và toàn bộ các tài liệu chữ viết tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II.
Nhiệm vụ chính để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II:
Một là, bảo vệ, bảo quản tài liệu, lập bản sao bảo hiểm đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quí, hiếm thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II và của các cơ quan, tổ chức lưu trữ khác có nhu cầu;
Hai là, thực hiện tu bổ, phục chế đối với những tài liệu, tư liệu lưu trữ hư hỏng;
Ba là, xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu lưu trữ; thực hiện thống kê và báo cáo thống kê lưu trữ lên Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
Bốn là, thực hiện việc thông báo, giới thiệu, công bố và phục vụ sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II;
Năm là, tổ chức nghiên cứu khoa học, áp dụng những thành tựu khoa học và công nghệ, công nghệ thông tin vào thực tiễn công tác của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II.
Qua quá trình khai thác tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, có thể nhận thấy khối tài liệu lưu trữ chữ viết về đường Trường Sơn nói riêng và cả các khối tài liệu khác của các phông tài liệu thuộc chính quyền Việt Nam
Cộng hòa (1954 – 1975) đã được quan tâm tổ chức quản lý và khai thác sử dụng tương đối tốt. Điều này thể hiện:
- Tất cả các phông tài liệu, nhất là các phông tài liệu của Việt Nam Cộng hòa đều đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, không còn tình trạng bó, gói, thậm chí có những phông đã được chỉnh lý bổ sung để có được tình trạng hoàn chỉnh nhất, phục vụ tốt nhất cho nhu cầu quản lý, bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ của ngành và xã hội.
- Đã xây dựng được các công cụ tra tìm thông dụng: Bộ thẻ tra tìm, Mục lục hồ sơ, Sách chỉ dẫn, Cơ sở dữ liệu trên mạng LAN.
- Công tác bảo quản, tu bổ để bảo vệ và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ đã ngày càng được quan tâm. Bởi vì tài liệu hầu hết đều hình thành từ khoảng thế kỷ 19 (thời Pháp thuộc, thời Mỹ - ngụy), đến nay chất liệu giấy cũng đã bị ố, giòn dễ bị hư hỏng nặng. Một số tài liệu bị hư hỏng nặng hoặc những tài liệu có giá trị cao, có tần xuất khai thác, sử dụng nhiều đã được chú ý tu bổ, phục chế và số hoá.
- Công tác quản lý và tổ chức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu đã có những cải tiến nhất định, đặc biệt là khâu tổ chức quản lý và khai thác bằng chương trình phần mềm máy tính. Những điều này đã tạo điều kiện cho độc giả đến khai thác tài liệu được dễ dàng, nhanh chóng hơn.
Tuy nhiên, có một thực tế cũng cần đề cập tới, đó là phương pháp quản lý tài liệu lưu trữ ở đây chưa hỗ trợ tốt nhất cho việc khai thác tài liệu lưu trữ của những đối tượng nghiên cứu có tính chuyên sâu. Trong thời gian qua, khi tiến hành tìm kiếm tài liệu lưu trữ để nghiên cứu về một số đề tài: Nam Kỳ khởi nghĩa, Nhà tù Phú Lợi, cố Chủ tịch Tôn Đức Thắng, Phong trào Đồng khởi Bến Tre, Luật 10/59, Nguyễn Thị Định,… và cho chính chuyên đề Đường Trường Sơn, chúng tôi chỉ có thể tìm kiếm hồ sơ và tài liệu một cách thủ
công, mò mẫm để có được những tài liệu ở rải rác, đơn lẻ ở từng hồ sơ, trong từng phông mà không có sự gắn kết, liên hệ kết nối tập trung theo từng tuyến, từng thời kỳ lịch sử, từng sự kiện lịch sử hay lớn hơn là theo từng chuyên đề.
Tuy nhiên, thời gian gần đây, việc tin học hóa trong quản lý và tra tìm tài liệu ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia II đã có những cải tiến rõ rệt. Trung tâm đã sử dụng phần mềm mới trong quản lý và tra tìm tài liệu. Tuy giao diện chưa thật bắt mắt, nhưng phần mềm mới đã cho phép tra tìm tài liệu theo ngôn ngữ vấn tin có cấu trúc (SQL - Structured Query Language) bằng các từ khóa với cách đặt từ 1 – n điều kiện tra tìm liên kết với nhau trên cơ sở các trường của Mục lục hồ sơ hoặc bìa hồ sơ. Nếu chương trình phần mềm này được đầu tư, cải tiến để có thể tra tìm theo trích yếu của các tài liệu trong hồ sơ (thực hiện trên cơ sở Mục lục văn bản) và lập được phiếu yêu cầu đọc tài liệu sẽ giúp người nghiên cứu, khai thác tài liệu một cách hiệu quả hơn.