8. Bố cục của luận văn
2.3. Quản lý tài liệu lƣu trữ nghe nhìn ở các cơ quan
Từ cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý khẳng định, Lưu trữ lịch sử có quyền hạn thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn. Vị trí, vai trò, chức năng nhiệm vụ của các cơ quan trong việc hình thành tài liệu nghe nhìn là cơ sở thực tiễn để xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh.
2.3.1. Các cơ quan trong hoạt động có tài liệu nghe nhìn cần nộp lưu vào LTLS tỉnh Thừa Thiên Huế vào LTLS tỉnh Thừa Thiên Huế
Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có các hoạt động tạo ra tài liệu nghe nhìn, chúng ta cần phải xác định giá trị lịch sử, giá trị thực tiễn của các tài liệu này để đưa vào bảo quản an toàn trong các kho lưu trữ nhằm phục vụ tốt nhất thông tin quá khứ cho các nghiên cứu sau này.
Các cơ quan, tổ chức hàng năm đều có các sự kiện quan trọng trong hoạt động của mình như: Tổng kết cuối năm, kỷ niệm những ngày lễ lớn… Trong tổ chức các sự kiện này, một phần không thể thiếu là chụp ảnh, quay phim các hoạt động diễn ra. Các tài liệu nghe nhìn này có giá trị vĩnh viễn được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan cùng với hồ sơ hội nghị, hồ sơ sự kiện theo quy định. Tuy nhiên, chất lượng cũng như tính nghệ thuật của các tài liệu lưu trữ không cao, nhiều tài liệu chưa thể hiện nội dung mà nó muốn phản ánh. Nhiều trường hợp, sau khi chụp ảnh, quay phim kỹ thuật số, tác giả tài liệu chỉ lưu vào trong các phương tiện số cá nhân (điện thoại, máy ảnh kỹ thuật số, máy vi tính…), sau một thời gian, dữ liệu bị virút, hoặc các tác nhân khác làm hư hỏng các phương tiện này và toàn bộ dữ liệu bị mất đi. Đây là một vấn đề cần nghiên cứu để bảo quản an toàn và phát huy có hiệu quả tài liệu nghe nhìn.
Trong quá trình xây dựng các đề án, dự án khoa học công nghệ, khoa học xã hội, một phần tài liệu minh chứng cho việc thực hiện, làm cơ sở để đánh giá hiệu quả của đề án dự án là tài liệu nghe nhìn. Các cơ quan, tổ chức đã tiến hành thực hiện tạo lập tài liệu nghe nhìn như chụp ảnh, quay phim quá trình thực hiện cũng như kết quả thực hiện. Tài liệu nghe nhìn này được nộp lưu vào lưu trữ cùng với hồ sơ xây dựng đề án, dự án, quy hoạch, thống kê.
Cơ quan, tổ chức chủ trì các hội thảo, hội nghị chuyên đề, hợp tác quốc tế cũng tạo lập ra tài liệu nghe nhìn như: Ghi âm, quay phim, chụp ảnh hội nghị chuyên đề, hội thảo khoa học, hợp tác quốc tế. Đây cũng là những tài liệu nghe nhìn có giá trị lịch sử đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức. Những tài liệu này cần thiết phải nộp vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
Như vậy, qua phân tích ở trên, phần lớn trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đều có tài liệu nghe nhìn có giá trị, chúng ta cần thiết phải xác định nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử để có các biện pháp thu
thập, bổ sung loại hình tài liệu đặc thù này vào Lưu trữ quốc gia.
Tuy nhiên qua khảo sát thực tế, tài liệu nghe nhìn tại nhóm cơ quan có số lượng không nhiều, chủ yếu phán ánh hoạt động của chính cơ quan đó.
Như vậy, nguồn nộp lưu tài liệu nghe nhìn trước hết được xây dựng cho tất cả các cơ quan, tổ chức trên địa bàn toàn tỉnh thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử trong đó cần lưu ý việc hướng dẫn các cơ quan tạo lập, quản lý, nộp lưu tài liệu nghe nhìn cùng với tài liệu giấy theo “Danh mục thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử’’ quy định.
