1.2. Cơ sở lý luận về cải cáchTTHC trong lĩnh vực HCTP
1.2.2. Sự cần thiết cải cáchTTHC trong lĩnh vựcHCTP
Trong quá trình thực hiện các TTHC trong lĩnh vực HCTP đã có nhiều cải cách TTHC trong các lĩnh vực như đăng ký hộ tịch, cấp Phiếu lý lịch tư pháp và Công chứng như: Lập phiếu hướng dẫn, mẫu hoá đơn một số biểu mẫu, công khai hoá một số thủ tục, quy trình về các việc làm công chứng, in ấn một số biểu mẫu hợp đồng, tờ gấp, bố trí cán bộ có năng lực trình độ chuyên môn để hướng dẫn và tiếp nhận hồ sơ... Bước đầu đã tạo được điều kiện thuận lợi cơ bản cho cá nhân tổ chức khi đến yêu cầu giải quyết công việc. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện vẫn còn bộc lộ nhiều bất cập và hạn chế. Cụ thể là:
- Chưa ban hành quy trình cụ thể cho từng loại công việc (thay đổi, cải chính hộ tịch; cấp phiếu Lý lịch tư pháp, công chứng các Hợp đồng, giao dịch...) từ việc tiếp nhận hồ sơ, xử lý, trình ký đến trả kết quả giải quyết, do đó trong khi xử lý công việc cán bộ, công chức, viên chức có lúc còn lúng túng, người dân chưa biết từng bước thực hiện thủ tục cho đúng và đầy đủ.
- Nhiều quy định về trình tự, thủ tục, thời hạn giải quyết công việc, mức thu lệ phí, biểu mẫu… chưa được niêm yết công khai tại trụ sở; tổ chức, công dân không có điều kiện để giám sát đầy đủ việc làm của cán bộ, công chức, viên chức. Một số trường hợp khi thực hiện công vụ, cán bộ, công chức, viên chức còn tuỳ tiện chưa tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật.
- Tổ chức, công dân còn phải đi nhiều nơi, tìm gặp nhiều cán bộ, công chức, viên chức để giải quyết một công việc nên gây nhiều phiền hà cho tổ chức, công dân. Có khi sự đi lại nhiều của công dân còn gây ra sự lộn xộn, mất trật tự trong cơ quan và ảnh hưởng đến công tác của cán bộ, công chức khác.
- TTHC trong lĩnh vực HCTP có ở tất cả các cấp, có nhiều thủ tục liên quan mật thiết đến người dân, có những thủ tục chỉ có cấp tỉnh mới giải quyết được. Do vậy việc thực hiện cải cách đơn giản hoá thủ tục để người dân tiếp
cận một cách nhanh chóng, đơn giản và hiệu quả là việc làm hết sức cần thiết để phục vụ và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người dân, đặc biệt là những người dân ở xa.
- Trong quá trình thực hiện TTHC có những thủ tục chưa thật sự phù hợp với thực tiễn của địa phương, chưa có sự thống nhất trong cách hiểu giữa người dân và cán bộ giải quyết thủ tục. Do đó cần có sự cải cách cho phù hợp với tình hình thực tế của tỉnh để người dân và cán bộ, công chức giải quyết thủ tục có chung cách hiểu để giải quyết được công việc tốt nhất.
- Cải cách TTHC, đặc biệt là các thủ tục thuộc thẩm quyền giải quyết của phòng Công chứng sẽ góp phần thúc đẩy các giao dịch dân sự được thuận lợi, tạo điều kiện thuận lợi để người dân và doanh nghiệp phát triển kinh tế, góp phần vào quá trình thu hút đầu tư. Thúc đẩy kinh tế địa phương phát triển. Do vậy, để việc thực hiện TTHC trong lĩnh vực HCTP ở cả cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã được thực hiện thuận lợi, thống nhất, đơn giản, hiệu quả thì cải cách thủ tục hành chính là một yêu cầu cấp thiết, đòi hỏi phải tiến hành ngay nhằm:
- Tạo thuận lợi, giải quyết nhanh chóng công việc cho mọi tổ chức, công dân nhằm rút ngắn thời gian, giải quyết nhanh gọn, tránh cho các tổ chức, công dân phải đi lại nhiều nơi, nhiều lần;
- Tạo bước chuyển căn bản trong quá trình từ khâu tiếp nhận đến việc giải quyết công việc giữa cơ quan Nhà nước với tổ chức, công dân;
- Đề cao trách nhiệm phục vụ nhân dân, ý thức trách nhiệm và kỹ năng hành chính của đội ngũ cán bộ, công chức;
- Công khai TTHC, tạo điều kiện cho công dân giám sát hoạt động của các Phòng chức năng. Ngăn chặn hành vi sách nhiễu, cửa quyền, quan liêu, tham nhũng của cán bộ, công chức;
Với sự cần thiết như vậy, ngay sau khi Uỷ ban nhân dân tỉnh Cao Bằng có quyết định thành lập Tổ công tác Đơn giản hoá thủ tục hành chính theo Đề án 30 của Thủ tướng Chính Phủ, lãnh đạo Sở đã có sự quán triệt sâu sắc đến toàn thể cán bộ, công chức, viên trong trong cơ quan. Giám đốc Sở đã có quyết định thành lập Tổ công tác phụ trách công tác Cải cách thủ tục hành chính của Sở, với đầu mối là một đồng chí tại Văn phòng Sở, tại các phòng nghiệp vụ, đơn vị trực thuộc có TTHC liên quan đến người đều cử một cán bộ có nhiều kinh nghiệm phụ trách công tác cải cách. Sau khi Tổ công tác phụ trách được thành lập đã có nhiều cuộc họp nội bộ cũng như là các cuộc làm việc với Tổ công tác cải cách TTHC của UBND tỉnh để thống nhất phương thức, cách thức và những nội dung để đưa vào quá trình thực hiện cải cách TTHC. Trên cơ sở thống nhất các nội dung làm việc, quá trình cải cách TTHC trong lĩnh vực HCTP trên địa bàn tỉnh Cao Bằng trải qua các giai đoạn và đạt được nhiều kết quả tích cực.