Bước 1: Căn cứ thông tin chi tiết về nhà cung cấp trên đề nghị cam kết chi và yêu cầu
quản lý, Giao dịch viên tại các đơn vị KBNN kiểm tra:
-Trường hợp thông tin chi tiết về nhà cung cấp chưa được quản lý trên TABMIS, thì Giao dịch viên đề nghị kế toán trưởng duyệt yêu cầu tạo mới thông tin chi tiết về nhà cung cấp.
-Trường hợp thông chi tiết có sự khác biệt so với thông tin về nhà cung cấp đã được quản lý trên TABMIS, thì Giao dịch viên đề nghị Kế toán trưởng duyệt yêu cầu điều chỉnh thông tin chi tiết về nhà cung cấp.
Bước 2: Căn cứ đề nghị của Giao dịch viên, kế toán trưởng kiểm tra; nếu đảm bảo yêu
cầu thì lập văn bản đề nghị tạo mới/điều chỉnh thông tin chung về nhà cung cấp gửi về Đội xử lý trung tâm tỉnh (Mẫu số 01b đính kèm công văn 1532/KBNN-CNTT); đồng thời gửi file văn bản (bằng MS Word) từ hộp thư điện tử của mình về hộp thư điện tử Đội xử lý trung tâmtỉnh.
* Tại Đội xử lý trung tâm tỉnh:
Bước 3: Trong thời hạn 01 ngày làm việc, kể từ khi nhận được đề nghị(qua mail) của Kế
toán trưởng, Đội xử lý trung tâm tỉnh rà soát, kiểm tra, đảm bảo tính chính xác, đầy đủ thông tin chi tiết theo từng mã nhà cung cấp. Sau khi kiểm tra, Đội xử lý trung tâm tỉnh
tiến hành tạo mới hoặc điều chỉnh thông tin chi tiết; Đồng thời, tổ chức lưu trữ văn bản đề nghị của Kế toán trưởng để thuận tiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu sau này.
Trường hợp nhà cung cấp có nhiều tài khoản, thì khi khai báo thông tin chi tiết về nhà cung cấp, các đơn vị KBNN phải khai báo đầy đủ, chính xác các tài khoản tương ứng với từng ngân hàng của nhà cung cấp đó; khi thực hiện cam kết chi và thanh toán, các đơn vị KBNN phải lựa chọn chính xác tài khoản của nhà cung cấp đã có trên hệ thống và phù hợp với tài khoản ghi trên hợp đồng đã ký giữa đơn vị dự toán/chủ đầu tư với nhà cung cấp.
Quy trình kiểm soát cam kết chi ngân sách Nhà nước qua KBNN 2.2.3.2
a.Quy trình kiểm soát cam kết chi đầutư
Đối với các hợp đồng có giá trị từ 1.000 triệu đồng trở lên đơn vị dự toán khi thanh toán phải gửi đến Kho bạc Nhà nước các hồ sơ chứng từ sau: Kế hoạch vốn được giao; hợp đồng có giá trị từ 1.000 triệu đồng trở lên; 02 liên giấy đề nghị cam kết chi; 02 liên giấy đề nghị điều chỉnh cam kết chi (nếu có).
Chủ đầu tư (Ban QLDA) căn cứ kế hoạch vốn được giao trong năm, Chủ đầu tư có trách nhiệm xác định số vốn đầu tư bố trí để thực hiện đối với từng hợp đồng trong năm ngân sách đó; đồng thời, được quyền chủ động điều chỉnh tăng, giảm số vốn đầu tư bố trí cho từng hợp đồng, đảm bảo trong phạm vi kế hoạch vốn năm đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao cho dự án đầu tư và giá trị hợp đồng còn được phép cam kết chi đó, cụ thể:
-Trường hợp hợp đồng được thực hiện trọn trong 1 năm ngân sách, thì số vốn đầu tư bố trí trong năm cho hợp đồng đúng bằng giá trị của hợp đồng đó.
-Trường hợp hợp đồng vừa được đảm bảo bằng nguồn ngân sách, vừa được đảm bảo bằng các nguồn khác không phải là từ ngân sách Nhà nước (như nguồn tiền gửi; nguồn đóng góp của các tổ chức, cá nhân,…), thì các đơn vị chỉ thực hiện quản lý hợp đồng và cam kết chi đối với phần hợp đồng được đảm bảo bằng nguồn ngân sách.
-Trường hợp hợp đồng có nhiều loại tiền, chủ đầu tư có trách nhiệm xác định số vốn đầu tư trong năm bố trí cho hợp đồng đó, chi tiết theo từng loại tiền.
