8. Bố cục của luận văn
1.1. Cơ sở lý luận
1.1.3. nghĩa của tài liệu lưu trữ nghe nhìn
Đối với cấp tỉnh, tài liệu nghe nhìn có ý nghĩa về chính trị, kinh tế, văn hóa... trước hết phải thể hiện vai trò của nó đối với tiến trình xây dựng, phát triển của địa phương. Tài liệu nghe nhìn là phương tiện đưa thông tin về những hoạt động của các cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương. Tài liệu nghe nhìn là những bằng chứng pháp lý, minh chứng xác thực qua những nội dung thông tin được ghi lại trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
- Việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ nghe nhìn phải vận dụng phương pháp luận do lưu trữ học Mac xít. Đó là chỉ ra những cơ sở khoa học để nhận tức đúng đắn bản chất của nguồn tài liệu đặc biệt này. Trước hết, giá trị tài liệu lưu trữ nghe nhìn được đo bằng các tiêu chuẩn dựa trên các nguyên tắc chung do lưu trữ học Mác xít đề ra: Nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp vì tài liệu nghe nhìn cũng mang tính chất chung như các loại tài liệu lưu trữ khác.
Chúng ta cần nhận thức đúng đắn bản chất của nguồn sử liệu nghe nhìn để xác định những tiêu chí cho việc lựa chọn tài liệu nghe nhìn có giá trị đưa vào bảo quản trong các lưu trữ lịch sử.
Đối với cấp tỉnh, tài liệu nghe nhìn có giá trị lịch sử là những tài liệu được xác định thông qua sự hiểu biết về nguồn gốc hình thành, tác động của tài liệu nghe nhìn trong giai đoạn văn thư đối với xã hội và dự báo giá trị lịch sử đối với địa phương mà tài liệu đó mang lại sau này.
Vận dụng nguyên tắc chính trị để xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, chúng ta cần quan tâm đến những cơ quan, tổ chức, cá nhân có ảnh hưởng lớn đến xây dựng, phát triển của địa phương. Đó là các cơ quan trong hệ thống chính trị đại diện cho ý chí, nguyện vọng và
thực hiện quyền làm chủ của nhân dân như: Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, Hội đồng nhân dân các cấp, Ủy ban nhân dân các cấp.
Vận dụng nguyên tắc lịch sử để xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, chúng ta cần xem xét mọi hiện tượng và quá trình vận động của xã hội trong điều kiện lịch sử hình thành tài liệu đó. Tài liệu nghe nhìn hình thành trong các cơ quan, tổ chức phải thể hiện được xuất xứ như thời gian, địa điểm và những điều kiện lịch sử mà nó phản ánh. Tài liệu nghe nhìn phải mang những đặc điểm và dấu ấn của thời đại mà chúng được hình thành nên.
Vận dụng nguyên tắc toàn diện tổng hợp trong xác định nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, chúng ta cần xem xét một cách tổng hòa các mối quan hệ để xác định được bản chất của sự kiện, hiện tượng từ đó xác định các tiêu chí cho việc lựa chọn cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu tài liệu nghe nhìn cũng như thành phần tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn để giao nộp vào lưu trữ lịch sử.
Đối với nguồn nộp lưu, nguyên tắc này được xem xét để giải quyết quan hệ giữa các cơ quan trong hệ thống có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, trong đó cần phân biệt rõ cơ quan hình thành phông và cơ quan là tác giả làm ra tài liệu, cơ quan chủ quản và các cơ quan, đơn vị trực thuộc.
- Tài liệu nghe nhìn hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan. Tài liệu nghe nhìn phản ảnh các hoạt động này thông qua các phương tiện ghi âm, ghi hình. Một số cơ quan tài liệu nghe nhìn được hình thành để thực hiện chức năng nhiệm vụ được nhà nước giao. Một số cơ quan tài liệu nghe nhìn hình thành phản ánh từ các hoạt động hàng ngày nhằm mục đích ghi lại các hoạt động diễn ra trong các dịp tổng kết, kỷ niệm ngày thành lập, công bố.... Tài liệu nghe nhìn này có giá trị đối với hoạt động quá khứ của cơ quan như: xây dựng phòng truyền thống, kỷ yếu, lịch sử của cơ quan, triễn lãm...
