Điều khoản chủ yếu là những điều khoản căn bản, nhất thiết phải có trong hợp đồng. Do đó các bên bắt buộc phải thỏa thuận với nhau về những điều khoản đó. Nếu các bên không thỏa thuận được với nhau thì hợp đồng chưa hình thành, tức là giữa các bên chưa thiết lập quan hệ HĐCTTC. Như vậy, những điều khoản chủ yếu này giữ vai trò quyết định đối với sự hình thành và tồn tại của một HĐCTTC.
HĐCTTC ngoài các điều khoản về tên, địa chỉ, của các bên tham gia, thời gian, địa điểm ký hợp đồng, tên gọi, số của hợp đồng (mẫu hợp đồng kèm theo phần phụ lục 3) còn có các điều khoản chủ yếu sau:
- Điều khoản về tên tài sản thuê:
Tài sản thuê trong HĐCTTC nói chung do bên thuê lựa chọn (phù hợp yêu cầu của người thuê) căn cứ theo các nội dung cơ bản như: tên, mã hiệu, quy cách, số lượng, tính năng kỹ thuật, giá cả tài sản thuê và hãng sản xuất hay nơi bán hàng. Các yếu tố trên phải được các bên xác nhận cụ thể trong nội dung của HĐCTTC để đảm bảo tài sản thuê không bị nhầm lẫn với tài sản khác cũng như liên quan đến việc chuyển quyền sử dụng tài sản khi chấm dứt hợp đồng.
- Điều khoản về bảo quản, bảo dưỡng, sửa chữa các tài sản thuê:
Xuất phát từ việc bên thuê trực tiếp quản lý và sử dụng tài sản trong suốt thời hạn hoạt động của tài sản cho nên việc bảo quản, bảo dưỡng, sửa chữa các tài sản thuê trong HĐCTTC thường do chính bên thuê chịu trách nhiệm. Với phương thức này nó đảm bảo an toàn hơn cho tài sản thuê đồng thời việc bảo đảm tốt tài sản thuê thường mang lại lợi ích cho bên thuê bởi vì họ là người trực tiếp khai thác lợi ích từ tài sản. Hơn nữa, khi hết hạn HĐCTTC họ có quyền chọn mua tài sản.
- Điều khoản về việc giao nhận, địa điểm giao nhận về sử dụng tài sản thuê: Trong HĐCTTC có sự tham gia của ba bên, bên thuê sẽ nhận tài sản thuê từ bên cung ứng, việc này xem như bên cho thuê giao tài sản cho bên thuê. Bên thuê cần nghiệm thu tài sản thuê, lập biên bản nghiệm thu hoặc hoá đơn và nếu họ không nghiệm thu đúng hạn thì bên cho thuê có thể coi như đã giao tài sản cho bên thuê.
Địa điểm sử dụng tài sản thuê cần được xác định rõ ràng trong HĐCTTC. Đây là điều kiện bắt buộc, có như vậy bên cho thuê mới giám sát được việc sử dụng tài sản của bên thuê trong quá trình thuê; nếu không sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của bên cho thuê (như trong trường hợp bên thuê tự ý cho thuê tiếp mà bên thuê không kiểm soát được hoặc có các hành vi khác). Điều này cũng giống như trong hợp đồng tín dụng ngân hàng đối với điều khoản về mục đích sử dụng vốn vay của khách hàng vì nóliên quan đến khả năng thu hồi nợ của Ngân hàng. Trong trường hợp thay đổi địa điểm sử dụng tài sản đã thoả thuận trong HĐCTTC thì phải được sự đồng ý của bên cho thuê.
- Điều khoản về số tiền, loại tiền, thời gian và phương thức trả tiền thuê.
Tuỳ theo các phương thức thuê tài chính mà số tiền thuê tài sản bao gồm toàn bộ hay một phần giá thành mua tài sản, lãi suất tiền thuê và các chi phí khác mà bên thuê và bên cho thuê thoả thuận.
Hai bên phải thoả thuận và xác định rõ các chi phí như về thủ tục bảo hiểm, vận chuyển do ai chịu trách nhiệm hay nó có được tính trong tiền thuê hay không .
Các bên thoả thuận loại tiền trả tiền thuê. Trả tiền thuê có thể trả cùng loại tiền mà bên cho thuê đã mua tài sản thuê hay loại tiền khác. Trong thỏa thuận này, các bên cần chú ý đề phòng rủi ro về tỷ giá hối đoái.
