8. Bố cục của luận văn
3.2 Nội dung của đề án
3.2.2. Bối cảnh thực hiện của đề án
Thực trạng quản lý tài liệu nghe nhìn tại tỉnh Thừa Thiên Huế trong các năm vừa qua chưa thực hiện trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, chúng ta cần phải xác định giá trị lịch sử, giá trị thực tiễn của các tài liệu này để đưa vào bảo quản an toàn trong các kho lưu trữ nhằm phục vụ tốt nhất thông tin quá khứ cho các nghiên cứu sau này.
Các cơ quan, tổ chức hàng năm đều có các sự kiện quan trọng trong hoạt động của mình như: Tổng kết cuối năm, kỷ niệm những ngày lễ lớn… Trong tổ chức các sự kiện này, một phần không thể thiếu là chụp ảnh, quay phim các hoạt động diễn ra. Các tài liệu nghe nhìn này có giá trị vĩnh viễn được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan cùng với hồ sơ hội nghị, hồ sơ sự kiện theo quy định. Tuy nhiên, chất lượng cũng như tính nghệ thuật của các tài liệu lưu trữ không cao, nhiều tài liệu chưa thể hiện nội dung mà nó muốn phản ánh. Nhiều trường hợp, sau khi chụp ảnh, quay phim kỹ thuật số, tác giả tài liệu chỉ lưu vào trong các phương tiện số cá nhân (điện thoại, máy ảnh kỹ thuật số, máy vi tính…), sau một thời gian, dữ liệu bị virút, hoặc các tác nhân khác làm hư hỏng các phương tiện này và toàn bộ dữ liệu bị mất đi.
Trong quá trình xây dựng các đề án, dự án khoa học công nghệ, khoa học xã hội, một phần tài liệu minh chứng cho việc thực hiện, làm cơ sở để đánh giá hiệu quả của đề án dự án là tài liệu nghe nhìn. Các cơ quan, tổ chức đã tiến hành thực hiện tạo lập tài liệu nghe nhìn như chụp ảnh, quay phim quá trình thực hiện cũng như kết quả thực hiện. Tài liệu nghe nhìn này được nộp lưu vào lưu trữ cùng với hồ sơ xây dựng đề án, dự án, quy hoạch, thống kê.
Cơ quan, tổ chức chủ trì các hội thảo, hội nghị chuyên đề, hợp tác quốc tế cũng tạo lập ra tài liệu nghe nhìn như: Ghi âm, quay phim, chụp ảnh hội nghị chuyên đề, hội thảo khoa học, hợp tác quốc tế. Đây cũng là những tài liệu nghe nhìn có giá trị lịch sử đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Những tài liệu này cần thiết phải nộp vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. Như vậy, phần lớn trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đều có tài liệu nghe nhìn có giá trị, chúng ta cần thiết phải xác định nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử để có các biện pháp thu thập, bổ sung loại hình tài liệu đặc thù này vào Lưu trữ quốc gia.