Tài liệu nghe nhìn sẽ phản ánh chân thực quá trình hoạt động cũng như các thành tựu đã đạt được trong quá trình hình thành và phát triển cơ quan. Tuy nhiên trong những tài liệu nghe nhìn này có những tài liệu có giá trị lịch
sử cần phải thu thập vào lưu trữ lịch sử nhằm phản ảnh lịch sử hoạt động của cơ quan nói riêng và lịch sử hoạt động của tỉnh nói chung. Việc đặt ra các tiêu chí để xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh nhằm phân tích, làm rõ những tài liệu nghe nhìn nào cần thiết phải bổ sung vào Phông tài liệu lưu trữ quốc gia.
- Nguồn gốc, xuất xứ của tài liệu nghe nhìn và đối tượng phản ánh trên tài liệu nghe nhìn cần thiết phải đảm bảo các yếu tố chính xác về thời gian, xuất xứ của sự kiện. Không thể lựa chọn để đưa vào lưu trữ lịch sử những tài liệu nghe nhìn không rõ ràng về nguồn gốc, điều này có thể làm sai lệch lịch sử. Để đảm bảo tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử có giá trị lịch sử cần sử dụng phương pháp sử liệu học để phân tích, phê phán, xác minh sử liệu. Theo tác giả để đảm bảo được điều này cần thiết xây dựng tiêu chí tài liệu nghe nhìn nộp lưu phải đầy đủ chú thích, thuyết minh giúp người xem hiểu đúng bản chất của sự kiện được ghi trên tài liệu nghe nhìn.
- Xác định được đối tượng phản ánh của tài liệu nghe nhìn là một trong những tiêu chí cần thiết để thu thập tài liệu nghe nhìn vào lưu trữ lịch sử. Đối tượng của tài liệu nghe nhìn là các sự kiện, hiện tượng mà chúng phản ánh. Các sự kiện, hiện tượng này có ý nghĩa lớn đối với đời sống xã hội thì tài liệu nghe nhìn càng có giá trị.
Đối tượng phản ánh tài liệu nghe nhìn đó là các sự kiện, hiện tượng diễn ra trong hoạt động của các cơ quan, cụ thể là: các dịp lễ kỷ niệm, hội nghị, hội thảo, lễ hội, thăm viếng...
Các đối tượng này cần thiết phải xây dựng các tiêu chí cụ thể như: tài liệu nghe nhìn của lễ kỷ niệm nào có giá trị vĩnh viễn, hội nghị hội thảo nào cần thiết phải lựa chọn để nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.
- Giá trị của tài liệu nghe nhìn không chỉ ở nội dung, mà còn ở nghệ thuật. Giá trị nghệ thuật của tài liệu nghe nhìn phụ thuộc vào tác giả bấm máy. Những tài liệu có bố cục hấp dẫn, ánh sáng, đường nét hài hòa, có tính nghệ thuật cao và thông qua đó để thu hút người xem. Những tài liệu nghe nhìn này sẽ là nguồn sử liệu có giá trị để đưa vào lưu trữ lịch sử. Đó là các tác phẩm
đạt giải cao trong các kỳ thi, những khoảnh khắc lịch sử trong các sự kiện diễn ra do những phóng viên, nhà báo, các nhiếp ảnh chuyên nghiệp nhiều kinh nghiệm ghi lại được.
1.1.4. Nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh
Việc xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu là một trong những khâu nghiệp vụ của công tác thu thập tài liệu. Như vậy, việc xác định nguồn và thành phần tài liệu cần phải đảm bảo các nguyên tắc, phương pháp chung của công tác thu thập tài liệu nói chung và tài liệu nghe nhìn nói riêng.
Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn bổ sung thường xuyên tài liệu lưu trữ của một lưu trữ lịch sử thường là cơ quan quyền lực, cơ quan quản lý đầu ngành, các doanh nghiệp, trường học, bệnh viện điển hình, các công trình xây dựng trọng điểm... mà qua hoạt động của họ, hình thành khối tài liệu phản ánh được đầy đủ các mặt hoạt động quan trọng của một giai đoạn lịch sử [25,264]. Nguồn bổ sung tài liệu lưu trữ được xác định là các cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ trong danh mục thuộc thẩm quyền thu thập, bổ sung của một lưu trữ lịch sử.
Theo chúng tôi, khái niệm “Nguồn bổ sung” chưa bao quát trách nhiệm cần thực hiện của các cơ quan, tổ chức đối với tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ nghe nhìn nói riêng. Chúng ta cần sử dụng cụm từ “nguồn nộp lưu” để xác định trách nhiệm cần phải thực hiện theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền và các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm phải thực hiện giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo đúng thời hạn, đúng thành phần tài liệu theo quy định.
Nguồn nộp lưu bao gồm: Cơ quan, tổ chức sự nghiệp Nhà nước; tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp; tổ chức xã hội; tổ chức kinh tế Nhà nước; đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) đang hoạt động, có tài khoản, con dấu, văn thư và biên chế độc lập.
Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tương ứng (gọi tắt là Danh mục nguồn nộp lưu) là kết quả của việc xác
định nguồn nộp lưu được phê duyệt của cơ quan có thẩm quyền để thực hiện. Trong đề tài này, nguồn nộp lưu được khái niệm: Nguồn nộp lưu tài liệu nghe nhìn vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh là các cơ quan thuộc khu vực thẩm quyền lưu trữ cấp tỉnh.
- Tất cả những tài liệu nghe nhìn làm sáng tỏ các sự kiện, các mốc lịch sử có ý nghĩa đều phải lựa chọn để Nhà nước bảo quản. Giá trị lịch sử của tài liệu nghe nhìn là những thông tin chứa đựng trong đó có khả năng đáp ứng được yêu cầu nghiên cứu các sự kiện, hiện tượng (tự nhiên và xã hội) trong tiến trình lịch sử dân tộc nói chung.
Mục đích của việc xác định thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh là làm rõ những tài liệu nghe nhìn có giá trị lịch sử cần bảo quản vĩnh viễn. Dựa các nguyên tắc, tiêu chuẩn, phương pháp được các nhà khoa học đã xây dựng trong xác định giá trị tài liệu nghe nhìn, chúng ta cần xác định các tiêu chí tài liệu lưu trữ nghe nhìn có giá trị lịch sử để lựa chọn giao nộp vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.
Như vậy, thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh là những tài liệu nghe nhìn có giá trị lịch sử được lựa chọn trong các cơ quan thuộc khu vực thẩm quyền lưu trữ cấp tỉnh.
1.1.5. Tiêu chí xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh
Theo Từ điển tiếng Việt: “Tiêu chí là tính chất, dấu hiệu làm căn cứ để nhận biết, xếp loại một sự việc, một khái niệm.
Tiêu chí là các tiêu chuẩn dùng để kiểm định hay để đánh giá một đối tượng, mà bao gồm các yêu cầu về chất lượng, mức độ, hiệu quả, khả năng, tuân thủ các qui tắc và qui định, kết quả cuối cùng và tính bền vững của các kết quả đó”. [15,264].
Như vậy, những tiêu chuẩn, tính chất, đặc điểm nào của tài liệu nghe nhìn làm căn cứ để xem xét xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thì đó là những tiêu chí cơ bản để xây dựng danh mục.
thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử là cơ sở cơ bản để các cơ quan tổ chức quản lý tốt ngay từ khi tài liệu nghe nhìn được hình thành. Danh mục và thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu tồn tại tương đối độc lập với danh mục và thành phần tài liệu khác (tài liệu giấy, tài liệu chuyên môn...) nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.
