8. Bố cục của luận văn
1.1. Cơ sở lý luận
1.1.5. Tiêu chí xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn cần nộp lưu
nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh
Theo Từ điển tiếng Việt: “Tiêu chí là tính chất, dấu hiệu làm căn cứ để nhận biết, xếp loại một sự việc, một khái niệm.
Tiêu chí là các tiêu chuẩn dùng để kiểm định hay để đánh giá một đối tượng, mà bao gồm các yêu cầu về chất lượng, mức độ, hiệu quả, khả năng, tuân thủ các qui tắc và qui định, kết quả cuối cùng và tính bền vững của các kết quả đó”. [15,264].
Như vậy, những tiêu chuẩn, tính chất, đặc điểm nào của tài liệu nghe nhìn làm căn cứ để xem xét xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thì đó là những tiêu chí cơ bản để xây dựng danh mục.
thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử là cơ sở cơ bản để các cơ quan tổ chức quản lý tốt ngay từ khi tài liệu nghe nhìn được hình thành. Danh mục và thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu tồn tại tương đối độc lập với danh mục và thành phần tài liệu khác (tài liệu giấy, tài liệu chuyên môn...) nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.
Ví dụ: Một hội nghị tổng kết công tác hàng năm của UBND tỉnh, tài liệu nghe nhìn hình thành từ các cơ quan truyền thông là chủ yếu. Tuy nhiên trong quy định tổ chức lập và nộp lưu hồ sơ tài liệu giấy có ghi: kèm theo phim, ảnh (nếu có). Như vậy, lấy phim ảnh từ đâu để kèm vào và (nếu có) sẽ không bao giờ có hoặc (có) cũng không thể hiện đầy đủ sự kiện diễn ra. Đây cũng chính là một trong những nguyên nhân gây nên tình trạng thiếu hụt nghiêm trọng tài liệu nghe nhìn trong các lưu trữ lịch sử.
Vì vậy, việc xây dựng các tiêu chí sẽ giúp các cơ quan có trách nhiệm thu thập đầy đủ tài liệu nghe nhìn từ khi sự kiện, hiện tượng xảy ra.
- Nhóm tiêu chí tổng hợp: Trên cơ sở các quy định của Nhà nước về xác định nguồn, thành phần tài liệu và mục tiêu thu thập tài liệu nghe nhìn có giá trị vĩnh viễn (giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử) vào lưu trữ lịch sử. Tiêu chí tổng hợp xây dựng dựa trên những đặc tính chung nhất của cơ quan trong bộ máy nhà nước và đặc điểm, ý nghĩa nội dung của tài liệu nghe nhìn. Đó là vị trí, vai trò, chức năng nhiệm vụ được giao của các cơ quan.
- Nhóm tiêu chí cụ thể: là các tiêu chí dùng để minh họa cho tiêu chí tổng hợp cũng như sử dụng để phân tích, đánh giá, chỉ rõ trạng thái.
Trong đề tài này, căn cứ vào cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và đặc biệt là cơ sở thực tiễn tác giả bước đầu xây dựng một số tiêu chí tổng hợp về xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.
1.1.5.1. Phương pháp xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh
Tổ chức xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp là nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt và ban hành. Để xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe
nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh cần thực hiện các bước sau:
Bƣớc 1. Căn cứ vào khu vực thẩm quyền lưu trữ, dự kiến nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử. Trong bước này cần thực hiện những công việc:
- Nghiên cứu các văn bản quy phạm pháp luật, các quy định liên quan đến quản lý tài liệu nghe nhìn.
- Nghiên cứu vị trí, vai trò, phạm vi hoạt động của các cơ quan trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước và trong hệ thống ngành;
- Nghiên cứu các loại tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, trong đó cần lưu ý chức năng, nhiệm vụ chính của cơ quan trong việc hình thành tài liệu nghe nhìn.
- Đánh giá sơ bộ giá trị của tài liệu nghe nhìn của các cơ quan trong nghiên cứu lịch sử và thực tiễn của địa phương.