-Trường hợp hợp đồng được đảm bảo thực hiện bằng nhiều loại nguồn vốn, chủ đầu tư phải có trách nhiệm xác định số vốn đầu tư trong năm bố trí cho hợp đồng đó, chi tiết theo từng loại nguồn vốn.
-Chủ đầu tư lập và gửi đề nghị cam kết chi đến KBNN nơi giao dịch: 02 liên giấy đề nghị cam kết chi theo mẫu C2-12/NS theo Thông tư số 77/2017/TT-BTC ngày 28/7/2017 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn chế độ kế toán ngân sách nhà nước và hoạt động nghiệp vụ Kho bạc nhà nước và C2- 13/NS trong trường hợp có điều chỉnh tăng giảm cam kết chi, các hồ sơ gửi một lần và từng lần theo Quyết định 5657/QĐ- KBNN ngày28/12/2016 của Kho bạc Nhà nước về việc ban hành quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư trong nước qua hệ thống Kho bạc Nhà nước.
Sau khi nhận được hồ sơ và đề nghị cam kết chi ngân sách Nhà nước của đơn vị, giao dịch viên thực hiện kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của các hồ sơ chứng từ và đề nghị cam kết chi, trình tự thực hiện kiểm soát cam kết chi ngân sách Nhà nước được thực hiện theo các bước:
Bước 1:Đối với hợp đồng (trong TABMIS, các hợp đồng đối với chi đầu tư đều được
coi là hợp đồng khung):
-Giao dịch viên kiểm tra, đảm bảo có đầy đủ thông tin và nhập vào TABMIS (phận hệ PO); Sau đó, giao dịch viên chuyển kế toán trưởng để phê duyệt việc quản lý hợp đồng trên TABMIS.
-Trường hợp hợp đồng có nhiều loại tiền hoặc nhiều nhà cung cấp hoặc được đảm bảo thực hiện bằng nhiều loại nguồn vốn, thì giao dịch viên căn cứ thông tin trên Giấy đề nghị cam kết chi của đơn vị để quản lý hợp đồng đó trong TABMIS, chi tiết theo từng loại tiền hoặc từng nhà cung cấp hoặc từng loại nguồn vốn.
-Khi nhận được đề nghị phê duyệt hợp đồng từ giao dịch viên, kế toán trưởng kiểm tra; nếu đảm bảo yêu cầu quy định, thì phê duyệt việc quản lý hợp đồng trên TABMIS; nếu không đảm bảo, thì từ chối phê duyệt.
-Sau khi kế toán trưởng phê duyệt, chương trình TABMIS tự động sinh ra mã số hợp đồng được quản lý trên TABMIS.
Thông báo phê duyệt hoặc từ chối phê duyệt việc quản lý hợp đồng trên TABMIS cho chủ đầu tư:
-Thông báo phê duyệt: Căn cứ thông tin phản hồi đã phê duyệt việc quản lý hợp đồng trên TABMIS từ kế toán trưởng, giao dịch viên lập và trình lãnh đạo ký “Thông báo chấp thuận ghi nhận hợp đồng chi đầu tư tại TABMIS” (theo mẫu số 05 ban hành kèm Thông tư số 113/2008/TT-BTC về quản lý, kiểm soát cam kết chi NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC qua KBNN) để thông báo mã số hợp đồng đã được phê duyệt và ghi nhận trên TABMIS gửi chủ đầu tư.
-Thông báo từ chối phê duyệt: Trường hợp phát hiện hợp đồng không đảm bảo các yêu cầu về kiểm soát hợp đồng (như hợp đồng không tuân thủ đúng quy trình, thủ tục về đấu thầu, chỉ định thầu; nội dung thanh toán của hợp đồng không có trong dự án đầu tư đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt; mẫu dấu, chữ ký trên hợp đồng không phù hợp với mẫu dấu, chữ ký đã đăng ký với KBNN...); hoặc khi nhận được thông báo từ chối phê duyệt việc quản lý hợp đồng trên TABMIS của kế toán trưởng, giao dịch viên lập và trình lãnh đạo đơn vị KBNN ký thông báo bằng văn bản về lý do từ chối chấp thuận việc quản lý hợp đồng trên TABMIS, gửi chủ đầu tư (mẫu số 02 đính kèm Công văn 507/KBNN-THPC ngày 22/03/2013 củaKBNN về việc hướng dẫn thực hiện TT số 113/2008/TT-BTC về quản lý, kiểm soát cam kết chi ngân sách Nhà nước qua KBNN)
Bước 2: Đối với các đề nghị cam kết chi:
-Sau khi nhận được 02 liên Giấy đề nghị cam kết chi ngân sách Nhà nước của chủ đầu (mẫu C2-12/NS ban hành kèm theo Thông tư số 77/2017/TT-BTC) gửi KBNN nơi giao dịch. Căn cứ vào đề nghị của chủ đầu tư, giao dịch viên kiểm tra, đảm bảo các điều kiện quy định hiện hành về quản lý và kiểm soát cam kết chi, thì nhập vào TABMIS (PO); sau đó, kiểm tra đảm bảo số tiền đề nghị cam kết chi không vượt quá kế hoạch vốn còn được phép sử dụng và giá trị hợp đồng còn được phép cam kết chi, thì trình kế toán trưởng phê duyệt. Trường hợp không đảm bảo các điều kiện quy định, thì giao dịch viên trình Lãnh đạo đơn vị thông báo từ chối phê duyệt cam kết chi.
