8. Bố cục của luận văn
2.1. Khái quát về tỉnh Thừa Thiên Huế
Thừa Thiên Huế là một tỉnh của Việt Nam, nằm ở Bắc Trung bộ, trãi dài từ 16 đến 16,45 độ vĩ bắc, rộng từ 10,3 đến 108,8 độ kinh đông, Phía Bắc giáp tỉnh Quảng Trị, phía nam giáp thành phố Đà nẵng và tỉnh Quảng Nam, phía tây giáp nước Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào, phía Đông là biển Đông. Diện tích tự nhiên là 5.053,9 km2. Thừa Thiên Huế nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa, chia làm 2 mùa rõ rệt. Nhiệt độ trung bình hàng năm khoảng 25,6 độ.
Thừa Thiên Huế không chỉ nổi danh với những cảnh quan thiên nhiên như Vịnh Lăng Cô nằm trong danh sách các vịnh đẹp của thế giới, sông Hương như một dãi lụa xanh vắt ngang thành phố Huế, mà còn có những kiệt tác về kiến trúc cung đình, những công trình văn hóa và tổng thể lăng tẩm, đền đài được UNESCO xếp hạng là một trong những di sản văn hóa lớn của thế giới. “Huế là một kiệt tác về thơ, về kiến trúc đô thị, là một thành phố độc quyền giữ trong mình những kho tàng vô giá, một bảo tàng kỳ lạ của nền văn hóa vật chất và tinh thần của Việt Nam”.1
Triều Nguyễn là triều đại quân chủ cuối cùng của Việt Nam trải qua 143 năm (1802-1945) đã để lại những di sản văn hóa vật chất và tinh thần mà chúng ta trực tiếp kế thừa đều là những tài sản vô cùng quý giá: Quần thể di tích Cố đô Huế (được UNESCO công nhận là Di sản Văn hóa thế giới từ năm 1993), Nhã nhạc - Âm nhạc Cung đình Việt Nam (được UNESCO công nhận là Di sản phi vật thể đại diện của nhân loại năm 2003); Gần đây nhất năm 2016, UNESCO công nhận Thơ văn trên Kiến trúc cung đình Huế là Di sản tư liệu thuộc Chương trình Ký ức Thế giới khu vực Châu Á - Thái Bình Dương
2.2. Công tác quản lý tài liệu nghe nhìn tại Lƣu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế
2.2.1. Tổ chức bộ máy Lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế
Điều 5, Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia quy định: “Tài liệu lưu trữ quốc gia phải bảo quản trong các cơ quan lưu trữ Nhà nước. Căn cứ vào tính chất, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ quốc gia, Nhà nước phân cấp cho các cơ quan lưu trữ Nhà nước trung ương, địa phương hoặc chuyên ngành tập trung bảo quản”
Cơ quan lưu trữ Nhà nước được phân thành 2 cấp: trung ương và cấp tỉnh
Thực hiện Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24 tháng 01 năm 1998 của Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) ban hành về hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở cơ quan nhà nước các cấp; Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh Thừa Thiên Huế ban hành Quyết định số 1042/1998/QĐ-UB ngày 15 tháng 8 năm 1998 về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh. Đây là văn bản đầu tiên chính thức quy định việc hình thành lưu trữ lịch sử địa phương, đánh dấu việc tổ chức quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
Ngày 04 tháng 4 năm 2001, Ủy ban Thường vụ Quốc hội khóa X thông qua Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia trong đó quy định: Lưu trữ lịch sử là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành và các nguồn tài liệu khác. Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử được khai thác, sử dụng rộng rãi cho nhu cầu nghiên cứu toàn xã hội.
Ngày 01 tháng 02 năm 2005, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 21/2005/TT-BNV hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính Phủ và Uỷ ban nhân dân trong đó quy định: Trung tâm Lưu trữ tỉnh thuộc Văn phòng UBND tỉnh có chức năng của Lưu trữ lịch sử.
