D. Giảm cho vay tạm thời:
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Ch-ơng
2.2.1. Phân loại và lập mã số vật t
Công tác phân loại nguyên vật liệu tại Công ty đ-ợc thực hiện dựa trên công dụng, mục đích từng loại. Phân nh- vậy là cả phòng kinh doanh và phòng kế toán cùng có chung một cách thức quản lý vừa cụ thể rõ ràng vừa cho phép trao đổi thông tin cập nhật nhanh giữa hai bộ phận. Đồng thời nhìn vào cách phân chia
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
này kế toán có thể xác định số l-ợng từng loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất. Song việc đánh mã giúp quản lý trực diện từng loại còn có điểm ch-a hay. Hoạt động này là một hình thức cụ thể hoá kết quả của công tác phân loại. Đồng thời nó tạo điều kiện áp dụng theo dõi trên máy nhờ mã hoá. Nh-ng cách đánh số ở Công ty còn nhiều tuỳ tiện. Nó làm cho nhân viên kế toán khó nhớ, khó nắm bắt đ-ợc mã. Mỗi khi đ-a phiếu nhập, phiếu xuất vào máy, th-ờng kế toán không nhớ hết mã số phải lần tìm mất nhiều thời gian. Từ đó cản trở tiến độ đ-a dữ liệu vào máy. Ng-ợc lại khi nhìn vào mã, kế toán khó có thể hiểu loại vật t- t-ơng ứng. Xuất phát từ đó cần xây dựng lại một hệ thống mã số hoàn chỉnh.
Việc mã hoá này đòi hỏi phải chứa dữ liệu về vật t- mà nó ký hiệu nên cần dựa vào tiêu chí phân loại để thực hiện nh-ng phải dễ nhớ, dễ dàng thêm bớt khi số l-ợng các đầu tên nguyên vật liệu thay đổi. Cách đánh theo một t- duy logic là hợp lý hơn cả.
Ta nên quy định mã số nguyên vật liệu nh- sau:
Chữ cái đầu tiên nguyên vật liệu + Mã số nhóm + Mã số loại vật t-. Trong đó: Mã số nhóm quy -ớc là + Nguyên vật liệu chính: 10. + Nguyên vật liệu phụ: 20. + Phụ gia thực phẩm: 21. + Vật liệu đóng gói: 22. + Vật liệu phụ trợ: 23.
Mã số loại vật liệu tính theo số thứ tự từng loại vật t- trong nhóm. Việc thực hiện sắp xếp số thứ tự này có thể tự do theo cách nhớ của nhân viên nh-ng phải là các số liên tiếp nhau.
Ví dụ: Đ-ờng loại 1: Đ 101. Bột khai: B 214. Glucose: G 101. Bìa cát tông: B 222.
Theo đó nhân viên kế toán nguyên vật liệu vẫn có sự tự do lựa chọn trong t- duy của mình. Điều này làm cho nhân viên kế toán dễ nhớ hơn. Mặc dù mã số có
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
tới 4 ký tự trở lên nh-ng thực chất ng-ời đó chỉ cần nhớ mã số loại vật t-. Mỗi khi có sự thay đổi nhân sự, quy cách vào mã đó đã rõ ràng cộng thêm với việc nắm rõ lôgíc đặt ký hiệu của ng-ời tr-ớc, ng-ời thay thế có thể hiểu tiếp nhận cách thức này khá nhanh, thuần thục cả về số l-ợng và kết cấu. Hơn thế nữa với việc không quy định số, chữ số, mã loại nh-ng yêu cầu số thứ tự liên tiếp cho phép cách ghi này tồn tại lâu dài vẫn hiệu quả ngay cả khi có sự thêm bớt danh điểm vật liệu. Mỗi loại nguyên vật liệu mới đ-ợc đánh số kế tiếp. Do vậy chúng luôn là các mã số có giá trị lớn nhất trong nhóm. Việc ghi thêm bớt một vị trí nh- vậy sẽ không ảnh h-ởng đến việc quản lý các vật t- khác.