Khi nhận được đề nghị phê duyệt cam kết chi, kế toán trưởng kiểm tra, nếu phù hợp thì phê duyệt việc quản lý cam kết chi trên TABMIS; trường hợp không đảm bảo các điều kiện quy định, thì từ chối phê duyệt việc quản lý cam kết chi trên TABMIS. Sau khi kế toán trưởng phê duyệt, chương trình TABMIS tự động sinh ra mã số cam kết chi được quản lý trên TABMIS.
-Thông báo phê duyệt hoặc từ chối phê duyệt cam kết chi:
+Thông báo phê duyệt: Căn cứ thông tin phản hồi đã phê duyệt việc quản lý cam kết chi trên TABMIS từ kế toán trưởng, giao dịch viên ghi số cam kết chi đã được phê duyệt, ghi nhận trên TABMIS vào cả 2 liên Giấy đề nghị cam kết chi ngân sách Nhà nước của Chủ đầu tư và xử lý: 1 liên trả lại cho chủ đầu tư; 1 liên lưu.
+Thông báo từ chối phê duyệt: Trường hợp phát hiện đề nghị cam kết chi của chủ đầu tư không đảm bảo các điều kiện quy định (như đề nghị cam kết chi của chủ đầu tư vượt quá kế hoạch vốn năm đã được giao cho dự án hoặc giá trị hợp đồng còn được phép cam kết chi; đề nghị cam kết chi năm ngân sách hiện hành của chủ đầu tư gửi sau ngày 25/01 năm sau; đề nghị cam kết chi của chủ đầu tư không đủ các thông tin theo quy định,…) hoặc khi nhận được thông báo từ chối phê duyệt cam kết chi của kế toán trưởng hoặc lãnh đạo đơn vị, giao dịch viên lập và trình lãnh đạo đơn vị KBNN ký thông báo bằng văn bản về lý do từ chối phê duyệt việc quản lý cam kết chi trên TABMIS gửi chủ đầu tư (theo mẫu số 04 ban hành kèm Thông tư số113/2008/TT- BTC).
Quản lý cam kết chi đầu tư trong những năm tiếp theo của hợp đồng: Chủ đầu tư và KBNN không phải thực hiện quy trình gửi và phê duyệt việc quản lý hợp đồng trên TABMIS; Chủ đầu tư (BQLDA) phải xác định số vốn bố trí cho từng hợp đồng, được quyền chủ động điều chỉnh tăng, giảm số vốn bố trí cho các hợp đồng, đối với các hợp đồng đảm bảo bằng nhiều nguồn vốn phải xác định số vốn bố trí cho từng hợp đồng chi tiết theo các nguồn vốn.
b.Quy trình kiểm soát cam kết chi thường xuyên
đơn vị dự toán khi thanh toán phải gửi đến Kho bạc Nhà nước các hồ sơ chứng từ sau: Dự toán (gửi một lần vào đầu năm); hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 200 triệu đồng trở lên; 02 liên giấy đề nghị cam kết chi; 02 liên giấy đề nghị điều chỉnh cam kết chi (nếu có).
Kho bạc Nhà nước thực hiện: Kiểm soát, đối chiếu cam kết chi so với dự toán ngân sách nhà nước, đảm bảo khoản đề nghị cam kết chi không được vượt quá dự toán còn được phép sử dụng của đơn vị;
Kiểm tra tính pháp lý của hợp đồng mua bán hàng hoá, dịch vụ, đảm bảo phù hợp với dự toán được giao của đơn vị;
Kiểm soát, đối chiếu đề nghị cam kết chi của đơn vị, đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu thông tin và được gửi trước thời hạn theo quy định;
Sau khi kiểm soát hồ sơ, tài liệu của đơn vị dự toán, giao dịch viên thực hiện quy trình kiểm soát chi thường xuyên theo các bước sau:
Trường hợp đảm bảo đủ các điều kiện theo quy định tại điểm 1.4 khoản 1 mục II Thông tư 113/2008/TT-BTC ngày 27/11/2008 về hướng dẫn quản lý và kiểm soát cam
kết chi ngân sách Nhà nước và Thông tư số 40/2016/TT-BTC ngày 01/03/2016 của Bộ
Tài chính về việc sửa đổi bổ sung một số điều TT số 113/2008/TT-BTC ngày 27/11/2008 thì Kho bạc Nhà nước ghi nhận bút toán cam kết chi vào TABMIS và thông báo số cam kết chi được quản lý trên TABMIS cho đơn vị dự toán được biết để quản lý và thanh toán cam kết chi.