Bộ Nội vụ tiếp tục ban hành Thông tư hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện (Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04 tháng 6 năm 2008 và Thông tư số 06/2008/TT-BNV ngày 21 tháng 8 năm 2008 sửa đổi)
trong đó quy định: Chuyển Trung tâm Lưu trữ tỉnh từ Văn phòng UBND tỉnh về trực thuộc Sở Nội vụ và thành lập thêm Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ làm nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ.
Thực hiện Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp, UBND tỉnh Thừa Thiên Huế ban hành Quyết định số 1070/QĐ-UBND ngày 07 tháng 6 năm 2010 thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh. Chi cục Văn thư - Lưu trữ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.
Ngày 31 tháng 10 năm 2014, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 15/2014/TT-BNV hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; trong đó quy định: Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư Lưu trữ, Sở Nội vụ.
Như vậy, sau 16 năm, kể từ khi thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh đến nay, Trung tâm Lưu trữ lịch sử trở về chức năng lưu trữ lịch sử với nhiệm vụ quản lý toàn bộ tài liệu lưu trữ có giá trị vĩnh viễn từ các nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.
2.2.2. Thành phần tài liệu nghe nhìn đang được bảo quản tại Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế
Tài liệu nghe nhìn bảo quản tại Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế rất ít. Tuy nhiên để xây dựng danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào chúng ta cần tìm hiểu, nghiên cứu khảo sát tài liệu nghe nhìn đang bảo quản tại Trung tâm phản ánh vấn đề nào, thể loại gì, ý nghĩa lịch sử như thế nào, từ đó kết hợp với tài liệu nghe nhìn đang bảo quản ở các cơ quan trên địa bàn sẽ cho chúng ta xác định thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu
trữ lịch sử tỉnh.
- Loại hình tài liệu: Tài liệu ghi âm và tài liệu phim điện ảnh không có, tài liệu ảnh còn lại rất ít.
- Nội dung tài liệu nghe nhìn phản ánh một số mặt hoạt động của địa phương như sau:
- Tài liệu trước năm 1975: Qua số liệu khảo sát, tài liệu nghe nhìn chỉ còn lại hơn 100 ảnh phản ảnh hoạt động của chính quyền cũ với ba thể loại chủ yếu là ảnh sự kiện không chỉ trong phạm vi tỉnh mà còn phản ánh một số hoạt động của miền Trung như: thiết lập Quận Chương Nghĩa, Quảng Ngãi năm 1961(28 ảnh), vị trí và hình ảnh các ngôi nhà số 19 Nguyễn Tường Tộ bị hư hại sau biến cố Mậu Thân năm 1968 (53 ảnh), giải thể thao năm 1964 của tỉnh Thừa Thiên (50 ảnh), khánh thành cầu Bến Ngự, Huế (4 ảnh), đặc biệt có tập ảnh về tội ác chiến tranh của đế quốc Mỹ tại Việt Nam (41 ảnh).
- Tài liệu từ năm 1975 đến năm 1989: Thực hiện Nghị quyết số 75 ngày 27 tháng 12 năm 1975 về việc hợp nhất một số tỉnh trong đó có 3 tỉnh Quảng Bình, Quảng Trị, Thừa Thiên và khu vực Vĩnh Linh thành tỉnh Bình Trị Thiên. Tài liệu ảnh trong thời kỳ này phản ánh về hoạt động của lãnh đạo tỉnh, một số hội nghị của tỉnh như sau:
+ Tài liệu ảnh về thực hiện nghĩa vụ quốc tế đối với nhân dân Campuchia, thắt chặt tình hữu nghị của tỉnh Bình Trị Thiên với tỉnh Xiêm Riệp như giúp bạn sửa chữa lại trường cấp 3 bị bọn Pôn pốt phá hoại (15 ảnh);
+ Tài liệu đón tiếp các đồng chí lãnh đạo Đảng và Chính phủ: Chủ tịch Hội đồng Nhà nước Võ Chí Công thăm tỉnh (10 ảnh); Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng Đỗ Mười (8 ảnh); Tổng Bí thư Đảng Cộng sản Việt Nam Nguyễn Văn Linh (16 ảnh).
+ Tài liệu ảnh đón tiếp các đoàn khách nước ngoài.
