9. Dự kiến kết quả nghiên cứu
2.1 Các phân hệ của phần mềm Libol5.5 ứng dụng tại Trung tâm
2.1.2 Phân hệ biên mục
Hình 2.9: Phân hệ biên mục.
Phần mềm Libol 5.5 đã thƣ̣c hiê ̣n đƣợc nguyên tắc hàng đầu của viê ̣c áp dụng CNTT trong công tác TT -TV là “ dƣ̃ liê ̣u đƣợc ta ̣o lâ ̣p mô ̣t lần và đƣợc sƣ̉ dụng nhiều lần” . Do đó, nó đã giúp loại bỏ đƣợc những khâu trùng lặp thƣờng gă ̣p phải khi thƣ̣c hiê ̣n các công viê ̣c của thƣ viê ̣n bằng phƣơng pháp thủ công hoă ̣c bằng máy tính vớ i các hê ̣ quản tri ̣ cơ sở dƣ̃ liê ̣u riêng rẽ . Đấy chính là việc chƣơng trình cho phép Module Biên mu ̣c sẽ dƣ̣a trên nhƣ̃ng dƣ̃ liê ̣u đã đƣợc câ ̣p
59
nhâ ̣t tƣ̀ Module bổ sung để tiếp tu ̣c hoàn chỉnh các thông tin chi tiết về tài liê ̣u và nhƣ̃ng thông tin này sẽ la ̣i đƣợc sƣ̉ du ̣ng trong các Module Tra cƣ́u (OPAC), Mƣợn – Trả (Lƣu thông). Nhƣ vâ ̣y, các tài liệu sau khi đã đƣợc biên mục sơ lƣợc tại phân hê ̣ Bổ sung sẽ đƣợc cán bô ̣ thƣ viê ̣n biên mu ̣c tiếp tu ̣c ta ̣i phân hệ biên mục.
Biên mục là quá trình xử lý tài liệu bao gồm cả xử lý hình thức và xử lý nội dung, nhằm đƣa ra những thông tin chi tiết về tài liệu phục vụ cho việc lƣu trữ và tra cứu của bạn đọc
Công ty Công nghệ Tin học Tinh Vân cung cấp phần mềm Libol5.5 cho khách hàng với phân hệ biên mục có 4 chức năng chính là Biên mục, Từ điển, Danh mục, Mẫu biên mục. Hiện nay có chức năng biên mục, từ điển đã đƣợc cán bộ thƣ viện tổ Phân loại – Biên mục ở Trung tâm TT-TV Trƣờng Đại học Kiến trúc Hà Nội ứng dụng vào trong cơng việc của mình một cách hiệu quả.
Tổ Phân loại – Biên mục gồm có 4 ngƣời. Để truy cập vào phân hệ Biên mục và sử dụng các chức năng trong phân hệ, cán bộ trong tổ đƣợc cấp phát một tài khoản sử dụng với quyền thích hợp và chỉ có tổ trƣởng tổ Phân loại – Biên mục mới có quyền sữa chữa và xóa biểu ghi do các thành viên khác làm. Quyền đƣợc cấp phát tài khoản là do những ngƣời phụ trách phân hệ Quản lý.
Biên mục:
* Trƣớc hết, khi biên mục cho những ấn phẩm có vài thuộc tính chung nào đó, cán bộ của Trung tâm có thể dùng chức năng này để đặt những giá trị cố định cho các trƣờng tƣơng ứng trong bản ghi biên mục, nhằm giảm bớt thao tác lặp đi lặp lại khi nhập tin cho những trƣờng này với các đầu ấn phẩm khác nhau. Giá trị cố định này sẽ có hiệu lực trong suốt phiên làm việc trừ khi nó đƣợc đặp lại.
Trong phần Giá trị ngầm định cán bộ có thể đặt giá trị ngầm định cho một trƣờng hoặc tra cứu nhãn trƣờng cần nhập giá trị ngầm định.