Trường hợp không đảm bảo đủ các điều kiện quy định tại Điểm 1.4,Khoản 1, Mục II Thông tư số 113/2008/TT-BTC ngày 27/11/2008 của Bộ Tài chính hướng dẫn quản lý
và kiểm soát cam kết chi ngân sách Nhà nước và Thông tư số 40/2016/TT-BTC ngày
01/03/2016 của Bộ Tài chính về việc sửa đổi bổ sung một số điều TT số 113/2008/TT- BTC ngày 27/11/2008, Kho bạc Nhà nước từ chối chấp thuận ghi nhận bút toán cam kết chi vào TABMIS và thông báo cho đơn vị dự toán được biết theo quy định hiện hành.
sách và có giá trị từ 200 triệu đồng trở lên, đơn vị dự toán gửi hợp đồng đến Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch để theo dõi, quản lý.
Hàng năm, thủ trưởng đơn vị dự toán có trách nhiệm xác định số kinh phí bố trí cho hợp đồng mua sắm hàng hoá, dịch vụ, đồng thời, được quyền chủ động điều chỉnh tăng, giảm số kinh phí bố trí cho hợp đồng đó, đảm bảo trong phạm vi dự toán ngân sách nhà nước đã được duyệt và giá trị hợp đồng còn được phép cam kết chi.
Căn cứ số kinh phí bố trí cho hợp đồng trong một năm ngân sách, đơn vị dự toán gửi đề nghị cam kết chi trong năm cho hợp đồng đó đến Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch để làm thủ tục kiểm soát cam kết chi.
Bước 1: Đơn vị dự toán gửi hồ sơ, chứng từ thanh toán và đề nghị cam kết chi đến Kho
bạc Nhà nước.
Bước 2: Căn cứ đề nghị cam kết chi của đơn vị, giao dịch viên nhập vào phân hệ
TABMIS (PO); đồng thời, kiểm tra, nếu đảm bảo đủ các điều kiện quy định tại điểm 1.4 khoản 1 mục II Thông tư số 113/2008/TT-BTC của Bộ Tài chính, thì trình lên kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) phê duyệt. Trường hợp không đảm bảo các điều kiện quy định, thì giao dịch viên từ chối và thông báo rõ lý do cho đơn vị dự toán được biết theo quy định cụ thể tại bước 4 của quy trình này.
Bước 3: Khi nhận được đề nghị phê duyệt CKC từ giao dịch viên, kế toán trưởng (hoặc
người được uỷ quyền) kiểm tra, nếu phù hợp thì phê duyệt CKC; trường hợp không đảm bảo các yêu cầu quy định, thì từ chối phê duyệt CKC.
Bước 4: Thông báo phê duyệt hoặc từ chối phê duyệt cam kết chi
Thông báo phê duyệt cam kết chi:Căn cứ thông tin phản hồi đã phê duyệt cam kết chi từ kế toán trưởng, giao dịch viên ghi số cam kết chi đã được phê duyệt, ghi nhận trên TABMIS vào cả 2 liên Giấy đề nghị cam kết chi ngân sách Nhà nước và xử lý: 1 liên trả lại cho đơn vị dự toán; 1 liên lưu.
Thông báo từ chối phê duyệt cam kết chi: Tại bước 3 của quy trình này nếu phát hiện thấy đề nghị cam kết chi của đơn vị dự toán không đảm bảo các điều kiện quy định
(như dự toán còn được phép sử dụng của đơn vị không đủ để thực hiện cam kết chi; đề nghị cam kết chi của đơn vị gửi sau ngày 25/01 năm sau; hợp đồng của đơn vị không tuân thủ đúng quy trình, thủ tục về mua sắm đấu thầu, chỉ định thầu,…) hoặc khi nhận được thông báo từ chối phê duyệt cam kết chi của kế toán trưởng, giao dịch viên lập và trình lãnh đạo đơn vị KBNN ký thông báo lý do từ chối phê duyệt cam kết chi, gửi đơn vị dự toán (theo mẫu số 04 ban hành kèm Thông tư số 113/2008/TT-BTC).
Hình 2.7 Sơ đồ quy trình kiểm soát cam kết chi c. Điều chỉnh, hủy cam kết chi và hợp đồng