2.1 Tổng quan về Kho bạc Nhà nước Thanh Ba
2.2.1 Thực trạng công tác quản lý và kiểm soát chi thường xuyên ngân
Đơn vị: triệu đồng
(Nguồn : Báo cáo tổng hợp kết quả hoạt động KBNN Thanh Ba hàng năm)
Thực trạng công tác quản lý và kiểm soát chi thường xuyên, chi đầu tư 2.2
XDCB, cam kết chi ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước Thanh Ba
2.2.1 Thực trạng công tác quản lý và kiểm soát chi thường xuyên ngân sách Nhà nước nước
Nội dung kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước 2.2.1.1
*Nội dung kiểm soát chi ngân sách Nhà nước[10] nói chung và kiểm soát chi thường xuyên nói riêng thể hiện qua ba giai đoạn kiểm soát: kiểm soát trước khi chi, kiểm soát trong khi chi và kiểm soát sau khi chi.
+ Kiểm soát trước khi chi là kiểm soát việc lập, quyết định, phân bổ dự toán chi ngân sách Nhà nước. Đây là khâu đầu tiên trong chu trình kiểm soát chi. Nó giúp nâng cao chất lượng dự toán, tránh tình trạng giao dự toán quá thấp không đủ kinh phí hoạt động cho đơn vị hoặc giao dự toán quá cao dễ dẫn đến lãng phí trong sử dụng ngân sách Nhà nước.
+ Kiểm soát trong khi chi là kiểm soát quá trình thực hiện dự toán nhằm đảm bảo các khoản chi phải đủ điều kiện theo quy định trước khi xuất quỹ ngân sách Nhà nước chi trả cho đối tượng thụ hưởng ngân sách Nhà nước. Kiểm soát trong khi chi là khâu chủ yếu của chu trình kiểm soát chi và cũng là nhiệm vụ quan trọng nhất của KBNN trong việc quản lý chi quỹ ngân sách Nhà nước. Kiểm soát trong khi chi giúp ngăn chặn kịp thời những khoản chi không đúng chế độ quy định, tránh lãng phí và thất thoát tiền và tài sản nhà nước. STT Năm NS Tổng thu ngân sách Nhà nước Số % đạt được so với năm trước Tổng chi ngân sách Nhà nước Số % đạt được so với năm trước
1 2013 664.933 106,4% 537.915 104,8%
2 2014 811.001 121,9% 630.580 117,2%
3 2015 849.139 104,7% 662.601 105,1%
4 2016 852.668 100,4% 655.914 98,9%
+ Kiểm soát sau khi chi là kiểm tra tình hình sử dụng kinh phí của đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước sau khi KBNN đã xuất quỹ ngân sách Nhà nước. Kiểm soát sau khi chi do các cơ quan có thẩm quyền quyết định dự toán, cơ quan kiểm toán và cơ quan tài chính đảm nhiệm.
*Kiểm soát chi thường xuyên ngân sách Nhà nước qua KBNN được tiến hành theo ba nội dung cơ bản như sau:
+ Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ chi: chứng từ chi phải được lập đúng mẫu qui định đối với từng khoản chi [10]. Chẳng hạn, với chi dự toán bằng tiền mặt, chuyển khoản khi sử dụng kinh phí thường xuyên áp dụng mẫu C2- 02/NS; trên chứng từ phải ghi đầy đủ các yếu tố theo đúng nguyên tắc lập chứng từ kế toán, các yếu tố ghi trên chứng từ phải đảm bảo tính đúng đắn; phải có đầy đủ con dấu, chữ ký của chủ tài khoản, kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) đúng với mẫu dấu, chữ ký đã đăng ký tại Kho bạc khi mở tài khoản.
+ Kiểm tra các điều kiện chi theo chế độ quy định, bao gồm các khoản chi phải còn đủ số dư dự toán để thực hiện chi trả; bảo đảm đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cấp có thẩm quyền quy định; có đầy đủ các hồ sơ, hoá đơn, chứng từ liên quan tùy theo tính chất của từng khoản chi.