Theo quy định của pháp luật, Công ty CTTC được thực hiện CTTC bằng đồng Việt Nam và bằng ngoại tệ. Đối với các giao dịch CTTC được thực hiện bằng
ngoại tệ, Công ty CTTC phải thực hiện theo đúng quy định của pháp luật hiện hành về quản lý ngoại hối (Nghị định 63/CP).
- Lãi suất trong HĐCTTC: đây là một yếu tố quan trọng, ảnh hưởng đến tổng giá trị số tiền thuê. Đó là giá cả của hợp đồng và là khoản tiền mà khách hàng phải trả cho Công ty CTTC khi công ty cho phép họ sử dụng tài sản (một khoản tín dụng) trong một thời hạn nhất định. Theo quy định của pháp luật hiện hành ( Mục IV Điểm 24.6 Thông tư 08/TT-NHNN):
a) Đối với lãi suất cho thuê bằng đồng Việt nam, Công ty CTTC ấn định trên cơ sở mức lãi suất cho vay cơ bản và biên độ do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quy định từng thời kỳ và các chi phí có liên quan.
b) Đối với lãi suất cho thuê bằng ngoại tệ, Công ty CTTC ấn định trên cơ sở lãi suất thị trường Quốc tế và cung cầu vốn tín dụng bằng ngoại tệ ở trong nước và các chi phí khác có liên quan”.
Như vậy, đối với lãi suất cho thuê của Công ty CTTC, pháp luật Việt Nam cho phép áp dụng như đối với hoạt động kinh doanh tiền tệ của các Ngân hàng thương mại. Trên cơ sở lãi suất cơ bản, hai bên có thể thoả thuận lãi suất cho thuê trong giao dịch CTTC.
- Điều khoản về thuế và chi phí: Trong quá trình thực hiện HĐCTTC các bên có nghĩa vụ phải trả các khoản phí liên quan: phí đăng ký, các loại thuế, các chi phí khác. Hai bên phải thoả thuận trong hợp đồng về nghĩa vụ phải trả của các bên, phương thức phải trả... Đối với HĐCTTC thông thường việc thực hiện nghĩa vụ chi trả các khoản phí liên quan đến đăng ký tài sản là thuộc nghĩa vụ của bên thuê. Đây cũng là điều hợp lý về mặt pháp lý vì tài sản đó vẫn thuộc về bên thuê trong suốt quá trình thuê. Các chi phí liên quan khác như sửa chữa, bảo dưỡng tài sản trong suốt quá trình thuê cũng do bên thuê trả. Theo chúng tôi việc quy định nghĩa vụ của bên thuê trong việc thực hiện điều khoản này như vậy là hợp lý và dễ dàng cho việc thực hiện điều khoản này. Hoặc có thể hai bên thỏa thuận trong hợp đồng theo một
phương thức khác thuận tiện cho việc thực hiện HĐCTTC đảm bảo lợi ích của cả hai bên.
- Điều khoản về xử lý tài sản thuê khi kết thúc hợp đồng:
Điều khoản này đòi hỏi hai bên phải thoả thuận cụ thể phương thức xử lý tài sản thuê khi kết thúc hợp đồng (về việc bên thuê mua lại tài sản hay thuê tiếp), trên cơ sở đó thực hiện việc chuyển giao quyền sở hữu hoặc trả lại tài sản cho bên cho thuê. Đây cũng là cơ sở để hai bên thỏa thuận về giá cả thuê, phương thức thanh toán cũng như việc làm đại lý thanh lý tài sản khi kết thúc hợp đồng cho thuê, đảm bảo quyền lợi của cả hai bên tham gia trong quan hệ.
- Điều khoản dự liệu và các trường hợp chấm dứt hợp đồng, nghĩa vụ bồi thường thiệt hại... được các bên dự liệu trước và thỏa thuận nhằm hạn chế những rủi ro tranh chấp do tình huống bất thường xảy ra. Trong điều khoản này, các bên thỏa thuận cơ quan giải quyết tranh chấp khi phát sinh tranh chấp và thỏa thuận về tránh nhiệm khi vi phạm hợp đồng, phương thức thực hiện như thế nào...
- Điều khoản về hiệu lực của hợp đồng:
Điều khoản này có ý nghĩa rất quan trọng đối với các bên trong quan hệ hợp đồng. Nội dung của điều khoản này là xác định thời điểm bắt đầu thực hiện quyền và nghĩa vụ của các bên cũng như xác định trách nhiệm của các bên khi thực hiện hợp đồng. Đối với một hợp đồng thông thường thì thỏa thuận về thời điểm có hiệu lực có thể do hai bên thỏa thuận. Đối với HĐCTTC thì thường dựa trên cơ sở là ngày bên thuê thanh toán tiền thuê hoặc ngày tài sản thuê vận chuyển đến cảng giao hàng hoặc bên thuê giao giấy nghiệm thu hoặc giấy nhận hàng.