Đồng thời khi nhìn vào mã số, mọi ng-ời đều có thể đoán nhận nội dung phản ánh của nó. Việc đánh số, nhóm phù hợp với cách phân chia sẽ giúp mọi ng-ời cũng nh- máy tính biết nhanh số hiệu tài khoản kế toán chi tiết cần ghi nhận thông tin. Nh- vậy cách đánh mã này tỏ ra -u việt và khoa học hơn so với cách đánh hiện nay. Nó giúp cho chức năng kiểm soát, thông tin đ-ợc thể hiện thông suốt thuận tiện và cập nhật hơn. Nó cũng có tính khả thi song b-ớc đầu áp dụng có thể khó thực hiện.
Kế toán chỉ là ng-ời quản lý, khó hiểu biết mọi tính năng tên gọi kỹ thuật của các vật t-. Do đó yêu cầu bộ phận kinh doanh thống nhất tên gọi các loại nguyên vật liệu khi ghi hoá đơn để dễ quản lý. Việc sửa chữa này nằm ngoài trách nhiệm, khả năng của kế toán nên kế toán chỉ có thể đề xuất. Do vậy mà kế toán đã đ-a ra các đề xuất sau:
- Việc phân loại vật liệu: Do không có sổ danh đIểm vật liệu nên mất rất nhiều thời gian trong việc đI tìm tên của vật liệu, làm giảm tốc độ của công việc.
- Đánh giá vật liệu: Do đến cuối tháng mới tính bình quân cho vật liệu xuất nên không theo dõi đ-ợc cụ thể giá của từng thời đIểm xuất.
- Theo dõi phần thanh toán: Do kế toán vật liệu không phản ánh thuế đầu vào nên khi tính là giá thanh toán không thuế dẫn đến việc quản lý công nợ không chính xác.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
2.2.2. Hạch toán ban đầu.
Hạch toán ban đầu là việc ghi nhận dòng vận động của tài sản lên văn bản. Nó yêu cầu phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác. Đối với hàng về ch-a có hoá đơn, thủ kho tiến hành nhập kho mà ch-a có phiếu nhập. Nh- vậy đòi hỏi phản ánh kịp thời ch-a đ-ợc thực hiện đúng đắn. Phòng kinh doanh chỉ nắm đ-ợc tình hình qua các báo cáo mà ch-a có bằng chứng. Do kế toán tập hợp ghi chép vào cuối kỳ thì nếu trong kỳ hoá đơn về kịp thì nó không làm ảnh h-ởng tới công tác hạch toán. Song kế toán không nắm đ-ợc nội dung nghiệp vụ thì kế toán không có bút toán định khoản nghiệp vụ này. Điều đó có nghĩa là có sự bỏ sót hoạt động kinh tế làm ảnh h-ởng tới tài sản của doanh nghiệp. L-ợng hàng này vẫn đ-ợc phòng kinh doanh quản lý. Khi xuất, viết phiếu xuất bình th-ờng chung cho cả nguyên vật liệu có và ch-a có phiếu nhập. Doanh nghiệp coi khoản lấy tr-ớc vật t- là một khoản đi vay đã có rồi. Nó bất hợp lý khi ch-a có xác nhận việc đi vay. Nh- vậy đã ch-a ghi nhận đúng thành ra sai dòng vận động của tài sản của Công ty vào cuối kỳ. Từ đó mà số liệu kế toán cung cấp thiếu chính xác so với thực tế. Qua đó ta thấy có sự thiếu sót trong công tác hạch toán. Đó là việc thực hiện sai các yêu cầu ghi chép ban đầu. Do vậy kế toán phảI phản ánh kịp thời tình hình xuất dùng vật liệu, tính toán chính xác giá thực tế xuất theo ph-ơng pháp đã đăng ký và phân bổ đúng cho đối t-ợng sử dụng. Có nh- vậy mới đảm bảo hạch toán tập hợp chi phí và tính giá thành chính xác đ-ợc.
Kế toán là công cụ giúp nhà quản trị hoạch định chính sách. Nếu không đ-ợc tham gia cụ thể, không nắm bắt đ-ợc thực chất các hoạt động thì không thể cung cấp các thông tin toàn diện bổ ích. Cũng xuất phát từ nhu cầu thông tin sử dụng mà các yêu cầu của hạch toán ban đầu rất quan trọng, rất cần đ-ợc thực hiện. Vì thế cần chỉnh sửa đ-ợc thiếu sót ở đây là tiền đề cho hoàn thiện kế toán.