+ Kiểm tra tồn quỹ ngân sách Nhà nước của cấp ngân sách tương ứng với khoản chi. Tồn quỹ ngân sách phải đủ để cấp phát theo yêu cầu của đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước (KBNN huyện không phải kiểm tra tồn quỹ ngân sách Nhà nước cấp trung ương, cấp tỉnh khi chi ngân sách).
- Ngoài ba nội dung cơ bản trên về kiểm soát chi thường xuyên ngân sách Nhà nước, đối với các nội dung và lĩnh vực chi khác nhau thì các quy định về kiểm soát chi cũng khác nhau, cụ thể là:
+ Đối với kiểm soát chi thanh toán cá nhân
Căn cứ kiểm soát, thanh toán của KBNN bao gồm: bảng đăng ký biên chế quỹ lương đã được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền phê duyệt, danh sách những người hưởng lương, bảng tăng giảm biên chế và quỹ tiền lương, bảng đăng ký học bổng, sinh hoạt
phí của học sinh được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt; bảng tăng giảm học bổng, sinh hoạt phí và các chi phí thuê lao động như tiền công phải có hợp đồng; trên cơ sở giấy rút dự toán ngân sách của đơn vị sử dụng ngân sách và các hồ sơ liên quan, KBNN tiến hành kiểm tra, kiểm soát, cấp thanh toán cho đơn vị. Đơn vị thực hiện chi trả cho người được hưởng, mức tối đa không được vượt quá quỹ lương, học bổng đã được duyệt. Nhóm mục chi cho thanh toán cá nhân theo quy định tại mục lục ngân sách Nhà nước. Đối với các khoản thanh toán cho các cá nhân thuê ngoài: căn cứ vào dự toán ngân sách Nhà nước do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền giao cho đơn vị; nội dung thanh toán theo hợp đồng kinh tế hoặc hợp đồng lao động, giấy rút dự toán ngân sách Nhà nước của đơn vị, KBNN thực hiện thanh toán cho người được hưởng hoặc cấp qua đơn vị để thanh toán cho người được hưởng[11].
+ Đối với kiểm soát chi phí nghiệp vụ chuyên môn
Căn cứ vào nhóm mục chi nghiệp vụ chuyên môn trong dự toán ngân sách Nhà nước cơ quan có thẩm quyền giao, chế độ tiêu chuẩn, định mức chi tiêu cho từng nghiệp vụ chuyên môn và các hồ sơ chứng từ liên quan, giấy rút dự toán do thủ trưởng đơn vị ký, KBNN thực hiện cấp phát theo hai hình thức:
(1) Cấp phát thanh toán: KBNN kiểm tra hồ sơ chứng từ chi của các đơn vị nếu đủ điều kiện quy định thì làm thủ tục thanh toán trực tiếp cho đơn vị;
(2) Cấp phát tạm ứng: trường hợp các khoản chi chưa đủ điều kiện cấp phát thanh toán thì KBNN thực hiện cấp tạm ứng cho đơn vị. Các khoản chi trong nhóm mục chi nghiệp vụ chuyên môn theo quy định tại mục lục ngân sách Nhà nước.
+ Đối với kiểm soát mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc
KBNN kiểm tra, kiểm soát hồ sơ chứng từ chi bao gồm dự toán mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn tài sản cố định được cấp có thẩm quyền quy định, quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu (đối với trường hợp đấu thầu), hoặc quyết định chỉ định thầu (đối với trường hợp chỉ định thầu), hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ, hóa đơn bán hàng, vật tư thiết bị, các hồ sơ chứng từ có liên quan, giấy rút dự toán ngân sách. Nếu đủ điều kiện thanh toán, KBNN thanh toán trực tiếp bằng chuyển khoản hoặc bằng tiền
mặt qua đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước để chi trả cho đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Trường hợp chưa đủ điều kiện thanh toán trực tiếp, KBNN cấp tạm ứng cho đơn vị. Sau khi thực hiện chi đơn vị phải gửi hóa đơn, chứng từ liên quan đến KBNN để thanh toán số tạm ứng, KBNN kiểm tra thấy đủ điều kiện theo quy định thì làm thủ tục chuyển từ cấp tạm ứng sang thanh toán cho đơn vị. Các khoản chi trong nhóm mục chi mua sắm, sửa chữa theo quy định tại mục lục ngân sách Nhà nước.