+ Tài liệu ảnh về cơn bão Đêm ngày 15 tháng 10, rạng sáng ngày 16 tháng 10 năm 1985 (tức đêm mùng 2 rạng sáng mùng 3 tháng 9 âm lịch năm Ất Sửu), cơn bão số 8 - Cecil đã đổ bộ vào khu vực tỉnh Bình Trị
Thiên và hoàn lưu bão đã quét qua cố đô, thành phố Huế. đã gây gió mạnh cấp 11, 12 cho khu vực Trung Trung Bộ và mưa lớn, lũ lụt cho toàn bộ miền Trung của Việt Nam. Ở cửa Thuận An, nước dâng cao lên đến 1,9 mét và tràn vào bờ. Hầu hết các hộ dân sống trong vùng ngập lụt phải đi di dời ra khỏi nơi nguy hiểm. Cơn bão số 8 đã đi vào ký ức không thể phai nhòa của hàng triệu người dân sống và đã từng sống trên mảnh đất "Thần Kinh" bởi thiệt hại của nó gây ra rất lớn, được xem là một "cơn ác mộng" đối với người dân Huế với 720 người chết. Họ so sánh cơn bão này với trận bão rất mạnh xảy ra vào năm Giáp Thìn (năm 1904). Đây được xem là trận bão lớn nhất trong 100 năm qua
tại khu vực này (82 ảnh). (Phụ lục 06,tr120-122 ).
- Tài liệu từ năm 1989 đến nay: Thực hiện Nghị quyết ngày 30 tháng 6 năm 1989 được Quốc hội khóa VIII, kỳ họp thứ 5 thông qua về phân vạch địa giới hành chính của các tỉnh Nghĩa Bình, Phú Khánh và Bình trị Thiên trong đó tách tỉnh Bình Trị Thiên thành 3 tỉnh mới: Thừa Thiên Huế, Quảng Trị, Quảng Bình.
Tài liệu nghe nhìn giai đoạn này không nhiều, chỉ có một số tập ảnh trong hồ sơ chuyên viên Văn phòng UBND tỉnh nộp lưu như:
+ Những hình ảnh hoạt động của ngành giáo dục và đào tạo thành phố Huế từ năm 1978 đến năm 1996. (60 ảnh)
+ Những hình ảnh khởi công, khánh thành các công trình lớn như: Cảng Chân Mây năm 1997, Hầm đường bộ Hải vân (8 ảnh)
Qua khảo sát, nghiên cứu thành phần tài liệu nghe nhìn tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế, nhận thấy Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh đã thu được một khối lượng tài liệu không lớn; nhiều tài liệu có giá trị, phản ánh nhiều sự kiện trọng đại của tỉnh, góp phần nghiên cứu các mặt khác nhau của đời sống xã hội. Tuy nhiên, khối lượng còn quá ít so với thực tế tài liệu nghe nhìn được
sản sinh; thành phần tài liệu thiếu nghiêm trọng.
2.2.3. Về bảo quản tài liệu
Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh Thừa Thiên Huế xây dựng từ năm 1998,
được xây dựng đã lâu, diện tích nhỏ không còn đáp ứng nhu cầu, cơ sở vật chất xuống cấp nghiêm trọng, thiếu thốn trang thiết bị bảo quản, thiếu diện tích lưu trữ, không đảm bảo yêu cầu về tải trọng, độ ẩm, nhiệt độ… Đặc biệt, kho lưu trữ lịch sử chưa có các phòng kho, phương tiện bảo quản tài liệu nghe nhìn. Trước thực trạng và nhu cầu cấp bách trên, để đảm bảo việc lưu trữ, bảo quản, phát huy giá trị tài liệu, UBND tỉnh đã có văn bản báo cáo Thủ tướng Chính phủ đề nghị bố trí vốn ngân sách trung ương để sớm xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng theo Đề án “Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương” ban hành kèm theo Quyết định số 1784/QĐ-TTg ngày 24 tháng 9 năm 2010.