Sau khi đã nhập và đặt các giá trị ngầm định, ta có thể xem và sửa chữa hoặc xóa các giá trị sai, khơng cần thiết. Chỉ cần bấm vào dòng “xem các giá tri ngầm định”, bấm vào ký hiệu X cùng hàng với các giá trị cần thay đổi. Trong trƣờng hợp muốn nhập mới giá trị ngầm định thì nhập vào đƣờng liên kết “Nhập các giá trị ngầm định”. Trong chức năng giá trị ngầm định này, cán bộ thƣ viện
60
cịn có thể tra cứu nhãn trƣờng cần nhập giá trị ngầm định thông qua tên của trƣờng đó. Ngƣời ta có thể nhập các từ khóa muốn tìm kiếm trong “tên trƣờng”
Tùy thuộc vào những dạng tài liệu khác nhau mà khi biên mục ngƣời cán bộ biên mục phải đặt cho chúng giá trị ngầm định phù hợp.
Ví dụ đặt giá trị ngầm định cho tài liệu là luận văn thạc sĩ chuyên ngành Kiến trúc – Trƣờng Đại học Kiến trúc Hà Nội.
Hình 2.10: Hình ảnh đặt giá trị ngầm định cho tài liệu là Luận văn * Sau khi các giá trị ngầm đã đƣợc “đặt” ngƣời biên mục sẽ tiến hành biên mục mới cho các tài liệu. Trên thực đơn của phân hệ Biên mục, ta nhấp vào “Nhập mới”. Sau đó ta cần phải chọn mẫu biên mục phù hợp với dạng tài liệu biên mục từ danh sách những mẫu biên mục hiện có trong phân hệ bằng cách đánh dấu vào nút lựa chọn tƣơng ứng và bấm nút lựa chọn. Các dạng mẫu biên mục có thể chọn là sách, tạp chí, luận án luận văn… Ngồi ra có thể bổ sung thêm các mẫu biên mục mới bằng cách sử dụng chƣc năng “Tạo mẫu biên mục”.
Mỗi mẫu biên mục sẽ có 2 phần: Phần nhập tin nằm trên cửa sổ làm việc, trong đó ngƣời biên mục nhập những thơng tin cụ thể của 1 ấn phẩm và phần các chƣc năng xử lý nằm trên các thanh thực đơn phụ và các cơng cụ có sẵn trên giao
61
diện nhập dữ liệu. Các thanh thực đơn phụ này cung cấp cho ta những chức năng nhƣ tắt/hiện tên trƣờng, cập nhật, xem, đặt lại các biểu ghi… Các công cụ giúp ta thêm dữ liệu cho các trƣờng lặp, đi đến biểu ghi đầu tiên/cuối cùng kể từ biểu ghi hiện thời…
Khi nhập tin, ngƣời biên mục có thể nhấn vào nút “Sinh giá trị” để cập nhật mã tài liệu cho ấn phẩm. Sau đó họ nhập các dữ liệu vào các ơ nhập dữ liệu theo hàng ngang. Q trình nhập dữ liệu phải chính xác nhằm tránh mất tin và khó khăn trong vấn đề quản lý thông tin. Sau khi nhập xong các dữ liệu, ta nhấn nút “Xem” để duyệt lại biểu ghi vừa nhập và sửa những thơng tin bị sai. Sau đó nhấn nút “Hợp lệ” để kiểm tra tính hợp lệ, rồi nhấn nút “Cập nhật” để đƣa biểu ghi nhập vào cơ sở dữ liệu. Ƣu điểm của biên mục trong Libol là khi biểu ghi đã cập nhật và xếp giá thì ngƣời đọc có thể tra cứu ngay lập tức các thông tin về biểu ghi vừa nhập.
Thƣ viện Trƣờng Đại học Kiến trúc Hà Nội đã nối mạng LAN, nên khi thông tin vừa đƣợc cập nhật, cán bộ quản lý tiến hành mở kho dữ liệu thì bạn đọc có thể tra cứu, tìm kiếm thông tin trên nhằm phục vụ cho các nhu cầu của mình.