Kết quả bước này, Lưu trữ lịch sử xây dựng danh mục dự kiến các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu nghe nhìn vào lưu trữ lịch sử, trong đó chia thành các nhóm cơ quan: Nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động có tài liệu nghe nhìn; Nhóm cơ quan quyền lực, cơ quan hành chính cao nhất ở địa phương; Nhóm tài liệu nghe nhìn của các cơ quan sản xuất ra tài liệu nghe nhìn; Nhóm cơ quan đặc thù.
Bƣớc 2. Khảo sát trực tiếp từng nhóm cơ quan theo Danh mục dự kiến các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu nghe nhìn vào lưu trữ lịch sử với các nội dung chính như sau:
- Thống kê số lượng tài liệu nghe nhìn hiện có của các cơ quan.
- Đối với nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động có tài liệu nghe nhìn; Lưu trữ lịch sử dựa vào các tiêu chí đã xây dựng để yêu cầu các cơ quan thực hiện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cần thiết phải nộp lưu tài liệu nghe nhìn bổ trợ cho hồ sơ tài liệu giấy khi nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo quy định.
- Đối với nhóm cơ quan quyền lực, cơ quan hành chính cao nhất ở địa phương; Lưu trữ lịch sử tổ chức xác định giá trị tài liệu nghe nhìn có ý nghĩa
về chính trị, kinh tế, văn hóa... trong tiến trình xây dựng, phát triển của địa phương. Trong đó, lưu ý cần xác định ngay từ đầu một số tài liệu nghe nhìn hình thành từ các sự kiện quan trọng có giá trị lịch sử cần phải thu thập ngay vào Lưu trữ lịch sử để tổ chức bảo quản an toàn, kéo dài tuổi thọ không phải chờ nộp lưu cùng với các loại tài liệu khác.
- Nhóm các cơ quan sản xuất ra tài liệu nghe nhìn, Lưu trữ lịch sử nghiên cứu các loại tài liệu nghe nhìn hình thành trong quá trình hoạt động của nhóm cơ quan này theo các tiêu chuẩn, trong đó lưu ý về xuất xứ, bản chính, bản sao, nguồn gốc, đối tượng phản ánh, thể loại và loại hình tài liệu nghe nhìn; tài liệu chữ viết kèm theo, mức độ đầy đủ của sự kiện;
Kết quả của bước 2 là lựa chọn những nhóm tài liệu nghe nhìn phải nộp lưu để dự kiến Danh mục thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh
Bƣớc 3. Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục nguồn nộp lưu và Danh mục thành phần tài liệu lưu trữ nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử như sau:
- Gửi các danh mục dự kiến cho các cơ quan được khảo sát để xin ý kiến, xem xét, bổ sung vào danh mục những tài liệu lưu trữ nghe nhìn có giá trị lịch sử và hoàn chỉnh Danh mục;
- Trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của lưu trữ lịch sử cấp tỉnh để xem xét, đánh giá và thông qua danh mục đó;
- Chi cục trưởng Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh tham mưu Sở Nội vụ trình UBND tỉnh ký quyết định ban hành.
Kết quả của việc xác định nguồn và thành phần tài liệu lưu trữ nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh là Quyết định của UBND tỉnh ban hành Danh mục nguồn nộp lưu và Danh mục thành phần tài liệu lưu trữ nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.
Như vậy, việc xây dựng các tiêu chí là việc làm đặt ra đầu tiên để thực hiện việc để xác định nguồn và thành phần tài liệu lưu trữ nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.
1.1.5.2. Phương pháp xây dựng các tiêu chí xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh
Từ phương pháp xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, chúng ta cần thiết phải xác định những tiêu chuẩn, tính chất, đặc điểm nào của tài liệu nghe nhìn trong các cơ quan làm căn cứ để xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thì đó là những tiêu chí cơ bản để xây dựng danh mục.