Trong kho lưu trữ dự kiến xây dựng đã thiết kế đầy đủ các phòng kho bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu nghe nhìn như: phòng chiếu phim,
ảnh(100m2
) , phòng bảo quản tài liệu nghe nhìn (30m2), khu vực xử lý phim
ảnh (30m2)…
2.2.4. Về phục vụ khai thác sử dụng tài liệu
Lưu trữ lịch sử tỉnh phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ khoảng 1.000 lượt độc giả/năm; Tuy nhiên, trong thời gian qua, độc giả sử dụng tài liệu nghe nhìn chỉ có 01 lượt. Đây là vấn đề tồn tại đặt ra cho lưu trữ lịch sử tỉnh cần phải nghiên cứu, tìm hiểu nguyên nhân, giải pháp đối với việc quản lý tài liệu nghe nhìn tại các lưu trữ lịch sử để tạo ra nguồn sử liệu phong phú, đa dạng nhằm tạo sự quan tâm của độc giả đối với sử dụng, khai thác tài liệu nghe nhìn.
2.3. Quản lý tài liệu lƣu trữ nghe nhìn ở các cơ quan
Từ cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý khẳng định, Lưu trữ lịch sử có quyền hạn thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn. Vị trí, vai trò, chức năng nhiệm vụ của các cơ quan trong việc hình thành tài liệu nghe nhìn là cơ sở thực tiễn để xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh.
2.3.1. Các cơ quan trong hoạt động có tài liệu nghe nhìn cần nộp lưu vào LTLS tỉnh Thừa Thiên Huế vào LTLS tỉnh Thừa Thiên Huế
Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có các hoạt động tạo ra tài liệu nghe nhìn, chúng ta cần phải xác định giá trị lịch sử, giá trị thực tiễn của các tài liệu này để đưa vào bảo quản an toàn trong các kho lưu trữ nhằm phục vụ tốt nhất thông tin quá khứ cho các nghiên cứu sau này.
Các cơ quan, tổ chức hàng năm đều có các sự kiện quan trọng trong hoạt động của mình như: Tổng kết cuối năm, kỷ niệm những ngày lễ lớn… Trong tổ chức các sự kiện này, một phần không thể thiếu là chụp ảnh, quay phim các hoạt động diễn ra. Các tài liệu nghe nhìn này có giá trị vĩnh viễn được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan cùng với hồ sơ hội nghị, hồ sơ sự kiện theo quy định. Tuy nhiên, chất lượng cũng như tính nghệ thuật của các tài liệu lưu trữ không cao, nhiều tài liệu chưa thể hiện nội dung mà nó muốn phản ánh. Nhiều trường hợp, sau khi chụp ảnh, quay phim kỹ thuật số, tác giả tài liệu chỉ lưu vào trong các phương tiện số cá nhân (điện thoại, máy ảnh kỹ thuật số, máy vi tính…), sau một thời gian, dữ liệu bị virút, hoặc các tác nhân khác làm hư hỏng các phương tiện này và toàn bộ dữ liệu bị mất đi. Đây là một vấn đề cần nghiên cứu để bảo quản an toàn và phát huy có hiệu quả tài liệu nghe nhìn.
Trong quá trình xây dựng các đề án, dự án khoa học công nghệ, khoa học xã hội, một phần tài liệu minh chứng cho việc thực hiện, làm cơ sở để đánh giá hiệu quả của đề án dự án là tài liệu nghe nhìn. Các cơ quan, tổ chức đã tiến hành thực hiện tạo lập tài liệu nghe nhìn như chụp ảnh, quay phim quá trình thực hiện cũng như kết quả thực hiện. Tài liệu nghe nhìn này được nộp lưu vào lưu trữ cùng với hồ sơ xây dựng đề án, dự án, quy hoạch, thống kê.
Cơ quan, tổ chức chủ trì các hội thảo, hội nghị chuyên đề, hợp tác quốc tế cũng tạo lập ra tài liệu nghe nhìn như: Ghi âm, quay phim, chụp ảnh hội nghị chuyên đề, hội thảo khoa học, hợp tác quốc tế. Đây cũng là những tài liệu nghe nhìn có giá trị lịch sử đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức. Những tài liệu này cần thiết phải nộp vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
Như vậy, qua phân tích ở trên, phần lớn trong hoạt động của các cơ