Ví dụ: Biên mục mới cho các tài liệu dạng sách tại Trƣờng Đại học Kiến trúc Hà Nội
Nhập biểu cho cuốn sách: “Lịch sử triết học” của GS.TS. Nguyễn Hữu Vui - Tại nút “Sinh giá trị” kích chuột trái. Mã số tài liệu đƣợc cập nhật tự động là HAU000012567.
- Trƣờng 100 (tác giả chính cá nhân) gõ $aNguyễn Hữu Vui
- Trƣờng 245 (Nhan đề chính) gõ: $aLịch sử triết học/$cGS.TS. Nguyễn Hữu Vui
- Trƣờng 260 (Thơng tin xuất bản phát hành) gõ: $aH.:$bChính trị Quốc Gia,$c2007
- Trƣờng 300 (Mô tả vật lý) gõ $a645 tr
- Trƣờng 653 (Từ khóa khơng kiểm soát) gõ $aTriết học. Sau đó nhấn Enter, gõ $aLịch sử triết học. Enter.
62
- Trƣờng 925 (Vật mang tin). Giá trị ngầm định. Gõ G - Trƣờng 926 (Độ mật). Giá trị ngầm định gõ A
- Trƣờng 927(Dạng tài liệu), Giá trị ngầm định gõ SH
Nhấn nút “Hợp Lệ”, màn hình báo biểu ghi đã hợp lệ. Nhấn nút “Cập nút”. Sau đó ghi số đăng ký cá biệt. nhấn nút “xếp giá”.
Cơng tác nhập mới chƣa hồn thiện ngay các biểu ghi trong cơ sở dữ liệu. Cùng thời gian, tài liệu cần có những sửa chữa hoặc những tài liệu mất mát cần phải xóa bỏ sự tồn tại của chúng trong cơ sở dữ liệu, vì vậy thƣ viện cịn thực hiện chức năng “Sửa” và “Xóa” cũng nhƣ “Lọc” các biểu ghi nhằm hoàn thiện hơn và cập nhật từng thời kỳ đối với cơ sở dữ liệu.
* Tính năng Sửa chữa
Sửa chữa bản ghi cho phép cán bộ trung tâm sửa lại giá trị của một nhóm trƣờng trong bản ghi biên mục của một tƣ liệu trong thƣ viện. Thƣ viện Trƣờng Đại học Kiến trúc Hà Nội hàng năm vào dịp hè vẫn tiến hành sửa chữa đồng loạt các biểu ghi các tài liệu, chủ yếu là biểu ghi sách và luận văn thạc sĩ. Chỉ có cán bộ thƣ viện quản lý mảng biên mục mới đƣợc cấp phát quyền sử dụng sữa chữa tất cả các biểu ghi biên mục sai sót. Các cán bộ biên mục khác chỉ đƣợc sửa chữa những biểu ghi biên mục do bản thân họ làm để đảm bảo tính an tồn của dữ liệu. * Tính năng xóa
Xố bản ghi cho phép cán bộ huỷ thơng tin biên mục của một tƣ liệu trong thƣ viện, đồng thời cũng huỷ các thơng tin có liên quan (thơng tin về bổ sung, xếp giá, lịch sử mƣợn- trả) của tƣ liệu đó.
Ngồi ra, ngƣời biên mục có thể xem các biểu ghi bằng cách nhấn mục “Xem”. Tính năng Xem bản ghi cho phép cán bộ duyệt xem thơng tin biên mục của một nhóm hoặc tồn bộ số bản ghi trong cơ sở dữ liệu.
Tính năng Xem bản ghi còn cho phép ngƣời dùng tái sử dụng toàn bộ hoặc một phần các thông tin biên mục đã đƣợc cập nhật ở một bản ghi có sẵn cho các bản ghi mới.
Đồng thời nó cịn cho phép hiển thị thơng tin của ấn phẩm theo các dạng định dạng khác nhau nhƣ MARC, XML...
63
Chế độ ngầm định của tính năng Xem bản ghi là duyệt tồn bộ cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên trong phần Xem bản ghi có chức năng Lọc bản ghi để chọn xem chỉ một tập hợp các bản ghi thoả mãn một số điều kiện nhất định nào đó tuỳ vào yêu cầu của cán bộ Trung tâm.
* Tính năng nhập khẩu biểu ghi biên mục
Trong công tác biên mục tài liệu, phần mềm Libol cung cấp cho cơ quan TT- TV một phƣơng thức hiệu quả để làm phong phú thêm nguồn lực thông tin của cơ quan mình, đó là chức năng nhập khẩu biểu ghi biên mục. Hiện nay, Trung tâm TT-TV Trƣờng Đại học Kiến trúc Hà Nội chƣa tiến hành nhập khẩu các biểu ghi biên mục từ các thƣ viện khác.
* Chức năng xuất khẩu biểu ghi biên mục:
Chức năng xuất khẩu bản ghi của Libol cho phép các cơ quan TT-TV có thể kết xuất những thơng tin về tồn bộ các biểu ghi biên mục trong cơ sở dữ liệu của mình ra 1file theo tiêu chuẩn ISO 2709. Các file này có thể đƣợc ghi ra nhiều dạng tài liệu khác có độ bền cao hơn (đĩa CD-ROM...). Điều này đặc biệt ý nghĩa đối với cơng tác bảo mật, an tồn dữ liệu đề phòng trƣờng hợp xảy ra sự cố về hệ thống mạng, máy tính. Tuy nhiên hiện tại chức năng này Trung tâm chƣa đƣa vào sử dụng
Từ điển
64
Một trong những phƣơng pháp để đảm bảo chất lƣợng của cơng tác biên mục là kiểm sốt tính nhất qn của dữ liệu biên mục. Kiểm sốt tính nhất quán giúp cán bộ nhập tin cho các trƣờng biên mục theo quy cách dữ liệu đƣợc quản lý tập trung, thống nhất và chuẩn hố. Khơng phải trƣờng biên mục nào cũng cần phải kiểm sốt tính nhất qn. Các trƣờng cần kiểm sốt tính nhất quán thƣờng là các trƣờng mà giá trị có thể lặp lại nhiều lần ở các bản ghi khác nhau nhƣ các trƣờng Tác giả, Nhà xuất bản, Khung phân loại, Từ khoá, Tùng thƣ, Nhan đề thống nhất...
Ví dụ: Mục từ tên tác giả Lenin V.I. có thể đƣợc ngƣời cán bộ biên mục nhập theo nhiều kiểu khác nhau ở các biểu ghi biên mục khác nhau nhƣ Lê-nin, Lênin, Lê Nin,... Khi NDT tiến hành tra cứu và gõ vào 1 trong các dạng thức của mục từ này, chƣơng trình sẽ chỉ trả ra kết quả là các biểu ghi có trƣờng tác giả trùng với dạng thức đƣa vào tìm kiếm. Nhƣ vậy, rất dễ dẫn đến tình trạng là NDT khơng khai thác đƣợc nguồn tài nguyên của cơ quan.
Phân hệ Biên mục cung cấp cho ngƣời dùng các từ điển tham chiếu bao gồm thông tin nhập sẵn và cơ chế bổ sung, sửa chữa các từ điển này. Phiên bản Libol 5.5 có 1 số từ điển tham chiếu sau: tác giả, từ khóa, nhà xuất bản, ngơn ngữ, tên nƣớc,
Phân hệ Biên mục cung cấp một từ điển tên nƣớc nhập sẵn cùng với thông tin về các tên nƣớc này theo chuẩn ISO 3166.
- BBK: Từ điển tham chiếu BBK cung cấp các mục từ về các chỉ số phân loại theo khung phân loại BBK do Liên Xô cũ phát triển.
Phân hệ Biên mục cung cấp một từ điển các chỉ số BBK nhập sẵn đƣợc tổng hợp từ dữ liệu đang đƣợc áp dụng tại Thƣ viện Quốc gia và Trung tâm Thông tin Tƣ liệu Khoa học Công nghệ Quốc gia.
- UDC: từ điển tham chiếu UDC cung cấp các mục từ về các chỉ số phân loại theo khung phân loại UDC.
