủy kết quả trúng tuyển và có văn bản báo cáo người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý viên chức. Trường hợp có hành vi gian lận trong việc kê khai Phiếu đăng ký dự tuyển hoặc cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng viên chức phát hiện người trúng tuyển sử dụng văn bằng, chứng chỉ không đúng quy định thì cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng hoặc trên trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị và không tiếp nhận Phiếu đăng ký dự tuyển trong một kỳ tuyển dụng tiếp theo.
Lƣu hồ sơ
Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ viên chức được thực hiện thống nhất, khoa học, phản ánh được đầy đủ, chính xác thông tin của từng người từ khi được tuyển dụng cho đến khi không còn làm việc tại đơn vị sự nghiệp công lập. Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ viên chức được thực hiện thống nhất, khoa học, phản ánh được đầy đủ, chính xác thông tin của từng người từ khi được tuyển dụng cho đến khi không còn làm việc tại đơn vị sự nghiệp công lập. Viên chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và chịu trách nhiệm về tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ do mình kê
khai, cung cấp. Những thông tin do viên chức kê khai phải được cơ quan quản lý hồ sơ viên chức xác nhận, đóng dấu và đưa vào hồ sơ quản lý;
Xây dựng hồ sơ, thành phần hồ sơ viên chức được quy định rõ tại Điều 10 Thông tư 07/2019/TT-BNV ngày 01 tháng 6 năm 2019 “Quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ viên chức”.