Trong quá trình xác định thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử, cần lưu ý một số điểm sau:
Việc phân nhóm tài liệu trong Danh mục này chỉ mang tính tương đối; các cơ quan, tổ chức cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và tình hình thực tế tài liệu của đơn vị để xây dựng cho phù hợp quá trình triển khai thu thập, chỉnh lý sẽ phát hiện, phát sinh một số hồ sơ, tài liệu khác có giá trị lịch sử về các mặt hoạt động của địa phương cần lưu trữ vĩnh viễn mà chưa được đề cập trong Danh mục, cơ quan, tổ chức tiếp tục bổ sung và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo quy định.
Bản thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử địa phương dùng làm căn cứ cho công tác thu thập, hệ thống hóa, phân loại tài liệu trong quá trình chỉnh lý, đồng thời làm cơ sở đánh giá và xác định giá trị, thành phần hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn để nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định của pháp luật.
Thành phần tài liệu nghe nhìn của cơ quan, tổ chức được chia thành 2 nhóm, gồm: Nhóm tài liệu chung và nhóm tài liệu chuyên môn, theo từng vấn đề, mặt hoạt động.
Nhóm tài liệu chung là nhóm tài liệu nghe nhìn hình thành từ các hoạt động phổ biến ở tất cả các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh. Thành phần chủ yếu của nhóm này là hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn, tài liệu nghe nhìn của nhóm này chỉ có giá trị bổ trợ, mang tính minh
2.3.2. Các cơ quan thường xuyên sản xuất tài liệu nghe nhìn cần nộp lưu vào LTLS tỉnh Thừa Thiên Huế
Đây là các cơ quan thực hiện nhiệm vụ thường xuyên, chuyên nghiệp sản xuất lưu trữ tài liệu nghe nhìn, bao gồm: Quản lý, thẩm định, nghiệm thu, lưu trữ, lưu chiểu, tổ chức sử dụng tài liệu nghe nhìn vào hoạt động của xã hội.
Ngoài các hoạt động hành chính (liên quan tài liệu giấy), các cơ quan, tổ chức này thực hiện chức năng là cơ quan báo chí, cơ quan truyền thông của Đảng bộ, chính quyền tỉnh với nhiệm vụ chính là sản xuất và sử dụng tài liệu nghe nhìn như một phương tiện hoạt động chính. Truyền hình là phương tiện truyền thông quan trọng, báo chí là phương tiện truyền thông phổ biến, các phương tiện truyền thông khác như: Phát thanh, băng dĩa, phim điện ảnh...
Trong nhóm này, chúng ta cần phân tích làm rõ cơ quan, tổ chức nào có trách nhiệm quản lý tài liệu nghe nhìn, thời hạn quản lý tài liệu nghe nhìn trước khi giao nộp vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh. Cơ quan nào chỉ giao nộp thông tin thứ cấp cho lưu trữ lịch sử.
Hồ sơ tài liệu hình thành từ hoạt động của các cơ quan thường xuyên sản xuất ra tài liệu nghe nhìn là những hồ sơ, tài liệu có ý nghĩa địa phương, một số hồ sơ, tài liệu có ý nghĩa toàn quốc được hình thành từ chức năng, nhiệm vụ được nhà nước giao. Do đó, những hồ sơ, tài liệu này cần phải quản lý chặt chẽ, khoa học để phục vụ tốt cho quản lý xã hội. Tài liệu nghe nhìn này được điều chỉnh theo hành lang pháp lý của Luật Báo chí, Luật Sở hữu trí tuệ, Luật Điện ảnh, Luật Giao dịch Điện tử… bao gồm:
2.3.2.1 Đài phát thanh và Truyền hình Thừa Thiên Huế (TRT)
Đài phát thanh và Truyền hình Thừa Thiên Huế (TRT) là cơ quan sự nghiệp của tỉnh Thừa Thiên Huế được thành lập ngày 29 tháng 3 năm 1975. TRT đã không ngừng đổi mới nội dung, hình thức; tăng cường thời lượng đi đôi với nâng chất lượng, là chiếc cầu nối giữa ý Đảng với lòng dân; đáp ứng nhu cầu của khán thính giả trên địa bàn. Từ 2 chương trình thời sự mỗi tuần khi mới phát sóng đến nay, TRT đã có 3 chương trình thời sự mỗi ngày đảm bảo cập nhật các thông tin chính trị kinh tế xã hội của địa phương, 1 bản tin
Việt nam và thế giới và chương trình Thừa Thiên Huế trong ngày; Cùng với các chương trình thời sự hàng ngày, nhiều chuyên mục, chuyên đề của TRT đã được xây dựng và ngày càng khẳng định được chỗ đứng trong lòng khán giả. Đến nay, TRT có 28 chuyên mục, chuyên đề phát liên tục trong tuần trên 2 sóng TRT1 và TRT2. Nhiều chương trình, chuyên mục có ý nghĩa xã hội sâu sắc như Vượt lên chính mình, Nối nhịp nghĩa tình, vận động ủng hộ hàng tỉ đồng cho bà con nghèo và những người không may trong cuộc sống.