+ Đối với kiểm soát các khoản chi khác
Nhóm mục chi khác trong dự toán được giao của đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước bao gồm các khoản mục của mục lục ngân sách Nhà nước không nằm trong 3 nhóm mục trên và các mục từ 7500 đến mục 8150. Đối với những khoản chi đơn vị đề nghị thanh toán trực tiếp, KBNN kiểm tra, kiểm soát các hồ sơ, chứng từ và điều kiện chi theo quy định và thanh toán trực tiếp cho đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Đối với khoản chi chưa đủ điều kiện thanh toán trực tiếp căn cứ vào dự toán ngân sách Nhà nước, giấy rút dự toán ngân sách (tạm ứng) KBNN thực hiện cấp tạm ứng. Căn cứ bảng kê chứng từ thanh toán và đối chiếu với các điều kiện chi ngân sách Nhà nước nếu đủ các điều kiện quy định, KBNN làm thủ tục chuyển từ cấp tạm ứng sang cấp thanh toán tạm ứng cho đơn vị.
Quy trình kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước
Quy trình kiểm soát chi thường xuyên ngân sách Nhà nước qua KBNN được thể hiện qua sơ đồ 1.1 dưới đây:
Hình 2.2 Sơ đồ quy trình kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước
(Nguồn: Kho bạc Nhà nước huyện Thanh Ba)
(1). Đơn vị thụ hưởng gửi hồ sơ, chứng từ.
(2). Xử lý chứng từ: bộ phận giao dịch kiểm soát, đối chiếu các khoản chi so với dự toán ngân sách Nhà nước giao, đảm bảo có trong dự toán được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền giao. Kiểm tra, kiểm soát tính hợp lệ của hồ sơ, chứng từ theo quy định đối với từng khoản chi đảm bảo đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu ngân sách Nhà nước. Trường hợp đảm bảo đầy đủ các điều kiện chi trả theo quy định, KBNN thực hiện chi trả, thanh toán cho đơn vị; trường hợp chưa đủ điều kiện thanh toán nhưng thuộc đối tượng tạm ứng, KBNN làm thủ tục tạm ứng cho đơn vị; trường hợp không đủ điều kiện chi theo quy định, KBNN được phép từ chối chi trả, thanh toán và thông báo cho đơn vị, đồng thời chịu trách nhiệm về quyết định từ chối của mình. Sau khi cán bộ giao dịch kiểm soát xong, trình kế toán trưởng ký.
(3). Trình Giám đốc Kho bạc duyệt. (4). Chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng.
Các bước thực hiện kiểm soát chi thường xuyên
Từ năm 2017, KBNN huyện Thanh Ba thực hiện giao dịch theo mô hình thống nhất đầu mối kiểm soát chi ngân sách nhà nước qua KBNN trong kiểm soát chi ngân sách Nhà
(1)
Giám đốc KBNN
Bộ phận kiểm soát chi Bộ phận giao dịch Đơn vị thụ hưởng (2) (3) (4) (5)
nước đối với các đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước đảm bảo các đơn vị chỉ liên hệ với một bộ phận chuyên trách từ khâu hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả cuối cùng. Qua quá trình sửa đổi, bổ sung, hiện nay quy trình kiểm soát chi thường xuyên ngân sách Nhà nước qua KBNN huyện Thanh Ba được thực hiện theo Quyết định số 2899/QĐ- KBNN ngày 15/06/2018 của KBNN về ban hành Quy trình nghiệp vụ thống nhất đầu mối kiểm soát các khoản chi ngân sách nhà nước tại KBNN cấp huyện không có tổ chức phòng. Quá trình thực hiện kiểm soát chi thường xuyên ngân sách Nhà nước tại KBNN huyện Thanh Ba được thực hiện như sau:
(1). Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ chứng từ
- Khách hàng gửi hồ sơ, chứng từ cho giao dịch viên KBNN.