Phương pháp xây dựng các tiêu chí bao gồm các bước sau:
Bƣớc 1. Xây dựng các nhóm tiêu chí bao gồm: Tiêu chí tổng hợp và tiêu chí cụ thể.
Tiêu chí tổng hợp được xây dựng dựa trên phương pháp luận lưu trữ học Mac xít. Đó là chỉ ra những cơ sở khoa học để nhận thức đúng đắn bản chất của tài liệu nghe nhìn đối với lịch sử của nhân loại và sự phát triển của xã hội dựa trên nguyên tắc chung do lưu trữ học Mác xít đề ra: Nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp.
Tính logic trong xây dựng tiêu chí đối với tài liệu nghe nhìn là phải xác định sự tồn tại trực quan sinh động của tài liệu nghe nhìn, khi ta nhìn vào sự kiện đó sẽ cho chúng ta những cảm nhận sự kiện, hiện tượng đó diễn ra như thế nào, giúp chúng ta cảm nhận như sống lại, cùng hòa nhập vào sự kiện trong quá khứ. Như vậy, việc xác định các tiêu chí để xây dựng nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu phải có kiến thức tổng hợp để đảm bảo các nguyên tắc phương pháp luận đã đề ra, từ đó không bỏ sót những cơ quan hoặc thành phần tài liệu nghe nhìn có giá trị. Kết quả bước 1 sẽ là Danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.
Ví dụ: Tiêu chí cơ quan nộp lưu tài liệu nghe nhìn vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh trước hết phải xác định là tất cả các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử có như vậy mới đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu nghe nhìn phản ánh các mặt hoạt động của tỉnh.
Tiêu chí cụ thể được xây dựng dựa vào giá trị thực tiễn của tài liệu nghe nhìn như: mức độ đầy đủ của sự kiện, phản ánh các hiện vật gốc, tình trạng
vật lý của tài liệu, tính nguyên gốc của tài liệu.
Bƣớc 2. Xác định những cơ quan có vị trí quan trọng của tỉnh, những cơ quan có chức năng chủ yếu sử dụng tài liệu nghe nhìn làm phương tiện hoạt động, những cơ quan được giao nhiệm vụ chính để tổ chức các sự kiện quan trọng của tỉnh. Tại bước này, các tiêu chí cơ bản được xây dựng để xác định những cơ quan thường xuyên nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử và những cơ quan không thường xuyên nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.
Kết quả bước 2 là tiêu chí để xây dựng danh mục các cơ quan có vị trí quan trọng, cơ quan quản lý nhà nước về tài liệu nghe nhìn, cơ quan đặc thù của tỉnh.
Bƣớc 3. Xác định những loại tài liệu nghe nhìn hình thành trong các cơ quan có giá trị lịch sử phải giao nộp vào lưu trữ lịch sử để các cơ quan có trách nhiệm tạo lập bảo quản, tổ chức sử dụng và nộp lưu theo đúng quy định.
Tiêu chí đặt ra cần phải thống nhất quan điểm là tài liệu nghe nhìn được xem như là nguồn sử liệu độc lập đối với tài liệu giấy hoặc bổ trợ cho tài liệu giấy nhưng giao nộp theo danh mục tài liệu nghe nhìn đã được xây dựng.
Đó là những tài liệu nghe nhìn hình thành trong các hồ sơ có giá trị vĩnh viễn như: Hội nghị tổng kết, Hội thảo khoa học, các loại tài liệu khoa học kỹ thuật, các sự kiện mang ý nghĩa lịch sử đối với tỉnh.
Kết quả của bước 3 là Danh mục tài liệu nghe nhìn hình thành phổ biến, phản ánh các sự kiện tiêu biểu, phản ánh thông tin mới, có giá trị nghệ thuật cao của cơ quan phải nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.