- Các điều khoản khác (các điều khoản thường lệ và điều khoản tùy nghi): Điều khoản thường lệ là điều khoản mà nội dung của nó đã được quy định trong các văn bản pháp luật. Những điều khoản này các bên có thể đưa vào hợp đồng hoặc không. Nếu các bên không thỏa thuận với nhau về những điều khoản
này thì coi như các bên mặc nhiên công nhận các điều khoản đó và có trách nhiệm phải thực hiện những nghĩa vụ phát sinh.
Tùy theo từng hợp đồng cụ thể mà các bên có thể thỏa thuận các điều khoản khác nhưng không trái với các quy định của pháp luật - đó là điều khoản tùy nghi. Nếu các bên có thỏa thuận thì thỏa thuận đó là nội dung của hợp đồng và các bên có trách nhiệm phải thực hiện. Còn nếu các bên không thỏa thuận thì các bên không phải thực hiện.
- Điều khoản về bảo hiểm tài sản thuê (nếu có):
Trong thời gian thực hiện hợp đồng CTTC, theo yêu cầu của bên cho thuê bên thuê phải mua bảo hiểm đối với tài sản thuê. Hai bên có thể thoả thuận về chi phí bảo hiểm có thể tính gộp vào tiền thuê hay không. Bên cho thuê có quyền nhận những khoản tiền bảo hiểm do nhà bảo hiểm hoặc do người thứ 3 nào đó trả nếu xảy ra mất mát hoặc thiệt hại đối với tài sản thuê.
- Điều khoản về bảo đảm:
Nội dung của điều khoản này đòi hỏi các bên tham gia trong quan hệ hợp đồng phải cam kết thực hiện các quyền và nghĩa vụ nhất định. Đối với bên thuê thường có các cam kết về các thông tin tại đơn xin thuê phải chính xác, đầy đủ; xác nhận về hiện trạng và khả năng sử dụng tài sản thuê khi bên thuê nhận tài sản thuê; thanh toán đúng hạn các khoản phải thanh toán theo hợp đồng; thanh toán tất cả các khoản chi phí, thuế liên quan đến việc nhập khẩu, đăng ký, bảo hiểm tài sản thuê trong thời hạn thuê; bảo trì và vận hành tài sản thuê đúng quy trình kỹ thuật, thay thế ngay tất cả các bộ phận mất hay hỏng ; không thay đổi, sửa chữa tài sản thuê nếu không được bên cho thuê chấp nhận bằng văn bản; cho phép đại diện của bên cho thuê kiểm tra tài sản vào bất kỳ thời điểm nào; cung cấp đều đặn các báo cáo tài chính và các thông tin cần thiết khác cho bên cho thuê; bồi thường cho bên cho thuê mọi mất mát hư hỏng của tài sản thuê xảy ra do lỗi của bên thuê ; không bán, thế chấp, cầm cố thế nợ bằng tài sản thuê; đính và duy trì ký hiệu sở hữu, nhận dạng tài sản của bên cho thuê trên tài sản thuê. Những cam kết đó cũng là cơ sở để
các bên thực hiện nghĩa vụ của mình, tuân thủ các nguyên tắc thực hiện HĐCTTC, và đồng thời là cơ sở để giải quyết các tranh chấp nảy sinh.
Trong những trường hợp bên cho thuê thấy rằng cần phải có tài sản bảo đảm cho việc thực hiện HĐCTTC, bên CTTC có thể yêu cầu bên thuê nộp tiền bảo đảm (tiền đặt cọc). Hết thời hạn thuê, bên thuê có thể lấy lại tiền bảo đảm hay để trả tiền thuê kỳ tới. Bên cho thuê có thể yêu cầu bên thuê thực hiện các biện pháp bảo đảm khác như thế chấp, cầm cố... hoặc yêu cầu bên thuê có người bảo lãnh nhằm phòng ngừa những rủi ro có thể xảy ra.
Nói tóm lại, các điều khoản của HĐCTTC là do các bên thoả thuận, pháp luật không hạn chế các điều khoản mà các bên thỏa thuận với nhau, miễn là các thỏa thuận đó không trái pháp luật. Pháp luật chỉ quy định các điều khoản chủ yếu phải có trong hợp đồng.