- Giao dịch viên tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ hồ sơ chứng từ, phân loại và xử lý:
+ Đối với công việc phải giải quyết ngay giao dịch viên tiếp nhận và xem xét giải quyết ngay đối với những trường hợp hồ sơ đã đầy đủ theo qui định. Trường hợp hồ sơ còn thiếu cần phải bổ sung, hoàn thiện, giao dịch viên lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng; giao một liên phiếu giao nhận cho khách hàng, lưu một liên làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.
+ Đối với những công việc có thời hạn giải quyết trên một ngày: trường hợp hồ sơ đầy đủ theo quy định, giao dịch viên tiếp nhận và lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng, nêu rõ ngày hẹn trả kết quả. Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc phải hoàn chỉnh, bổ sung, giao dịch viên lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng nêu rõ những tài liệu đã nhận, các yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ, giao một liên phiếu giao nhận cho khách hàng, lưu một liên làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.
+ Khi khách hàng đến bổ sung tài liệu, chứng từ theo yêu cầu, giao dịch viên phản ánh việc bổ sung hồ sơ vào phiếu giao nhận hồ sơ đã lưu. Nếu hồ sơ đã đầy đủ thì tiến hành giải quyết như trình tự quy định.
Giao dịch viên kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và sự chính xác của hồ sơ, chứng từ; kiểm tra số dư tài khoản, số dư dự toán, kiểm tra mẫu dấu chữ ký và các điều kiện thanh toán chi trả đối với từng nội dung chi. Nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện chi ngân sách Nhà nước theo qui định, thực hiện hạch toán kế toán, ký chứng từ và chuyển toàn bộ hồ sơ cho Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền). Nếu khoản chi không đủ điều kiện chi ngân sách Nhà nước, giao dịch viên lập thông báo từ chối thanh toán trình lãnh đạo KBNN ký gửi khách hàng giao dịch.
(3). Bước 3: kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) ký chứng từ
- Giao dịch viên trình Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) hồ sơ, chứng từ được kiểm soát đã đảm bảo đủ điều kiện.
- Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) kiểm tra nếu đủ điều kiện tạm ứng/thanh toán sẽ ký và chuyển hồ sơ, chứng từ cho giao dịch viên để trình Giám đốc (hoặc người được ủy quyền). Nếu khoản chi không đủ điều kiện chi ngân sách Nhà nước, kế toán trưởng chuyển lại hồ sơ cho giao dịch viên lập thông báo từ chối thanh toán trình lãnh đạo KBNN ký gửi khách hàng giao dịch.
(4). Bước 4: Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) ký
Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) xem xét, nếu đủ điều kiện thì ký chứng từ và chuyển cho giao dịch viên. Trường hợp không đủ điều kiện thì chuyển trả hồ sơ, chứng từ cho giao dịch viên chi lập thông báo từ chối gửi khách hàng.
(5). Bước 5: thực hiện thanh toán
- Trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản, giao dịch viên thực hiện nhập số liệu chứng từ và áp chứng từ thanh toán đi ngân hàng trên hệ thống thông tin quản lý ngân sách Nhà nước TABMIS.
- Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt, giao dịch viên thực hiện nhập số liệu chứng từ và áp thanh toán bằng tiền mặt trên hệ thống thông tin quản lý ngân sách Nhà nướcGiao dịch viên lưu hồ sơ kiểm soát chi theo qui định và trả lại tài liệu, chứng từ
cho khách hàng sau khi thực hiện xong thủ tục thanh toán. Riêng đối với chứng từ chi tiền mặt, thực hiện theo bước 7.
(7). Bước 7: Chi tiền mặt tại quỹ
Thủ quỹ nhận chứng từ chi tiền mặt từ bộ phận giao dịch theo đường nội bộ, kiểm soát và chi tiền cho khách hàng, sau đó trả 01 liên chứng từ báo nợ cho khách hàng, trả các liên chứng từ còn lại cho các giao dịch viên theo đường dây nội bộ.
Trong giai đoạn hiện nay, để hoạt động kiểm soát chi thường xuyên ngân sách Nhà nước qua KBNN huyện Thanh Ba đạt hiệu quả, các giao dịch viên của KBNN huyện Thanh Ba đã thực hiện đầy đủ các bước trên theo đúng quy trình. Bên cạnh đó, hoạt động kiểm soát chi thường xuyên theo quy trình giao dịch một cửa đã mang lại nhiều thuận lợi cho công tác kiểm soát chi qua KBNN đối với cả KBNN huyện Thanh Ba và các đơn vị giao dịch. Quy trình nghiệp vụ được cải tiến từ khâu tiếp nhận, xử lý hồ sơ chứng từ và trả kết quả theo hướng nhanh gọn, thuận tiện, giảm đầu mối giao dịch giữa khách hàng với cơ quan KBNN, góp phần nâng cao năng lực, trình độ và trách nhiệm của cán bộ trong việc thực thi công vụ. Hồ sơ được kiểm tra sơ bộ và phân loại xử lý ngay từ đầu nên chứng từ được xử lý nhanh chóng, khách hàng không phải đi lại nhiều lần. Đơn vị thụ hưởng kinh phí ngân sách Nhà nước thuận lợi trong giao dịch, đảm bảo tính công khai, minh bạch trong quản lý và sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước. Mặc dù vậy, khi thực hiện quy trình còn bộc lộ một số điểm chưa phù hợp như quy định về thời gian giải quyết công việc còn gò bó, chưa linh hoạt nên trong điều kiện khối lượng công việc tương đối nhiều đối với một giao dịch viên như hiện nay thì các giao dịch viên khó có thể đáp ứng được về mặt thời gian đối với trường hợp giải quyết các khoản tạm ứng tiền mặt là không quá 60 phút hay trường hợp nhận hồ sơ hôm nay, giải quyết ngày hôm sau đối với những khoản thanh toán mà hồ sơ có tính phức tạp. Bên cạnh đó, quy định chưa rõ ràng về hồ sơ thanh toán cũng như lưu trữ đối với những trường hợp cụ thể cũng khiến các giao dịch viên ở KBNN huyện Thanh Ba có đôi chút rắc rối khi kiểm soát những khoản chi mới, những khoản chi ít phát sinh. Các giao dịch viên còn phải đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị bổ sung hồ sơ, thủ tục nhiều lần,
ảnh hưởng đến thời gian và công sức của cả các giao dịch viên KBNN và cả cán bộ của các đơn vị giao dịch.
Soát xét kết quả kiểm soát chi thường xuyên ngân sách Nhà nước 2.2.1.2
Căn cứ số liệu chi thường xuyên ngân sách Nhà nước hàng tháng, quý, năm, bộ phận giao dịch được giao nhiệm vụ kiểm soát, thanh toán chi thường xuyên ngân sách Nhà nước tiến hành tổng hợp số liệu, lập báo cáo tháng, quý, năm. Tính toán tỷ trọng của từng khoản chi thường xuyên tương ứng trong tổng số chi thường xuyên ngân sách Nhà nước qua KBNN trên địa bàn huyện Thanh Ba. Qua đó tổng hợp báo cáo, phân tích, đánh giá cơ cấu phân bổ các khoản chi theo từng đơn vị trực thuộc trên địa bàn, sự biến động chi theo từng đơn vị đó so với cùng kỳ năm trước. Từ sự đánh giá, phân tích đó làm cơ sở để Lãnh đạo địa phương điều hành công tác quản lý tài chính trên địa bàn huyện.
Kiểm soát quyết toán chi thường xuyên ngân sách Nhà nước