1.1.5.3. Các tiêu chuẩn xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh
Xác định nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử là xác định cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu tài liệu nghe nhìn vào thành phần Phông Lưu trữ quốc gia. Trên cơ sở vận dụng phương pháp phân tích chức năng đã được các nhà lưu trữ nghiên cứu và đã thống nhất đưa ra những tiêu chuẩn cơ bản sau đây:
- Tiêu chuẩn ý nghĩa của cơ quan hình thành phông
lịch sử cấp tỉnh là làm rõ những cơ quan, tổ chức địa phương trong hoạt động theo chức năng nhiệm vụ hình thành tài liệu nghe nhìn có giá trị lịch sử cần bảo quản vĩnh viễn.
Với cách giải thích này chúng ta nhận thấy việc xác định nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ nghe nhìn vào lưu trữ lịch sử địa phương cần thiết phải vận dụng phương pháp phân tích chức năng trong đó tài liệu của các cơ quan có vị trí hàng đầu trong bộ máy quản lý nhà nước như HĐND, UBND, cơ quan quản lý đầu ngành hoặc các cơ quan chuyên môn sản xuất tài liệu nghe nhìn cần được ưu tiên lựa chọn để đưa vào bảo quản vĩnh viễn. Đây cũng chính là nguồn nộp lưu chủ yếu tài liệu nghe nhìn vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.
Các cơ quan có chức năng hẹp hơn, hoạt động cơ quan mang tính chất tham mưu cho các cơ quan khác thường chỉ có ý nghĩa trong một thời gian nhất định thì chúng ta chỉ cần giữ lại những tài liệu nghe nhìn tiêu biểu.
- Tiêu chuẩn tác giả của tài liệu nghe nhìn
Tác giả tài liệu là cơ quan hoặc cá nhân lập ra tài liệu. Nội dung chính của tiêu chuẩn này là khi xác định giá trị tài liệu phải xét đến vai trò và ý nghĩa của cơ quan lập ra tài liệu đó. Theo tiêu chuẩn này tài liệu có giá trị nhất là những tài liệu do cơ quan hình thành phông tạo nên. Tuy nhiên trong hoạt động tạo ra tài liệu nghe nhìn phản ánh các sự kiện, phim thời sự ở địa phương, tác giả chỉ là người trung gian đó là các phóng viên của các cơ quan truyền thông, báo chí hoặc cán bộ của cơ quan tham gia vào sự kiện để ghi chép bằng máy ảnh, máy quay phim. Sau đó tài liệu nghe nhìn này được biên tập lại với mục đích tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng.
Trong hoạt động quản lý, một số cơ quan có chức năng tạo lập tài liệu nghe nhìn như Sở Văn hóa Thể thao, Sở Thông tin truyền thông, Phòng Văn hóa Thông tin các huyện. Các hoạt động này được nhà nước cấp kinh phí để thực hiện các lĩnh vực về văn hóa, lễ hội, di sản, ... Tài liệu nghe nhìn hình thành từ các hoạt động này cần thiết phải thu thập vào lưu trữ lịch sử nhằm phục vụ cho việc nghiên cứu về sau. Tuy nhiên, việc bảo quản những tài liệu nghe nhìn có chất liệu đặc biệt này cần thiết phải được trang bị những điều
kiện bảo quản tiêu chuẩn mới đảm bảo an toàn cho tài liệu, trong lúc đó các cơ quan nói trên không được đầu tư về cơ sở vật chất, trình độ nghiệp vụ cũng như các điều kiện cần thiết khác. Do đó cần xác định các cơ quan, tổ chức này là nguồn nộp lưu chủ yếu tài liệu nghe nhìn vào lưu trữ lịch sử.
- Tiêu chuẩn ý nghĩa các sự kiện quan trọng của cơ quan, tổ chức, địa phương
Các sự kiện quan trọng đánh dấu những giai đoạn hình thành và phát triển của cơ quan, tổ chức, địa phương. Những sự kiện này được tài liệu lưu trữ nghe nhìn phản ánh trong từng bức ảnh, những đoạn phim, băng ghi âm mang ý nghĩa giáo dục truyền thống yêu nước, lý tưởng cách mạng, gắn với phong trào thi đua yêu nước và thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội,