8. Bố cục của luận văn
3.2 Nội dung của đề án
3.2.4. Các giải pháp thực hiện đề án
3.2.4.1. Đổi mới công tác quản lý nhà nước về tài liệu nghe nhìn
- Trên cơ sở Luật Lưu trữ và các văn bản của Nhà nước về lưu trữ tài liệu nghe nhìn, Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành hệ thống văn bản chỉ đạo, cụ thể hóa và hướng dẫn triển khai các quy định của cấp trên cho phù hợp với tình hình thực tế tại địa phương; phối hợp các ngành, các cấp xây dựng kế hoạch cụ thể để thực hiện nộp lưu tài liệu nghe nhìn vào lưu trữ lịch sử tỉnh đạt hiệu quả.
- Hoàn thiện, bố trí ổn định nhân sự nhân lực quản lý tài liệu nghe nhìn các cấp, đổi mới phương pháp quản lý, nâng cao năng lực, hiệu lực và hiệu quả tài liệu nghe nhìn tại cơ quan, tổ chức các cấp.
- Tăng cường phối hợp giữa các cấp, các ngành, các địa phương, các cơ quan, tổ chức trong việc thực hiện quản lý tài liệu nghe nhìn trên địa bàn tỉnh.
- Thực hiện tốt các chế độ phụ cấp độc hại và các chế độ khác nhằm khuyến khích, động viên công chức, viên chức làm công tác lưu trữ tài liệu nhghe nhìn; tránh việc chuyển đổi hoặc kiêm nhiệm nhiều công tác khác, ảnh hưởng đến nhiệm vụ chuyên môn.
- Đảm bảo kinh phí, cơ sở vật chất, trang thiết bị cho hoạt động hình thành tài liệu nghe nhìn tại các cơ quan, tổ chức, địa phương.
- Thực hiện quản lý thống nhất tài liệu nghe nhìn theo đúng quy định của Nhà nước.
3.2.4.2. Nâng cao nhận thức về giá trị của tài liệu nghe nhìn đối với phát triển bền vững của tỉnh Thừa Thiên Huế
- Tuyên truyền, phổ biến rộng rãi về vai trò, giá trị của tài liệu nghe nhìn, làm cho các tầng lớp nhân dân và các cấp lãnh đạo, các tổ chức văn thư, lưu trữ, cá nhân tham gia vào hoạt động văn thư, lưu trữ thấy rõ vai trò và tầm quang trọng của tài liệu nghe nhìn trong mỗi cơ quan, tổ chức; việc bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nghe nhìn là nhiệm vụ của toàn xã hội, mang tính xã hội.
thức về giá trị của tài liệu lưu trữ nghe nhìn trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc chủ quyền Quốc gia, từ đó có ý thức cao trong việc giữ gìn, bảo vệ tài liệu nghe nhìn, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thu thập; tích cực tuyên truyền, vận động các cá nhân, gia đình, dòng họ biếu tặng tài liệu nghe nhìn có giá trị lịch sử cho Tỉnh.
- Bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn bằng các hình thức phù hợp, đưa nội dung công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn vào chương trình đào tạo, bồi dưỡng trong hệ thống các trường chuyên nghiệp và các cơ sở đào tạo, bồi dưỡng các cấp.
3.2.4.3. Đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ
- Trên cơ sở các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ, Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành quy định về việc bố trí cơ sở vật chất cho các cơ quan, tổ chức phục vụ cho công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn phù hợp với tình hình thực tế tại địa phương;
- Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính cân đối nguồn lực để bố trí kinh phí hợp lý hàng năm để các cơ quan, tổ chức thực hiện hiệu quả công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn.
3.2.4.4. Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ theo hướng hiện đại, phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội và đáp ứng nhu cầu phát triển trong giai đoạn mới
- Đảm bảo cơ sở vật chất cho việc quản lý tài liệu lưu trữ nghe nhìn: Căn cứ vào nhu cầu quản lý tài liệu lưu trữ nghe nhìn; căn cứ các nội dung quy hoạch về cơ sở vật chất, các cơ quan, tổ chức có liên quan trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt các Đề án, Dự án, bố trí kinh phí hàng năm đảm bảo nhu cầu quản lý tài liệu nghe nhìn.
- Đẩy mạnh hướng dẫn, kiểm tra công tác quản lý tài liệu nghe nhìn trong cơ quan, tổ chức.
- Đẩy mạnh việc áp dụng khoa học công nghệ mới trong việc số hóa tài liệu nghe nhìn theo chức năng nhiệm vụ được phân công từ cấp tỉnh, cấp huyện; đồng thời xây dựng phần mềm Lưu trữ tài liệu nghe nhìn tập trung,
đảm bảo tính tương thích với phần mềm dùng chung của tỉnh.
3.2.5. Trách nhiệm thực hiện đề án
3.2.5.1. Sở Nội vụ
Sở Nội vụ là cơ quan thường trực của Đề án có trách nhiệm:
- Chủ trì giúp Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức thực hiện, theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Đề án;
- Phối hợp với các cơ quan, tổ chức liên quan xây dựng các Dự án, đề tài nghiên cứu khoa học trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Phối hợp với các sở, ngành liên quan xây dựng và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt các dự án để đảm bảo nhu cầu về cơ sở vật chất và kinh phí cho lưu trữ tài liệu nghe nhìn;
- Tổng hợp tình hình thực hiện các nội dung đề án, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.
3.2.5.2. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức, địa phương
- Củng cố bộ phận, nhân lực thực hiện công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn, đảm bảo đúng chuyên môn nghiệp vụ, hoàn thành tốt các nhiệm vụ;
- Chỉ đạo thực hiện công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn của cơ quan; đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ tài liệu nghe nhìn; chú trọng nội dung tạo lập và nộp lưu tài liệu nghe nhìn vào Lưu trữ cơ quan, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; giao nộp tài liệu nghe nhìn vào Lưu trữ lịch sử;
- Xây dựng dự toán và bố trí kinh phí cho hoạt động lưu trữ tài liệu nghe nhìn hàng năm;
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác lưu trữ dài hạn, hàng năm trên cơ sở chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh, hướng dẫn của Sở Nội vụ và thực tế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức, địa phương.
3.2.5.3. Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư
Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư phối hợp với các cơ quan liên quan bố trí kinh phí thực hiện Đề án đảm bảo hoạt động ổn định cho công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn của các cơ quan, địa phương hàng năm theo phân cấp quản lý ngân sách Nhà nước hiện hành
3.2.6. Tiến độ thực hiện đề án
Số
TT Nội dung thực hiện Thời gian
Sản phẩm Ghi chú 1 Thành lập tổ biên soạn Tháng 2/2018 2
Khảo sát nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn tại một số cơ quan, tổ chức có tài liệu; nghiên cứu đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên Tháng 3/2018, tháng 4/2018 Báo cáo kết quả khảo sát 3
- Tổ chức nghiên cứu thông tin tư liệu có liên quan đến dự thảo;
- Họp tổ biên soạn để đánh giá kết quả khảo sát; đưa ra kết những điểm chung về nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn.
Tháng 5/2018
4
Xây dựng dự thảo bộ tiêu chí về nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn dựa trên cơ sở các đặc điểm chung về nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn
Tháng 6/2018 Đề cương
5
Tổ chức lấy ý kiến góp ý của cơ quan, tổ chức, cá nhân hữu quan, đối tượng chịu tác động trực tiếp của văn bản
Tháng 7/2018 Các ý kiến
góp ý
6 Tổng hợp, nghiên cứu tiếp thu ý
kiến và chỉnh lý dự thảo văn bản
Tháng 8/2018, Tháng 9/2018
Bảng tổng hợp ý kiến
7
Chuẩn bị Tờ trình và tài liệu liên quan đến dự thảo. Tờ trình phải nêu rõ sự cần thiết ban hành văn bản,
phạm vi, đối tượng điều chỉnh, quá trình xây dựng dự thảo, nội dung chính của dự thảo, những vấn đề cần xin ý kiến chỉ đạo và những vấn đề còn có ý kiến khác nhau
8 Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ trình dự thảo
theo đúng quy định Tháng 11/2018 Hồ sơ
3.2.7. Kinh phí thực hiện đề án
- Kinh phí thực hiện đề án được chi từ ngân sách tỉnh, ngân sách địa phương và các nguồn kinh phí khác theo quy định của Nhà nước.
- Nguồn kinh phí thực hiện đề án theo phân cấp quản lý ngân sách hiện hành; việc lập dự toán kinh phí đề án, dự án hàng năm được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước.
3.2.8. Dự kiến hiệu quả của đề án
3.2.8.1. Dự báo chung
- Công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn được nhận thức đúng về vị trí, vai trò trong tổ chức các hoạt động của cơ quan. Việc tạo lập và nộp lưu tài liệu nghe nhìn vào Lưu trữ cơ quan, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; giao nộp tài liệu nghe nhìn vào Lưu trữ lịch sử được quan tâm chỉ đạo và đi vào nề nếp.
- Xác định rõ các cơ quan, thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử; việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ ngày càng được tăng cường.
3.2.8.2. Các chỉ tiêu cơ bản năm 2019
- 100% các cơ quan, địa phương ban hành đầy đủ các văn bản sau: - Quy chế quản lý tài liệu nghe nhìn ;
- Danh mục tài liệu nghe nhìn có giá trị lịch sử ;
- Thu thập 100% tài liệu nghe nhìn có giá trị lịch sử của các cơ quan quyền lực, cơ quan hành chính cao nhất của địa phương vào bảo quản tại lưu trữ lịch sử theo đúng quy định.
- 100% các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tàu liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh triển khai và duy trì quản lý tài liệu nghe nhìn phục vụ cho việc quản lý điều hành và trao đổi, chia sẻ thông tin nội bộ đảm bảo nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả;
- Xây dựng hoàn thiện Phần mềm quản lý tài liệu nghe nhìn tại lưu trữ lịch sử.