Ví dụ: Một hội nghị tổng kết công tác hàng năm của UBND tỉnh, tài liệu nghe nhìn hình thành từ các cơ quan truyền thông là chủ yếu. Tuy nhiên trong quy định tổ chức lập và nộp lưu hồ sơ tài liệu giấy có ghi: kèm theo phim, ảnh (nếu có). Như vậy, lấy phim ảnh từ đâu để kèm vào và (nếu có) sẽ không bao giờ có hoặc (có) cũng không thể hiện đầy đủ sự kiện diễn ra. Đây cũng chính là một trong những nguyên nhân gây nên tình trạng thiếu hụt nghiêm trọng tài liệu nghe nhìn trong các lưu trữ lịch sử.
Vì vậy, việc xây dựng các tiêu chí sẽ giúp các cơ quan có trách nhiệm thu thập đầy đủ tài liệu nghe nhìn từ khi sự kiện, hiện tượng xảy ra.
- Nhóm tiêu chí tổng hợp: Trên cơ sở các quy định của Nhà nước về xác định nguồn, thành phần tài liệu và mục tiêu thu thập tài liệu nghe nhìn có giá trị vĩnh viễn (giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử) vào lưu trữ lịch sử. Tiêu chí tổng hợp xây dựng dựa trên những đặc tính chung nhất của cơ quan trong bộ máy nhà nước và đặc điểm, ý nghĩa nội dung của tài liệu nghe nhìn. Đó là vị trí, vai trò, chức năng nhiệm vụ được giao của các cơ quan.
- Nhóm tiêu chí cụ thể: là các tiêu chí dùng để minh họa cho tiêu chí tổng hợp cũng như sử dụng để phân tích, đánh giá, chỉ rõ trạng thái.
Trong đề tài này, căn cứ vào cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và đặc biệt là cơ sở thực tiễn tác giả bước đầu xây dựng một số tiêu chí tổng hợp về xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.
1.1.5.1. Phương pháp xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh
Tổ chức xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp là nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt và ban hành. Để xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe
nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh cần thực hiện các bước sau:
Bƣớc 1. Căn cứ vào khu vực thẩm quyền lưu trữ, dự kiến nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử. Trong bước này cần thực hiện những công việc:
- Nghiên cứu các văn bản quy phạm pháp luật, các quy định liên quan đến quản lý tài liệu nghe nhìn.
- Nghiên cứu vị trí, vai trò, phạm vi hoạt động của các cơ quan trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước và trong hệ thống ngành;
- Nghiên cứu các loại tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, trong đó cần lưu ý chức năng, nhiệm vụ chính của cơ quan trong việc hình thành tài liệu nghe nhìn.
- Đánh giá sơ bộ giá trị của tài liệu nghe nhìn của các cơ quan trong nghiên cứu lịch sử và thực tiễn của địa phương.
Kết quả bước này, Lưu trữ lịch sử xây dựng danh mục dự kiến các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu nghe nhìn vào lưu trữ lịch sử, trong đó chia thành các nhóm cơ quan: Nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động có tài liệu nghe nhìn; Nhóm cơ quan quyền lực, cơ quan hành chính cao nhất ở địa phương; Nhóm tài liệu nghe nhìn của các cơ quan sản xuất ra tài liệu nghe nhìn; Nhóm cơ quan đặc thù.
Bƣớc 2. Khảo sát trực tiếp từng nhóm cơ quan theo Danh mục dự kiến các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu nghe nhìn vào lưu trữ lịch sử với các nội dung chính như sau:
- Thống kê số lượng tài liệu nghe nhìn hiện có của các cơ quan.
- Đối với nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động có tài liệu nghe nhìn; Lưu trữ lịch sử dựa vào các tiêu chí đã xây dựng để yêu cầu các cơ