Nội dung chương trình thường xuyên được cải tiến, đổi mới theo hướng phong phú, đa dạng và hấp dẫn, phù hợp với các đối tượng xem Đài. Đặc biệt, TRT chú trọng xây dựng và nâng chất lượng các chuyên mục, chương trình giới thiệu, quảng bá mảnh đất, con người, văn hóa – du lịch Huế hấp dẫn, bổ ích đang trở thành nội dung chủ lực. Đây chính là định hướng phát triển để Đài xứng tầm là cơ quan truyền thông của một Trung tâm Văn hóa Du lịch, Giáo dục đào tạo, Trung tâm Công nghệ thông tin và Trung tâm y tế chuyên sâu của miền Trung và cả nước. Trong đó, nhiều chương trình được khán giả đánh giá cao, quan tâm theo dõi: Huế xưa và nay, Âm sắc Huế, Huế và những điểm đến, Tình khúc Huế, Văn hóa du lịch…
Thành phần tài liệu nghe nhìn của Đài nộp lưu vào lưu trữ lịch sử được xác định giá trị vĩnh viễn bao gồm:
- Chuyên mục, chương trình giới thiệu, quảng bá mảnh đất, con người, văn hóa – du lịch Huế.
- Chuyên mục Huế xưa và nay, Âm sắc Huế, Huế và những điểm đến, Tình khúc Huế, Văn hóa du lịch.
- Chương trình cầu truyền hình trực tiếp đầu tiên “Nghĩa tình Trường Sơn”
- Các Chương trình “Liên hoan tiếng hát truyền hình”
- Các hình ảnh, phim thời sự ghi lại các sự kiện lớn của tỉnh, huyện. (Phụ
lục 07,tr 123).
2.3.2.2. Hội Liên hiệp Văn học Nghệ thuật tỉnh
thuật làm cho tài liệu nghe nhìn tạo ấn tượng sâu sắc cho người xem.
Hội Liên hiệp Văn học Nghệ thuật tỉnh là tổ chức chính trị xã hội nghề nghiệp với mục tiêu: Phát huy cao nhất nguồn lực sáng tạo của văn nghệ sỹ, phấn đấu để có nhiều tác phẩm, công trình văn hóa nghệ thuật có giá trị chất lượng nhằm cổ vũ nhân dân trong công cuộc đổi mới, xây dựng đất nước, góp phần nâng cao đời sống văn hóa, ổn định xã hội; xây dựng, phát triển đội ngũ văn nghệ sỹ Thừa Thiên Huế một cách toàn diện, chú trọng phát triển chiều sâu có chất lượng, chăm lo phát hiện và bồi dưỡng những tài năng trẻ... đoàn kết, cùng nhau gắn bó cùng phát triển trong sự nghiệp chung của dân tộc; tiếp tục củng cố tổ chức, nâng cao năng lực và hiệu quả lãnh đạo, quản lý và phối hợp chặt chẽ với các cơ quan chỉ đạo, quản lý văn hóa nghệ thuật của Đảng, Nhà nước trong việc thực hiện đường lối, chính sách phát triển văn học nghệ thuật trong thời kỳ đổi mới; hỗ trợ tác phẩm, công trình văn hóa nghệ thuật theo Đề án 926 của Chính phủ giai đoạn 2011- 2015 cho phù hợp với tình hình hoạt động thực tiễn và nhiệm vụ mới; triển khai chương trình hợp tác giữa các Hội Văn hóa Nghệ thuật các vùng kinh đô xưa và hoạt động giữa 3 thành phố kết nghĩa Hà Nội- Huế- Sài Gòn.