3.2.8.3. Các chỉ tiêu cơ bản đến năm 2020
Thực hiện việc tích hợp dữ liệu lưu trữ lịch sử song song giữa Trung tâm Tích hợp dữ liệu thuộc Sở thông tin và Truyền thông và hệ thống Sever quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của Chi cục Văn thư – Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ.
3.2.9. Đối tượng hưởng lợi của đề án
Các sở, ban, ngành thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Các đơn vị sự nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Các tổ chức Xã hội – Nghề nghiệp; Doanh nghiệp nhà nước thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã và thành phố Huế; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh.
3.2.10. Tồn tại, khó khăn khi thực hiện đề án
- Hệ thống các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tỉnh về công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn vẫn chưa thống nhất và đồng bộ.
Việc thu thập tài liệu nghe nhìn có giá trị lịch sử từ các huyện, thị xã và thành phố về Lưu trữ lịch sử tỉnh…
- Trình độ chuyên môn của nhiều công chức, viên chức quản lý tài liệu lưu trữ nghe nhìn chưa đảm bảo theo yêu cầu.
- Tình trạng tài liệu nghe nhìn phân tán, thất lạc, hư hỏng, thiếu thuyết minh, chú thích vẫn còn khá phổ biến, nhất là cấp huyện, cấp xã.
- Kho lưu trữ các cơ quan chưa đáp ứng yêu cầu, thiếu phương tiện và trang thiết bị bảo quản tài liệu nghe nhìn. Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh chưa được xây dựng.
3.3. Kết luận và kiến nghị của đề án
3.3.1. Kiến nghị của đề án
Ưu tiên bố trí nguồn vốn hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng cấp tỉnh theo đề án ”Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương”.
- Đối với Ủy ban nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế
Chỉ đạo Sở Nội vụ, các cơ quan, tổ chức địa phương thực hiện nghiêm túc đề án theo đúng thời gian, đảm bảo chất lượng, sản phẩm.
- Đối với các cơ quan, tổ chức, địa phương
Tiến hành lập dự án, kế hoạch thực hiện đề án sau khi đề án này được phê duyệt. Người đứng đầu các cơ quan, địa phương liên quan phải tổ chức quán triệt, triển khai thực hiện đề án theo đúng tiến độ, định kỳ báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.
Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư phối hợp với các cơ quan liên quan bố trí kinh phí thực hiện Đề án, dự án xây dựng kho lưu trữ, cơ sở vật chất, đảm bảo hoạt động ổn định cho công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn của các cơ quan, địa phương hàng năm theo phân cấp quản lý ngân sách Nhà nước hiện hành
3.3.2. Kết luận của đề án
Đề án giúp các cơ quan, địa phương thống nhất trong công tác tạo lập và quản lý tài liệu nghe nhìn, làm cơ sở để tổ chức thực hiện việc thu thập tài liệu lưu trữ nghe nhìn vào lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu nghe nhìn có giá trị lịch sử để giao nộp vào lưu trữ nhà nước đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới, phục vụ thông tin cho nhu cầu đời sống xã hội một cách nhanh chóng, khoa học;
Trên cơ sở đề án sẽ định hướng và phát triển tổng thể quản lý tài liệu lưu trữ nghe nhìn, quản lý có hiệu quả một phần tài liệu của Phông Lưu trữ quốc gia chưa thật sự được quan tâm trong thời gian vừa qua.
* Tiểu kết chƣơng 3
Tài liệu nghe nhìn là một loại hình tài liệu thuộc Phông Lưu trữ quốc gia với các giá trị khác nhau từ giá trị khoa học, giá trị thực tiễn xã hội, giá trị thông tin, giá trị lịch sử... phải nộp lưu vào lưu trữ lịch sử đòi hỏi việc quản lý
loại hình tài liệu này theo những quan niệm và tiêu chí, chuẩn mực phù hợp phản ánh chính xác, đầy đủ các sự kiện, hiện tượng. Do sự phát triển nhanh chóng của khoa học và công nghệ, tài liệu nghe nhìn ngày càng phong phú, đa dạng từ hình thức đến nội dung nên việc thu thập loại tài liệu này vào lưu trữ lịch sử phải được dựa trên những đặc trưng chủ yếu của nó. Vì vậy tiêu chí xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn là những tiêu chí quan trọng làm cơ sở khoa học cho việc tạo lập, quản lý, nộp lưu vào lưu trữ lịch sử nói chung và lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế nói riêng.
Các tiêu chí được xây dựng dựa vào vị trí, vai trò, ý nghĩa của các cơ quan hình thành tài liệu nghe nhìn cũng như đặc điểm, nội dung và các quy định pháp luật liên quan để xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.
Danh mục dự kiến nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử là cơ sở để xác định rõ nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn có giá trị lịch sử nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh. Trong quá trình thực hiện cần phải vận dụng tổng hợp các tiêu chí để đánh giá, lựa chọn vào giao nộp vào lưu trữ lịch sử những tài liệu nghe nhìn có giá trị.
Đề án xây dựng tiêu chí xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế là kế hoạch quan trọng để quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ nghe nhìn trên địa bàn tỉnh theo quy định