Phân hệ Biên mục cung cấp một từ điển các chỉ số UDC nhập sẵn (không đầy đủ) đƣợc lấy từ mạng Internet.
65
- DDC: từ điển tham chiếu DDC cung cấp các mục từ về các chỉ số phân loại theo khung phân loại DDC do Melvin Dewey phát triển.
Phân hệ Biên mục cung cấp một từ điển các chỉ số DDC nhập sẵn (không đầy đủ) đƣợc lấy từ mạng Internet.
- LC: từ điển tham chiếu LC cung cấp các mục từ về các chỉ số phân loại theo khung phân loại LC do Thƣ viện Quốc hội Mỹ phát triển.
Phân hệ Biên mục cung cấp một từ điển các chỉ số LC nhập sẵn (không đầy đủ) đƣợc lấy từ trang Web của Thƣ viện Quốc hội Mỹ.
- Khung đề mục quốc gia: Từ điển tham chiếu Khung đề mục quốc gia cung cấp các mục từ chỉ số phân loại theo Khung đề mục quốc gia do Việt Nam phát triển.
Phân hệ Biên mục cung cấp một từ điển Khung đề mục quốc gia nhập sẵn (đầy đủ).
- Đề mục chủ đề (subject heading): Từ điển tham chiếu đề mục chủ đề cung cấp các từ khố có kiểm sốt và phân cấp dùng để mô tả nội dung của ấn phẩm.
Phân hệ Biên mục cung cấp một từ điển Tiêu đề đề mục nhập sẵn lấy từ cuốn “Chọn tiêu đề đề mục cho thƣ viện”.
- Chuyên ngành luận án: Từ điển tham chiếu chuyên ngành luận án cung cấp các mục từ ghi tên và mã chuyên ngành khoa học của luận án (theo bảng phân loại của Bộ giáo dục và Đào tạo).
- Thƣ viện: Từ điển tham chiếu Thƣ viện lƣu các mục từ mang thông tin về các thƣ viện cung cấp bản ghi biên mục cho cơ sở dữ liệu.
- Tùng thƣ: Từ điển tham chiếu Tùng thƣ cung cấp thông tin về các tùng thƣ. Bên cạnh 1 số từ điển tham chiếu mà phần mềm đã xây dựng sẵn này, cán bộ thƣ viện cũng có thể tạo cho mình nhiều loại từ điển khác.
Việc sử dụng từ điển tham chiếu của cán bộ tại Trung tâm không thƣờng xuyên, chƣa đều đặn . Mỗi cán bô ̣ biên mu ̣c thùy theo khả năng và yêu cầu riêng của công việc mà quyết định sử dụng hay không sử dụng từ điển tham chiếu . Nhận xét:
66
Ƣu điểm: Với phân hệ biên mục, phần mềm Libol 5.5 hỗ trợ cán bộ biên mục thực hiện xây dựng cơ sở dữ liệu chất lƣợng cao, đúng chuẩn và các quy tắc của nghiệp vụ thƣ viện một cách nhanh chóng và dễ dàng. Đồng thời nó cịn tiết kiệm đƣợc thời gian và tiền bạc đáng kể cho thƣ viện.
Nhƣợc điểm: Trung tâm chƣa ứng dụng tới chức năng danh mục và mẫu biên mục
Hiện nay do nhiều yếu tố chủ quan và khách quan mà Trung tâm chƣa tiến hành sử dụng tới tính năng hỗ trợ việc xuất/nhập dữ liệu theo tiêu chuẩn ISO 2709.
Trong q trình biên mục đơi khi phần mềm bị lỗi gây khó khăn cho cán bộ biên mục trong việc xử lý tài liệu, xây dựng cơ sở dữ liệu, sữa chữa và hiệu đính lại dữ liệu.
Sau khi cán bộ biên mục đã biên mục xong tài liệu tiến hành xếp giá và thao tác cuối cùng là cập nhật, nhiều khi phần mềm xảy ra sự cố đó là khi thao tác cập nhật đƣợc nhấn nhiều lần thì tạo ra nhiều biểu ghi mới giống nhau gây lặp