Quy trình kiểm soát chi đầu tư XDCB từ ngân sách Nhà nước theo cơ chế hợp 2.2.2.1
nhất một đầu mối
Qua quá trình sửa đổi, bổ sung, hiện nay quy trình kiểm soát chi đầu tư XDCB ngân sách Nhà nước qua KBNN huyện Thanh Ba được thực hiện theo Quyết định số 2899/QĐ- KBNN ngày 15/06/2018 của KBNN về ban hành Quy trình nghiệp vụ thống nhất đầu mối kiểm soát các khoản chi ngân sách nhà nước tại KBNN cấp huyện không có tổ chức phòng. Thực hiện giao dịch theo mô hình thống nhất đầu mối kiểm soát chi ngân sách nhà nước qua KBNN trong kiểm soát chi đầu tư XDCB ngân sách Nhà nước đối với
các đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước và các chủ đầu tư (Ban quản lý dự án) đảm bảo các đơn vị chỉ liên hệ với một giao dịch viên từ khâu hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả cuối cùng và bên cạnh đó, hiện nay KBNN huyện Thanh Ba thực hiện quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư và xây dựng trong nước qua hệ thống KBNN theo Quyết định 5657/QĐ-KBNN ngày 28/12/2016 của Tổng giám đốc KBNN.
Quy trình thực hiện kiểm soát chi đầu tư XDCB được thực hiện qua 4 bước[12]. Điểm cần lưu ý của quy trình là bộ phận giao dịch thực hiện việc nhận yêu cầu, giải quyết yêu cầu và trả kết quả cho chủ đầu tư (ban quản lý dự án) theo mô hình một đầu mối không phải qua bất kỳ một bộ phận nào khác.
Có thể khái quát quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư trong nước qua KBNN Thanh Ba theo cơ chế hợp nhất một đầu mối như sau:
Hình 2.3 Sơ đồ qui trình đầu tư XDCB từ ngân sách Nhà nước tại KBNN huyện Thanh Ba
(Nguồn: Kho bạc Nhà nước Thanh Ba)
Lãnh đạo phụ trách KSC đầu tư XDCB Bộ phận giao dịch một cửa Phòng KSC NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC Phòng Kế toán NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC Chủ đầu tư (BQLDA) Đơn vị thụ hưởng (1) (9) (8) (2) (3) (7) (6) (5) (4)
Bước 1: Bộ phận giao dịch tiếp nhận hồ sơ của chủ đầu tư. Giao dịch viên nhận hồ sơ và tiến hành kiểm soát hồ sơ (bao gồm hồ sơ ban đầu và hồ sơ từng lần tạm ứng hoặc thanh toán), nếu sai lập thông báo từ chối thanh toán gửi đơn vị giao dịch, chủ đầu tư (ban quản lý dự án); nếu đúng giao dịch viên ký các chứng từ thanh toán vốn đầu tư và tờ trình lãnh đạo KBNN, trình Kế toán trưởng ký duyệt.
Bước 2 : Kế toán trưởng xem xét hồ sơ,nếu sai chuyển trả cho các giao dịch viên lập thông báo từ chối thanh toán gửi đơn vị giao dịch, chủ đầu tư (ban quản lý dự án), nếu đúng ký duyệt trên hồ sơ, chuyển các giao dịch viên trình Lãnh đạo phê duyệt.
Bước 3: Giao dịch viên trình lãnh đạo KBNN xem xét hồ sơ, ký tờ trình lãnh đạo KBNN, giấy rút vốn đầu tư, giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư,nếu sai chuyển trả cho các giao dịch viên lập thông báo từ chối thanh toán gửi đơn vị giao dịch, chủ đầu tư (ban quản lý dự án)và nếu đúng ký duyệt hồ sơ và chuyển trả cho các giao dịch viên. Bước 4: Các giao dịch viên làm thủ tục chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng
Tiếp nhận, thông báo kế hoạch đầu tư XDCB từ ngân sách Nhà nước, mở tài 2.2.2.2
khoản thanh toán vốn đầu tư XDCB từ ngân sách Nhà nước
a. Tiếp nhận, thông báo kế hoạch đầu tư XDCB từ ngân sách Nhà nước
Tại KBNN huyện Thanh Ba sau khi nhận được thông báo kế hoạch đầu tư XDCB từ KBNN Trung ương (đối với các dự án thuộc nguồn vốn ngân sách trung ương) và UBND tỉnh, huyện (đối với các dự án thuộc ngân sách tỉnh, địa phương), các giao dịch viên nhập dữ liệu vào chương trình tổng hợp báo cáo để theo dõi.
Tình hình tiếp nhận, thông báo kế hoạch vốn đầu tư XDCB giai đoạn 2013-2017 được thể hiện ở bảng số liệu 3.1. Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy vốn đầu tư XDCB Huyện Thanh Ba tăng đều qua các năm trong giai đoạn 2013-2017, số dự án sử dụng nguồn vốn này cũng tăng dần qua các năm. Cụ thể:
Bảng 2.3 Tổng hợp chi vốn đầu tư XDCB từ ngân sách Nhà nước huyện Thanh Ba giai đoạn 2013-2017
STT Chỉtiêu ĐVT Số liệu chi đầu từ XDCB từ năm 2013 đến 2017
2013 2014 2015 2016 2017
1 Vốnđầu tư XDCB Tr.đ 111.513 128.767 130.813 112.608 125.232
2 SốDAđầu tư XDCB D.án 84 102 141 125 96
3 Bình quânvốn XDCB/d.án Tr.đ/d.án 1.327 1.262 928 901 1.305
(Nguồn: Báo cáo kiểm soát chi đầu tư XDCB từ ngân sách Nhà nước hàng năm KBNN Thanh Ba)
Xét về vốn đầu tư XDCB: Nguồn vốn đầu tư từ năm 2013-2017 tăng đều qua các năm. Nhìn chung số vốn đầu tư phần lớn là do NSTW cung cấp phục vụ cho công cuộc xây dựng đất nước, xây dựng những công trình quan trọng và cần nhiều vốn. Ngân sách địa phương chủ yếu phục vụ xây dựng những công trình nhỏ thuộc cấp huyện quản lý.
Cùng với lượng vốn đầu tư tăng theo các năm, số dự án sử dụng vốn đầu tư XDCB cũng tăng dần qua các năm. Số dự án sử dụng NSTW chiếm tỉ trọng ít hơn nhưng mỗi dự án lại có số vốn đầu tư lớn hơn nên vì thế bình quân vốn mỗi dự án sử dụng NSTW có vốn bình quân lớn hơn rất nhiều so với các dự án sử dụng NSĐP.
b. Mở tài khoản thanh toán vốn đầu tư XDCB từ ngân sách Nhà nước
Theo quy định của Bộ tài chính tại Thông tư số 08/2011/TT-BTC ngày 18/01/2016 và Thông tư số 61/2014/TT-BTC ngày 12/5/2014 của Bộ Tài chính thì chủ đầu tư hoặc các ban quản lý dự án (gọi chung là chủ đầu tư) được mở tài khoản tại KBNN nơi thuận tiện cho giao dịch của chủ đầu tư và thuận tiện cho việc kiểm soát thanh toán của KBNN. KBNN huyện Thanh Ba thực hiện mở tài khoản thanh toán vốn đầu tư theo từng dự án đầu tư.
Hồ sơ mở tài khoản gồm[13]: Quyết định giao nhiệm vụ chủ đầu tư (trường hợp trong quyết định đầu tư không nêu), quyết định thành lập ban quản lý dự án, quyết định bổ nhiệm chức vụ của chủ tài khoản (thủ trưởng đơn vị), kế toán trưởng (hoặc
Chủ đầu tư Giao dịch viên Kế toán trưởng Lãnh đạo đơn vị
phụ trách kế toán), giấy đề nghị mở tài khoản, bản đăng ký mẫu dấu, chữ ký, thông báo kế hoạch vốn đầu tư của dự án (trong năm đầu tiên).
Hình 2.4 Sơ đồ mở tài khoản qua kho bạc Nhà nước huyện Thanh Ba Sau khi giao dịch viên tiếp nhận hồ sơ đăng ký mở tài khoản từ chủ đầu tư tiến hành Sau khi giao dịch viên tiếp nhận hồ sơ đăng ký mở tài khoản từ chủ đầu tư tiến hành kiểm tra sự đầy đủ của tài liệu theo quy định, tính hợp pháp, hợp lệ của tài liệu. Nếu phát hiện hồ sơ còn thiếu hoặc chưa đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ thì dự thảo văn bản và báo cáo Kế toán trưởng ký gửi chủ đầu tư đề nghị chủ đầu tư bổ sung, hoàn thiện tài liệu còn thiếu hoặc điều chỉnh hoặc thay thế tài liệu chưa hợp pháp, chưa hợp lệ.
Đối với hồ sơ mở tài khoản khi đã được Lãnh đạo phê duyệt, các giao dịch viên lưu vào hồ sơ dự án để tiện theo dõi cho đến khi dự án được đưa vào lưu trữ thì chuyển trả lại kế toán trưởng đóng thành tập và đưa vào lưu trữ hồ sơ hàng năm.
Kết quả kiểm soát chi đầu tư xây dựng cơ bản từ ngân sách Nhà nước 2.2.2.3
a. Kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB từ ngân sách Nhà nước
Hồ sơ kiểm soát chi bao gồm
* Những tài liệu gửi một lần: (bao gồm cả trường hợp bổ sung, điều chỉnh), phải là
bản chính hoặc bản sao có đóng dấu sao y bản chính của Chủ đầu tư như:
- Tài liệu để mở tài khoản;Dự án đầu tư xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế - kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế-kỹ thuật).
- Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán đối với từng công việc, hạng mục công trình, công trình.
- Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu; Hợp đồng giữa chủ đầu tư với nhà thầu.
Những loại hồ sơ nêu trên được KBNN nhận lần đầu do chủ đầu tư gửi đến khi phát sinh dự án và lưu giữ suốt quá trình thực hiện dự án phục vụ yêu cầu quản lý, làm căn cứ kiểm soát mỗi lần thanh toán cho chủ đầu tư
* Những tài liệu gửi hàng năm:
Kế hoạch vốn đầu tư hàng năm do KBNN thông báo (đối với các dự án do Trung ương quản lý); Kế hoạch vốn đầu tư của UBND tỉnh, huyện (đối với các dự án do địa phương quản lý).
* Những tài liệu gửi từng lần thanh toán
- Tài liệu tạm ứng vốn: Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư; Giấy rút vốn đầu tư; Bảo
lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu.
- Tài liệu thanh toán khối lượng hoàn thành
+ Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng đề nghị thanh toán và Bảng xác định giá trị khối lượng công việc phát sinh ngoài hợp đồng đề nghị thanh toán trong trường hợp có khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng.
+ Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư; Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có); Giấy rút vốn đầu tư;
Những hồ sơ tài liệu trên được KBNN lưu giữ hàng năm theo quy chế bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy tài liệu kế toán của hệ thống KBNN khi kết thúc thời hạn thanh toán đối với từng loại nguồn vốn. Việc tổ chức quản lý và lưu giữ hồ sơ thuộc trách nhiệm của các giao dịch viên, các giao dịch viên có trách nhiệm bảo quản lưu giữ hồ sơ tài liệu liên quan đến hoạt động của dự án do mình quản lý, phục vụ công tác quản lý kiểm soát thanh toán đến khi dự án hoàn thành được phê duyệt quyết toán bàn giao công trình đưa vào sử dụng.
Khi dự án được phê duyệt quyết toán, KBNN làm thủ tục tất toán tài khoản theo quy định và bàn giao hồ sơ tài liệu cho cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ đưa vào lưu trữ.
*Thanh toán khối lượng hoàn thành
Thực hiện kế hoạch phân bổ dự toán hàng năm chi cho đầu tư XDCB của các cấp có thẩm quyền giao. KBNN Thanh Ba đã phối hợp tốt với các Sở, Ban, Ngành vượt qua nhiều khó khăn để hoàn thành nhiệm vụ được giao, tỷ lệ giải ngân qua các năm tăng dần.
Khi có khối lượng hoàn thành được nghiệm thu theo giai đoạn của dự án, công trình, chủ đầu tư hoàn tất thủ tục theo quy định gửi đến KBNN đề nghị thanh toán.
Đối với khối lượng trong hợp đồng: Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng (Quy định tại phụ lục số 03a kèm theo Thông tư 08/2016/TT- BTC ngày 18/01/2016 của Bộ Tài chính về hướng dẫn quản lý thanh toán vốn đầu tư hoặc văn bản bổ sung thay thế, nếu có).
Khi có khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng, chủ đầu tư gửi Bảng xác định giá trị khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng (Quy định tại phụ lục số 04 kèm theo Thông tư 08/2016/TT-BTC ngày 18/01/2016 của Bộ Tài chính về hướng dẫn quản lý thanh toán vốn đầu tư hoặc văn bản bổ sung thay thế, nếu có). Giao dịch viên tiến hành kiểm tra theo từng loại chi phí về định mức, đơn giá trong dự toán, các điều khoản cam kết trong hợp đồng đề nghị thanh toán[12].
b. Kiểm soát thanh toán, quyết toán dự án đầu tư xây dựng cơ bản từ nguồn vốn ngân sách Nhà nước
Quyết toán là khâu cuối cùng và rất quan trọng trong công tác đầu tư XDCB. Thế nhưng, thực trạng công tác này ở huyện Thanh Ba chưa thật sự được coi trọng. Lâu nay, nhiều chủ đầu tư và nhà thầu chỉ quan tâm đến việc tìm dự án, công trình và tổ chức đấu thầu, nhận thầu, triển khai thi công, thanh toán tiền, đưa công trình vào khai thác sử dụng mà không chú trọng đến việc quyết toán dự án công trình hoàn thành. Việc chậm trễ này đã làm cho công tác quản lý ngân sách Nhà nước cũng như việc kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB từ ngân sách Nhà nước ở KBNN Thanh Ba gặp nhiều khó khăn, chưa được hoàn tất theo thời gian quy định.
đầu tư phải gửi toàn bộ hồ sơ, thủ tục đến KBNN nơi mở tài khoản để đối chiếu đảm bảo khớp đúng giữa số liệu của chủ đầu tư với số liệu của KBNN.
Khi dự án, công trình hoàn thành được phê duyệt quyết toán vốn đầu tư, KBNN tiến hành kiểm tra đối chiếu số vốn đã thanh toán cho dự án, công trình. Nếu số vốn đã thanh toán nhỏ hơn số vốn quyết toán được duyệt thì KBNN căn cứ vào kế hoạch vốn bố trí cho dự án để thanh toán chi trả cho các đơn vị thụ hưởng. Nếu số vốn đã thanh toán lớn hơn số vốn quyết toán được duyệt thì KBNN phối hợp với chủ đầu tư thu hồi số vốn đã thanh toán cho các đơn vị nhận thầu để nộp ngân sách Nhà nước (theo cấp ngân sách phù hợp với cấp ngân sách đã thanh toán) và hạch toán giảm cấp phát cho dự án. Hết thời hạn theo quy định 6 tháng mà chủ đầu tư chưa nộp số tiền trên vào ngân sách Nhà nước thì giao dịch viên lập phiếu chuyển khoản, chuyển số tiền này vào tài khoản phải thu chi tiết theo từng dự án để theo dõi, xử lý.
Định kỳ hàng tháng, quý, KBNN Thanh Ba có công văn đôn đốc chủ đầu tư chấp hành việc nộp ngân sách Nhà nước (nếu chưa nộp), đồng thời gửi cơ quan chủ quản, UBND huyện, cơ quan tài chính (đối với dự án do địa phương quản lý), KBNN (đối với dự án do trung ương quản lý) để có biện pháp giải quyết.
Hiện nay, một số chủ đầu tư chưa quan tâm đến trách nhiệm quyết toán khi dự án, công trình hoàn thành. Nhà thầu, sau khi đã được thanh toán tiền cơ bản, cũng không tích cực phối hợp với chủ đầu tư để làm thủ tục quyết toán. Hồ sơ quyết toán, càng để lâu càng dễ bị thất lạc, cán bộ thay đổi, do đó càng gây khó khăn trong công tác quyết toán. Bên cạnh đó phải nói rằng UBND huyện chưa quan tâm bố trí cán bộ có chuyên môn đảm nhận công tác thẩm tra quyết toán đúng theo quy định để phê duyệt quyết toán dự án hoàn thành thuộc thẩm quyền. Tuy nhiên, từ cuối năm 2017 đầu năm 2018 công tác phê duyệt quyết toán hoàn thành các công trình đã được các cơ quan chức năng trú trọng hơn, giảm lượng hồ sơ chưa được quyết toán xuống rất nhiều.
Giai đoạn 2013-2017 tỷ lệ các khoản chi bị KBNN huyện Thanh Ba từ chối thanh toán giảm hơn rất nhiều so với giai đoạn trước đây[9]. Nguyên nhân là do từ năm 2015 có sự thay đổi trong phạm vi kiểm soát của KBNN đó là KBNN không chịu trách nhiệm kiểm tra định mức, đơn giá, dự toán các loại công việc đồng thời quy trình kiểm
soát không quy định cụ thể phạm vi kiểm soát của KBNN dẫn đến nhiều cán bộ kiểm soát chi thực hiện kiểm soát một cách chiếu lệ, ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả kiểm soát chi.