Trong hoạt động của các Hội thành viên đã hình thành một khối lượng lớn tài liệu nghe nhìn mang tính thời sự vừa mang tính nghệ thuật cao, những tài liệu này cần thiết phải xem xét, thu thập vào Lưu trữ lịch sử đầy đủ, khoa học.
Kết quả phân tích cho nhóm cơ quan có chức năng nhiệm vụ chính tạo lập tài liệu nghe nhìn là tiêu chí “Các cơ quan thường xuyên sản xuất tài liệu nghe nhìn”.
2.3.3. Các cơ quan quản lý nhà nước tài liệu nghe nhìn cần nộp lưu vào LTLS tỉnh Thừa Thiên Huế vào LTLS tỉnh Thừa Thiên Huế
Trong hoạt động của mình, một số cơ quan có chức năng quản lý nhà nước trong lĩnh vực văn hóa, di sản của dân tộc. Tài liệu nghe nhìn hình thành từ các cơ quan phải nộp lưu chiểu theo quy định của nhà nước, một số hoạt động công nhận các di sản, di tích được lập thành hồ sơ trong đó có tài liệu
nghe nhìn. Giá trị lịch sử của tài liệu nghe nhìn từ các cơ quan văn hóa là tài liệu này minh chứng cho quá trình hoạt động của các cơ quan trong tỉnh. Do đó tài liệu nghe nhìn của các cơ quan văn hóa là một nguồn sử liệu quan trọng cần phải tổ chức quản lý chặt chẽ.
2.3.3.1. Sở Văn hóa Thể Thao
Thực hiện Quyết định số 34/2016/QĐ-UBND ngày 27/5/2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế về việc kiện toàn Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch để thành lập Sở Văn hóa và Thể thao, từ ngày 06/6/2016, Sở Văn hóa và Thể thao tỉnh Thừa Thiên Huế đã chính thức đi vào hoạt động.
Sở Văn hóa và Thể thao là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; thực hiện chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về văn hóa, gia đình, thể dục, thể thao và quảng cáo (trừ quảng cáo trên báo chí, trên môi trường mạng, trên xuất bản phẩm và quảng cáo tích hợp trên các sản phẩm, dịch vụ bưu chính, viễn thông, công nghệ thông tin) ở địa phương theo quy định của pháp luật; các dịch vụ công thuộc lĩnh vực quản lý của Sở và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo phân công hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh. Sở Văn hóa và Thể thao có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.
Sau khi thành lập, toàn ngành, từ lãnh đạo, đến cán bộ, công chức, viên chức và người lao động đã tập trung ổn định tổ chức, duy trì liên tục và có hiệu quả mọi hoạt động và công tác của ngành Văn hóa và Thể thao. Hệ thống cơ sở vật chất, công tác tổ chức cán bộ, công tác tài chính, được rà soát, quản lý chặt chẽ theo đúng quy định. Công tác điều hành, chỉ đạo hoạt động của Sở Văn hóa và Thể thao thống nhất, ổn định, hiệu quả và đảm bảo tính liên tục.
Trong thời gian vừa qua, các lĩnh vực công tác của Ngành, đặc biệt là các công trình, dự án được tập trung chỉ đạo và tổ chức thực hiện, đảm bảo tính liên tục, chất lượng và hiệu quả cao. Các công trình tu bổ di tích và xây
dựng cơ bản của ngành tiếp tục được tập trung triển khai; Quy hoạch hệ thống thiết chế văn hóa giai đoạn đến 2020 đang được tập trung hoàn chỉnh. Đề cương Quy hoạch di tích trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế đến năm 2020, định hướng 2030; Đề án Phát triển mỹ thuật tỉnh Thừa Thiên Huế đến năm 2020 tầm nhìn 2030; Đề án “Tuyên truyền, giáo dục đạo đức, lối sống trong gia đình Việt Nam"; thực hiện tốt công tác đào tạo vận động viên thể thao thành tích cao; tham gia thi đấu tốt tại các giải thể thao quy mô toàn quốc và quốc tế trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế đến năm 2020, định hướng 2030...Công tác thông tin, tuyên truyền được quan tâm triển khai với nhiều hình thức và nội dung phong phú. Hoạt động văn hóa, văn nghệ, thể dục, thể thao kỷ niệm những ngày lễ lớn đã được tổ chức sôi nổi, đa dạng và đều khắp, cổ vũ khí thế chính trị trên địa bàn.